การชําระเงินที่ไม่สําเร็จสําหรับบริการแบบชําระเงินตามรอบบิลทําให้ธุรกิจเสียค่าใช้จ่ายประมาณ 9% ของรายรับต่อปี การติดตามหนี้ ซึ่งเป็นกระบวนการที่บริษัทต่างๆ พยายามลดจุดอ่อนที่มีอยู่ในรูปแบบการชำระเงินตามรอบบิล จะสามารถสนับสนุนเสถียรภาพทางการเงินของบริษัท และเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ ด้วยการใช้กลยุทธ์ที่ถูกต้อง ธุรกิจต่างๆ จะบรรเทาปัญหาจากการชำระเงินล่าช้า พร้อมทั้งสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและมีการสื่อสารกับฐานลูกค้าได้ด้วย เราจะอธิบายถึงความสําคัญในการติดตามหนี้ นัยสําคัญ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปรับใช้กลยุทธ์การติดตามหนี้ที่มีประสิทธิภาพ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การติดตามหนี้คืออะไร
  
• ทําไมการติดตามหนี้จึงสําคัญต่อธุรกิจ
  
• การจัดการการติดตามหนี้ประกอบด้วยอะไรบ้าง
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการติดตามหนี้
  
• แนวทางการจัดการการติดตามหนี้ของ Stripe
  

การติดตามหนี้คืออะไร

การติดตามหนี้คือกระบวนการสื่อสารกับลูกค้าเพื่อเรียกเก็บเงินที่ครบกําหนดหรือเลยกําหนดชําระ ขั้นตอนนี้สำคัญสําหรับการรักษากระแสเงินสด การควบคุมอัตราการเลิกใช้บริการของลูกค้าโดยไม่ได้ตั้งใจ และการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า นอกจากนี้ การติดตามหนี้ยังเป็นสิ่งสําคัญในการลด "หนี้เสีย" ซึ่งในบริบทนี้หมายถึงหนี้การค้าค้างชําระหรือเงินที่ค้างชําระให้กับบริษัทที่ถือว่าเรียกเก็บเงินไม่ได้หลังจากพยายามชําระเงินซ้ําแล้ว

ทําไมการติดตามหนี้จึงสําคัญต่อธุรกิจ

การติดตามหนี้เป็นข้อควรพิจารณาที่สําคัญสําหรับธุรกิจเนื่องจากสาเหตุหลายประการ ดังนี้

• การปรับปรุงกระแสเงินสด
  การดำเนินการให้มั่นใจว่าจะมีการเก็บเงินตรงเวลา จะช่วยรักษากระแสเงินสดที่มั่นคง ซึ่งจำเป็นต่อการดำเนินงานและการเติบโตของธุรกิจในแต่ละวัน

• การลดหนี้เสีย
  การติดตามบัญชีที่เกินกำหนดชำระอย่างจริงจังสามารถป้องกันไม่ให้กลายเป็นหนี้เสีย ซึ่งอาจส่งผลให้ธุรกิจต้องเสียค่าใช้จ่ายสูง

• การรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า
  ธุรกิจสามารถใช้การติดตามหนี้เพื่อช่วยรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ด้วยการสื่อสารที่มีโครงสร้างและสุภาพ การแสดงความเต็มใจในการทำงานร่วมกับลูกค้าจะช่วยให้ธุรกิจสามารถเปลี่ยนประสบการณ์เชิงลบให้กลายเป็นโอกาสในการรักษาลูกค้าเอาไว้ได้

• การเพิ่มประสิทธิภาพให้ทรัพยากรภายใน
  หากใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานอัตโนมัติ กระบวนการติดตามหนี้จะช่วยประหยัดทรัพยากรภายในที่อาจต้องใช้ไปกับการติดตามลูกค้าที่ทั้งน่าเบื่อและไม่มีประสิทธิภาพ

• การลดความเสี่ยง
  แนวทางการติดตามหนี้ที่สม่ำเสมอช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุและจัดการความเสี่ยงได้โดยการตรวจพบแนวโน้มของการชำระเงินล่าช้าหรือการไม่ชำระเงิน ซึ่งอาจบ่งชี้ถึงปัญหาที่ใหญ่กว่าในกลุ่มลูกค้าหรือตลาดที่เฉพาะเจาะจง

