On parle de perte de recettes lorsqu'une entreprise perd des revenus escomptés. C'est comme une fuite d'eau dans un tuyau : l'argent qui aurait dû être gagné s'échappe. Cette situation peut résulter d'une facturation non recouvrée, d'une tarification insuffisante ou de coûts non récupérés. EY estime que les entreprises perdent jusqu'à 5 % de leurs bénéfices à cause de la perte de recettes, ce qui représente une part substantielle.

Imaginons qu'une entreprise vende un produit mais ne facture pas certaines fonctionnalités en raison d'un oubli, ou qu'elle fournisse un service mais que certaines heures de travail ne figurent pas sur la facture. C'est ce revenu que l'entreprise aurait dû gagné mais qu'elle n'a pas perçu.

Tout comme un plombier colmate une fuite pour ne pas gaspiller d'eau, une entreprise doit faire de même pour préserver ses revenus. Pour éviter les pertes, il faut examiner attentivement les processus de facturation, les stratégies de tarification et les méthodes de recouvrement des coûts. Après avoir identifié les pertes de recettes, les entreprises doivent prendre des mesures concrètes pour y mettre un terme. Si elles ne sont pas contrôlées, ces pertes peuvent s'aggraver et réduire vos marges bénéficiaires.

En réduisant les pertes de recettes, vous préservez vos résultats et vous améliorez la santé ainsi que la viabilité financières globales de votre entreprise. Nous verrons ci-dessous ce qu'il faut savoir pour minimiser la perte de recettes et, idéalement, l'empêcher de se produire.

Sommaire

• Types de perte de recettes
  
• Comment calculer la perte de recettes ?
  
• Comment identifier les causes de la perte de recettes dans votre entreprise ?
  
• Stratégies visant à prévenir la perte de recettes
  
• Stratégies de réduction des pertes de recettes
  

Types de perte de recettes

Toute une série de problèmes, allant des erreurs administratives aux lacunes au niveau de l'exécution des processus, peuvent faire perdre à une entreprise des revenus qu'elle était censée percevoir. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des différents types de perte de recettes.

• Erreurs de facturation
  Ce type de perte de recettes se produit lorsqu'il y a une inexactitude au niveau de la facturation. Il peut s'agir d'un oubli, comme le fait d'oublier de facturer un service ou un produit livré. Il s'agit parfois d'une erreur technique qui fait que le système ne saisit pas les données correctement et sous-facture le client. Ce type de fuite affecte directement le résultat net, car l'entreprise ne gagne pas ce qui lui revient de droit pour les services ou les biens fournis.

• Incohérences de tarification
  Les incohérences de tarification surviennent lorsqu'une entreprise fixe le prix d'un produit mais le facture moins cher en raison d'un modèle de tarification obsolète ou d'une erreur dans la liste des prix. Ces divergences peuvent résulter de la non-actualisation des prix dans le système ou de la non-application des augmentations de prix saisonnières.

• Non-respect du contrat
  Lorsque les conditions convenues dans les contrats ne sont pas entièrement appliquées ou sont mal interprétées, cela peut entraîner une perte de recettes. Cette situation peut être due au fait que tous les produits livrables n'ont pas été facturés ou que les pénalités et frais convenus n'ont pas été appliqués.

• Pertes de temps et de productivité
  Ce type de perte se produit lorsque les employés passent du temps sur un projet qui n'est pas entièrement comptabilisé ou facturé au client.

• Vol de service ou de produit
  Ce type de perte correspond à l'utilisation ou à la distribution non autorisée des services ou des produits d'une entreprise. Si, par exemple, la licence d'un logiciel est utilisée plus de fois qu'elle n'a été payée, ou si un stock est volé, il s'agit d'un vol de produit.

• Utilisation sous-optimale des actifs
  Lorsque les actifs d'une entreprise (machines, équipements ou même ressources humaines) ne sont pas utilisés au maximum de leur potentiel et que les bénéfices en sont diminués, il s'agit d'une forme de perte.

Chacun de ces points illustre une manière différente dont les entreprises peuvent perdre des revenus sans s'en rendre compte.

