ใบเสนอราคาถึงการรับเงิน (Q2C หรือ QTC) ครอบคลุมตลอดทั้งวงจรการขาย ตั้งแต่การสร้างใบเสนอราคาสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ ไปจนถึงการเรียกเก็บเงินขั้นสุดท้าย โดยจะประกอบด้วยขั้นตอนและกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนโอกาสในการสร้างยอดขายให้กลายเป็นรายรับสําหรับธุรกิจ ด้านล่างนี้เราจะอธิบายการทํางานและวิธีที่เทคโนโลยีช่วยอํานวยความสะดวกให้กับกระบวนการนี้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับธุรกิจ และวิธีทําให้กระบวนการดําเนินไปโดยอัตโนมัติ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงินทํางานอย่างไร
  
• วิธีที่เทคโนโลยีอํานวยความสะดวกให้กับกระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน
  
• ใบเสนอราคาถึงการรับเงินเทียบกับการสั่งซื้อถึงการรับเงิน
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับกระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน
  
• วิธีทําให้กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงินทำงานเป็นอัตโนมัติ
  

กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงินทํางานอย่างไร

ขั้นตอน Q2C คือลําดับขั้นตอนที่ธุรกิจดําเนินการเพื่อเปลี่ยนความสนใจของลูกค้าให้เป็นรายรับ วิธีการทํางานโดยทั่วไปมีดังนี้

• การปรับแต่งผลิตภัณฑ์: ฝ่ายขายปรับแต่งผลิตภัณฑ์หรือบริการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า ขั้นตอนนี้มักเกี่ยวข้องกับการเลือกข้อมูลจําเพาะ โมเดล หรือบริการที่เหมาะกับลูกค้ามากที่สุด เครื่องมือกําหนดค่าหรือซอฟต์แวร์กําหนดค่า ตั้งราคา สร้างใบเสนอราคา (CPQ) จะช่วยจัดการตัวเลือกผลิตภัณฑ์และชุดผลิตภัณฑ์ต่างๆ ได้

• ราคา: เมื่อปรับแต่งผลิตภัณฑ์หรือบริการแล้ว ก็ถึงเวลากําหนดราคา โดยจะประกอบด้วยการคํานวณต้นทุน การใช้ส่วนลด และการกําหนดราคาสุดท้ายตามปัจจัยต่างๆ เช่น ปริมาณ ประเภทลูกค้า และข้อเสนอส่งเสริมการขาย กลไกการกําหนดราคาในซอฟต์แวร์ CPQ จะช่วยทําให้กลยุทธ์การตั้งราคาเป็นไปโดยอัตโนมัติและเป็นมาตรฐาน

• การสร้างใบเสนอราคา: ทีมขายจะสร้างใบเสนอราคาตามการปรับแต่งและราคา ใบเสนอราคามีรายละเอียดราคา คําอธิบายผลิตภัณฑ์ รวมถึงข้อกําหนดและเงื่อนไข ซอฟต์แวร์สร้างใบเสนอราคาจะช่วยให้ใบเสนอราคามีความถูกต้อง จัดรูปแบบอย่างมืออาชีพ และส่งให้กับลูกค้าได้ทันที

• การสร้างสัญญาและการเจรจาต่อรอง: ธุรกิจจะร่างสัญญาที่มีข้อตกลงการขาย ข้อตกลงระดับบริการ และเงื่อนไขทางกฎหมายอื่นๆ การเจรจาต่อรองอาจเกิดขึ้นเพื่อสรุปรายละเอียดเหล่านี้โดยสร้างความพึงพอใจให้ทั้งสองฝ่าย ระบบการจัดการสัญญาสามารถช่วยสร้าง ต่อรอง และจัดเก็บสัญญาไว้ในระบบดิจิทัลได้

