Öppna fakturor är fakturor som har utfärdats av ett företag men inte betalats av kunden. Eftersom dessa fakturor väntar på betalning anses de vara ”öppna” tills de är helt betalda eller avräknade.

I en rapport från 2022 rapporterade 87 % av företagen att deras genomsnittliga faktura betalas efter förfallodatumet, vilket innebär att många fakturor är öppna i veckor eller till och med månader. Nedan förklarar vi vad öppna fakturor innebär för företag, hur man automatiserar öppna fakturaprocesser och hur man minskar antalet öppna fakturor.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför öppna fakturor inträffar
  
• Vad öppna fakturor innebär för företag
  
• Hur man effektivt hanterar öppna fakturor
  
• Hur man automatiserar processer för öppna fakturor
  
• Hur man minskar antalet öppna fakturor
  

Varför öppna fakturor uppstår

Öppna fakturor kan uppstå av flera anledningar. Här är en titt på några av de vanligaste orsakerna till öppna fakturor.

• Sena betalningar: Kunder kan helt enkelt vara sena med betalningar på grund av sina egna ekonomiska begränsningar, glömska eller andra orsaker.

• Förseningar i behandlingen av betalningar: Även med elektroniska betalningar kan det ta lite tid innan betalningar behandlas och återspeglas i ett företags konton. Denna försening kan leda till att fakturor tillfälligt förblir öppna.

• Faktureringsfel: Faktureringsfel som felaktiga faktureringsuppgifter, prisavvikelser eller felaktiga kvantiteter kan leda till att kunder bestrider eller försenar betalningen.

• Tvister: Kunder kan bestrida kvaliteten på mottagna varor eller tjänster och hålla inne betalningen tills problemet är löst.

• Avsiktlig utebliven betalning: Kunder kan medvetet undvika att betala fakturor på grund av ekonomiska svårigheter, missnöje med produkten eller tjänsten eller bedrägliga avsikter.

• Delvisa betalningar: Kunder kan göra delvisa betalningar mot en faktura och lämna det återstående saldot öppet.

• Administrativa förseningar: Förseningar i behandlingen av betalningar eller registreringen av dem i bokföringssystem kan hålla fakturor öppna.

• Komplexa villkor för betalningar: Fakturor med komplicerade villkor för betalningar eller fakturor som kräver flera godkännanden kan ta längre tid att behandla, vilket resulterar i längre öppna perioder.

Vad öppna fakturor innebär för företag

Öppna fakturor kan skapa utmaningar för företag. Här är en titt på några av de svårigheter de kan innebära.

• Hantering av kassaflödet: Öppna fakturor kan påverka kassaflödet, särskilt om en betydande del av intäkterna är bundna i fordringar. Förseningar i mottagandet av betalningar kan orsaka ekonomiska påfrestningar, vilket påverkar ett företags förmåga att täcka sina egna utgifter eller återinvestera i tillväxt.

• Administrativ börda: Att spåra och hantera öppna fakturor kräver administrativt arbete. Detta inkluderar att skicka påminnelser, förhandla om villkor för betalningar och hantera tvister, som alla tar tid och resurser i anspråk.

• Risk för osäkra fordringar: Det finns alltid en risk att öppna fakturor inte betalas, vilket förvandlar dem till osäkra fordringar. Denna risk ökar med hur länge fakturan förblir obetald och kan leda till ekonomiska förluster.

• Resursallokering: Företag måste effektivt allokera resurser för att hantera sina kundfordringar och säkerställa punktliga betalningar. Detta kan avleda resurser från andra mer produktiva områden.

Hur man effektivt hanterar öppna fakturor

Att hantera öppna fakturor är viktigt för ett företags ekonomiska hälsa. Här är några strategier för att svara på öppna fakturor.

Utfärda korrekta och detaljerade fakturor

Se till att dina fakturor är korrekta, detaljerade och lätta att förstå. Inkludera all relevant information, t.ex. fakturanummer, datum, villkor för betalning, förfallodatum och kontaktinformation. Överväg att använda faktureringsprogram för att automatisera hur fakturor behandlas och minska antalet fel.

Sätt tydliga betalningsvillkor

Kommunicera tydligt villkoren för betalning direkt, inklusive förfallodatum, godkända betalningsmetoder och avgifter för sena betalningar. Överväg att erbjuda rabatter vid tidig betalning för att uppmuntra till snabb betalning. Var flexibel och villig att förhandla om planer för betalningar vid behov.