Comment calculer la perte de recettes

Ce calcul relève d'un travail de détective, car vous devez reconstituer ce qui aurait dû être facturé par rapport à ce qui a été effectivement reçu. Il faut commencer par une analyse détaillée des transactions et des processus de l'entreprise. Nous allons vous expliquer ci-dessous comment collecter les informations dont vous aurez besoin.

• Contrôler vos registres de vente et de facturation
  Commencez par passer en revue tous vos registres de vente et factures. Recherchez toute différence entre ce qui a été vendu et ce qui a été facturé. Si vous avez vendu 100 unités mais en avez facturé 90, ces 10 unités représentent une perte.

• Examiner les termes du contrat par rapport à la facturation
  Vérifiez les contrats passés avec les clients par rapport aux factures envoyées. Assurez-vous que tous les services ou produits qui auraient dû être facturés conformément au contrat figurent sur la facture.

• Analyser le suivi du temps et le rendement du travail
  Les entreprises qui facturent au temps passé, telles que les sociétés de conseil, doivent comptabiliser toutes les heures facturables effectuées par leurs employés. Comparez les feuilles de temps avec les factures envoyées pour s'assurer que toutes les heures facturables ont été saisies.

• Passer en revue la gestion des stocks
  Si vous vendez des produits physiques, comparez vos registres d'inventaire avec les données relatives aux ventes. En cas de divergence, par exemple si vos stocks sont inférieurs à ce qu'ils devraient être, compte tenu des quantités vendues, cette différence constitue une perte de recettes potentielle.

• Vérifier l'exactitude des prix
  Assurez-vous que les prix facturés aux clients sont les mêmes que les prix les plus récents que vous avez fixés. Si vous constatez que des prix plus anciens ou plus bas ont été facturés, cette différence constitue une perte.

Une fois que vous disposez de toutes ces informations, calculez le total des recettes potentielles sur la base des contrats, des listes de prix et des stocks, puis soustrayez les recettes effectivement perçues. La différence correspond à votre perte de recettes.

Comment identifier les causes de la perte de recettes dans votre entreprise ?

Pour identifier les causes de la perte de recettes au sein de votre entreprise, il faut examiner vos opérations et repérer où les chiffres ne s'additionnent pas. Vous trouverez ci-dessous des informations afin de savoir identifier la source d'une perte de recettes.

• Passage en revue détaillé des processus
  Vérifiez chaque étape de vos processus de vente et d'exploitation, de la commande initiale au paiement final. Recherchez les points de divergence, tels que des services fournis mais non facturés ou des produits distribués sans la documentation appropriée.

• Analyse des données
  Analysez minutieusement vos données financières afin de repérer les tendances susceptibles d'indiquer des problèmes, tels que des déficits réguliers dans certaines lignes de produits ou certains services. Vous pouvez ainsi voir à quel niveau vous perdez régulièrement des recettes.

• Retour d'information et flux de travail des employés
  Parfois, ce sont les employés qui vous donnent les meilleures indications. Discutez avec votre équipe et demandez-lui si elle a constaté des problèmes récurrents susceptibles d'entraîner des pertes. Essayez de vous familiariser avec leur flux de travail afin de déterminer s'il y a des inefficacités ou des malentendus au sujet des procédures de facturation.

• Commentaires des clients
  Les clients peuvent également fournir des informations précieuses. Ils peuvent mentionner des erreurs ou des divergences de facturation dont vous n'étiez pas au courant. Si plusieurs clients affirment qu'ils s'attendaient à être facturés pour quelque chose qui ne l'a pas été, c'est un signal d'alerte.

• Contrôles de conformité
  Vérifiez régulièrement la conformité avec toutes les réglementations et les lois fiscales. Les amendes ou les pénalités pour non-conformité peuvent contribuer à la perte de recettes. Les entreprises peuvent néanmoins souvent les éviter en mettant en place les contrôles adéquats.

