Zahlungsbedingungen sind die Bedingungen, die Kunde und Verkäufer über den Zeitpunkt und die Art und Weise der Bezahlung für Waren oder Dienstleistungen vereinbaren. Sie klären die Erwartungshaltung beider Parteien und enthalten Details wie den Zeitplan und die Zahlungsmethode sowie mögliche Rabatte für vorzeitige Zahlungen bzw. Strafen für verspätete Zahlungen. Säumige Zahlungen sind ein Problem für Unternehmen weltweit. So kostete Zahlungsverzug kleine Unternehmen im Vereinigten Königreich 2023 ca. 1,6 Mrd. GBP. Strenge Zahlungsfristen können dazu beitragen, überfällige Rechnungen zu vermeiden.

Hier wird erläutert, was Standardzahlungsbedingungen bedeuten, wie Sie Zahlungsbedingungen festlegen und individuell anpassen und wie Sie Ihre Zahlungsbedingungen kommunizieren können.

Inhalt

• Gängige Zahlungsbedingungen und ihre Bedeutung
  
• Kundenspezifische Zahlungsbedingungen
  
• Sinnhaftigkeit projekt- und kundenspezifischer Zahlungsbedingungen
  
• Kommunikation und Durchsetzung von Zahlungsbedingungen
  

Gängige Zahlungsmodalitäten und ihre Bedeutung

Hier einige gängige Zahlungsbedingungen und ihre Bedeutung:

• Netto 30, netto 45 und netto 60: Die Zahlung ist nach einer bestimmten Anzahl von Tagen ab dem Rechnungsdatum fällig. „Netto 30“ bedeutet beispielsweise, dass de Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung zahlbar ist.

• 2/10, netto 30: Die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung fällig. Zahlt der Kunde innerhalb von 10 Tagen, erhält er 2 % Skonto.

• Fällig bei Erhalt: Die Zahlung ist fällig, sobald die Rechnung eingeht.

• Nachnahme: Die Zahlung ist zum Zeitpunkt der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen fällig. Per Nachnahme werden vor allem Waren geliefert, Dienstleistungen eher selten.

• Monatsende (EOM): Die Zahlung ist unabhängig vom Rechnungsdatum zum Ende desjenigen Monats fällig, in dem die Rechnung ausgestellt wird.

• 15 MFI (Folgemonat): Die Zahlung ist am 15. des auf die Rechnungstellung folgenden Monats fällig. Eine Rechnung vom 20. April ist also zum Beispiel am 15. Mai fällig.

• Vorkasse oder Vorauszahlung: Die Zahlung ist ganz oder teilweise im Voraus fällig. Also z. B. bevor eine Dienstleistung beginnt; diese Variante ist insbesondere bei Einzelanfertigungen und hochwertigen Artikeln beliebt.

• 50 % im Voraus, 50 % bei Lieferung: Die Zahlung wird aufgeteilt, wobei 50 % vor der Arbeitsaufnahme und 50 % bei Lieferung fällig sind. Diese Variante wird gerne bei großen und komplexen Projekten verwendet.

• Monatliches Nettokonto: Die Zahlung ist am Ende des auf das Rechnungsdatum folgenden Monats fällig. Eine Rechnung vom 23. März ist hier also zum Beispiel am 30. April fällig.

• Kreditlinien: Die Bezahlung erfolgt nach einem zuvor vereinbarten Kreditvertrag, sodass die Rechnung über einen längeren Zeitraum zu vereinbarten Konditionen beglichen werden kann.

Kundenspezifische Zahlungsbedingungen

Bei der Wahl der Zahlungsbedingungen kommt es darauf an, Ihre eigenen Anforderungen mit den Zahlungserfahrungen der Gegenseite in Einklang zu bringen. Legen Sie Bedingungen fest, die für beide Seiten funktionieren:

• Eigenen Liquiditätsbedarf ermitteln: Entscheiden Sie, wie schnell Sie Bargeld benötigen, um Ihren Betrieb am Laufen zu halten. Wenn der Cashflow knapp ist, sind ggf. kürzere Zahlungsfristen wie netto 15 am besten. Wenn Sie sich mehr Flexibilität leisten können, sind je nach Kundenanforderungen möglicherweise netto 30 oder netto 60 sinnvoller.

