Quote to cash (Q2C eller QTC, offert till betalning) omfattar hela försäljningscykeln, från att skapa en offert för en produkt eller tjänst till slutbetalning. Det inkluderar alla steg och processer som är involverade i att omvandla en potentiell försäljning till intäkter för ett företag. Nedan förklarar vi hur processen fungerar och hur tekniska lösningar realiserar den, bästa praxis för företag och hur man processen automatiseras.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar processen för quote to cash?
  
• Vilka tekniska lösningar finns för processen quote to cash?
  
• Quote to cash jämfört med order to cash
  
• Bästa praxis för quote to cash
  
• Automatisering av processen för quote to cash
  

Hur fungerar processen för quote to cash?

Q2C-processen är en samling steg som företag följer för att omvandla kundernas intresse till intäkter. Så här fungerar det vanligtvis:

• Produktkonfigurering: Säljteamet konfigurerar produkten eller tjänsten så att den matchar kundens behov. Detta steg innebär ofta att välja specifikationer, modeller eller tjänster som bäst passar kunden. Konfigurationsverktyg eller CPQ-programvara (Configure, Price, Quote) kan hjälpa till att hantera flera produktalternativ och paket.

• Prissättning: När produkt- eller tjänstekonfigurationen har slutförts fastställs prissättningen. Det innebär att beräkna kostnaden, tillämpa rabatter och fastställa slutpriser baserat på faktorer som volym, kundtyp och kampanjerbjudanden. Prissättningsmotorer i CPQ-programvaran hjälper till att automatisera och standardisera prissättningsstrategier.

• Offertgenerering: Säljteamet genererar en offert baserat på konfiguration och pris. Offerten innehåller en prisuppdelning, produktbeskrivningar och villkor. Offertprogramvara säkerställer att offerten är korrekt, professionellt formaterad och skickas till kunden utan dröjsmål.

• Generering och förhandling av avtal: Företaget utarbetar ett avtal som innehåller försäljningsvillkor, servicenivåavtal och andra juridiska villkor. Förhandlingar kan komma att äga rum för att slutföra dessa detaljer till båda parters belåtenhet. Avtalshanteringssystem kan hjälpa till att skapa, förhandla och lagra avtal digitalt.

• Orderhantering: När offerten har accepterats och avtalet har undertecknats börjar orderhanteringsprocessen. Det innebär bearbetning av försäljningsordern, schemaläggning av leverans eller implementering och hantering av eventuella ändringar eller anpassningar som begärs av kunden. Orderhanteringssystem säkerställer korrekt och effektiv expediering.

• Fakturering: Ekonomiavdelningen genererar en faktura baserat på ordern och skickar den till kunden. Fakturan specificerar de belopp som ska betalas för de tillhandahållna produkterna eller tjänsterna. Faktureringsprogram gör det enklare att skapa och skicka fakturor och kan integreras med bokföringssystem för enklare ekonomisk förvaltning.

• Betalningsdebitering: Det sista steget är att debitera kunden den överenskomna summan, vilket kan involvera flera betalningsmetoder och villkor. Betalningsvillkor, förseningsavgifter och uppföljningar hanteras i detta steg. System för betalningsbehandling kan ta emot och behandla betalningar, medan bokföringsprogram kan registrera transaktionerna för ekonomisk spårning och rapportering.

• Intäktsredovisning: När betalningen har mottagits redovisar företagen intäkterna i enlighet med tillämpliga redovisningsstandarder. Det här steget krävs för efterlevnad och korrekt finansiell rapportering. Ekonomihanteringssystem bidrar till att säkerställa att intäktsredovisningen följer bestämmelser som allmänt accepterade revisionsstandarder (GAAP) eller internationella redovisningsstandarder (IFRS).

Vilka tekniska lösningar finns för processen quote to cash?

Tekniken effektiviserar processen för quote to cash genom att automatisera uppgifter, förbättra datanoggrannheten och ge värdefulla insikter för beslutsfattande. Så här kan tekniken vara till hjälp:

• Programvara för hantering av kundrelationer (CRM): Denna programvara lagrar kunddata, bevakar interaktioner och identifierar potentiella kunder, vilket hjälper säljteam att anpassa kommunikationen och rikta in sina ansträngningar på rätt målgrupp.

