Omzetlekkage is wanneer een onderneming verwachte inkomsten verliest. Het is als een water dat uit een leiding lekt: geld dat verdiend had moeten worden, glipt weg. Dit kan gebeuren door niet-geïnde facturen, te lage tarieven of niet-teruggevorderde kosten. EY schat in dat ondernemingen tot 5% van hun inkomsten mislopen door het weglekken van inkomsten: een aanzienlijk deel van de omzet.

Stel dat een bedrijf een product heeft verkocht, maar geen kosten in rekening heeft gebracht voor bepaalde functies vanwege een vergissing, of dat het bedrijf een dienst heeft verleend, maar dat een paar uur aan werk niet op de factuur is gezet, dan is dat omzet die de onderneming had moeten verdienen, maar niet heeft gekregen.

Net zoals een loodgieter een lek zou dichten om water te besparen, moet een onderneming deze lekken dichten om haar inkomsten veilig te stellen. Om lekkage te voorkomen, moeten facturen, processen, tariefstrategieën en methoden voor kostendekking uitgebreid worden geëvalueerd. Nadat ondernemingen hebben vastgesteld waar omzet lekt, moeten ze daadkrachtig optreden om het verlies te stoppen. Als er niets aan wordt gedaan, kunnen deze lekken groter worden, waardoor je winstmarges onder druk komen te staan.

Het verminderen van omzetlekkage beschermt de bedrijfsresultaten en verbetert de algehele financiële gezondheid en duurzaamheid. Hieronder bespreken we wat je moet weten om omzetlekkage te beperken en, idealiter, te voorkomen.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten omzetlekkage
  
• Hoe bereken je omzetlekkage?
  
• Hoe identificeer je de oorzaken van omzetlekkage in je onderneming
  
• Strategieën om omzetlekkage te voorkomen
  
• Strategieën om omzetlekkage te verminderen
  

Soorten omzetlekkage

Een onderneming kan door allerlei redenen, van administratieve fouten tot hiaten in de uitvoering van processen, inkomsten mislopen die ze had moeten verdienen. Hier is een overzicht van de verschillende soorten omzetlekkage.

• Fouten in de facturatie
  Bij een facturatiefout is er een fout op een factuur gemaakt. Het kan een vergissing zijn, zoals vergeten een factuur te sturen voor een geleverde dienst of product. Soms is het een technische fout waarbij het systeem de gegevens niet correct vastlegt en een klant te weinig kosten in rekening brengt. Dit type lekkage heeft rechtstreeks invloed op de bedrijfsresultaten, omdat de onderneming niet verdient wat het rechtmatig verschuldigd is voor geleverde diensten of goederen.

• Prijsverschillen
  Prijsverschillen treden op wanneer een onderneming een prijs voor een product heeft bepaald, maar minder in rekening brengt vanwege een verouderd prijsmodel of een fout in de prijslijst. Deze verschillen kunnen het gevolg zijn van het niet bijwerken van de prijzen in het systeem of het niet toepassen van seizoensgebonden prijsverhogingen.

• Niet-naleving van het contract
  Wanneer de voorwaarden van een contracten niet volledig worden gehandhaafd of verkeerd worden geïnterpreteerd, kan dit leiden tot omzetlekkage. Dit kan te wijten zijn aan het niet factureren van alle deliverables of het niet toepassen van overeengekomen boetes en vergoedingen.

• Tijd- en productiviteitsverlies
  Dit type lekkage treedt op wanneer werknemers tijd besteden aan een project dat niet volledig wordt verantwoord of gefactureerd aan de klant.

• Diefstal van diensten of producten
  Dit type lekkage ontstaat wanneer de diensten of producten van een bedrijf ongeoorloofd worden gebruikt of gedistribueerd. Als de licentie van een software bijvoorbeeld vaker wordt gebruikt dan waarvoor is betaald, of als de voorraad wordt gestolen, is dat productdiefstal.

• Suboptimaal gebruik van activa
  Wanneer de activa van een bedrijf, zoals machines, apparatuur of zelfs personeel, niet ten volle worden benut en de inkomsten als gevolg daarvan dalen, is er sprake van lekkage.

Elk van deze punten illustreert een andere manier waarop ondernemingen inkomsten kunnen verliezen zonder dat ze het doorhebben.

