เงื่อนไขการชำระเงินเป็นเงื่อนไขที่ตกลงกันระหว่างลูกค้าและผู้ขายเกี่ยวกับเวลาและวิธีที่ลูกค้าจะต้องชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการ เงื่อนไขเหล่านี้กำหนดความคาดหวังสำหรับทั้งสองฝ่ายและระบุรายละเอียด เช่น เวลาและวิธีการชำระเงิน ส่วนลดที่เป็นไปได้สำหรับการชำระเงินก่อนกำหนดหรือค่าปรับสำหรับการชำระเงินล่าช้า ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงินเป็นปัญหาสำหรับธุรกิจทั่วโลก ตัวอย่างเช่น การชำระเงินล่าช้าทำให้ธุรกิจขนาดเล็กในสหราชอาณาจักรต้องสูญเสียเงินประมาณ 1.6 พันล้านปอนด์ในปี 2023 เงื่อนไขการชำระเงินที่เข้มงวดสามารถช่วยป้องกันไม่ให้ใบแจ้งหนี้เกินกำหนดชำระได้

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าเงื่อนไขการชำระเงินมาตรฐานหมายถึงอะไร วิธีเลือกและปรับแต่งเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับลูกค้าของคุณ และวิธีการพูดคุยเรื่องเงื่อนไขการชำระเงินกับลูกค้า

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เงื่อนไขการชำระเงินทั่วไปและความหมาย
  
• วิธีเลือกเงื่อนไขการชำระเงินที่เหมาะกับคุณและลูกค้าของคุณ
  
• คุณควรปรับแต่งเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับลูกค้าหรือโครงการที่แตกต่างกันหรือไม่
  
• วิธีการพูดคุยเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินกับลูกค้า และจะทำอย่างไรหากลูกค้าปฏิเสธ
  

เงื่อนไขการชำระเงินทั่วไปและความหมาย

เงื่อนไขการชำระเงินทั่วไปและความหมายของแต่ละรายการมีดังนี้

• สุทธิ 30, สุทธิ 45 และสุทธิ 60: ครบกําหนดชําระเงินภายในจํานวนวันตามที่ระบุหลังจากวันที่ของใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น "สุทธิ 30" หมายความว่าลูกค้าควรชําระเงินภายใน 30 วันหลังจากได้รับใบแจ้งหนี้

• 2/10 สุทธิ 30: การชําระเงินจะครบกําหนดภายใน 30 วันหลังจากได้รับใบแจ้งหนี้ หากลูกค้าชําระเงินภายใน 10 วัน ก็จะได้รับส่วนลด 2%

• ครบกําหนดเมื่อได้รับ: ครบกําหนดชําระเงินทันทีที่ได้รับใบแจ้งหนี้

• การชำระเงินสดเมื่อจัดส่ง (COD): ครบกําหนดชําระเงิน ณ เวลาที่จัดส่งสินค้าหรือบริการ วิธีนี้มักใช้กับสินค้าที่จับต้องได้ แทนที่จะใช้กับบริการ

• สิ้นเดือน (EOM): การชําระเงินจะครบกําหนดชําระเมื่อสิ้นสุดเดือนที่ออกใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ใดก็ตาม

• 15 MFI (เดือนถัดจากใบแจ้งหนี้): การชําระเงินจะครบกําหนดในวันที่ 15 ของเดือนหลังจากที่มีการออกใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ที่ลงวันที่ 20 เมษายนจะครบกําหนดชําระในวันที่ 15 พฤษภาคม

• การชําระเงินล่วงหน้า: ต้องชําระเงินบางส่วนหรือทั้งหมดล่วงหน้า วิธีนี้มักเกินขึ้นก่อนเริ่มให้บริการหรือสั่งซื้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสินค้าที่ออกแบบเองหรือที่มีมูลค่าสูง

• ล่วงหน้า 50%, เมื่อนําส่ง 50%: การชําระเงินแบ่งออกเป็นขั้นต่างๆ โดยจะมีระยะเวลาครบกําหนด 50% ก่อนจะเริ่มทํางานและอีก 50% เมื่อถึงกําหนดจัดส่ง วิธีนี้มักใช้สําหรับโครงการที่มีความซับซ้อนหรือใหญ่

• บัญชีรายเดือนสุทธิ: ครบกําหนดชําระเงินเมื่อสิ้นสุดเดือนหลังจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ลงวันที่ 23 มีนาคมจะครบกําหนดชําระในวันที่ 30 เมษายน