Skicka fakturor i tid

Skicka fakturor direkt efter att varorna eller tjänsterna har levererats. Överväg att använda elektronisk fakturering för snabbare leverans och enklare spårning.

Följ upp regelbundet

Implementera ett system för att spåra öppna fakturor och skicka påminnelser före och efter förfallodatum. Använd e-post, telefonsamtal eller andra kommunikationskanaler för att följa upp försenade betalningar. Var artig men bestämd i din kommunikation.

Använd teknik

Använd bokföringsprogram eller plattformar för fakturering för att automatisera fakturering, kategori betalningar och generera rapporter. Överväg att integrera med betalningsgateways online för att förenkla hur betalningen behandlas.

Erbjud flera betalningsalternativ

Erbjud kunderna olika betalnings alternativ som kreditkort, onlinebetalningar eller bank överföringar. Överväg att använda betalnings leverantörer med återkommande fakturering för abonnemang baserade tjänster.

Ta itu med tvister snabbt

Om en kund bestrider en faktura ska du undersöka problemet snabbt och försöka lösa det i godo. Var öppen för att förhandla fram en kompromiss om det behövs.

Överväg tidiga rabatter eller förseningsavgifter

Erbjud rabatter för tidiga betalningar för att uppmuntra till snabb avräkning eller införa avgifter för sena betalningar för att motverka förseningar och kompensera dig för besväret.

Outsourca debiteringar vid behov

Om det interna arbetet med att samla in betalningar misslyckas bör du överväga att outsourca inkasseringen till en professionell byrå. Se till att välja en välrenommerad byrå med erfarenhet av din bransch.

Analysera fakturadata

Granska regelbundet fakturor för att identifiera trender, mönster och potentiella problem. Använd denna information för att förfina dina fakturerings- och inkassoprocesser.

Hur man automatiserar processer för öppna fakturor

Automatisering av processer för öppna fakturor kan effektivisera verksamheten, minska antalet fel och förbättra kassaflödet för företag. Så här fungerar det.

Välj rätt fakturering

Välj en pålitlig plattform för fakturering för att skapa, skicka och kategori fakturor elektroniskt. Leta efter funktioner som automatiska påminnelser, återkommande fakturering och integration med bokföringsprogram.

Stripe Invoicing skapar och skickar automatiskt fakturor till dina kunder baserat på deras abonnemang, användning eller andra utlösande faktorer och låter dig anpassa fakturornas utseende så att de matchar ditt varumärke. Stripe Billing kan hantera återkommande abonnemang och automatiskt generera fakturor baserade på dina kunders faktureringscykler.

Konfigurera automatiska påminnelser

Konfigurera din fakturering för att skicka automatiska betalningar före och efter att fakturan förfaller.

Integrera med betalningsgateways

Anslut din programvara för fakturering till en betalningsgateway. På så sätt kan kunderna betala fakturor direkt online, vilket gör processen snabbare och bekvämare.

Automatisera avgifterna för sena betalningar

Vid debitering av avgifter för sena betalningar ska du konfigurera programvaran så att den automatiskt beräknar och tillämpar dem på förfallna fakturor. Informera kunderna om policyn för förseningsavgifter i förväg.

Använd verktyg för automatisering av kundreskontra

Överväg att använda specialiserad programvara för automatisering av kundfordringar för att hantera inkassoprocessen. Denna programvara kan automatiskt skicka e-postmeddelanden med dunning, kategori betalningar och eskalera inkasso. Stripe Billing och Stripe Invoicing erbjuder också verktyg för dunning: Stripe Invoicing försöker automatiskt genomföra misslyckade betalningar på nytt och Stripe Billing har anpassade dunning-strategier för att matcha ditt företags behov.

Implementera elektroniskt datautbyte (EDI)

Om du arbetar med stora kunder eller leverantörer bör du överväga att implementera EDI för att automatisera utbyte av fakturor och andra dokument. EDI kan avsevärt minska manuell datainmatning och bearbetningsfel.

Använd artificiell intelligens (AI) och maskininlärning (ML)

Vissa plattformar för fakturering och automatisering av kundreskontra använder AI och maskininlärning för att analysera fakturor och identifiera mönster. På så sätt kan du förutsäga vilka fakturor som sannolikt kommer att betalas sent och prioritera debiteringar därefter.

