Le processus du devis à l’encaissement (Q2C ou QTC) englobe l’ensemble du cycle de vente, de la création d’un devis pour un produit ou service à l’encaissement du paiement final. Il comprend toutes les étapes et tous les processus nécessaires à la conversion d’une vente potentielle en revenus pour une entreprise. Nous allons vous expliquer ci-dessous comment le processus fonctionne et comment la technologie le facilite, les bonnes pratiques pour les entreprises et comment automatiser le processus.

Que contient cet article?

• Comment fonctionne le processus du devis à l’encaissement?
  
• Comment la technologie facilite-t-elle le processus du devis à l’encaissement?
  
• Différences entre le processus du devis à l’encaissement et le processus de la commande à l’encaissement
  
• Bonnes pratiques pour le processus du devis à l’encaissement
  
• Comment automatiser le processus du devis à l’encaissement?
  

Comment fonctionne le processus du devis à l’encaissement ?

Le processus Q2C est une série d’étapes que les entreprises suivent pour convertir l’intérêt des clients en revenus. Voici comment fonctionne généralement ce processus :

• Configuration du produit : L’équipe des ventes configure le produit ou le service pour qu’il corresponde aux besoins du client. Cette étape consiste souvent à choisir les spécifications, les modèles ou les services qui conviennent le mieux au client. Les outils de configuration ou les logiciels de configuration, de tarification et de devis (CPQ) peuvent vous aider à gérer plusieurs options de produits et offres groupées.

• Détermination du prix : Une fois la configuration du produit ou du service déterminée, le prix est fixé. Cela consiste à calculer le coût, à appliquer des remises et à déterminer les prix finaux en fonction de facteurs tels que le volume, le type de client et les offres promotionnelles. Les moteurs de tarification intégrés au logiciel CPQ permettent d’automatiser et de standardiser les stratégies de prix.

• Élaboration du devis : L’équipe des ventes génère un devis en fonction de la configuration et du prix. Le devis comprend une ventilation des prix, la description des produits et les conditions générales. Le logiciel de devis garantit que le devis est exact, mis en forme de manière professionnelle et envoyé rapidement au client.

• Création et négociation de contrats : L’entreprise rédige un contrat qui comprend les conditions de vente, les accords de niveau de service et d’autres conditions juridiques. Des négociations pourraient avoir lieu pour finaliser ces détails à la satisfaction des deux parties. Les systèmes de gestion des contrats peuvent vous aider à créer, négocier et stocker numériquement des contrats.

• Gestion des commandes : Une fois le devis accepté et le contrat signé, le processus de gestion des commandes commence. Cela implique le traitement de la commande client, la planification de la livraison ou de la mise en œuvre et la gestion des modifications ou personnalisations demandées par le client. Les systèmes de gestion des commandes assurent une exécution précise et efficace des commandes.

• Facturation : Le service financier génère une facture sur la base de la commande et l’envoie au client. La facture détaille les montants dus pour les produits ou services fournis. Le logiciel de facturation automatise la création et l’envoi des factures et peut s’intégrer aux systèmes comptables pour faciliter la gestion financière.

• Encaissement des paiements : La dernière étape consiste à encaisser le paiement du client, ce qui peut impliquer plusieurs moyens et conditions de paiement. Les modalités de paiement, les pénalités de retard et les suivis sont gérés à cette étape. Les systèmes de traitement des paiements peuvent recevoir et traiter des paiements, tandis que les logiciels comptables peuvent enregistrer ces transactions à des fins de suivi et de production de rapports financiers.

• Comptabilisation des produits : Une fois le paiement reçu, les entreprises comptabilisent les produits conformément aux normes comptables. Cette étape est nécessaire pour assurer la conformité et l’exactitude de l’information financière. Les systèmes de gestion financière permettent de s’assurer que la comptabilisation des produits est conforme aux réglementations telles que les principes comptables généralement reconnus (PCGR) ou les Normes internationales d’information financière (NIIF).

Comment la technologie facilite-t-elle le processus du devis à l’encaissement?

La technologie améliore le processus du devis à l’encaissement en automatisant les tâches, en améliorant la précision des données et en fournissant des renseignements utiles pour la prise de décision. Voici comment la technologie peut vous aider :

• Logiciel de gestion des relations avec la clientèle (GRC) : Il permet de stocker les données des clients, de suivre les interactions et d’identifier les prospects potentiels, ce qui aide les équipes des ventes à personnaliser la communication et à cibler efficacement leurs efforts.