• Audits technologiques
  Évaluez vos systèmes technologiques afin de vous assurer qu'ils ne sont pas la source de problèmes. Des logiciels défectueux, des systèmes obsolètes ou une mauvaise intégration peuvent entraîner des erreurs de facturation ou des pertes de données, et donc des pertes de recettes.

Une fois que vous avez rassemblé vos informations, comparez-les aux normes du secteur et recherchez les divergences. Vous pouvez ainsi découvrir des problèmes systémiques susceptibles d'être à l'origine d'une perte de recettes.

Stratégies visant à prévenir la perte de recettes

Pour éviter les pertes de recettes, il faut être très attentif aux détails et prendre des mesures stratégiques. Vous trouverez ci-dessous plusieurs tactiques à adopter.

• Analyse avancée
  Déployez des modèles d'analyse avancée et de machine learning capables de détecter en temps réel les anomalies au niveau de la tarification, de la facturation et des modèles d'utilisation. Ces systèmes peuvent s'appuyer sur des données historiques pour identifier des zones de perte potentielles qui ne seraient pas évidentes pour des auditeurs humains et peuvent vous alerter sur des irrégularités au fur et à mesure qu'elles se produisent.

• Modèles tarifaires dynamiques
  Élaborez des modèles de tarification qui s'adaptent aux conditions du marché en temps réel, à la demande des clients et aux niveaux de stocks. Les algorithmes qui optimisent les prix peuvent éviter les pertes dues à des stratégies de prix obsolètes qui ne reflètent pas le marché actuel.

• Programmes d'audits juridiques
  Initiez des audits juridiques qui vont au-delà des examens financiers traditionnels. Ils ont pour but de mettre au jour les divergences cachées, les fraudes ou les erreurs de gestion qui pourraient être à l'origine de pertes de recettes. Les auditeurs légaux sont formés pour examiner les données financières du point de vue d'un détective, c'est-à-dire en examinant non seulement les chiffres, mais aussi les comportements et les motivations qui pourraient conduire à ce que ces chiffres soient différents de ce qui était prévu.

• Gestion intégrée des contrats et des recettes
  Utilisez un système intégré qui lie directement la gestion des contrats à la comptabilisation des revenus. De cette manière, chaque prestation, étape ou pénalité est automatiquement prise en compte dans les cycles de facturation et les rapports de revenus, ce qui permet de réduire les erreurs humaines.

• Analyse opérationnelle prédictive
  Faites appel à l'analyse opérationnelle prédictive afin de prévoir et d'atténuer les risques associés à la gestion des projets, à l'affectation des ressources et à la planification des capacités. En anticipant les goulets d'étranglement ou les inefficacités, vous pouvez ajuster vos stratégies afin d'éviter les pertes qui en découlent.

• Budget base zéro (BBZ)
  Adoptez une approche BBZ afin d'assurer la gestion des coûts. Dans le cadre de la budgétisation à base zéro, chaque dépense doit être justifiée pour chaque nouvelle période. Cette approche permet de lutter contre la complaisance tout en exigeant un examen régulier de toutes les dépenses, de sorte qu'il est possible d'identifier les sources indirectes de pertes, notamment les inefficacités opérationnelles ou la surabondance de personnel.

• Systèmes de contrôle d'accès par paliers
  Le contrôle d'accès par paliers aux systèmes de facturation et de tarification sensibles est un moyen de prévenir les modifications non autorisées ou les violations de données susceptibles d'entraîner des pertes. Seuls les employés disposant de l'autorisation nécessaire peuvent effectuer des modifications, et toutes les modifications sont enregistrées à des fins d'audit.

• Programmes incitatifs personnalisés pour le personnel
  Alignez les mesures incitatives du personnel sur les objectifs de préservation des recettes. Créez des systèmes de récompense pour les employés qui identifient les sources de pertes ou améliorent les processus. Vous encouragez ainsi votre personnel à protéger activement les revenus de l'entreprise.

• Suivi de la réussite du client
  Mettez en place un programme de réussite client qui évalue régulièrement la satisfaction du client et le succès de la prestation de services. Ce programme permet d'identifier les domaines dans lesquels l'entreprise peut fournir des services en excès sans les facturer, ou ceux dans lesquels elle pourrait introduire des services à valeur ajoutée pour répondre aux besoins des clients.

