Les conditions de paiement sont les conditions convenues entre un client et un vendeur concernant le moment et la manière dont le client doit effectuer les paiements pour des biens ou des services. Ces conditions définissent les attentes des deux parties et décrivent des détails tels que le calendrier et le moyen de paiement, ainsi que les remises potentielles en cas de paiement anticipé ou les pénalités en cas de retard de paiement. Les factures impayées sont un problème pour les entreprises du monde entier. Par exemple, les retards de paiement ont coûté aux petites entreprises du Royaume-Uni environ 1,6 milliard £ en 2023. Des conditions de paiement strictes peuvent contribuer à éviter que les factures ne soient réglées en retard.

Ci-dessous, nous vous expliquerons ce que signifient des conditions de paiement standard, comment choisir et personnaliser les conditions de paiement pour vos clients et comment en parler avec vos clients.

Sommaire de cet article

• Les conditions de paiement courantes et ce qu’elles signifient
  
• Comment choisir des conditions de paiement qui vous conviennent, à vous et à vos clients
  
• Faut-il personnaliser les conditions de paiement pour différents clients ou projets ?
  
• Comment discuter des conditions de paiement avec les clients et que faut-il faire s’ils refusent ?
  

Les conditions de paiement courantes et ce qu’elles signifient

Voici les modalités de paiement les plus courantes, et ce qu’elles signifient :

• 30 jours, 45 jours et 60 jours : Le paiement est exigible dans un délai spécifié après la date de facture. Par exemple, « 30 jours » signifie que le client doit payer dans les 30 jours suivant la réception de la facture.

• 30 jours 2/10 : Le paiement est dû dans les 30 jours suivant la réception de la facture. Si le client paie dans les 10 jours, il bénéficie d’une réduction de 2 %.

• Dû à la réception : Le paiement est exigible dès réception de la facture.

• Contre remboursement : Le paiement est exigible au moment de la livraison des biens ou des services. Cela s’applique souvent aux biens physiques plutôt qu’aux services.

• Fin de mois : Le paiement est exigible à la fin du mois au cours duquel la facture est émise, quelle que soit la date de facturation.

• 15 du mois suivant : Le paiement est exigible le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel la facture a été émise. Par exemple, une facture datée du 20 avril serait due le 15 mai.

• Paiement anticipé ou acompte : Une partie ou la totalité du paiement est due à l’avance. Cette modalité est souvent nécessaire avant le début d’un service ou d’une commande, en particulier pour les articles personnalisés ou de grande valeur.

• 50 % à l’avance, 50 % à la livraison : Le paiement est divisé en plusieurs étapes, 50 % étant dues avant le début des travaux et 50 % à la livraison. Cette modalité est souvent utilisée pour des projets plus importants ou plus complexes.

• Compte mensuel net : Le paiement est exigible à la fin du mois suivant la date de facturation. Par exemple, une facture datée du 23 mars serait due le 30 avril.

• Paiement de la ligne de crédit : Le paiement est effectué selon un contrat de crédit préétabli, par lequel les factures peuvent être payées sur une plus longue durée aux conditions convenues.

Comment choisir des conditions de paiement qui vous conviennent, à vous et à vos clients

Choisir les bonnes conditions de paiement revient à trouver un équilibre entre les besoins de votre entreprise et l’expérience de paiement de votre client. Définissez des conditions qui conviennent aux deux parties :

• Commencez par vos besoins de trésorerie : Déterminez le délai auquel vous avez besoin de liquidités pour que vos opérations continuent de fonctionner. Si les flux de trésorerie sont serrés, des durées plus courtes, telles que 15 jours, pourraient être idéales. Mais si vous pouvez vous permettre plus de souplesse, 30 jours ou 60 jours peuvent se justifier pleinement, surtout si cela convient mieux aux calendriers de vos clients.

• Analysez le rythme de paiement de votre client : Les grandes entreprises ont souvent des cycles de facturation stricts et peuvent préférer un délai plus long, comme 60 jours ou 90 jours. Les petites entreprises, en revanche, s’accommodent mieux de durées plus courtes, mais peuvent également avoir besoin de souplesse si elles sont à court de liquidités.

• Offrez des remises pour paiement anticipé : Encouragez les paiements rapides en offrant des remises pour les paiements anticipés, tels que 30 jours 2/10 (2 % de remise si le paiement est effectué dans les 10 jours). Avant de le faire, assurez-vous que le paiement anticipé profitera suffisamment à votre entreprise pour que cela en vaille la peine.

• Fractionnez les paiements pour les grands projets : Fractionnez les paiements en versements échelonnés pour les projets importants, par exemple « 50 % au départ, 25 % à mi-parcours et 25 % à l’achèvement ». Cela permet de maintenir la trésorerie tout au long du projet et de minimiser le risque d’une facture impayée importante à la fin.

• Parlez avec vos clients et faites preuve de souplesse : Discutez ouvertement des conditions avant de finaliser. Ajuster les conditions en fonction du cycle d’un client peut renforcer vos relations et le fidéliser. Si votre client veut 60 jours et que vous préférez 30 jours, envisagez un compromis à 45 jours.

• Ajoutez des frais de retard pour des questions de sécurité : Des frais de retard (par exemple, 1 % à 2 % par mois) peuvent encourager le paiement en temps opportun. Assurez-vous de communiquer les frais de retard à l’avance afin qu’ils ne surprennent pas les clients.

• Renseignez-vous sur les normes de l’industrie : Chaque industrie a sa propre norme. Le secteur de la construction, par exemple, opte souvent pour des durées plus longues, tandis que le commerce de détail préfère des durées plus courtes ou le contre remboursement. Suivre les normes de l’industrie peut aider vos clients à s'ajuster.