Hoe bereken je omzetlekkage?

Bij het berekenen van de omzetlekkage komt wat opsporingswerk kijken. Je moet achterhalen wat er gefactureerd had moeten worden en wat er daadwerkelijk is ontvangen. Het begint met een gedetailleerde analyse van je zakelijke transacties en processen. Ga als volgt te werk om de informatie te verzamelen die je nodig hebt:

• Controleer je verkoop- en facturatiegegevens
  Controleer eerst al je verkoopgegevens en facturen. Zoek naar eventuele verschillen tussen wat er is verkocht en wat er is gefactureerd. Als je 100 eenheden hebt verkocht, maar er slechts 90 hebt gefactureerd, vertegenwoordigen die 10 eenheden een lekkage.

• Controleer de contractvoorwaarden ten opzichte van de facturatie
  Vergelijk de contracten die je met klanten hebt met de facturen die zijn verstuurd. Zorg ervoor dat alle diensten of producten die volgens het contract hadden moeten worden gefactureerd, op de factuur zijn opgenomen.

• Analyseer tijdregistratie en productiviteit
  Bedrijven die factureren op basis van tijd, zoals adviesbureaus, moeten alle factureerbare uren van werknemers registreren. Vergelijk de urenregistratie met de verzonden facturen om ervoor te zorgen dat alle factureerbare uren worden vastgelegd.

• Controleer het voorraadbeheer
  Als je fysieke producten verkoopt, vergelijk dan je voorraadgegevens met de verkoopgegevens. Als er een discrepantie is, bijvoorbeeld als je minder voorraad hebt dan je zou moeten hebben op basis van wat je verkocht hebt, is dat verschil een potentiële omzetlekkage.

• Controleer de nauwkeurigheid van de prijzen
  Zorg ervoor dat de prijzen die aan klanten worden gefactureerd overeenkomen met de meest actuele prijzen die je hebt ingesteld. Als je merkt dat er oudere, lagere prijzen zijn gefactureerd, is het verschil een omzetlekkage.

Zodra je al deze informatie hebt, bereken je de totale potentiële inkomsten op basis van contracten, prijslijsten en voorraad en trek je vervolgens de werkelijk ontvangen inkomsten af. Het verschil is je omzetlekkage.

De oorzaken van omzetlekkage in je onderneming achterhalen

Om de oorzaken van omzetlekkage in je onderneming te identificeren, moet je je activiteiten onderzoeken en in kaart brengen waar de cijfers niet kloppen. Ga als volgt te werk om erachter te komen waar omzetlekkage kan optreden:

• Gedetailleerde procesbeoordelingen
  Controleer elke stap van je verkoop- en operationele processen, van de eerste bestelling tot de uiteindelijke betaling. Kijk waar de zaken niet op elkaar aansluiten, zoals geleverde maar niet gefactureerde diensten of producten die worden weggegeven zonder de juiste documentatie.

• Gegevensanalyse
  Analyseer je financiële gegevens grondig om patronen te ontdekken die op problemen kunnen wijzen, zoals regelmatige tekorten in bepaalde productlijnen of diensten. Hierdoor kun je achterhalen waar je consequent inkomsten misloopt.

• Feedback en workflows van medewerkers
  Soms kunnen medewerkers je de beste inzichten geven. Praat met je team en ontdek of ze terugkerende problemen hebben opgemerkt die tot verliezen kunnen leiden. Probeer een idee te krijgen van hun workflow om te zien of er inefficiënties of misverstanden zijn over facturatieprocedures.

• Feedback van klanten
  Klanten kunnen ook waardevolle informatie verstrekken. Ze kunnen melding doen van onduidelijke facturen of discrepanties waarvan je niet op de hoogte was. Als meerdere klanten zeggen dat ze voor iets een factuur hadden verwacht maar deze niet hebben gekregen, is dat een rode vlag.

• Compliancecontroles
  Controleer regelmatig of je compliant bent met alle relevante regelgeving en belastingwetgeving. Boetes of straffen voor non-compliance kunnen bijdragen aan omzetlekkage en ondernemingen kunnen ze vaak voorkomen door de juiste controles uit te voeren.