• Logiciel CPQ : Ce logiciel crée automatiquement des devis précis et personnalisés pour réduire les erreurs, accélérer le cycle de vente et simplifier la configuration de produits ou de services complexes.

• Logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) : Ce logiciel simplifie la rédaction, la négociation, l’approbation et l’exécution des contrats tout en contribuant à la conformité et en réduisant les risques juridiques.

• Systèmes de gestion des commandes (SGC) : Ces systèmes permettent de suivre les commandes des clients, de gérer les stocks et de coordonner l’exécution des commandes pour garantir une livraison en temps opportun et la satisfaction du client.

• Logiciel de facturation : Le logiciel peut générer automatiquement et envoyer des factures, suivre les paiements et gérer les encaissements, ce qui réduit les efforts manuels et améliore le flux de trésorerie.

• Analyse des données et rapports : Ils fournissent des renseignements sur la performance commerciale, le comportement des clients et l’état du pipeline, ce qui permet une prise de décision basée sur les données et une amélioration continue.

• Solutions de traitement des paiements : Ces solutions facilitent l’encaissement et la gestion des paiements, ce qui accélère et simplifie le processus de paiement.

• Progiciel de gestion intégré (ERP) : Un système ERP gère les processus opérationnels tels que la gestion des commandes, la facturation et la comptabilisation des produits.

Différences entre le processus du devis à l’encaissement et le processus de la commande à l’encaissement

Le processus du devis à l’encaissement et le processus de la commande à l’encaissement (O2C) jouent un rôle important dans les ventes, mais ils se concentrent sur différents aspects du cycle. Le Q2C couvre l’ensemble du cycle de vente, du devis à l’encaissement, y compris les interactions commerciales survenant avant qu’une commande ne soit passée. L’O2C commence après la commande et se concentre sur l’exécution et le paiement. Le Q2C implique une interaction plus directe avec les clients pendant les phases de devis et de contrat et vise à convertir les demandes en ventes, tandis que l’O2C concerne davantage l’exécution opérationnelle des commandes et la gestion des revenus.

Voici un aperçu de ce qu’implique chaque processus :

Processus du devis à l’encaissement

Le Q2C englobe l’ensemble du processus de vente, de la demande initiale du client à l’encaissement final du paiement. Tout commence lorsqu’un client potentiel exprime son intérêt et demande un devis pour un produit ou un service. Ce processus comprend :

• La configuration du produit : Adapter le produit ou le service aux besoins du client

• La détermination du prix : Fixer le prix en fonction de la configuration et d’autres facteurs tels que les remises

• L’élaboration du devis : Créer un devis détaillé précisant le prix et les conditions

• La négociation contractuelle : Négocier les conditions contractuelles et parvenir à un accord avec le client

• La passation de la commande : Passer la commande selon les conditions fixées

• La facturation : Facturer au client les produits ou les services commandés

• L'encaissement du paiement : Recevoir le paiement du client

Processus de la commande à l’encaissement

L’O2C est un sous-ensemble du processus Q2C qui commence lorsque le client a accepté le devis et passé une commande. Ce processus se concentre sur l’exécution et la gestion de la commande jusqu’à l’encaissement du paiement. Il comprend :

• La gestion de la commande : Traiter et exécuter la commande du client

• La gestion du crédit : Vérifier si le client dispose du crédit nécessaire pour recevoir le produit ou le service

• L’exécution de la commande : Livrer le produit ou le service au client

• La facturation : Émettre une facture pour les produits ou les services livrés

• L'encaissement du paiement : Recevoir le paiement du client

• La gestion des comptes clients et la gestion financière : Gérer les comptes clients et comptabiliser correctement les produits

Bonnes pratiques pour le processus du devis à l’encaissement

Ces bonnes pratiques peuvent vous aider à affiner le processus du devis à l’encaissement :

Simplifier et automatiser les processus

• Investissez dans une solution Q2C complète qui intègre des fonctions telles que le CPQ, la gestion des contrats, la gestion des commandes et la facturation. Cela élimine la saisie manuelle des données, réduit les erreurs et accélère le cycle de vente.

• Automatisez les tâches répétitives telles que la génération de devis, les approbations, les renouvellements de contrats et la création de factures. Cela permet à votre équipe des ventes de se concentrer sur l’établissement de relations avec les clients et la signature de contrats.

• Développez des processus normalisés pour chaque étape du processus Q2C afin de le rendre plus fluide.

