On parle de fuite de revenus lorsqu’une entreprise perd des revenus escomptés. C’est comme une fuite d’eau d’un tuyau : l’argent qui aurait dû être gagné s’échappe. Cela peut se produire en raison d’une facturation non perçue, d’une sous-tarification ou de coûts non recouvrés. EY estime que les entreprises perdent jusqu’à 5 % de leurs bénéfices en raison d’une fuite de revenus, ce qui représente une part importante de leur chiffre d’affaires.

Imaginons qu’une entreprise vende un produit mais ne facture pas certaines fonctionnalités en raison d’un oubli, ou qu’elle fournisse un service, mais que certaines heures de travail ne soient pas incluses dans la facture : il s’agit de revenus que l’entreprise aurait dû gagner, mais qu’elle n’a pas gagnés.

Tout comme un plombier scellerait une fuite pour économiser de l’eau, une entreprise doit colmater ces fuites pour protéger ses revenus. Pour éviter les fuites, il est nécessaire d’examiner attentivement le processus de facturation, les stratégies de tarification et le recouvrement des coûts. Après avoir identifié les sources de fuites de revenus, les entreprises doivent prendre des mesures décisives pour mettre fin à la perte. Si elles ne sont pas contrôlées, ces fuites peuvent s’élargir, ce qui épuise vos marges bénéficiaires.

La réduction des pertes de revenus protège les résultats et améliore la santé financière globale, ainsi que la viabilité. Ci-dessous, nous verrons ce que vous devez savoir pour minimiser les pertes de revenus et, idéalement, les prévenir.

Que contient cet article?

• Types de fuites de revenus
  
• Comment calculer la perte de revenus
  
• Comment identifier les causes des pertes de revenus dans votre entreprise
  
• Stratégies de prévention des pertes de revenus
  
• Stratégies pour réduire les pertes de revenus
  

Types de fuites de revenus

Une série de problèmes, allant d’erreurs administratives à des lacunes dans l’exécution des processus, peuvent faire perdre à une entreprise les revenus qu’elle était censée gagner. Voici un aperçu des différents types de fuites de revenus.

• Erreurs de facturation
  Une erreur de facturation se produit lorsqu’une erreur de facturation se produit. Il peut s’agir d’un oubli, comme oublier de facturer pour un service ou un produit livré. Parfois, il s’agit d’une erreur technique où le système ne saisit pas correctement les données et sous-facture un client. Ce type de fuite affecte directement le résultat net, car l’entreprise ne gagne pas ce qui lui est dû pour les services ou les biens fournis.

• Écarts de prix
  Les écarts de prix se produisent lorsqu’une entreprise fixe un prix pour un produit, mais facture moins cher en raison d’un modèle de tarification obsolète ou d’une erreur dans la liste de prix. Ces écarts peuvent provenir de l’absence de mise à jour des prix dans le système ou de l’omission d’appliquer des augmentations de prix saisonnières.

• Non-conformité contractuelle
  Lorsque les conditions convenues dans les contrats ne sont pas pleinement appliqués ou sont mal interprétés, cela peut entraîner une perte de revenus. Cela peut être dû au fait que tous les livrables ne sont pas facturés ou que les pénalités et frais convenus ne sont pas appliqués.

• Pertes de temps et de productivité
  Ce type de fuite se produit lorsque les employés passent du temps sur un projet qui n’est pas entièrement comptabilisé ou facturé au client.

• Vol de service ou de produit
  Ce type de fuite est l’utilisation ou la distribution non autorisée des services ou des produits d’une entreprise. Par exemple, si la licence d’un logiciel est utilisée plus de fois qu’elle n’a été payée, ou si le stock est volé, il s’agit d’un vol de produit.

• Utilisation sous-optimale des actifs
  Lorsque les actifs d’une entreprise, tels que les machines, l’équipement ou même les ressources humaines, ne sont pas utilisés à leur plein potentiel, ce qui entraîne une baisse des bénéfices, il s’agit d’une forme de fuite.