• การสนับสนุนการคาดการณ์ทางการเงิน
  เมื่อการติดตามหนี้ได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจต่างๆ จะมองเห็นภาพรวมเกี่ยวกับหนี้การค้าของตนอย่างชัดเจนขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการวางแผนและการคาดการณ์ทางการเงินที่ถูกต้อง

• การดูแลการปฏิบัติตามข้อกําหนด
  อาจมีข้อกําหนดทางกฎหมายเกี่ยวกับวิธีติดตามหนี้สิน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่ตั้งของธุรกิจ การกำหนดกระบวนการติดตามหนี้ที่มีโครงสร้างชัดเจนช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้

• การเสริมสร้างชื่อเสียงของบริษัท
  กระบวนการการติดตามหนี้อย่างมืออาชีพและมีโครงสร้างสามารถปรับปรุงชื่อเสียงของบริษัทโดยการสร้างประสบการณ์ที่ดีของลูกค้าในทุกจุดสัมผัส

การจัดการการติดตามหนี้ประกอบด้วยอะไรบ้าง

การจัดการการติดตามหนี้เป็นกระบวนการที่ช่วยให้ธุรกิจกู้คืนการชําระเงินจากลูกค้าด้วยลักษณะที่เคารพต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า ต่อไปนี้เป็นคําอธิบายแบบละเอียดเกี่ยวกับงานด้านการจัดการการติดตามหนี้

• การสร้างข้อกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงินที่ชัดเจนด้วยระบบอัตโนมัติ
  ก่อนที่จะทําธุรกรรมใดๆ โปรดตั้งข้อกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงินที่ชัดเจน แล้วสื่อสารกับลูกค้า ซึ่งรวมถึงวันที่ครบกําหนดชําระเงิน ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า ระยะผ่อนผัน และวิธีการชําระเงินที่ยอมรับ ความโปร่งใสจะช่วยกําหนดความคาดหวังที่เหมาะสมและป้องกันการเข้าใจผิด ซึ่งประกอบด้วยการผสานข้อกําหนดไว้ในขั้นตอนของกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้ใช้ การใช้ API เพื่ออัปเดตข้อกําหนดและเงื่อนไขอย่างอัตโนมัติ และการดำเนินการให้มั่นใจว่าลูกค้าจะเข้าถึงข้อกําหนดเหล่านี้ผ่านบัญชีของตัวเองได้อย่างง่ายดาย

• การผสานการจัดการบัญชีลูกหนี้เข้ากับสแต็กเทคโนโลยีของคุณ
  สําหรับบริษัทที่ใช้เทคโนโลยี การผสานการจัดการบัญชีลูกหนี้เข้ากับสแต็กเทคโนโลยีที่กว้างขึ้นถือเป็นส่วนสําคัญของการจัดการการติดตามหนี้ ซึ่งไม่ใช่แค่การใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีเท่านั้น แต่ยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มการจัดการการชําระเงินตามรอบบิล ระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) และเครื่องมือการวิเคราะห์จะได้รับการซิงค์ เพื่อให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์ในบัญชีลูกค้า

• ใช้การสื่อสารที่ปรับตามบุคคลและมีข้อมูลประกอบเพื่อแจ้งเตือน
  เมื่อส่งการแจ้งเตือน (อย่างเป็นมิตร) ถึงลูกค้า ให้ใช้การสื่อสารที่ปรับตามบุคคลซึ่งอิงตามข้อมูลของลูกค้า ตัวอย่างเช่น การแบ่งกลุ่มลูกค้าตามประวัติการเรียกเก็บเงินหรือปฏิสัมพันธ์กับบริการของคุณจะช่วยปรับแต่งข้อความได้ ใช้แคมเปญอีเมลอัตโนมัติและการแจ้งเตือนในแอป หากเกี่ยวข้อง

• การแจ้งข้อมูลผ่านช่องทางดิจิทัลหลายช่องทาง
  นอกเหนือจากวิธีการสื่อสารแบบเดิมๆ เช่น อีเมลและโทรศัพท์ ควรใช้การแจ้งเตือนภายในแอป SMS และแม้แต่การสื่อสารบนโซเชียลมีเดีย หากเหมาะสม เป้าหมายคือการเข้าถึงลูกค้าผ่านช่องทางที่พวกเขามีส่วนร่วมด้วยมากที่สุด