Privilégier des devis précis et efficaces

• Une solution CPQ permet de générer des devis rapides et précis, d’appliquer des prix cohérents et de réduire au minimum les erreurs. Elle permet également de personnaliser et de configurer des produits ou des services complexes.

• Examinez et mettez à jour régulièrement votre catalogue de produits et vos prix pour éviter les incohérences et les retards dans l’établissement d’un devis.

• Proposez des options de tarification flexibles, telles que la tarification progressive, des ristournes ou des offres groupées, pour répondre aux différents budgets des clients.

Se concentrer sur la gestion des contrats et la conformité

• Utilisez des modèles de contrats normalisés pour différents types d’accords afin d’assurer la cohérence et la conformité.

• Mettez en place des outils de signature électronique pour accélérer l’exécution des contrats et réduire les délais d’exécution.

• Mettez en place des rappels pour les dates clés des contrats, telles que les renouvellements, les résiliations ou les ajustements de prix, afin d’éviter les pertes de recettes.

Optimiser l’exécution des commandes et la facturation

• Intégrez la gestion des commandes aux systèmes de gestion des stocks et d’exécution pour un suivi précis des stocks, un traitement rapide des commandes et une exécution fluide.

• Mettez en œuvre la facturation électronique et les paiements en ligne afin d’accélérer le traitement des paiements et d’améliorer le flux de trésorerie.

• Envisagez de proposer des options de paiement telles que les versements échelonnés ou les paiements différés pour répondre aux différentes préférences des clients.

Utiliser les données et les analyses

• Surveillez des indicateurs tels que le délai de conversion des devis en ventes, le volume moyen des transactions, les taux de réussite et la satisfaction des clients afin d’identifier les domaines à améliorer.

• Utilisez les données GRC pour obtenir des renseignements sur le comportement, les préférences et les habitudes d’achat des clients. Ces renseignements peuvent éclairer votre approche commerciale et vous aider à identifier des occasions de vente incitative ou croisée.

• Utilisez l’analyse prédictive pour prévoir les tendances des ventes, identifier les goulots d’étranglement potentiels et affiner les stratégies de tarification.

Promouvoir la collaboration et la communication

• Pour un processus Q2C fluide, encouragez la collaboration entre les équipes de vente, de marketing, de la finance et des opérations.

• Mettez en œuvre une plateforme partagée permettant à toutes les parties prenantes d’accéder aux renseignements sur les clients et de les mettre à jour, de suivre les progrès et de communiquer efficacement.

Comment automatiser le processus du devis à l’encaissement

L’automatisation du processus du devis à l’encaissement implique l’intégration de diverses solutions logicielles et technologies pour améliorer chaque étape, du devis à la réception du paiement. Cela permet de réduire les efforts manuels, de réduire au minimum les erreurs et d’accélérer le cycle de vente. Voici comment aborder l’automatisation à toutes les étapes du Q2C :

• Choisir la bonne technologie : Commencez par sélectionner les solutions logicielles adaptées aux besoins de votre entreprise. Il peut s’agir de logiciels CPQ, de systèmes GRC, de systèmes ERP, de logiciels de gestion des contrats, de logiciels de facturation ou de solutions de traitement des paiements.

• Intégrer vos systèmes : Intégrez tous les systèmes afin que les données puissent circuler d’une étape à l’autre sans ressaisie manuelle. Par exemple, les renseignements du GRC peuvent alimenter directement le système CPQ, et les données du CPQ peuvent être directement liées à l’ERP pour le traitement des commandes et la facturation.

• Automatiser la saisie des données : Utilisez l’automatisation pour réduire au minimum la saisie manuelle des données tout au long du processus Q2C. Des outils tels que la reconnaissance optique de caractères (ROC) et les algorithmes d’apprentissage automatique peuvent vous aider à extraire et à vérifier les données des courriels, des PDF et d’autres documents, et à alimenter automatiquement les systèmes pertinents.

• Utiliser la signature électronique : Utilisez la technologie de signature électronique pour accélérer la signature des contrats sans entretien individuel ni paperasserie physique. Cela vous permettra de réduire considérablement le temps nécessaire à la signature des contrats et à l’avancement du processus de vente.

• Automatiser les suivis et les alertes : Mettez en place des alertes et des rappels de suivi automatiques pour les clients et le personnel. Des rappels automatiques peuvent alerter les clients sur les factures impayées, et des alertes peuvent informer les équipes des ventes des renouvellements de contrat ou des problèmes de clients pour qu’elles puissent agir en temps opportun tout au long du cycle de vente.