I termini di pagamento sono le condizioni concordate tra un cliente e il venditore in merito a quando e come il cliente deve effettuare il pagamento di beni o servizi. Questi termini definiscono le aspettative per entrambe le parti e delineano dettagli come i tempi e il metodo di pagamento, nonché potenziali sconti per pagamenti anticipati o penali per pagamenti in ritardo. Le fatture non pagate rappresentano un problema per le attività di tutto il mondo. Ad esempio, i ritardi di pagamento costano alle piccole imprese del Regno Unito circa 1,6 miliardi di sterline nel 2023. Termini di pagamento rigorosi possono evitare che le fatture scadano.

Di seguito viene spiegato cosa significano i termini di pagamento standard, come scegliere e personalizzare i termini di pagamento per i clienti e come parlarne con i clienti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Termini di pagamento comuni e loro significato
  
• Come scegliere i termini di pagamento più adatti a te e ai tuoi clienti
  
• Dovresti personalizzare i termini di pagamento per clienti o progetti diversi?
  
• Come parlare dei termini di pagamento con i clienti e cosa fare in caso di rifiuto
  

Termini di pagamento comuni e loro significato

Di seguito sono riportati i termini di pagamento più comuni e il relativo significato:

• A 30, a 45 e a 60 giorni: il pagamento deve essere effettuato entro un determinato numero di giorni dalla data della fattura. Ad esempio, "a 30 giorni" significa che il cliente deve pagare entro 30 giorni dal ricevimento della fattura.

• 2/10 a 30 giorni: il pagamento deve essere effettuato entro 30 giorni dal ricevimento della fattura. Se il cliente paga entro 10 giorni, riceve uno sconto del 2%.

• Pagamento al ricevimento: il pagamento è dovuto non appena viene ricevuta la fattura.

• In contrassegno: il pagamento è dovuto al momento della consegna di beni o servizi. Spesso si applica a beni fisici piuttosto che a servizi.

• Fine mese: il pagamento è dovuto alla fine del mese in cui viene emessa la fattura, indipendentemente dalla data della fattura.

• 15 del mese successivo alla fattura: il pagamento deve essere effettuato il 15° giorno del mese successivo a quello in cui è stata emessa la fattura. Ad esempio, una fattura datata 20 aprile scade il 15 maggio.

• Prepagamento o pagamento anticipato: il pagamento, in tutto o in parte, deve essere effettuato in anticipo. Spesso viene richiesto prima dell'inizio di un servizio o di un ordine, soprattutto per articoli personalizzati o di valore elevato.

• 50% in anticipo, 50% alla consegna: il pagamento è suddiviso in fasi, con il 50% da pagare prima dell'inizio dei lavori e il 50% da pagare alla consegna. Viene utilizzato spesso per progetti più grandi o più complessi.

• Pagamento alla fine del mese successivo: il pagamento è dovuto alla fine del mese successivo alla data della fattura. Ad esempio, una fattura datata 23 marzo scade il 30 aprile.

• Pagamento con linea di credito: il pagamento viene effettuato in base a un contratto di credito prestabilito, che consente di pagare le fatture a lungo termine alle condizioni concordate.

Come scegliere i termini di pagamento più adatti a te e ai tuoi clienti

La scelta dei termini di pagamento giusti consente di trovare il giusto equilibrio tra le esigenze dell'attività e l'esperienza di pagamento dei clienti. Definisci i termini più adatti per entrambe le parti:

• Inizia con le tue esigenze di flusso di cassa: capisci entro quando hai bisogno di liquidità per mantenere attive le tue operazioni. Se il flusso di cassa è limitato, i termini più brevi, come il pagamento a 15 giorni, potrebbero essere l'ideale. Ma se puoi permetterti una maggiore flessibilità, potrebbe essere opportuno optare per un pagamento a 30 o 60 giorni, soprattutto se si allinea meglio alla pianificazione dei tuoi clienti.

• Conosci le abitudini di pagamento dei tuoi clienti: le aziende più grandi hanno spesso cicli di fatturazione rigidi e potrebbero preferire termini di pagamento più lunghi, ad esempio a 60 o 90 giorni. Al contrario, per le piccole imprese, potrebbero essere più adatti termini più brevi, ma potrebbero anche avere bisogno di flessibilità se hanno problemi di liquidità.

• Offri sconti sul pagamento anticipato: incentiva i pagamenti tempestivi offrendo sconti per il pagamento anticipato, ad esempio 2/10 a 30 giorni (sconto del 2% se la fattura viene pagata entro 10 giorni). Prima di farlo, assicurati che il pagamento anticipato offra un beneficio sostanziale alla tua attività.

• Suddividi i pagamenti per i grandi progetti: suddividi i pagamenti in rate per progetti importanti, ad esempio "50% in anticipo, 25% a metà e 25% al completamento". In questo modo mantieni il flusso di cassa durante tutto il progetto e riduci al minimo il rischio di una grossa fattura non pagata alla fine.

• Parla con i tuoi clienti e sii flessibile: discuti apertamente i termini prima di finalizzarli. Modificare i termini per adattarli al ciclo di un cliente può rafforzare la relazione e fidelizzarlo. Se il cliente vuole il pagamento a 60 giorni e tu preferisci quello a 30 giorni, prendi in considerazione il pagamento a 45 giorni come una giusta via di mezzo.

• Aggiungi interessi di mora per sicurezza: una penale per ritardato pagamento (ad es. 1-2% al mese) può favorire il pagamento puntuale. Assicurati di comunicare in anticipo che potrebbero essere addebitati interessi di mora in modo che non sorprendano i clienti.

