Misslyckade betalningar för abonnemangstjänster kostar företagen ungefär 9 % av deras årliga intäkter. Hantering av betalningspåminnelser, den process genom vilken företag försöker mildra de inbyggda svagheterna i sin abonnemangsmodell, kan ha positiv inverkan på ett företags finansiella stabilitet och stärka dess kundrelationer. Med rätt strategier kan företag lindra den påfrestning som försenade betalningar innebär samtidigt som de främjar en respektfull och kommunikativ relation med sin kundbas. Vi kommer att gå igenom det viktigaste med hantering av betalningspåminnelser, dess betydelse och bästa metoder för att implementera en effektiv strategi för hantering av betalningspåminnelser.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är hantering av betalningspåminnelser?
  
• Varför hantering av betalningspåminnelser är viktigt för företag
  
• Vad ingår i hantering av betalningspåminnelser?
  
• Bästa metoder för hantering av betalningspåminnelser
  
• Stripes syn på hantering av betalningspåminnelser
  

Vad är hantering av betalningspåminnelser?

Hantering av betalningspåminnelser är processen att kommunicera med kunder eller klienter för att inkassera betalningar som är obetalda eller förfallna. Detta är viktigt för att upprätthålla kassaflödet, kontrollera oavsiktligt kundbortfall och hantering av kundrelationer. Hantering av betalningspåminnelser är också avgörande för att minimera "osäkra fordringar", vilket i detta sammanhang avser utestående fordringar eller pengar man är skyldig ett företag och som man anser inte kommer att kunna drivas in efter upprepade försök att erhålla betalning.

Varför hantering av betalningspåminnelser är viktigt för företag

Hantering av betalningspåminnelser är en viktig faktor för företag av många anledningar, bland annat:

• Förbättring av kassaflöde
  Genom att se till att betalningar inkasseras i tid bidrar hantering av betalningspåminnelser till att upprätthålla ett stabilt kassaflöde, vilket är nödvändigt för ett företags dagliga verksamhet och tillväxt.

• Minskning av osäkra fordringar
  Att aktivt driva in saldon på förfallna konton kan förhindra att de förvandlas till osäkra fordringar, vilket kan vara kostsamt för företag att skriva av.

• Upprätthållande av kundrelationer
  Genom strukturerad och respektfull kommunikation kan företags hantering av betalningspåminnelser bidra till att bevara kundrelationer. Genom att visa sin vilja att arbeta tillsammans med kunden kan företag vända en potentiellt negativ upplevelse till en möjlighet att behålla kunder.

• Optimering av interna resurser
  När de används effektivt – och särskilt när de är automatiserade – kan rutiner för hantering av betalningspåminnelser frigöra interna resurser som annars skulle ha använts till tråkig och ineffektiv uppföljning hos kunder.

• Minskning av risk
  Regelbundna rutiner för hantering av betalningspåminnelser hjälper företag att identifiera och hantera risker genom att upptäcka trender för sena eller uteblivna betalningar, vilket kan tyda på större problem med vissa kundsegment eller marknader.

• Stöd för finansiella prognoser
  När betalningspåminnelser hanteras effektivt får företag en tydligare bild av sina kundfordringar, vilket är viktigt för korrekt ekonomisk planering och prognoser.

• Säkerställande av efterlevnad
  Beroende på var ett företag är beläget kan det finnas lagkrav om hur skulder kan drivas in. Genom att upprätta en strukturerad process för hantering av betalningspåminnelser kan man säkerställa att företag fortsätter att följa dessa regler.

• Förbättring av företagets rykte
  En professionell och strukturerad process för hantering av betalningspåminnelser kan förbättra ett företags rykte genom att skapa positiva kundupplevelser vid varje kontaktpunkt.

Vad ingår i hantering av betalningspåminnelser?

Hantering av betalningspåminnelser är en process som hjälper företag att återvinna betalningar från kunder på ett sätt som respekterar integriteten i kundrelationen. Här följer en mer detaljerad förklaring av vad hantering av betalningspåminnelser innebär:

• Fastställande av tydliga betalningsvillkor med automatisering
  Innan någon transaktion äger rum ska man upprätta tydliga betalningsvillkor och kommunicera dessa till kunderna. Detta inkluderar förfallodatum för betalningar, förseningsavgifter, anståndsperioder och godkända betalningsmetoder. Transparens bidrar till att skapa rätt förväntningar och förhindra missförstånd. Det handlar bland annat om att integrera villkor i arbetsflöden för onboarding av användare, använda API:er för att automatisera uppdateringar av villkor och se till att kunderna har enkel åtkomst till dessa villkor via sina konton.