• Zahlungsrhythmus ermitteln: Größere Unternehmen befolgen oft strikte Abrechnungszyklen und bevorzugen daher meist längere Zahlungsfristen wie netto 60 oder netto 90. Kleine Unternehmen können dagegen oft auch kürzere Zahlungsfristen bewältigen, brauchen aber auch mehr Flexibilität, wenn sie knapp bei Kasse sind.

• Skonti für vorzeitige Zahlungen anbieten: Schaffen Sie mit Rabatten Anreize für schnelle Zahlungen wie 2/10, netto 30 (2 % Skonto bei Zahlung in 10 Tagen). Stellen Sie aber im Vorfeld sicher, dass die vorzeitige Zahlung Ihrem Unternehmen so viele Vorteile bietet, dass sich das tatsächlich lohnt.

• Zahlungen für große Projekte aufteilen: Teilen Sie Zahlungen für größere Projekte in mehrere Raten wie „50 % im Voraus, 25 % in der Projektmitte und 25 % nach Fertigstellung“ auf. Das sorgt für kontinuierliche Liquidität und minimiert das Risiko hoher unbezahlter Rechnungen.

• Kommunizieren und flexibel bleiben: Diskutieren Sie die Bedingungen offen, bevor Sie sie fest vereinbaren. Wenn Sie sich an den Kundenrhythmus anpassen, kann das die gegenseitige Beziehung und die Kundentreue stärken. Wenn sich Ihr Kunde netto 60 wünscht und Sie netto 30 bevorzugen, können Sie sich in der Mitte bei netto 45 treffen.

• Säumnisgebühr androhen: Säumnisgebühren (z. B. 1–2 % pro Monat) können die Zahlungspünktlichkeit fördern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Säumnisgebühren im Vorfeld kommunizieren, damit es keine bösen Überraschungen gibt.

• Branchengepflogenheiten berücksichtigen: Jede Branche hat eigene Standards. Im Baugewerbe sind die Zahlungsfristen zum Beispiel oft länger, während im Einzelhandel kürzere Laufzeiten und Nachnahmezahlungen üblich sind. Die Anwendung von Branchenstandards macht es Ihren Kunden leichter.

• Zahlungsbedingungen an Kundenbeziehung anpassen: Mit großzügigeren Konditionen können Sie Kunden für ihre Zahlungsmoral belohnen. Strengere Bedingungen wie Anzahlungen und knappe Fristen sind dagegen vor allem bei Kunden mit höherem Risiko zu empfehlen, bis Sie Vertrauen aufgebaut haben.

Sinnhaftigkeit projekt- und kundenspezifischer Zahlungsbedingungen

Die Anpassung der Geschäftsbedingungen kann es Ihren Kunden und Kundinnen einfacher machen und Ihnen dabei helfen, pünktlich bezahlt zu werden. Denken Sie daran, wenn es die Sache nicht übermäßig kompliziert macht. Hier erfahren Sie, wann es am besten funktioniert und unkompliziert bleibt:

• Zahlungsbedingungen an Zahlungsmethode anpassen: Größere Unternehmen befolgen oft feste Abrechnungspläne und bevorzugen daher längere Zahlungsfristen wie 60 oder 90 Tage, während kleinere Unternehmen oft kürzere Laufzeiten wie 15 oder 30 Tage zu schätzen wissen. Wenn Sie die kundenspezifischen Zahlungsgewohnheiten berücksichtigen, begünstigt das die Zahlungspünktlichkeit und verhindert unangenehme Überraschungen.

• Projektumfang berücksichtigen: Bei großen Projekten kann die Aufteilung in mehrere Raten dazu führen, dass bereits während der laufenden Arbeiten Geld eingeht und Sie am Ende nicht auf die komplette Zahlung warten müssen.

• Flexibilität und Konsequenz in Einklang bringen: Seien Sie bei Bedarf flexibel, aber machen Sie es sich auch nicht zu kompliziert. Wenn ein Kunde regelmäßig um Aufschub bittet, können Sie einen individuellen Zahlungsplan aufstellen, der für beide Seiten funktioniert. Doch zu viele Varianten können auch Chaos verursachen. Beschränken Sie sich also auf einige wenige verständliche Alternativen, die die meisten Fälle abdecken.