• การรวมเอกสารประกอบสําหรับการสื่อสารไว้ใน CRM
  บันทึกการสื่อสารทั้งหมดไว้ในส่วนกลาง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระบบ CRM ที่เชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มการจัดการการชําระเงินตามรอบบิลของคุณ การทำเช่นนี้จะช่วยให้ทีมขายและฝ่ายสนับสนุนลูกค้าเข้าถึงประวัติการสื่อสารได้อย่างง่ายดาย

• การนําข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วย AI มาใช้กับการติดตามผลทางโทรศัพท์
  ใช้ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อค้นหาเวลาที่ดีที่สุดในการโทรติดต่อลูกค้าและให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับประวัติของลูกค้า ความต้องการ และเหตุผลในการไม่ชําระเงิน

• ตัวเลือกการชําระเงินที่ยืดหยุ่นและปรับตามความต้องการของลูกค้า
  บริษัทเทคโนโลยีควรพิจารณาการใช้อัลกอริทึมที่นําเสนอตัวเลือกการชําระเงินแบบไดนามิกโดยดูจากประวัติและมูลค่าของลูกค้า สําหรับลูกค้าที่มีมูลค่าสูง การเสนอข้อกําหนดที่ยืดหยุ่นมากขึ้นอาจเป็นเรื่องที่เหมาะสม นอกจากนี้ การมอบตัวเลือกแบบบริการตนเองและทางเลือกแพ็กเกจการชำระเงินต่างๆ สามารถช่วยให้ลูกค้ารู้สึกมีอำนาจและยกระดับความสัมพันธ์ได้

• การใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์การติดตามหนี้เฉพาะทางที่มีแมชชีนเลิร์นนิง
  ซอฟต์แวร์การติดตามหนี้ได้รับการพัฒนาให้มีอัลกอริทึมของแมชชีนเลิร์นนิงที่คาดการณ์พฤติกรรมการชําระเงินของลูกค้าและปรับกลยุทธ์การสื่อสารให้เหมาะสมได้ การผสานการทํางานซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการการติดตามหนี้ได้อย่างมาก

• การประเมินความเสี่ยงด้านเครดิตด้วยการวิเคราะห์แบบคาดการณ์
  ใช้การวิเคราะห์ตามการคาดการณ์เพื่อประเมินพฤติกรรมการชําระเงินของลูกค้าในอนาคต ข้อมูลนี้สามารถใช้ประกอบการตัดสินใจว่าควรปรับเงื่อนไขสินเชื่อหรือต้องมีการรับประกันการชำระเงินด้วยวิธีอื่นหรือไม่

• การปรับปรุงข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
  ใช้การทดสอบ A/B คําติชมของลูกค้า และการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อปรับปรุงกระบวนการการติดตามหนี้ของคุณอย่างต่อเนื่อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณวัด KPI ที่ถูกต้องและใช้ข้อมูลนี้เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมของการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง

• การฝึกอบรมพนักงานโดยมุ่งเน้นไปที่ความสําเร็จของลูกค้า
  การฝึกอบรมไม่ควรเน้นแค่กระบวนการติดตามหนี้เท่านั้น แต่ยังต้องเน้นย้ำหลักการความสำเร็จของลูกค้าในวงกว้างด้วย สนับสนุนทีมของคุณด้วยข้อมูลและเครื่องมือต่างๆ และช่วยให้ทีมเข้าใจบทบาทของการติดตามหนี้ภายในบริบทของวงจรการทํางานและการรักษาลูกค้า

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการติดตามหนี้

เช่นเดียวกับด้านอื่นๆ ส่วนใหญ่ของธุรกิจ กลยุทธ์การติดตามหนี้ที่ดีที่สุดคือกลยุทธ์ที่สะท้อนถึงความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับฐานลูกค้าเฉพาะที่ให้บริการ ขั้นตอนนี้จะะแตกต่างกันออกไปสําหรับธุรกิจแต่ละราย ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะใช้งานได้กับธุรกิจส่วนใหญ่

• การสื่อสารที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น
  แจ้งข้อกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงินให้ลูกค้าเข้าใจอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น การทำเช่นนี้จะกำหนดความคาดหวังและช่วยป้องกันการเข้าใจผิด