• Ajustez les conditions en fonction de votre relation : Des conditions plus généreuses pour les clients ayant un solide historique de paiement peuvent contribuer à les fidéliser. Des conditions plus strictes, comme un paiement anticipé partiel ou des délais plus courts, peuvent être une bonne idée pour les clients à risque élevé jusqu’à ce que vous ayez établi une relation de confiance.

Faut-il personnaliser les conditions de paiement pour différents clients ou projets ?

La personnalisation des conditions peut faciliter la gestion des paiements pour vos clients et vous aider à être payé à temps, alors pensez-y lorsque cela ne complique pas trop la situation de votre entreprise. Voici quand cela fonctionne le mieux et comment éviter de vous compliquer la tâche :

• Établissez des conditions adaptées au rythme de paiement de votre client : Les grandes entreprises peuvent avoir des calendriers de facturation fixes et préférer des durées plus longues, telles que 60 ou 90 jours, tandis que les petites entreprises apprécient souvent des durées plus courtes, telles que 15 ou 30 jours. En fixant des conditions adaptées aux habitudes de paiement de vos clients, vous leur permettrez de vous payer plus facilement et à temps, sans surprise.

• Tenez compte de la portée du projet : Pour les grands projets, le fait de fractionner les paiements en plusieurs étapes peut vous permettre de continuer à recevoir de l’argent pendant que vous travaillez, de sorte que vous n’avez pas à attendre la somme totale à la fin.

• Équilibrez souplesse et cohérence : Faites preuve de souplesse dans la mesure du possible, mais gardez votre système simple. Si un client a régulièrement besoin de plus de temps, vous pouvez créer un plan personnalisé qui vous convienne à tous les deux. Trop de variations peuvent rendre les choses compliquées, alors tenez-vous-en à quelques options claires qui couvrent la plupart des situations.

• Mettez en place un filet de sécurité pour les nouveaux clients : Vous pouvez opter pour des durées plus courtes ou exiger un dépôt à l’avance pour les clients avec lesquels vous n’avez jamais travaillé auparavant. Une fois que vous avez établi la confiance, vous pouvez envisager d’ajuster les conditions pour mieux répondre à leurs besoins.

• Savoir dire non : Parfois, la personnalisation des termes n’en vaut pas la peine si elle met trop de pression sur votre entreprise. Il n’y a pas de mal à conserver les conditions standard ou à négocier si la demande d’un client semble risquée.

Comment discuter des conditions de paiement avec les clients et que faut-il faire s’ils refusent ?

Il est plus facile de parler des modalités de paiement lorsque vous êtes franc et confiant dans votre approche. La plupart des clients apprécieront de savoir à quoi s’attendre, et pour ceux qui ont des objections, il peut être très utile de faire preuve de souplesse et de rechercher un compromis, tant que cela fonctionne toujours pour votre entreprise.

Voici comment aborder naturellement les conditions de paiement et gérer les réticences :

Commencez par la clarté, pas par des excuses

Lorsque vous évoquez les conditions de paiement, énoncez-les clairement sans vous excuser ni faire comme si elles étaient négociables. Cela permet à vos clients de savoir que ces conditions sont normales et attendues.

• Exemple : « Pour votre information, nos conditions standard sont à 30 jours, ce qui signifie que le paiement est dû 30 jours après la date de facturation. »
  

Expliquez le « pourquoi » de vos conditions

Si un client pose des questions sur vos conditions, répondez-y de manière simple. La plupart des clients comprennent qu’un paiement rapide vous aide à faire avancer les projets et à contrôler les coûts.

• Exemple : « Nous utilisons ces conditions pour maintenir un flux de trésorerie stable afin que nous puissions nous concentrer sur la qualité du service. »
  

Proposez des options

Si vous sentez qu’un client pourrait avoir besoin de souplesse, mentionnez-le dès le départ sans en faire la pratique par défaut. Cela montre que vous êtes ouvert et souhaitez travailler avec lui, mais dans des limites raisonnables.

• Exemple : « Pour les projets de plus grande envergure, nous divisons parfois les paiements en plusieurs échelonnements, par exemple 50 % en amont et 50 % à la fin, afin que tout se passe bien. »
  

Répondez aux réticences en toute confiance

Si un client émet des objections, posez-lui des questions ouvertes pour comprendre pourquoi. Leur réponse vous aidera à évaluer si un léger ajustement est réalisable ou s’il recherche quelque chose que vous ne pouvez pas (ou ne devriez pas) proposer.

• Exemple : « Pouvez-vous m’en dire plus sur votre processus de paiement habituel ? »
  

Trouvez un terrain d’entente, mais protégez-vous

Si le client demande des délais prolongés, voyez si vous pouvez vous permettre un compromis, comme un versement partiel. Cela montre que vous êtes prêt à faire des concessions, mais sans prendre tous les risques.

• Exemple : « Nous pouvons étendre le délai à 45 jours, mais nous aurions besoin de 20 % à l’avance pour commencer. »
  

Savoir quand tenir bon

Vous pouvez dire non si la demande ne vous convient pas, surtout s’il s’agit de nouveaux clients ou de factures plus importantes.

• Exemple : « Pour nous assurer que tout se passe bien, nous devons nous en tenir à ces conditions. Examinons-les ensemble et voyons si nous pouvons faire en sorte que cela fonctionne.
  

Mettez tout par écrit

Assurez-vous de documenter tout ce sur quoi vous êtes d’accord dans votre contrat ou votre facture. Cela permet d’éviter toute confusion et de vous donner, à vous et à votre client, quelque chose de concret auquel vous référer.