• Considera le norme del settore: ogni settore ha il proprio standard. Il settore edile, ad esempio, ha spesso termini più lunghi, mentre la vendita al dettaglio potrebbe utilizzare termini più brevi o il pagamento in contrassegno. Allinearsi agli standard del settore può rendere più facile per i clienti adeguarsi.

• Modifica i termini in base alla tua relazione: termini più generosi possono fidelizzare i clienti con una solida cronologia dei pagamenti. Termini più rigidi, come il pagamento anticipato parziale o scadenze più brevi, possono essere una buona idea per i clienti ad alto rischio fino a quando non avrai instaurato un rapporto di fiducia.

Dovresti personalizzare i termini di pagamento per clienti o progetti diversi?

La personalizzazione dei termini può rendere i pagamenti più gestibili per i tuoi clienti e aiutarti a ricevere i pagamenti in tempo, quindi tieni conto di questa opzione se non complica eccessivamente la situazione finanziaria della tua attività. Ecco quando funziona meglio e come semplificare questo tipo di approccio:

• Adeguare i termini al modo in cui il cliente paga: le aziende più grandi potrebbero avere pianificazioni della fatturazione prestabilite e preferire termini più lunghi, ad esempio 60 o 90 giorni, mentre le aziende più piccole spesso preferiscono termini più brevi, ad esempio 15 o 30 giorni. La definizione di termini che si adattano alle abitudini di pagamento del tuo cliente può rendere più facile per loro pagare in tempo senza sorprese.

• Considera l'ambito del progetto: per i progetti di grandi dimensioni, suddividere i pagamenti in più fasi può favorire il flusso di cassa mentre si lavora, in modo da non dover aspettare una somma totale alla fine.

• Bilancia flessibilità e coerenza: sii flessibile per quanto possibile, senza però rinunciare a un sistema semplice. Se un cliente ha regolarmente bisogno di più tempo, potresti creare un piano personalizzato che funzioni per entrambi. Troppe varianti possono creare confusione, quindi attieniti ad alcune opzioni chiare che coprono la maggior parte delle situazioni.

• Crea una rete di sicurezza per i nuovi clienti: potresti optare per termini più brevi o richiedere un deposito anticipato per i clienti con cui non hai mai lavorato prima. Una volta creato un rapporto di fiducia, puoi prendere in considerazione l'idea di modificare i termini per adattarli meglio alle loro esigenze.

• Capisci quando dire di no: a volte la personalizzazione dei termini non vale la pena se mette a dura prova la tua attività. Se la richiesta di un cliente è rischiosa, è giusto mantenere i termini standard o negoziare.

Come parlare dei termini di pagamento con i clienti e cosa fare in caso di rifiuto

Parlare dei termini di pagamento è più facile quando si è diretti e sicuri dell'approccio adottato. La maggior parte dei clienti apprezzerà il fatto di sapere cosa aspettarsi e, per quelli che si oppongono, la flessibilità o il compromesso possono rivelarsi molto utili, a patto che sia comunque accettabile per la tua attività.

Ecco come parlare dei termini di pagamento in modo naturale e gestire eventuali rifiuti:

Inizia con chiarezza, non con scuse

Quando parli dei termini di pagamento, dichiarali chiaramente senza scusarti o comportarti come se fossero negoziabili. In questo modo i tuoi clienti sanno che questi termini sono normali e previsti.

• Esempio: "Giusto per conferma, i nostri termini standard sono a 30 giorni, il che significa che il pagamento è dovuto 30 giorni dopo la data della fattura".
  

Spiega il "perché" dei tuoi termini

Se un cliente mette in dubbio i tuoi termini, cerca di rispondere in modo semplice. La maggior parte dei clienti sa che un pagamento tempestivo aiuta a portare avanti i progetti e a tenere sotto controllo i costi.

• Esempio: "Usiamo questi termini per mantenere costante il flusso di cassa in modo da poterci concentrare sulla fornitura di un servizio eccellente".
  

Opzioni di offerta

Se intuisci che un cliente potrebbe avere bisogno di flessibilità, fallo presente subito, ma senza renderlo un comportamento predefinito. Questo dimostra che sei aperto a lavorare con loro, ma entro limiti ragionevoli.

• Esempio: "Per i progetti più grandi, a volte suddividiamo i pagamenti in più fasi, ad esempio il 50% anticipato e il 50% alla fine, in modo che tutto proceda senza problemi".
  

Affronta il rifiuto con sicurezza

Se un cliente rifiuta i termini, fai domande aperte per capire perché. La sua risposta ti aiuterà a capire se è accettabile un piccolo aggiustamento o se sta cercando di ottenere qualcosa che non puoi (o non dovresti) accettare.

• Esempio: "Può spiegarmi meglio la procedura di pagamento che utilizzate di solito?"
  

Trova un punto d'incontro, ma proteggiti

Se ti viene richiesta una proroga dei termini, verifica se è possibile trovare un compromesso, ad esempio un deposito parziale. In questo modo dimostri di essere disposto ad andare incontro al cliente, ma senza assumerti tutti i rischi.

• Esempio: "Possiamo estendere i tempi a 45 giorni, ma abbiamo bisogno di un anticipo del 20% per iniziare.
  

Capisci quando tenere duro

Se la richiesta non ti sembra giusta, puoi dire di no, soprattutto in caso di nuovi clienti o di fatture di importo più elevato.

• Esempio: "Per una corretta gestione, dobbiamo attenerci a questi termini. Esaminiamoli insieme e vediamo se possiamo trovare una soluzione soddisfacente".
  

Metti tutto per iscritto

Assicurati di documentare tutto ciò che concordi nel contratto o nella fattura. In questo modo si evita qualsiasi fraintendimento in quanto sia te che il tuo cliente avrete qualcosa di concreto a cui fare riferimento.