Las condiciones de pago son las condiciones acordadas entre un cliente y un vendedor con respecto a cuándo y cómo el cliente debe realizar los pagos de los bienes o servicios. Estas condiciones establecen las expectativas de ambas partes y describen detalles como el momento y el método de pago, así como los posibles descuentos por pagos anticipados o sanciones por pagos atrasados. Las facturas impagas son un problema para las empresas de todo el mundo. Por ejemplo, se calcula que los pagos atrasados les costaron a las pequeñas empresas en el Reino Unido unos £1.600 millones en 2023. Las condiciones de pago estrictas pueden ayudar a evitar que las facturas se venzan.

A continuación, te explicaremos qué significan las condiciones de pago estándar, cómo elegir y personalizar las condiciones de pago para tus clientes y cómo hablar sobre las condiciones de pago con los clientes.

¿Qué contiene este artículo?

• Condiciones de pago comunes y lo que significan
  
• Cómo elegir las condiciones de pago que mejor se adapten a ti y a tus clientes
  
• ¿Deberías personalizar las condiciones de pago para diferentes clientes o proyectos?
  
• Cómo hablar sobre las condiciones de pago con los clientes y qué hacer si se oponen
  

Condiciones de pago comunes y lo que significan

Estas son las condiciones de pago más comunes y lo que significa cada una:

• A 30, 45 o 60 días: el pago vence dentro de un número específico de días después de la fecha de la factura. Por ejemplo, «30 días» significa que el cliente debe pagar dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la factura.

• 2/10, a 30 días: el pago vence dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la factura. Si el cliente paga en un plazo de 10 días, recibe un 2 % de descuento.

• A pagar en el momento de la recepción: el pago vence tan pronto como se recibe la factura.

• Pago contra reembolso (COD): el pago vence en el momento de la entrega de los bienes o servicios. Esto a menudo se aplica a los bienes físicos en lugar de a los servicios.

• Fin de mes (EOM): el pago vence al final del mes en el que se emite la factura, independientemente de la fecha de la factura.

• 15 MFI (mes siguiente a la factura): el pago vence el día 15 del mes siguiente al mes en que se emitió la factura. Por ejemplo, una factura con fecha del 20 de abril vencería el 15 de mayo.

• Pago anticipado o anticipo: una parte o la totalidad del pago debe realizarse por adelantado. Esto a menudo se requiere antes de que comience un servicio o pedido, especialmente para artículos personalizados o de alto valor.

• 50 % por adelantado, 50 % contra entrega: el pago se divide en etapas, con un 50 % de pago antes de que comience el trabajo y un 50 % de pago en el momento de la entrega. Esto se utiliza a menudo para proyectos más grandes o más complejos.

• Cuenta mensual neta: el pago vence al final del mes siguiente a la fecha de la factura. Por ejemplo, una factura con fecha del 23 de marzo vence el 30 de abril.

• Pago de la línea de crédito: el pago se realiza de acuerdo con un contrato de crédito preestablecido por el cual las facturas se pueden pagar a un plazo más largo en las condiciones acordadas.

Cómo elegir las condiciones de pago que mejor se adapten a ti y a tus clientes

La elección de las condiciones de pago adecuadas se reduce a equilibrar las necesidades de tu empresa con la experiencia de pago de tu cliente. Establece condiciones que funcionen para ambas partes:

• Comienza con tus necesidades de flujo de efectivo: averigüa qué tan pronto necesitas efectivo para mantener tus operaciones funcionando. Si el flujo de caja es ajustado, los plazos más cortos, como a 15 días, podrían ser ideales. Pero si puedes permitirte una mayor flexibilidad, plazos a 30 o 60 días podrían ser convenientes, especialmente si se alinean mejor con los cronogramas de tus clientes.

• Conoce el ritmo de pago de tu cliente: las empresas más grandes suelen tener ciclos de cobro estrictos y pueden preferir algo más largo, como a 60 o 90 días. Las pequeñas empresas, por otro lado, podrían funcionar mejor con plazos más cortos, pero también podrían necesitar flexibilidad si tienen poco efectivo.

• Ofrece descuentos por pago anticipado: incentiva los pagos puntuales ofreciendo descuentos por pronto pago, como 2/10, a a 30 días(2 % de descuento si se paga en 10 días). Antes de hacer esto, asegúrate de que el pago anticipado beneficie a tu negocio lo suficiente como para que valga la pena.

• Desglosa los pagos de grandes proyectos: divide los pagos en cuotas para proyectos importantes, por ejemplo, «50 % por adelantado, 25 % a mitad de camino y 25 % al finalizar». Esto mantiene el flujo de efectivo durante todo el proyecto y minimiza el riesgo de una gran factura impaga al final.

• Habla con tus clientes y sé flexible: conversa las condiciones abiertamente antes de finalizar. Ajustar las condiciones para que se ajusten al ciclo de un cliente puede fortalecer la relación y generar lealtad. Si tu cliente quiere a 60 días y tú prefieres a 30 días, considera a 45 días como un buen término medio.

• Agrega cargos por pagos atrasados por seguridad: un recargo por pago atrasado (p. ej., del 1 % al 2 % mensual) puede fomentar el pago puntual. Asegúrate de comunicar los cargos por pagos atrasados por adelantado para que no sorprendan a los clientes.