• การจัดการคําสั่งซื้อ: หลังจากยอมรับใบเสนอราคาและมีการลงนามในสัญญา กระบวนการจัดการคําสั่งซื้อจะเริ่มขึ้น การดําเนินการนี้เกี่ยวข้องกับการประมวลผลใบสั่งขาย การกําหนดเวลาการจัดส่ง หรือการติดตั้งใช้งาน รวมถึงการจัดการการเปลี่ยนแปลงหรือการปรับแต่งใดๆ ที่ลูกค้าร้องขอ ระบบการจัดการคําสั่งซื้อจะทําให้การดําเนินการตามคําสั่งซื้อถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

• การออกใบแจ้งหนี้: ฝ่ายการเงินสร้างใบแจ้งหนี้ตามคำสั่งซื้อและส่งให้ลูกค้า ใบแจ้งหนี้จะให้รายละเอียดเกี่ยวกับจํานวนเงินที่ต้องชําระสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มอบให้ ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินจะสร้างและส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ รวมทั้งสามารถผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชีเพื่อการจัดการทางการเงินที่ง่ายขึ้น

• การเก็บเงิน: ขั้นตอนสุดท้ายคือการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ซึ่งอาจประกอบด้วยวิธีการชําระเงินและข้อกําหนดหลายรายการ ในขั้นตอนนี้จะมีการจัดการข้อกําหนดการชําระเงิน บทลงโทษจากการชำระเงินล่าช้า และการติดตามผล ระบบประมวลผลการชําระเงินสามารถบันทึกธุรกรรมเหล่านี้เพื่อการติดตามและจัดทำรายงานทางการเงินได้

• การรับรู้รายรับ: เมื่อได้รับการชําระเงินแล้ว ธุรกิจจะรับรู้รายรับตามมาตรฐานการทําบัญชี ขั้นตอนนี้จําเป็นสําหรับการปฏิบัติตามข้อกําหนดและการจัดทำรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง ระบบการจัดการทางการเงินช่วยให้การรับรู้รายได้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับต่างๆ เช่น หลักการทางบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป (GAAP) หรือมาตรฐานการจัดทำรายงานทางการเงินระหว่างประเทศ(IFRS)

วิธีที่เทคโนโลยีอํานวยความสะดวกให้กับกระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน

เทคโนโลยีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงินด้วยการทํางานแบบอัตโนมัติ ซึ่งจะปรับปรุงความแม่นยําของข้อมูล และมอบข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าสําหรับการตัดสินใจ วิธีที่เทคโนโลยีสามารถช่วยคุณได้มีดังนี้

• ซอฟต์แวร์การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM): ซอฟต์แวร์นี้จะจัดเก็บข้อมูลลูกค้า ติดตามการติดต่อสื่อสาร และระบุผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ซึ่งจะช่วยให้ทีมขายปรับแต่งการสื่อสารให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละคน รวมทั้งกําหนดเป้าหมายความพยายามของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ซอฟต์แวร์ CPQ: ซอฟต์แวร์นี้สร้างใบเสนอราคาที่แม่นยําและปรับให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละรายโดยอัตโนมัติ เพื่อลดข้อผิดพลาด เร่งวงจรการขาย รวมทั้งช่วยให้ปรับแต่งผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย

• ซอฟต์แวร์การจัดการวงจรสัญญา (CLM): ซอฟต์แวร์นี้ช่วยลดความยุ่งยากในการร่าง การเจรจา การอนุมัติ และการดําเนินการตามสัญญา ไปพร้อมๆ กับการช่วยปฏิบัติตามข้อกําหนดและลดความเสี่ยงทางกฎหมาย

• ระบบการจัดการคําสั่งซื้อ (OMS): ระบบเหล่านี้จะติดตามคําสั่งซื้อของลูกค้า จัดการสินค้าคงคลัง และประสานงานการดําเนินการตามคําสั่งซื้อเพื่อให้ส่งมอบสินค้าได้อย่างทันเวลาและเป็นที่พึงพอใจของลูกค้า

• ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้: ซอฟต์แวร์จะสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ ติดตามการชําระเงิน และจัดการการเรียกเก็บเงินได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดภาระงานที่ดําเนินการโดยเจ้าหน้าที่และปรับปรุงกระแสเงินสด

• การวิเคราะห์และการรายงานข้อมูล: กระบวนการเหล่านี้จะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการขาย พฤติกรรมของลูกค้า และประสิทธิภาพของกระบวนการทํางาน ซึ่งสามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจและทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

• โซลูชันการประมวลผลการชําระเงิน: โซลูชันเหล่านี้อํานวยความสะดวกในการเก็บและจัดการการชําระเงิน เร่งกระบวนการชําระเงิน และทําให้กระบวนการชําระเงินง่ายขึ้น

• ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP): ระบบ ERP จะจัดการกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การจัดการคําสั่งซื้อ การออกใบแจ้งหนี้ และการรับรู้รายรับ

ใบเสนอราคาถึงการรับเงินเทียบกับการสั่งซื้อถึงการรับเงิน

กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงินและการสั่งซื้อถึงการรับเงิน (O2C) มีบทบาทสําคัญในการขาย แต่จะเน้นไปที่แง่มุมซึ่งแตกต่างของวงจร Q2C จะครอบคลุมวงจรการขายทั้งหมด ตั้งแต่การเสนอราคาไปจนถึงการรับเงิน รวมถึงการติดต่อสื่อสารก่อนที่จะมีการสั่งซื้อ O2C เริ่มต้นหลังจากได้รับคําสั่งซื้อและเน้นไปที่การดําเนินการตามคําสั่งซื้อและการชําระเงิน Q2C มักจะเกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าโดยตรงในระยะการเสนอราคาและทําสัญญา และมีจุดมุ่งหมายที่จะเปลี่ยนการสอบถามข้อมูลให้เป็นยอดขาย ส่วน O2C จะเน้นการดําเนินการตามคําสั่งซื้อและการจัดการรายรับ

ต่อไปนี้คือรายละเอียดของแต่กระบวนการ

ใบเสนอราคาถึงการรับเงิน

Q2C ประกอบด้วยกระบวนการขายทั้งหมด ตั้งแต่คำถามเบื้องต้นของลูกค้า ไปจนถึงขั้นตอนสุดท้ายในการเรียกเก็บเงิน โดยจะเริ่มเมื่อผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้าแสดงความสนใจและขอใบเสนอราคาสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ กระบวนการนี้ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

• การปรับแต่งผลิตภัณฑ์: การปรับผลิตภัณฑ์หรือบริการให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า

• ราคา: การกําหนดราคาตามการปรับแต่งและปัจจัยอื่นๆ เช่น ส่วนลด

• การสร้างใบเสนอราคา: การสร้างใบเสนอราคาแบบละเอียดที่ระบุราคาและเงื่อนไข

• การจัดทำสัญญา: การเจรจาและตกลงข้อกําหนดของสัญญากับลูกค้า

• การสั่งซื้อ: สั่งซื้อตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้

• การออกใบแจ้งหนี้: เรียกเก็บเงินลูกค้าสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่สั่งซื้อ

• การเก็บเงิน: การรับชําระเงินจากลูกค้า

การสั่งซื้อถึงการรับเงิน

O2C คือส่วนย่อยของกระบวนการ Q2C ที่เริ่มต้นขึ้นเมื่อลูกค้ายอมรับใบเสนอราคาและส่งคําสั่งซื้อ กระบวนการนี้จะเน้นไปที่การดําเนินการตามคําสั่งซื้อ จัดการคําสั่งซื้อ จนถึงการเรียกเก็บเงิน โดยจะประกอบด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้

• การจัดการคําสั่งซื้อ: การประมวลผลและดําเนินการตามคําสั่งซื้อของลูกค้า

• การจัดการเครดิต: ตรวจสอบว่าลูกค้ามีเครดิตเพื่อรับผลิตภัณฑ์หรือบริการหรือไม่

• การดําเนินการตามคําสั่งซื้อ: การจัดส่งสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า

