报价单是卖方向潜在买方提供的一份正式声明，概述了特定商品或服务的价格。报价单通常包括有关项目或服务的详细信息、定价条款、数量、交货时间表和付款条款。报价单通常在指定期间内有效，允许买方决定是否继续购买。

下面，我们将解释报价单应包含哪些信息、如何创建专业报价单以及 Stripe 如何帮助您管理报价单。

本文内容

• 报价单应包括哪些信息？
  
• 报价单与估价有何不同？
  
• 如何创建专业的报价单？
  
• 如何处理报价单的修改？
  
• Stripe 如何帮助管理报价单
  

报价单应包括哪些信息？

报价单通常由潜在买家征求。买家将寻找特定的细节来为他们的决定提供信息。包括以下内容：

• 项目描述： 有关商品或服务的详细信息

• 定价： 单价、总费用以及任何适用的折扣或税费

• 数量： 商品数量或涵盖的服务范围

• 有效期： 报价单有效的时间范围

• 交货详情： 交付或完成服务的预期时间表和条件

• 付款条款： 接受的支付方式、到期日和所需的存款

• 其他条款： 任何特殊条件、保证或排除条款

报价单与估价有何不同？

报价单和估价都为潜在买家提供了定价信息，但它们在商业交易中的作用略有不同。

报价单是正式的固定报价，指定了商品或服务的确切费用。这些数字通常具有约束力：一旦买方接受它们，卖方就有义务按报价单交付货物或服务。提供的价格是准确的，并且基于对工作范围或规格的透彻理解，该文件包括数量、付款条款和交货时间表等综合条款。报价单最适合工作范围或要求明确的情况。

相比之下，估价是对商品或服务成本的近似计算或粗略概念。这些数字通常不具有约束力；最终成本可能会因意外因素或范围变化而发生变化。所包含的数字不太精确，通常基于初步或不完整的信息，并且文件可能不包括详细条款。估价通常用于早期阶段，此时项目或需求仍需完全定义。

如何创建专业的报价单？

报价单应直接、有吸引力，并根据客户需求定制。在起草报价单之前，请确保您了解客户的目标。例如，如果他们订购椅子，优先考虑的是风格、耐用性还是价格？如果您提供服务，对他们来说最重要的结果是什么？在报价单中表明您了解这些偏好。例如，您可以说：

• “您好，[客户姓名]，感谢您给我们机会帮助解决[特定需求]。根据您的优先事项，我准备了这份报价单来满足您的需求。
  

提及您讨论过的具体细节也是明智之举。例如，您可以这样写：

• “我们根据您对共享工作空间高耐用性的需求选择了这些材料。”
  

您还应该愿意调整您的条款和条件以满足客户的需求。例如，您可以提及：

• “包括交货费用，预计在确认后的五个工作日内到货。”

• “如果您想讨论特定的付款时间表，我们很乐意满足。”

使用逻辑结构概述报价单的详细信息。包括您所提供的关键项目或服务的简明扼要的项目符号摘要、解释它们如何解决客户特定需求的简短说明，以及一份成本明细表。结构可能如下所示：

人体工学办公椅（10 把）： 这些椅子旨在提高长时间工作
的舒适度。

组装服务： 我们的团队将负责安装，为您节省时间。

这些椅子符合您的预算，同时提供出色的支撑，满足您团队的健康目标。

在价格表下方的空白处说明您的产品或服务物有所值的原因。以下是一个示例：

• “该解决方案不仅符合您的预算，还包括三年保修和当天组装服务，以最大程度减少停机时间。”
  

最后，当您签字时，避免使用诸如“请确认接受”之类的笼统短语。相反，让潜在客户更容易同意：

• “如果您想继续推进，请回复此电子邮件或致电[电话号码]与我联系。您准备好后我们即可开始。”
  

如果有截止日期，请将其视为机会：

• “此定价在[日期]之前有效。因此，如果您在该日期前确认，我们将为您锁定价格。”
  

发送报价单后，在跟进中提供价值主张，例如：

• “只是想与您联系，看看您是否对报价单有任何疑问 — 如果需要，我很乐意带您梳理一遍。”

• “如果有任何需要调整的地方，请告诉我。我很乐意重新审视细节。”

这让后续服务感觉像是您已经提供的服务的延续。

如何处理报价单的修改？

修改报价单是一个向客户展示您灵活、细心和站在他们一边的机会。下面介绍了如何更改报价单。

以同理心开始

当客户要求更改时，承认他们可能正在努力平衡自身需求、预算或时间安排。以“我们在此为您解决问题”的语气回应。例如，您可以这样写：

• “感谢您回复我并提供您的反馈。我完全理解优先事项的变化，我很乐意调整此报价单以更好地满足您当前的需求。
  

这样可以营造一种合作的氛围，并让客户确信您正在关注。

明确修订内容

有时，客户并不能 100% 清楚他们想要调整什么。了解详细信息是您的工作。提出有思想的开放式问题，例如：

• “更改是否与总体预算、具体项目或时间有关？”

• “您是否希望我探索任何节省成本的方案，或者您正在考虑任何特定的附加组件？”

这可以避免失误，并展示您在制定适合客户的解决方案方面的投资。

解释更改原因

如果修改导致不同的价格或时间表，解释原因，让人感觉是有意为之。以下是一个示例：

• “在您的订单中增加 5 个单位可将单位成本降低 10%，使新的总额达到 3,250 美元。这是每单位更好的价格，尽管由于库存交货时间，它将交货时间延长两天。
  

这清楚地表明您是在对他们有利地微调交易，而不是随意调整数字。

突出显示调整内容

客户最不想做的就是寻找文档中的更改。用粗体字、注释或文档顶部的简短摘要提醒人们注意您所做的修改，例如：

• “修订内容：数量更新为 20 单位，调整总价，新的交付时间为 12 月 20 日。”
  

给文件起一个明确无误的名称，例如“Quotation-123-Rev2”，这样便于参考，而且很明显它是修订后的报价单。

将修改转化为机会

修订是加强客户关系和追加销售（如果合适）的黄金机会。例如，如果客户减少了订单规模，您可以说：

• “我理解您为适应预算调整了数量 — 这是合理的。如您所知，如果您的需求将来增长，我们可以对重复订单提供相同的折扣。”
  

如果他们的订单规模增加，您可以推荐补充商品或服务：

• “由于您订购量增加，可能值得考虑[附加商品]。我很乐意以折扣价包含在内。”
  

这将基调从被动反应转变为主动出击，并表明您在为他们的利益提前考虑。

在沟通中保持人性化

发送个性化更新，而不是仅附带干巴巴的“这是更新”消息的修订文件。例如，您可以说：

• “您好，[姓名]，这是根据我们讨论的更改更新的报价单。我调整了价格以反映较大的订单，并提供了更快的发货选项，因为我知道时间很紧。如果还有什么需要我调整的，请告诉我！
  

这样可以减少交易流程的负担，增强协作性。

有目的的跟进

发送修改后的报价单后，要有目的地跟进。不要说“您收到更新了吗？”，试着说：

• “您好，[姓名]，我想检查一下，以确保修订后的报价单符合您的需求。如果还有其他需要澄清或调整的，请告诉我。我随时为您提供帮助。”
  

这样可以保持对话的活跃性，并将您定位为可靠的合作伙伴。

Stripe 如何帮助管理报价单

Stripe 使您能够创建和管理报价单。以下是它如何帮助您的业务：

• 借助 Stripe，您可以为客户起草详细的报价单和估价，其中包括针对一次性和经常性费用的任何适用折扣或税费。一旦最终确定，这些报价单可以直接发送给客户。

• 客户接受报价单后，Stripe 可以将其转换为账单或订阅。这种集成创造了从提案到付款的平稳过渡。

• 您可以使用 Stripe 跟踪每个报价单的状态，从草稿到最终确定、接受或取消。这种可见性有助于您管理客户互动，了解每个潜在销售在流程中的位置。

• 您可以使用自定义标题、页脚和备忘自定义 Stripe 报价单，以匹配您的品牌并满足特定的客户需求。这为您的通信增添了个性化色彩。

• Stripe Quotes 与其他解决方案集成，包括 Billing 和 Invoicing。这为管理整个报价单到收款流程中的客户交易创建了一个一体化的平台。