La dispersione dei ricavi si verifica quando un'attività perde reddito previsto. È come una perdita d'acqua da un tubo: denaro che avrebbe dovuto essere guadagnato ma che in realtà si disperde. Questo fenomeno può avvenire a causa di addebiti non riscossi, prezzi sottocosto o costi non recuperati. Secondo le stime di EY, le aziende perdono fino al 5% di guadagni a causa della dispersione dei ricavi, una percentuale sostanziosa.

Immaginiamo un'azienda che vende un prodotto ma non addebita i costi di alcune funzionalità a causa di una svista oppure un'azienda che fornisce un servizio ma senza inserire in fattura alcune ore di lavoro: si tratta di ricavi che spettano all'attività ma non vengono percepiti.

Così come un idraulico sigillerebbe una perdita per risparmiare acqua, le attività devono evitare queste dispersioni per salvaguardare il reddito. Per prevenire la dispersione, è necessario esaminare con attenzione le procedure di addebito, le strategie tariffarie e i metodi di recupero dei costi. Dopo aver identificato la causa della dispersione, le attività devono intraprendere interventi risolutivi per fermare la perdita. Se non vengono controllate, queste dispersioni possono aumentare a discapito dei margini di profitto.

Riducendo la dispersione dei ricavi, è possibile proteggere i profitti e migliorare in generale la salute finanziaria e la sostenibilità. In questo articolo trovi tutto quello che è necessario sapere per ridurre al minimo la dispersione e, idealmente, per prevenirla.

Contenuto dell'articolo

• Tipi di dispersione dei ricavi
  
• Come calcolare la dispersione dei ricavi
  
• Come identificare le cause della dispersione dei ricavi nella tua attività
  
• Strategie per prevenire la dispersione dei ricavi
  
• Strategie per ridurre la dispersione dei ricavi
  

Tipi di dispersione dei ricavi

Le attività possono perdere ricavi che avrebbero dovuto guadagnare a causa di una serie di fattori, ad esempio errori amministrativi o lacune nell'esecuzione di procedure. Ecco una panoramica dei diversi tipi di dispersione dei ricavi.

• Errori di addebito
  Gli errori di addebito si verificano a causa di sbagli nella fatturazione. Potrebbe trattarsi di una svista, ad esempio dimenticare di fatturare un servizio erogato o un prodotto consegnato. A volte si tratta di un errore tecnico, per cui il sistema non acquisisce correttamente i dati e addebita un importo inferiore a un cliente. Questo tipo di dispersione influisce direttamente sui profitti, perché l'attività non guadagna quanto legittimamente dovuto per i servizi o i beni forniti.

• Discrepanze nei prezzi
  Le discrepanze nei prezzi si verificano quando un'attività stabilisce un prezzo per un prodotto ma addebita un importo inferiore a causa di un modello tariffario obsoleto o di un errore nel listino prezzi. Queste discrepanze possono derivare da prezzi non aggiornati nel sistema o dalla mancata applicazione di aumenti stagionali.

• Mancata conformità contrattuale
  Se i termini concordati nei contratti non vengono completamente applicati o vengono male interpretati, può verificarsi una dispersione dei ricavi. Il motivo potrebbe essere attribuibile al mancato addebito di tutti i servizi o prodotti forniti o alla mancata applicazione di penali e commissioni concordate.

• Perdite di tempo e produttività
  Questo tipo di dispersione si verifica quando i dipendenti dedicano tempo a un progetto non completamente contabilizzato o addebitato al cliente.

• Furto di servizi o prodotti
  Questo tipo di dispersione è dovuto all'uso o alla distribuzione non autorizzata di servizi o prodotti di un'azienda. Un furto di prodotti si verifica ad esempio se la licenza di un prodotto software viene usata un numero di volte maggiore rispetto a quanto pagato oppure se vengono rubate scorte.

• Uso non ottimale degli asset
  Se gli asset di un'azienda, ad esempio macchinari, apparecchiature o anche risorse umane, non vengono usati al loro pieno potenziale, riducendo i guadagni, si verifica una dispersione.