• วงเงินสินเชื่อ: การชำระเงินจะดำเนินการตามข้อตกลงสินเชื่อที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า ซึ่งสามารถชำระใบแจ้งหนี้ได้ในระยะยาวภายใต้เงื่อนไขที่ตกลงกันไว้

วิธีเลือกเงื่อนไขการชำระเงินที่เหมาะกับคุณและลูกค้าของคุณ

การเลือกเงื่อนไขการชำระเงินที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับการสร้างสมดุลระหว่างความต้องการของธุรกิจของคุณกับประสบการณ์การชำระเงินของลูกค้า กําหนดเงื่อนไขที่เหมาะกับทั้งสองฝ่าย

• เริ่มต้นด้วยความต้องการกระแสเงินสดของคุณ: ลองคิดดูว่าคุณจะต้องใช้เงินสดเมื่อใดเพื่อให้การดำเนินงานของคุณดำเนินไปได้อย่างราบรื่น หากกระแสเงินสดมีจำกัด เงื่อนไขที่สั้นกว่า เช่น สุทธิ 15 วัน อาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด แต่หากคุณสามารถยืดหยุ่นได้มากกว่านี้ การชำระเงินสุทธิ 30 วันหรือ 60 วันอาจสมเหตุสมผล โดยเฉพาะหากสอดคล้องกับตารางเวลาของลูกค้าของคุณมากกว่า

• ทราบระยะเวลาในการชําระเงินของลูกค้า: ธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมีรอบการเรียกเก็บเงินที่เข้มงวด และอาจต้องการตัวเลือกที่นานกว่านั้น เช่น สุทธิ 60 หรือสุทธิ 90 ขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กอาจเหมาะกับเงื่อนไขที่สั้นกว่า แต่ก็อาจต้องการความยืดหยุ่นด้วยหากมีเงินสดจำกัด

• เสนอส่วนลดเมื่อมีการชําระเงินก่อนกำหนด: จูงใจให้ชําระเงินทันทีโดยเสนอส่วนลดสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนด เช่น 2/10 สุทธิ 30 (ส่วนลด 2% หากชําระเงินภายใน 10 วัน) ก่อนที่คุณจะทำสิ่งนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการชำระเงินล่วงหน้าจะเกิดประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณมากพอที่จะมอบความคุ้มค่า

• แบ่งงวดการชําระเงินสําหรับโครงการสําคัญ: แบ่งการชําระเงินออกเป็นหลายงวด เช่น "ล่วงหน้า 50%, ระหว่างโครงการ 25% และอีก 25% เมื่อเสร็จสมบูรณ์" วิธีนี้ช่วยให้มีกระแสเงินสดทั้งโครงการ และลดความเสี่ยงของการมีใบแจ้งหนี้จำนวนมากที่ยังไม่ได้ชำระในตอนท้ายโครงการ

• พูดคุยกับลูกค้าและมีความยืดหยุ่น: พูดคุยกันถึงเงื่อนไขให้ชัดเจนก่อนที่จะสรุป การปรับเงื่อนไขให้เหมาะกับวงจรของลูกค้าสามารถเสริมสร้างความสัมพันธ์และสร้างความภักดีได้ หากลูกค้าของคุณต้องการสุทธิ 60 วัน และคุณต้องการสุทธิ 30 วัน โปรดพิจารณาสุทธิ 45 วัน ซึ่งเป็นจุดกึ่งกลาง

• เพิ่มค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าเพื่อความปลอดภัย: ค่าธรรมเนียมล่าช้า (เช่น 1%–2% ต่อเดือน) อาจช่วยกระตุ้นให้ชําระเงินได้ทันเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สื่อสารเรื่องค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าล่วงหน้าเพื่อไม่ให้ลูกค้าประหลาดใจ

• พิจารณาบรรทัดฐานของอุตสาหกรรม: แต่ละอุตสาหกรรมมีมาตรฐานของตัวเอง ตัวอย่างเช่น การก่อสร้าง มักจะมีระยะเวลาที่ยาวนานกว่า ในขณะที่การค้าปลีกอาจใช้ระยะเวลาที่สั้นกว่าหรือ COD การเลือกตัวเลือกที่ตรงกับมาตรฐานอุตสาหกรรมอาจทําให้ลูกค้าปรับตัวได้ง่ายขึ้น