• Integrera hantering av kundfordringar i din teknikstack
  För teknikdrivna företag är integration av hanteringen av kundfordringar i den bredare teknikstacken en viktig del av hanteringen av betalningspåminnelser. Detta innebär inte bara att använda bokföringsprogram, utan också att se till att din plattform för abonnemangshantering, ditt CRM-system (Customer Relationship Management) och dina analysverktyg synkroniseras för att tillhandahålla data om kundkonton i realtid.

• Använd kundanpassad och datadriven kommunikation för påminnelser
  När du skickar (vänliga) påminnelser till kunder, använd kundanpassad kommunikation som är utformad efter kundens uppgifter. Om du till exempel segmenterar kunder baserat på deras faktureringshistorik eller interaktion med din tjänst kan du skräddarsy budskapet. Använd automatiska e-postkampanjer och aviseringar i appen där det är relevant.

• Trappa upp kommunikation genom flera digitala kanaler
  Utöver traditionella kommunikationsmetoder som e-post och telefonsamtal kan du överväga att använda aviseringar i appen, SMS och till och med kommunikation i sociala medier om det är lämpligt. Målet bör vara att nå kunden genom de kanaler som de är mest aktiva i.

• Centralisera dokumentation om kommunikation i CRM
  Logga all kommunikation centralt, helst i ett CRM-system som är integrerat med er plattform för abonnemangshantering. Detta säkerställer att kundsupport och säljteam har enkel åtkomst till kommunikationshistorik.

• Implementera AI-drivna insikter för telefonuppföljningar
  Använd AI-drivna insikter för att hitta den bästa tiden att ringa en kund och lämna exempel på uppgifter i realtid om kundens historik, preferenser och potentiella orsaker till utebliven betalning.

• Dynamiska och kundcentrerade flexibla betalningsalternativ
  Teknikföretag bör överväga att implementera algoritmer som erbjuder dynamiska betalningsalternativ baserat på en kunds historik och värde. För kunder med högt värde kan det vara lämpligt att erbjuda generösare villkor. Att tillhandahålla självbetjäningsalternativ och ett urval av betalningsplaner kan dessutom stärka kunderna och förbättra relationerna.

• Använd specialiserad programvara med maskininlärning för hantering av betalningspåminnelser
  Programvara för hantering av betalningspåminnelser har utvecklats till att omfatta maskininlärningsalgoritmer som kan förutsäga kundernas betalningsbeteende och optimera kommunikationsstrategier. Genom att integrera sådan programvara kan effektiviteten i processen för hantering av betalningspåminnelser förbättras avsevärt.

• Utvärdering av kreditrisk med prediktiv analys
  Använd prediktiv analys för att bedöma kundernas framtida betalningsbeteende. Detta kan ligga till grund för beslut om huruvida kreditvillkor ska ändras eller om alternativa betalningsgarantier ska krävas.

• Datadriven kontinuerlig förbättring
  Använd A/B-tester, kundfeedback och dataanalys för att kontinuerligt förbättra dina processer för hantering av betalningspåminnelser. Se till att du mäter rätt nyckeltal och att dessa data bidrar till utvecklingen av en miljö av kontinuerlig optimering.

• Utbilda personal med fokus på kundframgång
  Utbildningen bör inte bara fokusera på processen för hantering av betalningspåminnelser utan även på principer för kundframgång i ett vidare perspektiv. Stärk ditt team med data och verktyg och se till att de förstår vilken roll hantering av betalningspåminnelser har i ett större sammanhang beträffande kundlivscykel och kundretention.

Bästa metoder för hantering av betalningspåminnelser

Liksom de flesta aspekter av ett företag är den bästa strategin för hantering av betalningspåminnelser en som återspeglar en nyanserad förståelse för den specifika kundbas som företaget betjänar. Detta ser olika ut i varje företag. Med det sagt följer här några exempel på bästa metoder som fungerar bra för de flesta företag:

• Tydlig kommunikation från början
  Kommunicera betalningsvillkor tydligt till kunderna från dag 1. Detta sätter förväntningar och bidrar till att undvika missförstånd.

• Automatisering med en mänsklig touch
  Att använda programvara för hantering av betalningspåminnelser för att automatisera uppgifter som att skicka påminnelser och följa upp konton bör inte innebära att kommunikationen låter robotliknande. Utforma alla påminnelsemeddelanden med en mänsklig touch, oavsett om de ska distribueras automatiskt eller inte.

• Anpassning av påminnelser
  Anpassa påminnelsemeddelandena så att du tilltalar kunden med namn och lämnar specifika uppgifter om dennes konto. Personliga meddelanden är ofta effektivare än generiska.

• Läglig och successiv upptrappning
  Börja med vänliga påminnelser och trappa successivt upp kommunikationens ton och frekvens i takt med att betalningen av fakturan blir mer försenad. Se dock till att all kommunikation håller en noggrant utformad varumärkesröst som gör att dina kunder bibehåller en positiv känsla.