• การออกใบแจ้งหนี้: การออกใบแจ้งหนี้สําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่นำส่ง

• การเก็บเงิน: การรับชําระเงินจากลูกค้า

• การจัดการบัญชีลูกหนี้และการเงิน การจัดการบัญชีลูกหนี้และการทําบัญชีรายรับอย่างเหมาะสม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับกระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้จะช่วยให้คุณปรับแต่งกระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงินได้อย่างดี

ทําให้กระบวนการง่ายขึ้นและเป็นอัตโนมัติ

• ลงทุนในโซลูชัน Q2C ที่ครอบคลุมซึ่งผสานการทํางานต่างๆ เช่น CPQ, การจัดการสัญญา การจัดการคําสั่งซื้อ และการเรียกเก็บเงิน นอกจากนี้ ก็ยังจะช่วยลดข้อผิดพลาด และเร่งความเร็วของวงจรการขาย

• ปรับกระบวนการสำหรับงานที่ซ้ำซากให้ดำเนินไปแบบอัตโนมัติ เช่น การสร้างใบเสนอราคา การอนุมัติ การต่ออายุสัญญา และการสร้างใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะช่วยให้ทีมขายของคุณมีเวลามุ่งเน้นการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าและปิดการขาย

• พัฒนากระบวนการที่เป็นมาตรฐานสําหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ Q2C เพื่อให้มีความราบรื่นยิ่งขึ้น

ให้ความสำคัญกับการสร้างใบเสนอราคาอย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพ

• โซลูชัน CPQ ช่วยให้สร้างใบเสนอราคาได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว กำหนดราคาที่สอดคล้องกัน และเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถปรับแต่งและกําหนดค่าผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ซับซ้อนได้

• ตรวจสอบและอัปเดตข้อมูลแคตตาล็อกและค่าบริการของผลิตภัณฑ์อยู่เป็นประจํา เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องและความล่าช้าในการทําใบเสนอราคา

• มอบตัวเลือกราคาที่ยืดหยุ่น เช่น ราคาแบบแบ่งระดับ ส่วนลดตามปริมาณ หรือการรวมชุดผลิตภัณฑ์เพื่อรองรับงบประมาณของลูกค้าที่แตกต่างกัน

มุ่งเน้นไปที่การจัดการสัญญาและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

• ใช้เทมเพลตสัญญาที่มีมาตรฐานสําหรับข้อตกลงประเภทต่างๆ เพื่อความสอดคล้องและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

• ใช้เครื่องมือลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเร่งการจัดทำสัญญาและลดระยะเวลาของกระบวนการ

• ตั้งค่าการแจ้งเตือนสําหรับวันที่สำคัญในสัญญา เช่น วันต่ออายุ วันสิ้นสุด หรือวันปรับราคา เพื่อป้องกันการสูญเสียรายรับ

เพิ่มการดําเนินการตามคําสั่งซื้อและการเรียกเก็บเงินให้สูงสุด

• เชื่อมต่อระบบการจัดการคําสั่งซื้อกับระบบสินค้าคงคลังและดําเนินการตามคําสั่งซื้อ เพื่อให้ติดตามสินค้าคงคลังได้อย่างแม่นยํา มีการประมวลผลคําสั่งซื้อที่ทันเวลา และดําเนินการตามคําสั่งซื้อได้อย่างราบรื่น

• นําการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และการชําระเงินออนไลน์ไปใช้งาน เพื่อเร่งกระบวนการประมวลผลการชําระเงินและปรับปรุงกระแสเงินสด

• พิจารณานําเสนอตัวเลือกการชําระเงินแบบต่างๆ เช่น การผ่อนชําระหรือการชําระเงินที่เลื่อนเวลาการตัดบัญชี เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าแต่ละราย