Ognuno di questi punti illustra un modo diverso in cui le attività potrebbero perdere reddito senza rendersene conto.

Come calcolare la dispersione dei ricavi

Il calcolo della dispersione dei ricavi è simile a un lavoro investigativo: è necessario ricostruire quello che avrebbe dovuto essere addebitato rispetto a quanto effettivamente ricevuto. Il primo passaggio consiste in un'analisi dettagliata delle transazioni e dei processi dell'attività. Ecco come raccogliere le informazioni necessarie:

• Verifica i dati delle vendite e della fatturazione
  Per iniziare, esamina tutti i dati delle vendite e le fatture. Verifica se esistono differenze tra le quantità vendute e quelle addebitate. Se hai venduto 100 unità ma ne hai addebitate 90, queste 10 unità rappresentano una dispersione.

• Esamina i termini contrattuali rispetto agli addebiti
  Controlla i contratti stipulati con i clienti rispetto alle fatture inviate. Assicurati che tutti i servizi o prodotti che avrebbero dovuto essere addebitati in base al contratto siano stati inclusi nella fattura.

• Analizza il tracciamento orario e il lavoro prodotto
  Le attività che fatturano su base oraria, ad esempio le società di consulenza, devono contabilizzare tutte le ore di lavoro dei dipendenti addebitabili. Confronta le schede attività con le fatture inviate per verificare che vengano acquisite tutte le ore addebitabili.

• Esamina la gestione dell'inventario
  Se vendi prodotti fisici, confronta i dati di inventario con i dati delle vendite. In caso di discrepanze, ad esempio se le scorte sono inferiori al previsto considerando la quantità venduta, la differenza rilevata è una potenziale dispersione di ricavi.

• Verifica l'accuratezza dei prezzi
  Assicurati che i prezzi addebitati ai clienti siano aggiornati. Se rilevi che sono stati addebitati prezzi inferiori meno recenti, tale differenza rappresenta una dispersione.

Dopo aver raccolto tutte queste informazioni, calcola il totale dei potenziali ricavi in base a contratti, listini prezzi e inventario e sottrai i ricavi effettivi ricevuti. La differenza corrisponde alla dispersione di ricavi.

Come identificare le cause della dispersione dei ricavi nella tua attività

Per identificare le cause della dispersione di ricavi devi esaminare le operazioni e trovare i punti in cui i conti non tornano. Ecco come individuare dove potrebbe verificarsi una dispersione di ricavi:

• Revisioni dettagliate dei processi
  Controlla ogni passaggio dei processi di vendita e operazioni, dall'ordine iniziale al pagamento finale. Cerca i passaggi in cui le cose non tornano, ad esempio servizi erogati ma non addebitati o prodotti consegnati senza una corretta documentazione.

• Analisi dei dati
  Analizza in modo approfondito i dati finanziari per rilevare modelli che potrebbero indicare problemi, ad esempio ammanchi regolari in specifiche linee di prodotti o servizi. Potrebbe essere questa la causa di perdite costanti di ricavi.

• Feedback e flussi di lavoro dei dipendenti
  A volte i dipendenti possono fornire le intuizioni migliori. Parla con il tuo team e cerca di scoprire se sono stati notati problemi ricorrenti che potrebbero causare perdite. Esamina il flusso di lavoro dei dipendenti per identificare eventuali inefficienze o malintesi in merito alle procedure di addebito.

• Feedback dei clienti
  Anche i clienti possono fornire informazioni preziose. Potrebbero menzionare dati confusi o discrepanze nell'addebito di cui non eri consapevole. Se diversi clienti affermano di aver ricevuto addebiti diversi dal previsto, si tratta di un segnale di allarme.

• Controlli di conformità
  Esamina regolarmente la conformità alle normative e le leggi fiscali applicabili. Le sanzioni o le penali per la mancata conformità possono contribuire alla dispersione dei ricavi, ma possono essere prevenute con i controlli appropriati.