• การทํางานอัตโนมัติที่เพิ่มความเป็นมนุษย์
  การใช้ซอฟต์แวร์ติดตามหนี้เพื่อดําเนินการกับงานต่างๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การส่งการแจ้งเตือนและการติดตามบัญชีไม่ควรเป็นการสื่อสารซึ่งดูแข็งทื่อเป็นหุ่นยนต์ โปรดสร้างการสื่อสารด้านการติดตามหนี้ที่มีความเป็นมนุษย์ ไม่ว่าจะใช้ระบบอัตโนมัติหรือไม่

• การปรับแต่งการแจ้งเตือนให้เหมาะกับแต่ละบุคคล
  ปรับแต่งข้อความการติดตามหนี้ให้ระบุชื่อลูกค้าและรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับบัญชีของลูกค้า ข้อความที่ปรับเฉพาะบุคคลมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าข้อความทั่วไป

• การส่งต่อเรื่องอย่างตรงเวลาและค่อยเป็นค่อยไป
  เริ่มด้วยการแจ้งเตือนอย่างอ่อนโยนและค่อยๆ ปรับโทนและความถี่ในการสื่อสารเมื่อใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ อย่างไรก็ตาม ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารทั้งหมดสะท้อนให้เห็นถึงเสียงของแบรนด์ที่ออกแบบมาอย่างรอบคอบ ซึ่งยังคงรักษาความรู้สึกดีๆ ของลูกค้า

• การสื่อสารหลายช่องทาง
  ใช้ช่องทางการสื่อสารต่างๆ เช่น อีเมล โทรศัพท์ และ SMS เพื่อติดต่อลูกค้า การทําเช่นนี้จะเพิ่มโอกาสที่ลูกค้าจะเห็นข้อความของคุณ

• ความยืดหยุ่นในตัวเลือกการชําระเงิน
  นําเสนอตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลายและพิจารณาการเจรจากับแพ็กเกจการชําระเงินกับลูกค้าที่อาจประสบปัญหาทางการเงิน หากจําเป็น

• เก็บข้อมูลแบบละเอียด
  เก็บบันทึกโดยละเอียดของการสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมดในระหว่างกระบวนการติดตามหนี้ การติดตามภายในนั้นมีความจำเป็นและอาจเป็นสิ่งสําคัญในกรณีที่มีการโต้แย้งการชําระเงิน

• ทราบกรอบกฎหมาย
  โปรดตรวจสอบว่าคุณมีความเชี่ยวชาญด้านกฎหมายในการเรียกเก็บหนี้สําหรับเขตอํานาจศาลของคุณ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจว่าขั้นตอนการติดตามหนี้ของคุณเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ

• ประเมินและวิเคราะห์ประสิทธิภาพ
  วัดประสิทธิภาพในกระบวนการติดตามหนี้ของคุณเป็นประจํา วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อระบุแนวโน้มและส่วนที่ควรปรับปรุง

• ความคิดเห็นจากลูกค้า
  ขอรับความคิดเห็นจากลูกค้าเกี่ยวกับกระบวนการติดตามหนี้อย่างขยันขันแข็ง การทําความเข้าใจมุมมองของลูกค้าอาจเป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุง

• การวางแผนสำหรับกรณีฉุกเฉิน
  มีแผนงานที่ชัดเจนว่าเมื่อใดที่ควรส่งเรื่องต่อไปยังหน่วยงานทวงหนี้หรือดำเนินการทางกฎหมาย และต้องแน่ใจว่าได้แจ้งขั้นตอนเหล่านี้ไว้อย่างชัดเจนในข้อความติดตามหนี้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้จะช่วยให้คุณและทีมเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามหนี้ ปรับปรุงการเรียกเก็บเงิน และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้

แนวทางการจัดการการติดตามหนี้ของ Stripe

แนวทางการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าของ Stripe การจัดการการชําระเงินตามรอบบิล และการจัดการการติดตามหนี้สะท้อนให้เห็นถึงการผสมผสานกันของระบบอัตโนมัติ การปรับแต่ง และการให้สนับสนุนลูกค้า Stripe มอบเครื่องมือมากมายสําหรับจัดการการชําระเงินที่เลยกําหนดชําระผ่านการส่งอีเมลอัตโนมัติ, Smart Retries และพอร์ทัลลูกค้า รวมถึงการผสานการทํางานกับบริการของบุคคลที่สาม วิธีการทํางานมีดังนี้

