ใบเสนอราคาคือคําแถลงอย่างเป็นทางการจากผู้ขายถึงผู้ที่มีโอกาสเป็นผู้ซื้อ ซึ่งระบุราคาสําหรับสินค้าหรือบริการที่เฉพาะเจาะจง ใบเสนอราคามักจะประกอบด้วยข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ เงื่อนไขค่าบริการ จํานวน กําหนดการจัดส่ง และเงื่อนไขการชําระเงิน ใบเสนอราคามักจะใช้ได้ในช่วงเวลาที่กําหนด และช่วยให้ผู้ซื้อตัดสินใจได้ว่าจะดําเนินการซื้อต่อหรือไม่

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าใบเสนอราคาควรมีข้อมูลใดบ้าง วิธีสร้างใบเสนอราคาแบบมืออาชีพ และวิธีที่ Stripe จะช่วยคุณจัดการใบเสนอราคาได้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบเสนอราคาควรมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• ใบเสนอราคาแตกต่างจากการประมาณการอย่างไร
  
• คุณจะสร้างใบเสนอราคาแบบมืออาชีพได้อย่างไร
  
• คุณควรจัดการกับการแก้ไขใบเสนอราคาอย่างไร
  
• วิธีที่ Stripe จะช่วยจัดการใบเสนอราคา
  

ใบเสนอราคาควรมีข้อมูลอะไรบ้าง

ผู้ที่มีโอกาสเป็นผู้ซื้อมักจะร้องขอใบเสนอราคา ผู้ซื้อจะมองหารายละเอียดเฉพาะเพื่อประกอบการตัดสินใจ ประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• รายละเอียดสินค้า: ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ

• ค่าบริการ: ราคาต่อหน่วย ต้นทุนรวม และส่วนลดหรือภาษีที่เกี่ยวข้อง

• ปริมาณ: จํานวนสินค้าหรือขอบเขตบริการที่ครอบคลุม

• ระยะเวลาที่ใช้ได้: กรอบเวลาที่ราคาที่เสนอมีผลบังคับใช้

• รายละเอียดการจัดส่ง: ลําดับเวลาและเงื่อนไขที่คาดการณ์สําหรับการจัดส่งหรือการให้บริการเสร็จสมบูรณ์

• เงื่อนไขการชําระเงิน: วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ วันครบกําหนด และยอดเงินที่ต้องฝากเข้าบัญชี

• ข้อกําหนดอื่นๆ: เงื่อนไข การรับประกัน หรือข้อยกเว้นพิเศษใดๆ

ใบเสนอราคาแตกต่างจากการประมาณการอย่างไร

ทั้งใบเสนอราคาและการประมาณราคาจะให้ข้อมูลราคาแก่ผู้ที่มีโอกาสเป็นผู้ซื้อ แต่มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันเล็กน้อยในการทําธุรกรรมทางธุรกิจ

ใบเสนอราคาเป็นข้อเสนอคงที่ที่เป็นทางการซึ่งระบุต้นทุนที่แน่นอนของสินค้าหรือบริการ โดยปกติแล้วตัวเลขเหล่านี้จะมีผลผูกพัน กล่าวคือ เมื่อผู้ซื้อยอมรับแล้ว ผู้ขายจะมีภาระผูกพันในการส่งมอบสินค้าหรือบริการในราคาที่เสนอมา ราคาที่เสนอนั้นถูกต้องและอิงตามความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับขอบเขตของงานหรือข้อกําหนดต่างๆ โดยเอกสารมีข้อกําหนดที่ครอบคลุม เช่น จํานวน เงื่อนไขการชําระเงิน และกําหนดการส่งมอบ ใบเสนอราคาเหมาะที่สุดสําหรับสถานการณ์ที่มีการกําหนดขอบเขตของงานหรือข้อกําหนดไว้อย่างดี

ในทางตรงกันข้าม การประมาณการเป็นการคํานวณโดยประมาณหรือแนวคิดคร่าวๆ เกี่ยวกับต้นทุนสินค้าหรือบริการ ตัวเลขเหล่านี้โดยทั่วไปไม่มีผลผูกพัน ค่าใช้จ่ายขั้นสุดท้ายอาจเปลี่ยนแปลงไปตามปัจจัยที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้หรือการเปลี่ยนแปลงขอบเขต ตัวเลขที่รวมอยู่มีความแม่นยําน้อยกว่าและมักอิงตามข้อมูลเบื้องต้นหรือข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ และเอกสารอาจไม่มีข้อกําหนดโดยละเอียด การประมาณการมักใช้ในระยะแรกเมื่อโครงการหรือข้อกําหนดยังคงต้องได้รับการกําหนดอย่างสมบูรณ์