• ปรับเงื่อนไขตามความสัมพันธ์ของคุณ: ข้อกําหนดที่ยืดหยุ่นขึ้นสามารถสร้างความภักดีต่อลูกค้าที่มีประวัติการชําระเงินที่ดี ข้อกําหนดที่เข้มงวดกว่า เช่น การชําระเงินล่วงหน้าบางส่วนหรือรอบเวลาที่สั้นลง อาจเป็นความคิดที่ดีสําหรับลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูงจนกว่าคุณจะมีความไว้วางใจ

คุณควรปรับแต่งเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับลูกค้าหรือโครงการที่แตกต่างกันหรือไม่

การปรับแต่งเงื่อนไขสามารถทำให้การชำระเงินจัดการได้ง่ายขึ้นสำหรับลูกค้าของคุณ และช่วยให้คุณได้รับเงินตรงเวลา ดังนั้น โปรดพิจารณาการใช้วิธีนี้หากไม่ทำให้สถานการณ์ทางธุรกิจของคุณซับซ้อนเกินไป ต่อไปนี้คือจุดที่วิธีนี้จะได้ผลดีที่สุดและวิธีนำไปใช้งานให้ง่ายที่สุด:

• จับคู่เงื่อนไขกับวิธีการชำระเงินของลูกค้าของคุณ: ธุรกิจขนาดใหญ่อาจกำหนดตารางการเรียกเก็บเงินและต้องการระยะเวลาที่นานกว่า เช่น 60 หรือ 90 วัน ในขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กมักจะชอบเงื่อนไขที่สั้นกว่า เช่น 15 หรือ 30 วัน การกำหนดเงื่อนไขที่เหมาะสมกับพฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้าสามารถทำให้ลูกค้าชำระเงินให้คุณได้ตรงเวลาโดยไม่ต้องมีเรื่องประหลาดใจ

• พิจารณาขอบเขตโครงการ: สำหรับโครงการขนาดใหญ่ การแบ่งการชำระเงินออกเป็นขั้นต่างๆ สามารถทำให้คุณมีเงินสดในการดำเนินงาน ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องนั่งรอเงินก้อนสุดท้ายในตอนท้าย

• สร้างสมดุลระหว่างความยืดหยุ่นและความสม่ำเสมอ: มีความยืดหยุ่นเมื่อทำได้ แต่ให้ดำเนินงานด้วยระบบที่เรียบง่ายเข้าไว้ หากลูกค้าต้องการเวลาเพิ่มเติมเป็นประจำ คุณสามารถสร้างแผนแบบกำหนดเองที่เหมาะกับทั้งสองฝ่ายได้ การเปลี่ยนแปลงมากเกินไปอาจทำให้ทุกอย่างยุ่งยาก ดังนั้น ควรเลือกใช้ตัวเลือกที่ชัดเจนเพียงไม่กี่ตัวเลือกซึ่งจะครอบคลุมสถานการณ์ส่วนใหญ่

• สร้างเกราะป้องกันสำหรับลูกค้ารายใหม่: คุณอาจเลือกเงื่อนไขที่สั้นกว่าหรือกำหนดให้ชำระเงินมัดจำล่วงหน้าสำหรับลูกค้าที่คุณไม่เคยร่วมงานด้วยมาก่อน หลังจากสร้างความเชื่อมั่นแล้ว คุณอาจลองปรับข้อกําหนดให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้ามากขึ้น

• รู้ว่าเมื่อไรที่ควรปฏิเสธ: บางครั้งการปรับแต่งเงื่อนไขอาจไม่คุ้มค่าหากสร้างความปัญหาให้กับธุรกิจของคุณมากเกินไป การรักษาข้อตกลงมาตรฐานหรือเจรจาต่อรองหากคำขอของลูกค้ามีความเสี่ยงก็ถือเป็นเรื่องปกติ

วิธีการพูดคุยเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินกับลูกค้า และจะทำอย่างไรหากลูกค้าปฏิเสธ

การพูดคุยเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินจะง่ายกว่าเมื่อคุณตรงไปตรงมาและมั่นใจในแนวทางของคุณ ลูกค้าส่วนใหญ่รู้สึกยินดีที่ได้รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น และสำหรับผู้ที่โต้แย้ง ความยืดหยุ่นหรือการประนีประนอมสามารถช่วยได้มากตราบใดที่ตัวเลือกนั้นยังคงเหมาะกับธุรกิจของคุณ