Chacun de ces points illustre la façon dont les entreprises peuvent perdre des revenus sans s’en rendre compte.

Comment calculer la perte de revenus

Calculer les pertes de revenus, c’est comme faire un travail de détective : vous devez reconstituer ce qui aurait dû être facturé par rapport à ce qui a été réellement reçu. Cela commence par une analyse détaillée de vos transactions et processus commerciaux. Voici comment recueillir les informations dont vous aurez besoin :

• Auditez vos registres de vente et de facturation
  Commencez par passer en revue tous vos enregistrements de vente et factures. Recherchez les différences entre ce qui a été vendu et ce qui a été facturé. Si vous avez vendu 100 unités, mais que vous en avez facturé 90, ces 10 unités représentent une fuite.

• Examiner les conditions contractuelles par rapport à la facturation
  Vérifiez les contrats que vous avez avec les clients par rapport aux factures envoyées. Assurez-vous que tous les services ou produits qui auraient dû être facturés conformément au contrat figurent sur la facture.

• Analyser le suivi du temps et le rendement du travail
  Les entreprises qui facturent en fonction du temps, comme les sociétés de conseil, doivent comptabiliser toutes les heures facturables travaillées par leurs employés. Comparez les feuilles de temps avec les factures envoyées pour vous assurer que toutes les heures facturables sont saisies.

• Revoir la gestion des stocks
  Si vous vendez des produits physiques, comparez vos stocks avec vos données de vente. S’il y a un écart (par exemple, si vous avez moins de stock que vous ne le devriez, compte tenu de la quantité vendue), cette différence constitue une perte de revenus potentielle.

• Vérifier l’exactitude des prix
  Assurez-vous que les prix facturés aux clients sont les mêmes que les prix les plus récents que vous avez définis. Si vous constatez que des prix plus anciens et plus bas ont été facturés, la différence est une fuite.

Une fois que vous avez toutes ces informations, calculez les revenus potentiels totaux en fonction des contrats, des listes de prix et des stocks, puis soustrayez les revenus réels reçus. La différence, c’est votre perte de revenus.

Comment identifier les causes de la perte de revenus dans votre entreprise

Pour identifier les causes des pertes de revenus dans votre entreprise, vous devez examiner vos opérations et retracer les endroits où les chiffres ne concordent pas. Voici comment identifier les sources de fuites de revenus :

• Examens détaillés des processus
  Vérifiez chaque étape de vos processus de vente et d’exploitation, de la commande initiale au paiement final. Recherchez les endroits où les choses ne concordent pas, comme les services fournis mais non facturés ou les produits donnés sans documentation appropriée.

• Analyse des données
  Analysez minutieusement vos données financières pour repérer les tendances qui pourraient indiquer des problèmes, tels que des pénuries régulières dans certaines gammes de produits ou services. Cela peut vous indiquer où vous perdez constamment des revenus.

• Commentaires et flux de travail des employés
  Parfois, les employés peuvent vous donner les meilleures informations. Parlez à votre équipe et demandez-lui si elle a remarqué des problèmes récurrents susceptibles d’entraîner des pertes. Faites-vous une idée de leur flux de travail pour voir s’il y a des inefficacités ou des malentendus sur les procédures de facturation.

• Commentaires des clients
  Les clients peuvent également fournir des informations précieuses. Ils peuvent mentionner des confusions ou des écarts de facturation dont vous n’étiez pas au courant. Si plusieurs clients disent qu’ils s’attendaient à être facturés pour quelque chose qu’ils n’ont pas été, c’est un signal d’alarme.

• Contrôles de conformité
  Vérifiez régulièrement la conformité à toutes les réglementations et lois fiscales. Les amendes ou les pénalités en cas de non-conformité peuvent contribuer à des pertes de revenus, et les entreprises peuvent souvent les éviter en mettant en place les contrôles appropriés.