• Sicherheitsnetz für Neukunden aufspannen: Bei Kunden, mit denen Sie noch nicht zusammengearbeitet haben, können Sie sich für kurze Zahlungsfristen entscheiden oder eine Anzahlung verlangen. Sobald Sie Vertrauen aufgebaut haben, können Sie die Bedingungen stärker an die Kundenbedürfnisse anpassen.

• Im richtigen Moment Nein sagen: Manchmal lohnt es sich nicht, Konditionen anzubieten, die Ihr Unternehmen über Gebühr belasten. Es ist völlig in Ordnung, Standardbedingungen anzulegen oder zu verhandeln, wenn Ihnen das Risiko zu hoch vorkommt.

Kommunikation und Durchsetzung von Zahlungsbedingungen

Es ist einfacher, über Zahlungsbedingungen zu sprechen, wenn Sie ehrlich sind und ihrem Ansatz vertrauen. Die meisten Kunden wissen gerne, was sie erwartet. Und bei Einwänden sind Flexibilität und Kompromissbereitschaft zu empfehlen – solange diese für Ihr Unternehmen funktionieren.

Hier erfahren Sie, wie Sie Zahlungsbedingungen ganz ungezwungen kommunizieren und Einwänden begegnen können:

Klar kommunizieren, keine Entschuldigungen

Kommunizieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen unmissverständlich und ohne sich zu entschuldigen oder sie als verhandelbar darzustellen. So weiß Ihr Gegenüber, dass sie völlig normal sind und erwartet werden.

• Beispiel: „Nur zur Sicherheit: Unsere Zahlungsfrist ist netto 30, sodass die Zahlung 30 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig ist.“
  

Zahlungsbedingungen begründen

Werden Ihre Bedingungen in Frage stellt, kommunizieren Sie klar und deutlich. Die meisten Kunden verstehen, dass eine zügige Zahlung das Projekt begünstigt und Kosten spart.

• Beispiel: „Mit dieser Zahlungsfrist sorgen wir für einen stabilen Cashflow, damit wir uns ganz auf unseren Service konzentrieren können.“
  

Alternativen anbieten

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Flexibilität verlangt wird, gehen Sie darauf ein, bleiben Sie aber Ihren Regeln treu. So zeigen Sie, dass Sie im Rahmen des Zumutbaren offen für eine Zusammenarbeit sind.

• Beispiel: „Bei größeren Projekten bieten wir manchmal auch Ratenzahlungen an, damit alles reibungslos abläuft – zum Beispiel 50 % im Voraus und 50 % am Ende.“
  

Einwänden begegnen

Einwänden begegnen Sie am besten mit offenen Rückfragen. So können Sie abschätzen, ob eine leichte Anpassung sinnvoll ist oder ob Sie schlichtweg der falsche Ansprechpartner sind.

• Beispiel: „Können Sie mir Ihren Zahlungsablauf erläutern?“
  

Kompromisse finden, aber eigene Interessen wahren

Wenn längere Zahlungsfristen verlangt werden, prüfen Sie, ob ggf. ein Kompromiss wie eine Anzahlung auch für Sie noch sinnvoll ist. So zeigen Sie, dass Sie offen für Kompromisse sind, aber nicht das ganze Risiko allein tragen wollen.

• Beispiel: „Wir können die Zahlungsfrist auf 45 Tage verlängern, bräuchten dann aber 20 % im Voraus, damit wir loslegen können.“
  

Im richtigen Moment konsequent bleiben

Sagen Sie ruhig mal Nein, wenn Sie Bedenken haben – insbesondere bei Neukunden und hohen Rechnungsbeträgen.

• Beispiel: „Damit es klappt, müssen wir auf diesen Bedingungen beharren. Wir können Sie ja gemeinsam prüfen und sehen, ob es für beide Seiten funktioniert.“
  

Alles schriftlich festhalten

Dokumentieren Sie alles, was Sie in Verträgen und Rechnungen vereinbaren. Das beugt Missverständnissen vor und schafft eine verlässliche Grundlage für alle Beteiligten.