Chacune de ces stratégies associe une surveillance de haut niveau à un contrôle granulaire des détails, en s'appuyant sur la technologie et l'expertise humaine pour empêcher que les recettes ne se volatilisent sans qu'on s'en aperçoive. Les entreprises devraient avoir recours à ces stratégies afin de créer un système perfectionné qui permette de détecter, d'analyser et de contrer toute anomalie susceptible d'entraîner une perte de recettes.

Stratégies de réduction des pertes de recettes

Une fois que l'entreprise a identifié la perte de recettes, il faut adopter une approche multidimensionnelle pour la réduire. Vous trouverez ci-dessous des stratégies ciblées pour améliorer les processus et récupérer les recettes perdues.

• Analyse de la cause principale
  Avant d'agir, vous devez comprendre la cause de la perte. Procédez à une analyse des causes profondes en utilisant des données provenant de l'ensemble de votre entreprise afin d'identifier les processus ou les domaines spécifiques qui posent problème. Il peut s'agir de passer en revue les journaux de transactions, de mener des entretiens avec le personnel ou d'examiner l'architecture des systèmes.

• Processus de modernisation
  Repensez les points faibles de vos processus en redéfinissant les flux de travail, en renforçant la supervision aux étapes clés ou en repensant la fourniture de produits et de services. L'objectif est de s'attaquer aux points spécifiques où se manifestent les pertes.

• Révision et renégociation des contrats
  Si les contrats sont une source de pertes, il peut être nécessaire de les revoir. Il peut s'agir de renégocier les conditions avec les clients ou les fournisseurs, ou simplement de s'assurer que vous appliquez et faites respecter correctement les conditions existantes.

• Renforcement des mesures de conformité
  Renforcez votre conformité afin d'éviter les coûts liés à la non-conformité. Il peut s'agir d'investir dans une meilleure formation de votre personnel, de mettre à jour vos politiques de conformité ou de mener des audits internes plus rigoureux.

• Amélioration de l'infrastructure technologique
  Mettez votre technologie à niveau pour mieux suivre et gérer la facturation, la prestation de services et l'inventaire. Les nouveaux systèmes peuvent fournir des données plus précises et réduire les erreurs humaines.

• Efforts de recouvrement des créances
  Si votre perte est due à des dettes impayées, vous devrez peut-être améliorer vos processus de recouvrement. Pour ce faire, vous pouvez mettre en place un suivi plus agressif des retards de paiement ou faire appel à des services de recouvrement de créances.

• Indicateurs de performance en matière de pertes
  Mettez en place des indicateurs clés de performance (KPI) liés aux fuites. Ces indicateurs peuvent fournir une visibilité en continu sur la manière dont l'entreprise parvient à prévenir et à réduire la perte de recettes au fil du temps.

• Formation et responsabilisation des employés
  Formez les employés aux nouveaux processus et technologies en les rendant responsables de leur adoption. Lorsque les employés sont conscients de l'impact des pertes et de leur rôle en matière de prévention, ils peuvent constituer une première ligne de défense.

• Éducation de la clientèle
  Le comportement des clients entraîne parfois des pertes de recettes. Expliquez à vos clients comment leurs actions (retards de paiement ou mauvaise utilisation des produits, par exemple) peuvent entraîner des pertes et collaborez avec eux afin d'améliorer la situation.

• Plans de recouvrement des recettes
  Développez un plan de récupération des recettes perdus en respectant les limites légales et contractuelles. Ce plan peut prévoir la facturation rétroactive de services ou de produits qui ont été fournis mais qui n'ont pas été facturés correctement.

La mise en place de ces stratégies implique d'examiner l'ensemble de votre modèle économique et d'identifier les points à améliorer. Il s'agit d'un cycle d'amélioration continue, au cours duquel vous êtes toujours à la recherche de nouveaux moyens d'affiner vos systèmes de recettes.