• Audits technologiques
  Évaluez vos systèmes technologiques pour vous assurer qu’ils ne sont pas à l’origine de problèmes. Des problèmes logiciels, des systèmes obsolètes ou une mauvaise intégration peuvent entraîner des erreurs de facturation ou des pertes de données, entraînant des pertes de revenus.

Une fois que vous avez recueilli vos informations, comparez-les aux normes de l’industrie et recherchez les écarts. Cela peut révéler des problèmes systémiques susceptibles d’être à l’origine d’une perte de revenus.

Stratégies pour prévenir les pertes de revenus

La prévention des pertes de revenus nécessite une attention particulière aux détails et une action stratégique. Voici plusieurs tactiques à employer :

• Analyses avancées
  Déployez des modèles d’analyse avancée et d’apprentissage automatique capables de détecter les anomalies dans la tarification, la facturation et les habitudes d’utilisation en temps réel. Ces systèmes peuvent apprendre à partir des données historiques pour identifier les zones de fuite potentielles qui ne seraient pas évidentes pour les auditeurs humains et peuvent vous alerter des irrégularités au fur et à mesure qu’elles se produisent.

• Modèles de tarification dynamique
  Développez des modèles de tarification qui s’adaptent aux conditions du marché en temps réel, à la demande des clients et aux niveaux de stock. Les algorithmes qui optimisent les prix peuvent éviter les pertes dues à des stratégies de tarification obsolètes qui ne reflètent pas le marché actuel.

• Programmes d’audit juricomptable
  Entreprenez des vérifications judiciaires qui vont au-delà des examens financiers traditionnels. Ceux-ci sont conçus pour découvrir les écarts cachés, la fraude ou la mauvaise gestion qui pourraient être à l’origine de fuites de revenus. Les vérificateurs judiciaires sont formés pour examiner les données financières du point de vue d’un détective, en examinant non seulement les chiffres, mais aussi les comportements et les motivations qui pourraient conduire à ce que ces chiffres soient différents de ceux attendus.

• Gestion intégrée des contrats et des revenus
  Utilisez un système intégré qui lie directement la gestion des contrats à la comptabilisation des revenus. De cette manière, chaque livrable, jalon ou pénalité est automatiquement pris en compte dans les cycles de facturation et les rapports sur les revenus, ce qui réduit les erreurs humaines.

• Analyse prédictive opérationnelle
  Utilisez l’analyse opérationnelle prédictive pour prévoir et atténuer les risques associés à la gestion de projet, à l’allocation des ressources et à la planification des capacités. En prédisant où les goulots d’étranglement ou les inefficacités peuvent se produire, vous pouvez ajuster vos stratégies pour éviter les fuites associées.

• Budgétisation base zéro (ZBB)
  Adoptez une méthode du budget à base zéro (ZBB) pour la gestion des coûts. Dans la budgétisation base zéro, chaque dépense doit être justifiée pour chaque nouvelle période. Cela permet de lutter contre la complaisance et d’obliger à un examen régulier de toutes les dépenses, en découvrant les sources de fuites indirectes telles que les inefficacités opérationnelles ou le gonflement.

• Systèmes de contrôle d’accès à plusieurs niveaux
  Le contrôle d’accès à plusieurs niveaux pour les systèmes de facturation et de tarification sensibles est un moyen d’empêcher les modifications non autorisées ou les violations de données qui pourraient entraîner des fuites. Seuls les employés disposant de l’autorisation nécessaire peuvent apporter des modifications, et toutes les modifications sont enregistrées à des fins d’audit.

• Programmes d’incitation personnalisés pour le personnel
  Alignez les incitations du personnel sur les objectifs de protection des revenus. Créez des systèmes de récompense pour les employés qui identifient les points de fuite ou améliorent les processus. Cela encourage votre personnel à protéger activement les revenus de l’entreprise.