• อีเมลอัตโนมัติ
  Stripe ช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งอีเมลให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติเมื่อการชําระเงินไม่สําเร็จ คุณสามารถปรับแต่งอีเมลเหล่านี้และระบุลิงก์ให้ลูกค้าอัปเดตข้อมูลการชําระเงินได้

• Smart Retries
  Stripe ใช้อัลกอริทึมอัจฉริยะเพื่อลองเรียกเก็บเงินที่ชําระไม่สําเร็จซ้ําในช่วงเวลาที่การชําระเงินมีแนวโน้มที่จะสําเร็จมากกว่า ซึ่งจะช่วยลดความจําเป็นในการดำเนินการตัวเองและช่วยให้คุณกู้คืนรายรับได้มากขึ้น

• พอร์ทัลลูกค้า
  Stripe มอบพอร์ทัลที่ลูกค้าสามารถจัดการการชําระเงินตามรอบบิลของตัวเองและข้อมูลการเรียกเก็บเงิน รวมถึงอัปเดตวิธีการชําระเงิน ซึ่งเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่ทําให้การชําระเงินไม่สําเร็จ

• การตั้งค่าการเรียกเก็บเงินที่ปรับแต่งได้
  ธุรกิจสามารถปรับแต่งวิธีที่ Stripe จัดการการชําระเงินที่ไม่สําเร็จ ซึ่งรวมถึงการกำหนดจํานวนครั้ง Stripe พยายามเรียกเก็บเงินอีกครั้ง และจํานวนเวลาที่ต้องผ่านไปก่อนที่ธุรกิจจะถือว่าเรียกเก็บเงินไม่ได้ และปิดใบแจ้งหนี้

• การผสานการทํางานกับบริการการติดตามหนี้ของบริษัทอื่น
  ธุรกิจที่ต้องการฟีเจอร์การติดตามหนี้ขั้นสูงสามารถเชื่อมต่อการทํางาน Stripe กับบริการจัดการการติดตามหนี้ของบริษัทอื่นได้ บริการเหล่านี้มักจะให้ฟีเจอร์เพิ่มเติมที่ปรับแต่งได้มากกว่า เช่น อีเมลติดตามหนี้ การแจ้งเตือนทาง SMS และการวิเคราะห์แบบละเอียด

• หน้าใบแจ้งหนี้ในระบบ
  เมื่อการชําระเงินไม่สําเร็จเนื่องจากบัตรหมดอายุหรือปัญหาอื่นๆ Stripe จะช่วยให้ลูกค้าชําระเงินผ่านหน้าใบแจ้งหนี้ที่ปลอดภัยในระบบของ Stripe ซึ่งลูกค้าสามารถอัปเดตรายละเอียดการชําระเงินและดำเนินการชําระเงินให้เสร็จสิ้นได้

• เหตุการณ์การอัปเดตการชําระเงินตามรอบบิล
  ธุรกิจสามารถติดตามการอัปเดตและการเปลี่ยนแปลงการชําระเงินตามรอบบิล ซึ่งรวมถึงการยกเลิกเนื่องจากไม่มีการชําระเงิน โดยใช้เหตุการณ์การชำระเงินตามรอบบิลของ Stripe เมื่อวิเคราะห์แล้ว ก็สามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับกลยุทธ์การติดตามหนี้ให้ดียิ่งขึ้นได้

Stripe ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บรายรับไปพร้อมๆ กับการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าผ่านช่องทางการสื่อสารที่ราบรื่นและเคารพซึ่งกันและกัน ควบคู่ไปกับการอัปเดตและการติดตามแบบเรียลไทม์ เนื่องจากสถานการณ์ด้านการชําระเงินเปลี่ยนแปลงไปเรื่อยๆ การมองหาฟีเจอร์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการการติดตามหนี้จึงเป็นสิ่งสําคัญสําหรับธุรกิจที่มุ่งมั่นสร้างความยั่งยืนทางการเงินและความพึงพอใจของลูกค้า ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe ทํางานร่วมกับธุรกิจแบบสมัครใช้บริการ