• CPQ-programvara: Denna programvara skapar automatiskt korrekta, personliga offerter för att minska antalet fel, påskynda försäljningscykeln och möjliggöra enkel konfigurering av komplexa produkter eller tjänster.

• Programvara för hantering av avtalets livscykel (CLM): Denna programvara förenklar utarbetande, förhandling, godkännande och genomförande av avtal samtidigt som det hjälper till med efterlevnad och minskar juridiska risker.

• Orderhanteringssystem (OMS): Dessa system bevakar kundorder, hanterar lager och samordnar orderhantering för att främja snabb leverans och kundnöjdhet.

• Faktureringssystem: Faktureringsprogram kan automatiskt generera och leverera fakturor, bevaka betalningar och hantera debiteringar, vilket minskar det manuella arbetet och förbättrar kassaflödet.

• Dataanalys och rapportering: Denna programvara ger insikter om försäljningsresultat, kundbeteende och pipelinehälsa, vilket möjliggör datadrivet beslutsfattande och kontinuerliga förbättringar.

• Lösningar för betalningshantering: Dessa främjar debitering och hantering av betalningar, vilket accelererar och förenklar betalningsprocessen.

• Affärssystem: Ett affärssystem hanterar affärsprocesser som orderhantering, fakturering och intäktsredovisning.

Quote to cash jämfört med order to cash

Processerna quote to cash och order to cash (O2C) spelar viktiga roller i försäljningen, men de fokuserar på olika aspekter av cykeln. Q2C täcker hela försäljningscykeln från offert till betalning, inklusive försäljningsinteraktioner innan en order läggs. O2C startar efter att beställningen har gjorts och fokuserar på orderhantering och betalning. Q2C innebär mer direkt interaktion med kunder under offert- och avtalsfaserna och syftar till att omvandla förfrågningar till försäljningar, medan O2C handlar om operativt utförande av order och hantering av intäkter.

Här är en sammanfattning av vad varje process innebär:

Quote to cash

Q2C omfattar hela försäljningsprocessen, från den första kundförfrågan till den slutliga betalningen. Det börjar när en potentiell kund uttrycker intresse och begär en offert för en produkt eller tjänst. Den här processen omfattar:

• Produktkonfigurering: Anpassning av produkten eller tjänsten efter kundens behov

• Prissättning: Fastställa prissättning baserat på konfigurationen och andra faktorer, t.ex. rabatter

• Offertgenerering: Skapa en detaljerad offert som anger pris och villkor

• Avtalshantering: Förhandla och komma överens om avtalsvillkor med kunden

• Beställning: Beställning enligt de fastställda villkoren

• Fakturering: Fakturera kunden för beställda produkter eller tjänster

• Betalningsdebitering: Ta emot betalning från kunden

Order to cash

O2C ingår i Q2C-processen som startar när kunden har accepterat offerten och lagt en beställning. Den här processen fokuserar på att distribuera och hantera beställningen tills betalningen har debiterats. Det inkluderar:

• Orderhantering: Behandling och expediering av kundens beställning

• Kredithantering: Kontrollera om kunden har kredit för att få produkten eller tjänsten

• Orderhantering: Leverera produkten eller tjänsten till kunden

• Fakturering: Utfärda en faktura för de produkter eller tjänster som levererats

• Betalningsdebitering: Ta emot betalning från kunden

• Kundreskontra och ekonomiförvaltning: Hantera kundfordringar och redovisa intäkter på rätt sätt

Bästa praxis för quote to cash

Följande tips kan hjälpa dig att finjustera processen för quote to cash:

Förenkla och automatisera processer

• Investera i en heltäckande Q2C-lösning som integrerar funktioner som CPQ, avtalshantering, orderhantering och fakturering. Detta eliminerar behovet av manuell datainmatning, minskar antalet fel och accelererar försäljningscykeln.

• Automatisera repetitiva uppgifter som offertgenerering, godkännanden, avtalsförnyelser och skapande av fakturor. Detta frigör ditt säljteam så att de kan fokusera på att bygga kundrelationer och träffa nya avtal.

• Utveckla standardiserade processer för varje steg i Q2C-processen för att göra den smidigare.