• Verifiche della tecnologia
  Valuta i sistemi tecnologici per verificare che non siano la causa dei problemi. Errori software, sistemi obsoleti o una scarsa integrazione possono generare errori di addebito o perdita di dati, con conseguente dispersione dei ricavi.

Una volta raccolte le informazioni, confrontale con gli standard di settore e verifica se esistono deviazioni. In questo modo puoi scoprire problemi sistemici che potrebbero causare la dispersione dei ricavi.

Strategie per prevenire la dispersione dei ricavi

Per prevenire la dispersione dei ricavi, è necessario prestare la massima attenzione ai dettagli e intraprendere interventi strategici. Ecco alcune tattiche da adottare:

• Analisi avanzate
  Adotta modelli avanzati di analisi e machine learning in grado di rilevare in tempo reale anomalie in termini di tariffe, addebito e modelli di utilizzo. Sulla base di dati storici, questi sistemi possono identificare potenziali aree di dispersione che potrebbero non essere ovvie per i revisori e possono avvisare in caso di irregolarità nel momento in cui si verificano.

• Modelli tariffari dinamici
  Sviluppa modelli tariffari che si adattano in tempo reale a condizioni di mercato, domanda dei clienti e livelli di inventario. Gli algoritmi che ottimizzano i prezzi possono prevenire perdite dovute a strategie tariffarie obsolete che non rispecchiano il mercato corrente.

• Programmi di verifiche forensi
  Avvia degli audit forensi: si tratta di verifiche più approfondite rispetto alle tradizionali revisioni finanziarie che consentono di rivelare discrepanze nascoste, frodi o casi di cattiva gestione che potrebbero causare dispersioni di ricavi. I revisori forensi sono addestrati per esaminare i dati finanziari da un punto di vista investigativo, analizzando quindi non solo i numeri ma anche i comportamenti e le motivazioni che potrebbero causare differenze rispetto al previsto.

• Gestione integrata di contratti e ricavi
  Usa un sistema integrato che colleghi la gestione dei contratti direttamente al riconoscimento dei ricavi. In questo modo i cicli di fatturazione e la rendicontazione sui ricavi tengono conto di ogni prodotto o servizio fornito, traguardi intermedi o penali, riducendo l'errore umano.

• Analisi operativa predittiva
  Svolgi un'analisi operativa predittiva per prevedere e mitigare i rischi associati alla gestione dei progetti, all'allocazione di risorse e alla pianificazione di capacità. Prevedendo dove possono verificarsi colli di bottiglia o inefficienze, puoi adattare le strategie per evitare la dispersione associata.

• Zero-based budgeting (ZBB)
  Adotta un approccio ZBB per la gestione dei costi. Con questo approccio, ogni spesa deve essere giustificata per ogni nuovo periodo. Oltre a contrastare l'eccessivo autocompiacimento, questo approccio forza una revisione regolare di tutta la spesa, rilevando le fonti indirette di dispersione come le inefficienze o le eccedenze operative.

• Sistemi di controllo degli accessi su più livelli
  Il controllo degli accessi su più livelli per i sistemi sensibili di addebito e tariffe è uno dei modi per prevenire modifiche non autorizzate o violazioni dei dati che potrebbero portare a una dispersione. Solo i dipendenti con la necessaria autorizzazione possono apportare alterazioni e tutte le modifiche vengono registrate per la verifica.

• Programmi di incentivi personalizzati per il personale
  Allinea gli incentivi del personale a obiettivi di protezione dei ricavi. Crea sistemi di ricompensa per i dipendenti che identificano i punti di dispersione o che migliorano i processi. La forza lavoro in questo modo è incentivata a proteggere attivamente i ricavi aziendali.