• Suivi de la réussite des clients
  Mettez en place un programme d’évaluation du succès auprès des clients qui évalue régulièrement la satisfaction de la clientèle et le succès de la prestation de services. Ce programme permet d’identifier les domaines dans lesquels l’entreprise peut fournir des services excessifs sans les facturer, ou dans lesquels elle pourrait introduire des services à valeur ajoutée pour répondre aux besoins des clients.

Chacune de ces stratégies allie une surveillance de haut niveau à un contrôle granulaire des détails, en s’appuyant sur la technologie et l’expertise humaine pour éviter que les revenus ne s’envolent sans être remarqués. Les entreprises doivent utiliser ces stratégies pour créer un système affiné qui détecte, analyse et réagit à toute aberration susceptible d’entraîner une perte de revenus.

Stratégies pour réduire les pertes de revenus

Une fois qu’une entreprise a identifié une perte de revenus, sa réduction nécessite une approche multidimensionnelle. Voici des stratégies ciblées pour améliorer les processus et récupérer les revenus perdus :

• Analyse des causes profondes
  Avant d’agir, vous devez comprendre la cause de la fuite. Effectuez une analyse des causes profondes à l’aide des données de l’ensemble de votre entreprise pour identifier les processus ou les domaines spécifiques qui posent problème. Il peut s’agir d’examiner les journaux de transactions, de mener des entretiens avec le personnel ou d’examiner l’architecture des systèmes.

• Processus de mise à niveau
  Restructurez les points faibles de vos processus en repensant les flux de travail, en renforçant la supervision aux étapes clés ou en repensant la prestation de produits et de services. L’objectif est de traiter les points spécifiques où les fuites se produisent.

• Révision et renégociation des contrats
  Si les contrats sont une source de fuite, il peut être nécessaire de les réexaminer. Il peut s’agir de renégocier les conditions avec les clients ou les fournisseurs, ou simplement de s’assurer que vous appliquez correctement les conditions existantes.

• Renforcement des mesures de conformité
  Renforcez votre conformité, afin d’éviter les coûts liés à la non-conformité. Cela peut signifier investir dans une meilleure formation de votre personnel, mettre à jour vos politiques de conformité ou effectuer des audits internes plus rigoureux.

• Amélioration de l’infrastructure technologique
  Mettez à niveau votre technologie pour mieux suivre et gérer la facturation, la prestation de services et les stocks. Les nouveaux systèmes peuvent fournir des données plus précises et réduire les erreurs humaines.

• Efforts de recouvrement de créances
  Si votre fuite est due à des dettes impayées, vous devrez peut-être améliorer vos processus de recouvrement. Il peut s’agir d’assurer un suivi plus agressif des retards de paiement ou de recourir à des services de recouvrement de créances.

• Indicateurs de performance en matière de fuites
  Établissez des indicateurs de rendement clés (IRC) liés aux fuites. Ces indicateurs de rendement clés peuvent fournir une visibilité continue sur la capacité de l’entreprise à prévenir et à réduire les pertes de revenus au fil du temps.

• Formation et responsabilisation des employés
  Formez les employés sur les nouveaux processus et technologies et assurez-vous qu’ils les respectent. Lorsque les employés connaissent l’incidence des fuites et leur rôle dans leur prévention, ils peuvent constituer une première ligne de défense.

• Éducation des clients
  Parfois, le comportement des clients entraîne une perte de revenus. Informez vos clients sur la façon dont leurs actions, telles que les retards de paiement ou l’utilisation inappropriée des produits, peuvent contribuer aux fuites, et travaillez avec eux pour améliorer la situation.

• Plans de recouvrement des revenus
  Élaborez un plan pour récupérer les revenus dans les limites légales et contractuelles. Ce plan peut inclure la facturation rétroactive de services ou de produits qui ont été livrés, mais qui n’ont pas été facturés correctement.

La mise en œuvre de ces stratégies implique d’examiner l’ensemble de votre modèle d’affaires et d’identifier les points à améliorer. Il s’agit d’un cycle d’amélioration continue, dans lequel vous êtes toujours à la recherche de nouvelles façons d’optimiser vos systèmes de revenus.