Prioritera korrekta och effektiva offerter

• En CPQ-lösning möjliggör snabb och korrekt offertgenerering, konsekvent prissättning och minimerar antalet fel. Det möjliggör också anpassning och konfigurering av komplexa produkter eller tjänster.

• Granska och uppdatera regelbundet din produktkatalog och prisinformation för att undvika inkonsekvenser och förseningar i offerten.

• Erbjud flexibla prissättningsalternativ som nivåbaserad prissättning, volymrabatter eller paketering för att tillgodose olika kunders budgetar.

Fokusera på avtalshantering och regelefterlevnad

• Använd standardiserade avtalsmallar för olika typer av avtal för att främja konsekvens och efterlevnad.

• Implementera verktyg för elektroniska signaturer för att påskynda genomförandet av kontrakt och minska handläggningstiden.

• Ställ in påminnelser för viktiga avtalsdatum som förnyelser, uppsägningar eller prisjusteringar för att förhindra intäktsläckage.

Maximera orderhantering och fakturering

• Integrera orderhantering med lager- och leveranssystem för korrekt inventering, snabb orderhantering och smidig leverans.

• Implementera e-fakturering och onlinebetalningar för att effektivisera betalningshanteringen och förbättra kassaflödet.

• Överväg att erbjuda betalningsalternativ som delbetalningar eller uppskjutna betalningar för att tillgodose olika kundpreferenser.

Använd data och analyser

• Övervaka mätvärden som tid från offert till avslut, genomsnittlig avtalsstorlek, andel träffade avtal och kundnöjdhet för att identifiera områden som kan förbättras.

• Använd CRM-data för insikter om kundernas beteende, preferenser och köpmönster. Dessa insikter kan ligga till grund för din försäljningsstrategi och identifiera möjligheter till upp- eller korsförsäljning.

• Använd prediktiv analys för att förutse försäljningstrender, identifiera potentiella flaskhalsar och finjustera prissättningsstrategier.

Främja samarbete och kommunikation

• För en smidig Q2C-process bör du uppmuntra samarbete mellan försäljnings-, marknadsförings-, ekonomi- och verksamhetsteam.

• Implementera en gemensam plattform där alla intressenter kan få tillgång till och uppdatera kundinformation, bevaka framsteg och kommunicera effektivt.

Automatisering av processen för quote to cash

Automatisering av processen för quote to cash innebär att integrera olika mjukvarulösningar och tekniker för att förbättra hela försäljningscykeln från början till slut. Detta minskar behovet av manuella ansträngningar, minimerar antal fel och effektiviserar försäljningscykeln. Så här går du tillväga för att automatisera de olika Q2C-stegen:

• Välj rätt teknik: Börja med att välja rätt mjukvarulösningar för ditt företags behov. Dessa kan inkludera CPQ-programvara, CRM-system, affärssystem, programvara för avtalshantering, faktureringsprogram och lösningar för betalningshantering.

• Integrera dina system: Integrera alla system så att data kan flöda från ett steg till nästa utan manuell återinmatning. Till exempel kan information från CRM matas in direkt i CPQ-systemet, medan data från CPQ länkas direkt till affärssystemet för orderhantering och fakturering.

• Automatisera datainmatning: Använd automatisering för att minimera manuell datainmatning under hela Q2C-processen. Verktyg som optisk teckenigenkänning (OCR) och maskininlärningsalgoritmer kan hjälpa till att extrahera och verifiera data från e-postmeddelanden, PDF-filer och andra dokument och automatiskt fylla i relevanta system.

• Använd elektroniska signaturer: Använd teknik för elektroniska signaturer för att effektivisera avtalssigneringar utan personliga möten eller fysiskt pappersarbete. Detta kan avsevärt minska den tid det tar att få avtal undertecknade och gå vidare med försäljningsprocessen.

• Automatisera uppföljningar och varningar: Ställ in automatiska varningar och uppföljningspåminnelser för kunder och personal. Automatiska påminnelser kan uppmana kunder att ta en titt på obetalda fakturor, och varningar kan meddela säljteam om avtalsförnyelser eller kundproblem för att främja snabba åtgärder under hela försäljningscykeln.