• Monitoraggio del successo dei clienti
  Stabilisci un programma di storie di successo dei clienti per valutare regolarmente la soddisfazione dei clienti e il successo nell'erogazione di servizi. Questo programma consente di identificare le aree in cui l'attività potrebbe fornire servizi in eccesso senza addebitare i relativi costi oppure introdurre servizi a valore aggiunto a supporto delle esigenze dei clienti.

Ognuna di queste strategie unisce una supervisione di alto livello a un controllo granulare dei dettagli, basandosi sulla tecnologia e sulle competenze umane per prevenire perdite di ricavi non rilevate. Le attività dovranno adottare queste strategie per creare un sistema ottimizzato in grado di rilevare, analizzare e rispondere a eventuali anomalie che potrebbero comportare la perdita di ricavi.

Strategie per ridurre la dispersione dei ricavi

Una volta identificata una dispersione dei ricavi, è necessario adottare un approccio multiforme per ridurla. Ecco le strategie mirate per migliorare i processi e riacquisire i ricavi persi:

• Analisi della causa radice
  Prima di intraprendere azioni, è necessario capire qual è la causa della dispersione. Esegui un'analisi della causa radice usando i dati dell'attività per identificare specifiche procedure o aree problematiche. Può essere necessario esaminare i log delle transazioni, condurre colloqui con il personale o rivedere le architetture dei sistemi.

• Processi di aggiornamento
  Ridefinisci i flussi di lavoro, rafforza la supervisione nelle fasi chiave o rivedi le procedure di fornitura di prodotti e servizi per correggere eventuali punti deboli. L'obiettivo è affrontare i punti specifici in cui si verifica la dispersione.

• Revisione e rinegoziazione dei contratti
  Se la fonte della dispersione sono i contratti, può essere necessario revisionarli. Questo potrebbe comportare la rinegoziazione dei termini con clienti o fornitori o semplicemente la verifica che i termini esistenti vengano applicati e rispettati correttamente.

• Rafforzamento delle misure per la conformità
  Adotta misure più rigide per il rispetto della conformità per evitare eventuali penali. Può essere necessario investire in corsi di formazione più efficaci per il personale, aggiornare le politiche di conformità o condurre controlli interni più rigorosi.

• Miglioramento dell'infrastruttura tecnologica
  Aggiorna la tecnologia per monitorare e gestire meglio gli addebiti, l'erogazione di servizi e l'inventario. I nuovi sistemi possono fornire dati più accurati e ridurre gli errori umani.

• Iniziative per il recupero crediti
  Se la dispersione è dovuta a debiti insoluti, può essere necessario migliorare le procedure di riscossione. Puoi adottare follow-up più aggressivi per i pagamenti in ritardo o affidarti a servizi di recupero crediti.

• Indicatori di prestazioni correlati alla dispersione
  Stabilisci KPI (Key Performance Indicator) correlati alla dispersione. Questi KPI possono fornire visibilità continua sui risultati raggiunti dall'azienda per prevenire e ridurre la dispersione dei ricavi nel corso del tempo.

• Formazione e responsabilità dei dipendenti
  Forma i dipendenti sui nuovi processi e sulle nuove tecnologie e responsabilizzali per il rispetto delle regole. Se sono consapevoli dell'impatto della dispersione e del loro ruolo per prevenirla, i dipendenti possono costituire la prima linea di difesa.

• Formazione dei clienti
  A volte il comportamento dei clienti genera perdite di ricavi. Informa i clienti sugli effetti che possono avere le loro azioni nel contribuire alla dispersione, ad esempio pagamenti in ritardo o uso improprio dei prodotti, e collabora con loro per migliorare la situazione.

• Piani di recupero dei ricavi
  Sviluppa un piano per recuperare i ricavi persi entro i limiti legali e contrattuali. Il piano potrebbe includere l'addebito di arretrati per servizi o prodotti consegnati ma non addebitati correttamente.

Per implementare queste strategie, è necessario esaminare l'intero modello di business e identificare le aree di miglioramento. Si tratta di un ciclo di miglioramento continuo un cui dovrai sempre cercare nuovi modi per perfezionare i sistemi di ricavi.