ใช้ข้อมูลและการวิเคราะห์

• ตรวจสอบเมตริก เช่น เวลาปิดใบเสนอราคา ขนาดเฉลี่ยของข้อตกลง อัตราการชนะ และความพึงพอใจของลูกค้า เพื่อระบุส่วนที่ควรปรับปรุง

• ใช้ข้อมูล CRM เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรม ความต้องการ และรูปแบบการซื้อของลูกค้า ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะช่วยวางแผนทางการขาย พร้อมระบุโอกาสในการขายต่อยอดหรือการขายที่เกี่ยวโยง

• ใช้การวิเคราะห์แบบคาดการณ์เพื่อคาดคะเนแนวโน้มการขาย ระบุปัญหาติดขัดที่อาจเกิดขึ้น และปรับแต่งกลยุทธ์ราคา

ส่งเสริมการทํางานร่วมกันและการสื่อสาร

• ส่งเสริมให้เกิดการทํางานร่วมกันระหว่างฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายการเงิน และฝ่ายปฏิบัติการ เพื่อให้กระบวนการ Q2C ดําเนินไปอย่างราบรื่น

• ติดตั้งใช้งานแพลตฟอร์มที่ใช้ร่วมกัน เพื่อให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกรายเข้าถึงและอัปเดตข้อมูลลูกค้า ติดตามความคืบหน้า รวมทั้งสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีทําให้กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงินทำงานเป็นอัตโนมัติ

การทําให้กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงินเป็นอัตโนมัตินั้นอาศัยการผสานรวมโซลูชันซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีต่างๆ เพื่อปรับปรุงแต่ละขั้นตอน ซึ่งมีตั้งแต่การเสนอราคาไปจนถึงการรับการชําระเงิน การทำเช่นนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาด และเร่งความเร็วของวงจรการขาย ต่อไปนี้คือวิธีการใช้ระบบแบบอัตโนมัติในขั้นตอน Q2C

• เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม: เริ่มต้นด้วยการเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ CPQ, ระบบ CRM, ระบบ ERP, ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา, ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ หรือโซลูชันการประมวลผลการชําระเงิน

• เชื่อมต่อระบบของคุณ: เชื่อมต่อระบบทั้งหมดเพื่อให้ข้อมูลสามารถส่งผ่านจากขั้นตอนหนึ่งไปอีกขั้นได้โดยไม่ต้องให้พนักงานป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น ข้อมูลจาก CRM สามารถส่งต่อไปยังระบบ CPQ ได้โดยตรง และข้อมูลจาก CPQ ก็จะเชื่อมโยงกับ ERP โดยตรงเพื่อการประมวลผลและการออกใบแจ้งหนี้คําสั่งซื้อ

• ป้อนข้อมูลอัตโนมัติ: ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อลดการป้อนข้อมูลด้วยตัวเองตลอดกระบวนการ Q2C เครื่องมืออย่างการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) และอัลกอริทึมของแมชชีนเลิร์นนิงสามารถช่วยสกัดและยืนยันข้อมูลจากอีเมล ไฟล์ PDF และเอกสารอื่นๆ รวมทั้งป้อนข้อมูลไปยังระบบที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติได้

• ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: ใช้เทคโนโลยีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเร่งความเร็วในการลงนามในสัญญาโดยไม่ต้องพบหน้ากันหรือใช้เอกสารฉบับกระดาษ ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการลงนามในสัญญาและเร่งกระบวนการขายได้อย่างมาก

• การติดตามผลและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ: ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติและการแจ้งเตือนการติดตามผลสําหรับลูกค้าและพนักงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติจะช่วยให้ลูกค้าทราบถึงใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระ และยังช่วยให้ทีมขายทราบเกี่ยวกับการต่ออายุสัญญาหรือปัญหาที่เกิดขึ้นกับลูกค้า เพื่อให้ดําเนินการได้อย่างทันท่วงทีตลอดวงจรการขาย