คุณจะสร้างใบเสนอราคาแบบมืออาชีพได้อย่างไร

ใบเสนอราคาควรตรงไปตรงมา น่าดึงดูดใจ และปรับแต่งให้เหมาะกับลูกค้าของคุณ ก่อนที่คุณจะร่างใบเสนอราคา โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจเป้าหมายของลูกค้า ตัวอย่างเช่น หากสั่งซื้อเก้าอี้ อะไรสําคัญที่สุด เช่น สไตล์ ความทนทาน หรือราคา หากคุณเสนอบริการ ผลลัพธ์ใดสําคัญที่สุดสําหรับพวกเขา แสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจความต้องการเหล่านี้ในใบเสนอราคาของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า:

• "สวัสดี คุณ [ชื่อลูกค้า] ขอบคุณที่ให้โอกาสเราช่วยเหลือเรื่อง[ความต้องการเฉพาะ] เราได้เตรียมใบเสนอราคานี้เพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ โดยอิงตามลำดับความสำคัญของคุณ"
  

นอกจากนี้ คุณควรพูดถึงรายละเอียดเฉพาะที่คุณเคยหารือกันไว้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียน:

• "เราเลือกวัสดุเหล่านี้ตามความต้องการของคุณสําหรับความทนทานสูงในพื้นที่ทํางานที่ใช้ร่วมกัน"
  

นอกจากนี้ คุณควรยินดีที่จะปรับข้อกําหนดและเงื่อนไขของคุณให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดถึง:

• "รวมการจัดส่งแล้ว และคุณจะได้รับสินค้าภายใน 5 วันทําการหลังจากการยืนยัน"

• "หากมีกําหนดการชําระเงินที่เฉพาะเจาะจงที่คุณต้องการหารือ เรายินดีช่วยเหลือ"

ใช้โครงสร้างเชิงตรรกะเพื่อร่างรายละเอียดของใบเสนอราคา ใส่ข้อมูลสรุปรายการสําคัญหรือบริการ ที่คุณนําเสนอเป็นสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่กระชับ หมายเหตุสั้นๆ ที่อธิบายวิธีแก้ปัญหาความต้องการเฉพาะของลูกค้า และตารางที่แจกแจงค่าใช้จ่าย โครงสร้างอาจมีลักษณะดังนี้

*เก้าอี้สํานักงานตามหลักสรีรศาสตร์ (10): ออกแบบมาเพื่อเพิ่มความสะดวกสบายสําหรับชั่วโมงการทํางาน
ที่ยาวนาน *

บริการประกอบ: ทีมงานของเราจะจัดการประกอบเพื่อช่วยคุณประหยัดเวลา

เก้าอี้เหล่านี้เหมาะกับงบประมาณของคุณ พร้อมทั้งให้การสนับสนุนที่ดีเยี่ยมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านสุขภาพของทีมของคุณ

ใช้พื้นที่ใต้ตารางราคาของคุณเพื่อระบุว่าเหตุใดผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณจึงคุ้มค่ากับราคาที่จ่าย ตัวอย่างมีดังนี้

• "โซลูชันนี้ไม่เพียงแต่อยู่ในงบประมาณของคุณ แต่ยังรวมถึงการรับประกันสามปีและการประกอบในวันเดียวกันเพื่อลดเวลาหยุดทํางาน"
  

สุดท้าย เมื่อคุณออกจากระบบ ให้หลีกเลี่ยงวลีทั่วไป เช่น "โปรดยืนยันการยอมรับ" แต่ควรทําให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าตอบตกลงได้ง่ายขึ้น

• "แจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการดําเนินการต่อโดยตอบกลับอีเมลนี้ หรือโทรหาเราได้ที่ [หมายเลขโทรศัพท์] เราสามารถเริ่มต้นได้ทันทีที่คุณพร้อม"
  

หากมีวันครบกําหนด ให้กําหนดเป็นโอกาส:

• "ค่าบริการนี้ใช้ได้จนถึงวันที่ [date] ดังนั้น หากคุณยืนยันภายในเวลาดังกล่าว เราจะล็อคไว้ให้คุณ"
  

หลังจากที่คุณส่งใบเสนอราคาแล้ว ให้เสนอคุณค่าในการติดตามผลของคุณ เช่น

• "เพียงอยากจะติดต่อคุณเพื่อดูว่าคุณมีข้อสงสัยใดๆ เกี่ยวกับใบเสนอราคาหรือไม่ ยินดีที่จะให้คําแนะนําตลอดหากจําเป็น"

• "หากมีอะไรที่คุณต้องการปรับ โปรดแจ้งให้เราทราบ เรายินดีที่จะทบทวนรายละเอียดอีกครั้ง"