Integrera med bokföringsprogram

Integrera dina verktyg för fakturering och automatisering av kundreskontra med ditt bokföringsprogram, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning och säkerställer korrekta ekonomiska register.

Bygg anpassade integrationer

För mer komplexa automatiseringsbehov kan du använda API:er för att bygga anpassade integrationer med dina system. Stripe API ger dig programstyrd kontroll över alla aspekter av ditt Stripe-konto, inklusive fakturor, betalningar och kunder.

Stripe Automations, som för närvarande är i beta, är ett annat sätt att skapa anpassade arbetsflöden för att hantera uppgifter relaterade till fakturor och abonnemang. Du kan definiera utlösande faktorer (t.ex. faktura skapad, betalning misslyckades) och åtgärder (t.ex. skicka uppföljningsmeddelanden, uppdatera kundregister) för att automatisera dina processer.

Hur man minskar antalet öppna fakturor

Att minimera antalet öppna fakturor förbättrar kassaflödet och minskar den tid som läggs på att spåra upp sena betalningar. Här är några strategier som kan bidra till att minska ditt företags öppna fakturor.

Gör fakturering enkel

• Automatisera fakturering: Använd programvara för automatiserad fakturering så att fakturor skickas snabbt efter att varor eller tjänster har levererats. Automatisering eliminerar förseningar orsakade av manuell behandling.

• Korrekthet: Se till att fakturorna är korrekta för att förhindra tvister och försenade betalningar. Dubbelkolla information om tjänsterna eller produkterna, priserna och villkoren innan du skickar fakturan.

Tydliga betalningsvillkor

• Sätt upp tydliga villkor: Definiera villkoren för betalning i förväg, inklusive förfallodatum, godtagbara betalningsmetoder och eventuella straffavgifter för sena betalningar för att sätta kundernas förväntningar från början.

• Kontrakt och överenskommelser: Använd kontrakt eller skriftliga överenskommelser för att göra betalningens villkor explicita, särskilt för stora eller pågående projekt.

Straffavgifter och incitament

• Rabatter vid tidig betalning: Erbjud rabatter till kunder som betalar fakturor tidigt. Även en liten andel rabatt kan motivera till snabbare betalningar.

• Nivåbaserad prissättning: Överväg nivåbaserad prissättning där snabba betalningar skapar besparingar för kunderna över tid.

• Förseningsavgifter: Inför förseningsavgifter för förfallna fakturor. Tillämpa dessa påföljder konsekvent.

Kundkommunikation

• Regelbundna uppföljningar: Skicka påminnelser före och efter förfallodatum. Artig och konsekvent uppföljning kan avsevärt minska förseningar.

• Öppna kommunikationskanaler: Gör det enkelt för kunder att kontakta ditt ekonomiteam om de har frågor om fakturor. Öppen kommunikation kan hjälpa till att snabbt lösa tvister eller missförstånd.

Flexibla betalningsalternativ

• Flera betalningsmetoder: Ta emot olika betalningsmetoder, inklusive kreditkort, bank överföringar och mobila betalningar för att göra det så enkelt som möjligt för kunderna att betala.

• Planer för betalningar: För större fakturor, erbjud strukturerade planer för betalningar som gör det möjligt för kunder att betala i installationer.

Kontrollera din kredit

• Kreditkontroller: Genomför kreditkontroller på nya kunder innan du beviljar kredit. Detta hjälper till att bedöma risken för försenad eller utebliven betalning.

• Kreditgränser: Ställ in kreditgränser för nya kunder och justera dem baserade på deras betalningshistorik.

Teknik

• Betalning via onlineportaler:Använd onlineportaler där kunder kan se sina fakturor och göra betalningar. Dessa portaler kan också skicka automatiska påminnelser och uppdateringar om fakturastatus.

• Digitala inkomster och bekräftelser: Skicka digitala inkomster och betalningar till kunderna omedelbart efter att en betalning har gjorts, vilket ger dem försäkran och ett register över transaktionen.

Juridiska åtgärder och debiteringar

• Indrivning från tredje part: Överväg att använda ett inkassoföretag för att driva in fordringar från långa obetalda fakturor.

• Juridiska åtgärder: Juridiska åtgärder kan bli nödvändiga när alla andra möjligheter har uttömts.