• Audits van technologie
  Evalueer je technologische systemen om er zeker van te zijn dat ze niet de oorzaak van problemen zijn. Softwarestoringen, verouderde systemen of een slechte integratie kunnen leiden tot facturatiefouten of gegevensverlies, wat kan leiden tot omzetlekkage.

Zodra je de informatie hebt verzameld, vergelijk je deze met industriestandaarden en kijk je of jouw systemen afwijken. Dit kan systemische problemen aan het licht brengen die tot omzetlekkage kunnen leiden.

Strategieën om omzetlekkage te voorkomen

Het voorkomen van omzetlekkage vereist een scherp oog voor detail en strategische actie. Hier zijn verschillende tactieken die je kunt gebruiken:

• Geavanceerde analyses
  Implementeer geavanceerde analyse- en machine-learningmodellen die afwijkingen in tarieven, facturatie en gebruikspatronen in real time kunnen herkennen. Deze systemen kunnen leren van historische gegevens om potentiële lekkagegebieden te identificeren die niet duidelijk zouden zijn voor menselijke auditors en kunnen je waarschuwen voor onregelmatigheden wanneer deze zich voordoen.

• Dynamische prijsmodellen
  Ontwikkel prijsmodellen die zich aanpassen aan realtime marktomstandigheden, de vraag van klanten en voorraadniveaus. Algoritmen die prijzen optimaliseren, kunnen verliezen voorkomen als gevolg van verouderde prijsstrategieën die niet stroken met de huidige markt.

• Forensische auditprogramma's
  Voer forensische audits uit die verder gaan dan traditionele financiële controles. Deze zijn ontworpen om verborgen verschillen, fraude of wanbeheer aan het licht te brengen die omzetlekkage kunnen veroorzaken. Forensische auditors zijn getraind om naar de financiën te kijken vanuit het perspectief van een detective: ze onderzoeken niet alleen de cijfers, maar ook het gedrag en de motivaties waardoor die cijfers anders zijn dan verwacht.

• Geïntegreerd contract- en inkomstenbeheer
  Gebruik een geïntegreerd systeem dat contractbeheer direct koppelt aan omzetverantwoording. Dit zorgt ervoor dat elk product, elke mijlpaal en elke boete automatisch wordt meegenomen in de facturatiecycli en omzetrapporten, wat resulteert in minder menselijke fouten.

• Voorspellende operationele analyses
  Gebruik voorspellende operationele analyses om risico's in verband met projectbeheer, toewijzing van middelen en capaciteitsplanning te voorspellen en te beperken. Door te voorspellen waar knelpunten of inefficiënties kunnen optreden, kun je je strategieën aanpassen om de bijbehorende omzetlekkage te voorkomen.

• Op nul gebaseerde budgettering (ZBB)
  Gebruik een ZBB-aanpak voor kostenbeheer. Bij op nul gebaseerde budgettering moet elke uitgave voor elke nieuwe periode worden verantwoord. Dit bestrijdt zelfgenoegzaamheid en dwingt tot een regelmatige herziening van alle uitgaven, waarbij indirecte lekkagebronnen zoals operationele inefficiënties of overbodige werkzaamheden aan het licht komen.

• Gelaagde toegangscontrolesystemen
  Met een gelaagde toegangsbeheer voor gevoelige facturatie- en prijssystemen voorkom je ongeoorloofde wijzigingen of datalekken die tot omzetlekkage kunnen leiden. Alleen medewerkers met de vereiste bevoegdheid kunnen wijzigingen aanbrengen en alle wijzigingen worden geregistreerd voor auditdoeleinden.

• Op maat gemaakte beloningsprogramma's voor personeel
  Stem de beloningen voor het personeel af op de doelstellingen voor inkomstenbescherming. Creëer een beloningssysteem voor werknemers die lekkagepunten identificeren of processen verbeteren. Dit moedigt je personeel aan om de inkomsten van het bedrijf actief te beschermen.

• Opvolging van klantsucces
  Zet een programma op voor klantsucces waarin regelmatig de klanttevredenheid en het succes van de dienstverlening worden beoordeeld. Dit programma kan gebieden identificeren waar de onderneming mogelijk te veel diensten levert zonder ze te factureren, of waar deze diensten met een toegevoegde waarde kan introduceren om aan de behoeften van de klant te voldoen.