ต่อไปนี้เป็นวิธีกล่าวถึงเงื่อนไขการชำระเงินอย่างเป็นธรรมชาติและรับมือกับการปฏิเสธ

เริ่มต้นด้วยความชัดเจน ไม่ใช่คําขอโทษ

เมื่อคุณพูดถึงเงื่อนไขการชำระเงิน จงระบุอย่างชัดเจน โดยไม่ต้องขอโทษหรือทำเสมือนว่าสามารถต่อรองได้ การทําเช่นนี้ช่วยให้ลูกค้าของคุณมองว่าเงื่อนไขเหล่านี้ถือเป็นเรื่องปกติและคาดว่าจะเกิดขึ้น

• ตัวอย่าง: “ขอแจ้งอีกครั้งนะครับ/ค่ะว่าเงื่อนไขมาตรฐานของเราคือเครดิตภายใน 30 วัน ซึ่งหมายความว่าต้องชำระเงินภายใน 30 วันหลังจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้”
  

อธิบายเหตุผลเบื้องหลังเงื่อนไขของคุณ

หากลูกค้ามีข้อสงสัยเกี่ยวกับเงื่อนไข โปรดอธิบายให้เข้าใจได้ง่าย ลูกค้าส่วนใหญ่เข้าใจว่าการชำระเงินตรงเวลาจะช่วยให้โครงการต่างๆ ดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและควบคุมต้นทุนได้

• ตัวอย่าง: "เราใช้เงื่อนไขเหล่านี้เพื่อรักษากระแสเงินสดให้คงที่ จะมีเวลามุ่งเน้นไปกับการให้บริการที่ดี"
  

มอบตัวเลือก

หากคุณรู้สึกว่าลูกค้าอาจต้องการความยืดหยุ่น โปรดพูดถึงเนิ่นๆ แต่ไม่ได้ทำเหมือนเป็นเรื่องปกติ นี่แสดงให้เห็นว่าคุณพร้อมที่จะช่วยเหลือพวกเขาในเงื่อนไขที่สมเหตุสมผล

• ตัวอย่าง: "ในโครงการที่ใหญ่ขึ้น บางครั้งเราก็แบ่งการชําระเงินออกเป็นระยะๆ เช่น รับล่วงหน้า 50% และ 50% เมื่อสิ้นสุด เพื่อให้ทุกอย่างดําเนินไปอย่างราบรื่น"
  

จัดการกับการเห็นต่างด้วยความมั่นใจ

หากลูกค้าโต้ตอบกลับ ให้ถามคำถามปลายเปิดเพื่อทำความเข้าใจว่าทำไม คำตอบของพวกเขาจะช่วยให้คุณประเมินได้ว่าควรการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยหรือไม่ หรือพวกเขากำลังมองหาบางสิ่งที่คุณไม่สามารถ (หรือไม่ควร) รองรับได้

• ตัวอย่าง: "คุณช่วยเล่าเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการชําระเงินทั่วไปให้คุณได้ไหม"
  

ค้นหาจุดร่วม แต่ปกป้องตัวเอง

หากพวกเขาขอเงื่อนไขแบบขยายระยะเวลา ให้ดูว่าคุณสามารถประนีประนอมได้หรือไม่ เช่น การขอให้วางมัดจำบางส่วน การทำเช่นนี้จะแสดงให้เห็นว่าคุณยอมพบกันครึ่งทาง แต่จะไม่แบกรับความเสี่ยงทั้งหมด

• ตัวอย่าง: "เราจะขยายกําหนดเวลาออกไปได้ 45 วัน แต่เราจะต้องได้รับเงินล่วงหน้า 20%"
  

รู้เวลาที่จะต้องหนักแน่น

คุณสามารถปฏิเสธได้ หากรู้สึกว่าคำขอไม่ถูกต้อง โดยเฉพาะกับลูกค้าใหม่หรือ ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าสูง

• ตัวอย่าง: "เราจําเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดเหล่านี้เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามกําหนด มาตรวจสอบกันและดูว่าเราจะตกลงกันได้ไหมนะครับ/คะ"
  

บันทึกทุกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร

โปรดบันทึกข้อมูลทุกรายการที่คุณยอมรับในสัญญาการให้บริการหรือใบแจ้งหนี้ วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความสับสนและทําให้คุณและลูกค้ามีหลักฐานอ้างอิงเป็นรูปธรรม