• Flera kommunikationskanaler
  Använd olika kommunikationskanaler som e-post, telefonsamtal och SMS för att kontakta kunder. Detta ökar chansen att kunderna ser ditt meddelande.

• Flexibilitet i betalningsalternativ
  Erbjud olika betalningsalternativ och överväg vid behov att förhandla om betalningsplaner med kunder som kan ha ekonomiska svårigheter.

• För noggranna register
  Dokumentera utförligt all kommunikation som sker med kunderna under processen för hantering av betalningspåminnelser. Detta är viktigt för intern uppföljning och kan vara viktigt vid tvister.

• Känn till den rättsliga ramen
  Se till att du är väl insatt i de juridiska reglerna för att driva in betalningar i din jurisdiktion. På så sätt kan du vara säker på att processen för hantering av betalningspåminnelser följer lagar och förordningar.

• Mät och analysera resultat
  Övervaka effektiviteten i processen för hantering av betalningspåminnelser. Analysera data för att identifiera trender och förbättringsområden.

• Feedback från kunder
  Sök aktivt feedback från kunder om er process för hantering av betalningspåminnelser. Att förstå dina kunders perspektiv kan ge värdefulla insikter för förbättringar.

• Beredskapsplanering
  Ha en tydlig plan för när du ska skicka ärendet till ett inkassoföretag eller vidta rättsliga åtgärder, och säkerställ att dessa steg kommuniceras tydligt i påminnelsemeddelandena.

Med hjälp av dessa bästa metoder kan du och ditt team optimera processen för hantering av betalningspåminnelser, förbättra inkasseringen av betalningar och upprätthålla goda relationer med kunderna.

Stripes syn på hantering av betalningspåminnelser

Stripes strategi för återkommande fakturering, abonnemangshantering och hantering av betalningspåminnelser återspeglar en blandning av automatisering, anpassning och kundinflytande. Genom automatiserade e-postmeddelanden, Smart Retries, en kundportal och integration med tredjepartstjänster erbjuder Stripe företag en arsenal av verktyg för att hantera försenade betalningar. Så här fungerar det:

• Automatiserade e-postmeddelanden
  Stripe gör det möjligt för företag att automatisera processen att skicka e-post till kunder när en betalning misslyckas Dessa e-postmeddelanden kan anpassas och kan innehålla en länk som kunden kan använda för att uppdatera sin betalningsinformation.

• Smart Retries
  Stripe använder en intelligent algoritm för att försöka genomföra misslyckade betalningar på nytt vid tillfällen då det är mer sannolikt att betalningen lyckas. Detta minskar behovet av manuella åtgärder och hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Kundportal
  Stripe tillhandahåller en kundportal där kunder kan hantera sina egna abonnemang och faktureringsinformation samt uppdatera betalningsmetoder, vilket är en vanlig orsak till misslyckade betalningar.

• Anpassningsbara faktureringsinställningar
  Företag kan anpassa hur Stripe hanterar misslyckade betalningar. I detta ingår att ställa in hur många gånger Stripe ska försöka genomföra en betalning på nytt och hur lång tid som måste gå innan ett företag anser att en betalning inte går att driva in och avslutar fakturan.

• Integration med tredjespartstjänster för hantering av betalningspåminnelser
  Företag som vill ha mer avancerade funktioner för hantering av betalningspåminnelser har möjlighet att integrera Stripe med tredjepartstjänster för hantering av betalningspåminnelser. Dessa tjänster tillhandahåller ofta ytterligare funktioner, t.ex. mer anpassningsbara e-postmeddelanden för betalningspåminnelser, SMS-påminnelser och detaljerad analys.

• Värdbaserad fakturasida
  När betalningar misslyckas på grund av utgångna kort eller andra problem tillåter Stripe kunderna att betala via en säker, fakturasida som Stripe är värd för, där de kan uppdatera betalningsuppgifter och slutföra betalningen.

• Uppdateringshändelser för abonnemang
  Företag kan med hjälp av Stripes abonnemangshändelser spåra uppdateringar och ändringar i abonnemang, inklusive uppsägningar på grund av utebliven betalning. När dessa data har analyserats kan de användas till att ytterligare förfina strategierna för hantering av betalningspåminnelser.

Genom att erbjuda en smidig och respektfull kanal för kommunikation med kunderna samt uppdateringar och uppföljning i realtid, ger Stripe företag möjlighet att optimera sin inkassering av intäkter samtidigt som det främjar positiva kundrelationer. I takt med att betalningsbranschen fortsätter att utvecklas är det viktigt för företag som strävar efter ekonomisk hållbarhet och kundnöjdhet att hålla sig à jour med de senaste funktionerna och bästa metoder för hantering av betalningspåminnelser. Läs mer om hur Stripe arbetar med abonnemangsbaserade företag.