วิธีนี้จะทําให้การติดตามผลรู้สึกเหมือนเป็นความต่อเนื่องของบริการที่คุณให้บริการอยู่แล้ว

คุณควรจัดการการแก้ไขใบเสนอราคาอย่างไร

การแก้ไขใบเสนอราคาเป็นโอกาสที่จะแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณมีความยืดหยุ่น เอาใจใส่ และอยู่เคียงข้างพวกเขา ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณควรเปลี่ยนแปลงใบเสนอราคา

เริ่มต้นด้วยความเห็นอกเห็นใจ

เมื่อลูกค้าขอการเปลี่ยนแปลง ให้รับทราบว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะพยายามสร้างสมดุลระหว่างความต้องการ งบประมาณ หรือลําดับเวลา ตอบกลับด้วยน้ำเสียงที่ระบุว่า "เราอยู่ที่นี่เพื่อทํางานให้คุณ" ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า

• "ขอบคุณที่ติดต่อกลับหาเราพร้อมความคิดเห็นของคุณ เราเข้าใจดีว่าลําดับความสําคัญเปลี่ยนไป และยินดีที่จะปรับใบเสนอราคานี้ให้ตรงกับความต้องการในปัจจุบันของคุณมากขึ้น"
  

การทําเช่นนี้จะสร้างบรรยากาศการทํางานร่วมกัน และสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่าคุณให้ความสนใจ

ชี้แจงฉบับแก้ไข

บางครั้งลูกค้าอาจไม่ชัดเจน 100% เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการปรับเปลี่ยน เป็นหน้าที่ของคุณที่จะขอรายละเอียด ถามคําถามปลายเปิดที่รอบคอบ เช่น

• "การเปลี่ยนแปลงเกี่ยวข้องกับงบประมาณโดยรวม รายการเฉพาะ หรือช่วงเวลาหรือไม่"

• "คุณต้องการให้เราสำรวจตัวเลือกการประหยัดค่าใช้จ่าย หรือมีส่วนเสริมเฉพาะที่คุณกําลังพิจารณาอยู่หรือไม่"

วิธีนี้สามารถป้องกันความผิดพลาด และแสดงให้เห็นถึงการลงทุนของคุณในการสร้างโซลูชันที่เหมาะกับลูกค้า

อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงทําการเปลี่ยนแปลง

หากการแก้ไขส่งผลให้ราคาหรือลําดับเวลาแตกต่างกัน ให้อธิบายเหตุผลเพื่อให้รู้สึกว่าเป็นความตั้งใจ ตัวอย่างมีดังนี้

• "การเพิ่มหน่วยพิเศษ 5 หน่วยในคําสั่งซื้อของคุณช่วยลดต้นทุนต่อหน่วยได้ 10% ซึ่งจะทําให้ยอดรวมใหม่เป็น 3,250 ดอลลาร์ ซึ่งเป็นราคาต่อหน่วยที่ดีกว่า แม้ว่าจะขยายการจัดส่งออกไปอีกสองวันเนื่องจากระยะเวลารอคอยสินค้า"
  

นี่แสดงให้เห็นชัดเจนว่าคุณกําลังปรับแต่งข้อตกลงให้เป็นประโยชน์กับพวกเขา ไม่ใช่ปรับตัวเลขโดยพลการ

ทําให้การปรับเปลี่ยนโดดเด่น

สิ่งสุดท้ายที่ลูกค้าต้องการทําคือการพยามหาข้อเปลี่ยนแปลงในเอกสาร เรียกร้องความสนใจไปที่การแก้ไขที่คุณทําด้วยข้อความตัวหนา ความคิดเห็น หรือบทสรุปสั้นๆ ที่ด้านบนของเอกสาร เช่นข้อความต่อไปนี้

• "การแก้ไข: อัปเดตปริมาณเป็น 20 หน่วย ปรับราคารวม และกําหนดการส่งมอบใหม่ในวันที่ 20 ธันวาคม"
  

ตั้งชื่อไฟล์เป็นสิ่งที่ไม่ผิดเพี้ยน เช่น "Quotation-123-Rev2" เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิงและเป็นที่ชัดเจนว่าเป็นใบเสนอราคาที่แก้ไขแล้ว

เปลี่ยนการแก้ไขให้เป็นโอกาส

การแก้ไขเป็นโอกาสทองในการเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าและการขายต่อยอด (หากเหมาะสม) ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าลดขนาดคําสั่งซื้อลง คุณอาจพูดว่า

• "ผมเข้าใจว่าคุณได้ปรับปริมาณให้เหมาะกับงบประมาณของคุณแล้ว ซึ่งเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล หากความต้องการของคุณเติบโตขึ้นในอนาคต เราก็สามารถให้ส่วนลดเดียวกันนี้สําหรับการสั่งซื้อซ้ำได้"
  