Elk van deze strategieën combineert toezicht op hoog niveau met een uitgebreide controle over de details, waarbij wordt vertrouwd op technologie en menselijke expertise om te voorkomen dat er ongemerkt inkomsten worden misgelopen. Met deze strategieën moeten ondernemingen een verfijnd systeem creëren waarmee afwijkingen die tot omzet verlies kunnen leiden worden gedetecteerd en geanalyseerd, zodat de onderneming deze kan aanpakken.

Strategieën om omzetlekkage te verminderen

Zodra een onderneming omzetlekkage heeft geïdentificeerd, is er een veelzijdige aanpak nodig om deze te verminderen. Hier zijn gerichte strategieën om processen te verbeteren en verloren inkomsten terug te winnen:

• Analyse van de hoofdoorzaak
  Voordat je actie onderneemt, moet je begrijpen wat de oorzaak van de omzetlekkage is. Voer een oorzaakanalyse uit met behulp van gegevens van je hele onderneming om vast te stellen welke specifieke processen of gebieden problemen opleveren. Denk hierbij aan het onderzoeken van transactielogboeken, het houden van interviews met personeel of het beoordelen van systeemarchitecturen.

• Vervang processen
  Haal eventuele zwakke punten uit je processen door workflows opnieuw te ontwerpen, het toezicht in belangrijke fasen te versterken of de levering van producten en diensten te heroverwegen. Het doel is om de specifieke punten waar omzetlekkage optreedt aan te pakken.

• Corrigeer en heronderhandel over contracten
  Als contracten een bron van omzetlekkage zijn, moeten ze mogelijk opnieuw worden bekeken. Dit kan betekenen dat je opnieuw met klanten of leveranciers moet onderhandelen over voorwaarden, of simpelweg ervoor zorgen dat je de bestaande voorwaarden correct toepast en handhaaft.

• Versterking van de compliancemaatregelen
  Verscherp je compliance om kosten voor non-compliance te voorkomen. Dit kan betekenen dat je moet investeren in een betere opleiding van je personeel, je nalevingsbeleid moet bijwerken of strengere interne audits moet uitvoeren.

• Verbetering van de technologische infrastructuur
  Upgrade je technologie om de facturatie, dienstverlening en voorraad beter bij te houden en te beheren. Nieuwe systemen kunnen nauwkeurigere gegevens opleveren en menselijke fouten verminderen.

• Incasso-inspanningen
  Als je omzetlekkage te wijten is aan onbetaalde schulden, moet je mogelijk je incassoprocessen verbeteren. Dit kan inhouden dat je betalingsachterstanden agressiever aanpakt of dat je gebruikmaakt van een incassobureau.

• Prestatie-indicatoren voor omzetlekkage
  Maak gebruik van key performance indicators (KPI's) met betrekking tot omzetlekkage. Deze KPI's kunnen doorlopend inzicht geven in de prestaties van het bedrijf om de omzetlekkage in de loop van de tijd te voorkomen en verminderen.

• Training en verantwoordelijkheid van werknemers
  Leid werknemers op over de nieuwe processen en technologieën en houd ze verantwoordelijk voor de naleving ervan. Wanneer werknemers weten wat de impact van omzetlekkage is en weten wat hun rol is in het voorkomen ervan, kunnen ze een eerste verdedigingslinie zijn.

• Voorlichting aan de klant
  Soms leidt klantgedrag tot omzetverlies. Informeer je klanten over hoe hun acties, zoals te late betalingen of oneigenlijk gebruik van producten, kunnen bijdragen aan omzetlekkage en werk met ze samen om de situatie te verbeteren.

• Plannen voor omzetherstel
  Stel een plan op om verloren inkomsten binnen wettelijke en contractuele grenzen terug te verdienen. Dit kun je doen door bijvoorbeeld achteraf facturen te versturen voor diensten of producten die zijn geleverd, maar niet correct zijn gefactureerd.

Het implementeren van deze strategieën houdt in dat je naar je hele bedrijfsmodel kijkt en identificeert waar verbeteringen kunnen worden aangebracht. Het is een cyclus van continue verbetering, waarbij je altijd op zoek bent naar nieuwe manieren om je inkomstensystemen te verfijnen.