• Ten en cuenta las normas del sector: cada sector tiene su propio estándar. La construcción, por ejemplo, suele tener plazos más largos, mientras que el comercio minorista puede utilizar plazos más cortos o pago contra reembolso. Cumplir con los estándares del sector puede facilitar la adaptación de los clientes.

• Ajusta las condiciones en función de tu relación: las condiciones más generosas pueden fomentar la lealtad de los clientes con un historial de pagos sólido. Las condiciones más estrictas, como el pago parcial por adelantado o plazos más cortos, pueden ser una buena idea para los clientes de mayor riesgo hasta que hayas generado confianza.

¿Deberías personalizar las condiciones de pago para diferentes clientes o proyectos?

Personalizar las condiciones puede hacer que los pagos sean más manejables para tus clientes y ayudarte a recibir los pagos a tiempo, así que ten esto en cuenta si no complica demasiado la situación de tu empresa. A continuación, te explicamos cuándo funciona mejor y cómo simplificarlo:

• Relaciona las condiciones con la forma en que paga tu cliente: las empresas más grandes pueden haber establecido calendarios de cobro y preferir plazos más largos, como 60 o 90 días, mientras que las empresas más pequeñas suelen preferir plazos más cortos, como 15 o 30 días. Establecer condiciones que se ajusten a los hábitos de pago de tus clientes puede facilitarles el pago a tiempo y sin sorpresas.

• Ten en cuenta el alcance del proyecto: en el caso de proyectos de gran envergadura, dividir los pagos en etapas puede hacer que el dinero entre mientras trabajas, de modo que no tengas que esperar una suma global al final.

• Equilibra la flexibilidad con la uniformidad: sé flexible cuando sea posible, pero mantén un sistema simple. Si un cliente necesita regularmente tiempo extra, puedes crear un plan personalizado que funcione para ambos. Demasiadas variaciones pueden hacer que las cosas se compliquen, así que quédate con algunas opciones claras que cubran la mayoría de las situaciones.

• Construye una red de seguridad para nuevos clientes: puedes optar por plazos más cortos o requerir un depósito por adelantado para clientes con los que no has trabajado antes. Una vez que generes confianza, puedes considerar ajustar las condiciones para que se adapten mejor a sus necesidades.

• Aprende cuándo decir que no: a veces, personalizar las condiciones no vale la pena si ejerce demasiada presión sobre tu negocio. Está bien mantener las condiciones estándar o negociar si la solicitud de un cliente se siente riesgosa.

Cómo hablar sobre las condiciones de pago con los clientes y qué hacer si se oponen

Hablar sobre las condiciones de pago es más fácil cuando eres sincero y confías en tu enfoque. La mayoría de los clientes apreciarán saber qué esperar, y para aquellos que se resisten, la flexibilidad o los acuerdos pueden ser de gran ayuda, siempre y cuando sigan funcionando para tu negocio.

A continuación, te explicamos cómo plantear las condiciones de pago con naturalidad y gestionar actitudes negativas:

Comienza con claridad, no con disculpas

Cuando menciones las condiciones de pago, explícalas claramente sin disculparte ni actuar como si fueran negociables. Esto les permite a tus clientes saber que estas condiciones son normales y esperadas.

• Por ejemplo: «Solo para confirmar, nuestro plazo estándar es a 30 días, lo que significa que el pago vence 30 días después de la fecha de la factura».
  

Explica el «por qué» detrás de tus condiciones

Si un cliente cuestiona tus condiciones, simplifica las cosas. La mayoría de los clientes entienden que el pago puntual te ayuda a mantener los proyectos en marcha y los costos bajo control.

• Por ejemplo: «Usamos estas condiciones para mantener estable el flujo de efectivo, de modo que podamos concentrarnos en brindar un excelente servicio».
  

Opciones de oferta

Si sientes que un cliente puede necesitar flexibilidad, menciónalo por adelantado sin convertirlo en el valor predeterminado. Esto demuestra que estás abierto a trabajar con él, pero dentro de lo razonable.

• Por ejemplo: «Para proyectos de mayor envergadura, a veces dividimos los pagos en etapas, por ejemplo, el 50 % por adelantado y el 50 % al final, para que todo fluya sin problemas».
  

Aborda el rechazo con confianza

Si un cliente se resiste, haz preguntas abiertas para entender por qué. Su respuesta te ayudará a evaluar si un pequeño ajuste es viable o si está buscando algo que no puedes (o no debes) admitir.

• Por ejemplo: «¿Puedes contarme más sobre tu proceso de pago típico?»
  

Encuentra un término medio sin dejar de protegerte

Si te pide que se extiendan los plazos, comprueba si puedes hacer una concesión, como aceptar un depósito parcial. Esto demuestra que estás dispuesto a encontrarte con él a mitad de camino, pero sin asumir todo el riesgo.

• Por ejemplo: «Podemos extender el plazo a 45 días, pero necesitaríamos un 20 % por adelantado para empezar».
  

Aprende cuándo mantenerte firme

Está bien decir que no si la solicitud no te parece correcta, especialmente con nuevos clientes o facturas más grandes.

• Por ejemplo: «Para asegurarnos de que todo siga por buen camino, tenemos que ceñirnos a estas condiciones. Revisémoslas juntos y veamos si podemos hacer que esto funcione».
  

Deja todo por escrito

Asegúrate de documentar todo lo que acuerdes en tu contrato o factura. Esto evita las confusiones y te da a ti y a tu cliente algo concreto a lo que referirse.