หากผู้ขายเพิ่มขนาดคําสั่งซื้อ คุณอาจแนะนําสินค้าหรือบริการเสริม:

• "เนื่องจากคุณสั่งซื้อเพิ่ม จึงควรพิจารณา [สินค้าเพิ่มเติม] ฉันยินดีที่จะรวมไว้ในส่วนลด"
  

ซึ่งจะเปลี่ยนโทนเสียงจากเชิงรับเป็นเชิงรุก และแสดงให้เห็นว่าคุณกําลังคิดล่วงหน้าเพื่อผลประโยชน์ของพวกเขา

มีความเป็นตัวของตัวเองในการสื่อสารของคุณ

ส่งการอัปเดตที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคลแทนเอกสารที่แก้ไขแล้วโดยมีข้อความ "นี่คือการอัปเดต" แบบห้วนๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า

• "สวัสดี คุณ [ชื่อ] นี่คือใบเสนอราคาที่อัปเดตตามการเปลี่ยนแปลงที่เราได้หารือกัน เราปรับราคาให้สอดคล้องกับคําสั่งซื้อขนาดใหญ่ขึ้นและรวมตัวเลือกการจัดส่งที่เร็วขึ้นเนื่องจากเราทราบดีว่าเวลามีจํากัด โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการให้เราปรับแต่งอะไรอีก!"
  

สิ่งนี้ทําให้กระบวนการรู้สึกมีการทําธุรกรรมน้อยลงและให้ความร่วมมือกันมากขึ้น

ติดตามผลด้วยความตั้งใจ

เมื่อคุณส่งใบเสนอราคาที่แก้ไขแล้ว ให้ติดตามผลพร้อมระบุจุดประสงค์ แทนที่จะพูดว่า "คุณได้รับการอัปเดตหรือไม่" ลองพูดว่า:

• "สวัสดี คุณ [ชื่อ] เราต้องการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าใบเสนอราคาที่แก้ไขนั้นสอดคล้องกับความต้องการของคุณ หากมีสิ่งอื่นใดที่เราสามารถชี้แจงหรือปรับเปลี่ยนได้ เพียงแค่แจ้งให้เราทราบ เราอยู่ที่นี่เพื่อช่วยเหลือคุณ"
  

วิธีนี้จะช่วยให้การสนทนาดําเนินไปและวางตําแหน่งคุณในฐานะพันธมิตรที่เชื่อถือได้

Stripe จะช่วยจัดการใบเสนอราคาได้อย่างไร

Stripe ช่วยให้คุณสามารถสร้างและจัดการใบเสนอราคาได้ โดยให้ความช่วยเหลือธุรกิจของคุณได้ดังนี้

• เมื่อใช้ Stripe คุณสามารถร่างใบเสนอราคาค่าบริการโดยละเอียดและค่าประมาณสําหรับลูกค้า ซึ่งรวมถึงส่วนลดหรือภาษีที่เกี่ยวข้องสําหรับการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวและการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า เมื่อสรุปแล้ว คุณสามารถส่งใบเสนอราคาเหล่านี้ให้ลูกค้าได้โดยตรง

• หลังจากที่ลูกค้ายอมรับใบเสนอราคา Stripe สามารถแปลงเป็นใบแจ้งหนี้หรือการชําระเงินตามรอบบิลได้ การผสานการทํางานนี้ช่วยให้การเปลี่ยนผ่านจากข้อเสนอเป็นการชําระเงินเป็นไปอย่างราบรื่น

• คุณสามารถใช้ Stripe เพื่อติดตามสถานะของใบเสนอราคาแต่ละรายการ ตั้งแต่ฉบับร่างไปจนถึงสุดท้าย ที่ยอมรับ หรือยกเลิก การมองเห็นข้อมูลนี้ช่วยให้คุณจัดการการโต้ตอบของลูกค้าและดูว่าการขายที่เป็นไปได้แต่ละรายการอยู่ในขั้นตอนใด

• คุณสามารถปรับแต่งใบเสนอราคา Stripe ด้วยส่วนหัว ส่วนท้าย และบันทึกที่กําหนดเองเพื่อให้ตรงกับแบรนด์ของคุณและตอบสนองความต้องการเฉพาะของลูกค้า สิ่งนี้จะเพิ่มสัมผัสส่วนบุคคลให้กับการสื่อสารของคุณ

• ใบเสนอราคา Stripe ผสานการทํางานกับโซลูชันอื่นๆ รวมถึง Billing และ Invoicing เป็นการสร้างแพลตฟอร์มที่รวมเป็นหนึ่งเดียวสําหรับการจัดการธุรกรรมของลูกค้าตลอดกระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน