Umsatzverluste entstehen, wenn einem Unternehmen erwartete Einnahmen entgehen. Es ist wie ein Wasserleck in einem Rohr: Geld, das eigentlich verdient werden sollte, versickert. Dies kann durch nicht eingeholte Rechnungsbeträge, zu niedrige Preise oder nicht gedeckte Kosten geschehen. EY schätzt, dass Unternehmen bis zu 5 % ihrer Einnahmen durch Umsatzlecks verlieren – ein erheblicher Teil ihres Umsatzes.

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen hat ein Produkt verkauft, aber aufgrund eines Versehens bestimmte Funktionen nicht in Rechnung gestellt, oder das Unternehmen hat eine Dienstleistung erbracht, aber einige Arbeitsstunden wurden nicht in Rechnung gestellt – das ist Umsatz, den das Unternehmen hätte erwirtschaften sollen, aber nicht erwirtschaftet hat.

Genau wie ein Sanitärfachmann ein Leck abdichten würde, um Wasser zu sparen, muss ein Unternehmen diese Lecks schließen, um seine Einnahmen zu sichern. Um Leckagen zu verhindern, müssen Abrechnungsverfahren, Preisstrategien und Methoden zur Umsatzsicherung sorgfältig überprüft werden. Nachdem die Unternehmen festgestellt haben, wo Umsatz verloren geht, müssen sie entschiedene Maßnahmen ergreifen, um den Schaden zu beheben. Bleiben diese Leckagen unkontrolliert, können sie sich ausweiten und Ihre Gewinnspannen aushöhlen.

Die Verringerung von Umsatzverlusten sichert das Endergebnis und verbessert die allgemeine finanzielle Stabilität und Nachhaltigkeit. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um Umsatzverluste zu minimieren und im Idealfall gar nicht erst entstehen zu lassen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Arten von Umsatzverlusten
  
• Berechnung von Umsatzverlusten
  
• So ermitteln Sie die Ursachen für Umsatzverlust in Ihrem Unternehmen
  
• Strategien zur Vermeidung von Umsatzverlusten
  
• Strategien zur Verringerung von Umsatzverlusten
  

Arten von Umsatzverlusten

Eine Reihe von Problemen, von Verwaltungsfehlern bis hin zu Lücken in der Prozessabwicklung, können dazu führen, dass einem Unternehmen Einnahmen entgehen, die es eigentlich verdienen sollte. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die verschiedenen Arten von Umsatzverlusten.

• Abrechnungsfehler
  Ein Abrechnungsfehler liegt vor, wenn bei der Rechnungsstellung ein Fehler unterlaufen ist. Dabei kann es sich um ein Versehen handeln, z. B. wenn vergessen wird, eine Dienstleistung oder ein geliefertes Produkt in Rechnung zu stellen. Gelegentlich handelt es sich um einen technischen Fehler, bei dem das System die Daten nicht korrekt erfasst und einer Kundin oder einem Kunden zu wenig in Rechnung stellt. Diese Art von Verlusten wirkt sich direkt auf das Endergebnis aus, da das Unternehmen nicht das verdient, was ihm für die erbrachten Dienstleistungen oder Waren zusteht.

• Preisabweichungen
  Preisabweichungen treten auf, wenn ein Unternehmen einen Preis für ein Produkt festlegt, aber aufgrund eines veralteten Preismodells oder eines Fehlers in der Preisliste weniger berechnet. Diese Abweichungen können dadurch entstehen, dass die Preise im System nicht aktualisiert werden oder dass saisonale Preiserhöhungen nicht berücksichtigt werden.

• Nichteinhaltung von Verträgen
  Wenn vertraglich vereinbarte Bedingungen nicht vollständig eingehalten oder falsch interpretiert werden, kann dies zu Umsatzverlusten führen. Ursache dafür kann sein, dass nicht alle Leistungen in Rechnung gestellt oder vereinbarte Strafen und Gebühren nicht angewendet werden.

• Zeit- und Produktivitätsverluste
  Zu dieser Art von Verlusten kommt es, wenn Mitarbeitende Zeit für ein Projekt aufwenden, die nicht vollständig verbucht oder den Kundinnen und Kunden in Rechnung gestellt wird.

• Diebstahl von Dienstleistungen oder Produkten
  Bei dieser Art von Schaden handelt es sich um die unbefugte Nutzung oder Verbreitung der Dienstleistungen oder Produkte eines Unternehmens. Wenn zum Beispiel die Lizenz einer Software öfter genutzt wird, als sie bezahlt wurde, oder wenn Inventar gestohlen wird, handelt es sich um Produktdiebstahl.

• Suboptimale Nutzung von Vermögenswerten
  Wenn die Vermögenswerte eines Unternehmens – z. B. Maschinen, Ausrüstungen oder sogar Personal – nicht in vollem Umfang genutzt werden und dadurch die Erträge sinken, handelt es sich um eine Form von Leckage.

Diese Punkte veranschaulichen jeweils eine andere Art und Weise, wie Unternehmen Einkommen verlieren können, ohne es zu bemerken.

Berechnung von Umsatzverlusten

Die Berechnung von Umsatzverlusten ist wie Detektivarbeit: Sie müssen herausfinden, was in Rechnung gestellt werden sollte und was tatsächlich eingegangen ist. Das beginnt mit einer detaillierten Analyse Ihrer Geschäftsvorgänge und -prozesse. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die benötigten Informationen zusammenstellen:

• Prüfen Sie Ihre Verkaufs- und Rechnungsunterlagen
  Prüfen Sie zunächst alle Ihre Verkaufsunterlagen und Rechnungen. Suchen Sie nach Differenzen zwischen dem, was verkauft und was in Rechnung gestellt wurde. Wenn Sie 100 Einheiten verkauft, aber nur 90 in Rechnung gestellt haben, handelt es sich bei diesen 10 Einheiten um Leckagen.

• Prüfen Sie Vertragsbedingungen und Rechnungen
  Vergleichen Sie die Verträge, die Sie mit Ihren Kundinnen und Kunden abgeschlossen haben, mit den Rechnungen, die Sie versendet haben. Vergewissern Sie sich, dass alle Dienstleistungen oder Produkte, die laut Vertrag hätten in Rechnung gestellt werden müssen, in der Rechnung enthalten sind.

• Analysieren Sie die Zeiterfassung und den Arbeitsaufwand
  Unternehmen, die nach Zeit abrechnen, wie z. B. Beratungsfirmen, müssen alle abrechenbaren Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden erfassen. Vergleichen Sie die Zeiterfassungsbögen mit den versendeten Rechnungen, um sicherzustellen, dass alle abrechenbaren Stunden erfasst sind.

• Überprüfen Sie die Bestandsverwaltung
  Wenn Sie physische Produkte verkaufen, vergleichen Sie Ihre Bestandsaufzeichnungen mit den Verkaufsdaten. Liegt eine Abweichung vor, z. B. wenn Sie weniger Bestand haben, als Sie angesichts der verkauften Menge haben sollten, ist diese Differenz ein potenzieller Umsatzverlust.

• Prüfen Sie die Preiskalkulationen
  Vergewissern Sie sich, dass die den Kundinnen und Kunden in Rechnung gestellten Preise mit den aktuellsten Preisen übereinstimmen, die Sie festgelegt haben. Wenn Sie feststellen, dass ältere, niedrigere Preise in Rechnung gestellt wurden, ist diese Differenz eine Leckage.

Sobald Sie all diese Informationen zusammengestellt haben, berechnen Sie die gesamten potenziellen Einnahmen auf der Grundlage von Verträgen, Preislisten und Beständen und ziehen dann den tatsächlich erzielten Umsatz ab. Die Differenz entspricht den Umsatzverlusten.

So ermitteln Sie die Ursachen für Umsatzverlust in Ihrem Unternehmen

Um die Ursachen für Umsatzverluste in Ihrem Unternehmen zu ermitteln, müssen Sie Ihre Betriebsabläufe untersuchen und herausfinden, wo die Zahlen nicht übereinstimmen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie herausfinden können, wo Umsatzverluste auftreten können:

• Detaillierte Prozessüberprüfungen
  Überprüfen Sie jeden Schritt Ihrer Vertriebs- und Betriebsprozesse, von der ersten Bestellung bis zur abschließenden Zahlung. Suchen Sie nach Stellen, an denen Dinge nicht übereinstimmen, z. B. Dienstleistungen, die erbracht, aber nicht in Rechnung gestellt wurden, oder Produkte, die ohne ordnungsgemäße Dokumentation abgegeben wurden.

• Datenanalyse
  Analysieren Sie Ihre Finanzdaten gründlich, um Muster zu erkennen, die auf Probleme hindeuten könnten, z. B. regelmäßige Defizite bei bestimmten Produktreihen oder Dienstleistungen. Dies kann Ihnen zeigen, wo Sie ständig Umsatz verlieren.

• Feedback und Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden
  Manchmal können Ihnen die Mitarbeitenden den besten Einblick geben. Sprechen Sie mit Ihrem Team und finden Sie heraus, ob sie wiederholt auftretende Probleme bemerkt haben, die zu Verlusten führen könnten. Machen Sie sich ein Bild von ihren Arbeitsabläufen, um festzustellen, ob es Ineffizienzen oder Missverständnisse bei den Abrechnungsverfahren gibt.

• Kundenfeedback
  Auch die Kundinnen und Kunden können wertvolle Informationen liefern. Möglicherweise erwähnen sie Unklarheiten oder Diskrepanzen bei der Rechnungsstellung, die Ihnen nicht bewusst waren. Wenn mehrere Kundinnen und Kunden angeben, sie hätten erwartet, dass ihnen etwas in Rechnung gestellt wird, was nicht der Fall war, ist das ein Warnsignal.

• Compliance-Prüfungen
  Überprüfen Sie regelmäßig die Compliance mit allen entsprechenden Vorschriften und Steuergesetzen. Bußgelder oder Strafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften können zu Umsatzverlusten führen, die Unternehmen mit den richtigen Kontrollen oft verhindern können.

• Technologie-Audits
  Überprüfen Sie Ihre Technologiesysteme, um sicherzustellen, dass sie nicht die Quelle von Problemen sind. Softwarefehler, veraltete Systeme oder mangelhafte Integration können zu Abrechnungsfehlern oder Datenverlusten und damit zu Umsatzverlusten führen.

Sobald Sie alle Informationen gesammelt haben, vergleichen Sie sie mit Branchenstandards und suchen Sie nach Abweichungen. Auf diese Weise können Sie systembedingte Probleme aufdecken, die möglicherweise zu Umsatzverlusten führen.

Strategien zur Vermeidung von Umsatzverlusten

Das Verhindern von Umsatzverlusten erfordert einen scharfen Blick fürs Detail und strategisches Handeln. Im Folgenden finden Sie einige Taktiken, die Sie anwenden können:

• Fortschrittliche Analytik
  Setzen Sie fortschrittliche Analyse- und Modelle für maschinelles Lernen ein, die Anomalien in der Preisgestaltung, der Rechnungsstellung und den Nutzungsmustern in Echtzeit erkennen können. Diese Systeme können aus historischen Daten lernen und so potenzielle Leckagebereiche aufdecken, die für menschliche Prüfer/innen nicht offensichtlich wären. Sie können Sie auf Unregelmäßigkeiten aufmerksam machen, sobald diese auftreten.

• Dynamische Preisgestaltung
  Entwickeln Sie Preismodelle, die sich in Echtzeit an Marktbedingungen, Kundennachfrage und Lagerbestände anpassen. Mit Algorithmen zur Preisoptimierung lassen sich Verluste aufgrund veralteter Preisstrategien, die den aktuellen Markt nicht widerspiegeln, vermeiden.

• Forensische Prüfungsprogramme
  Veranlassen Sie forensische Prüfungen, die über herkömmliche Finanzprüfungen hinausgehen. Diese sind darauf ausgerichtet, versteckte Diskrepanzen, Betrug oder Missmanagement aufzudecken, die zu Umsatzverlusten führen könnten. Forensische Prüfer/innen sind darin geschult, die Finanzen aus der Perspektive eines Detektivs zu betrachten – sie untersuchen nicht nur die Zahlen, sondern auch die Verhaltensweisen und Motivationen, die dazu führen könnten, dass diese Zahlen anders ausfallen als erwartet.

• Integrierte Verwaltung von Verträgen und Umsatz
  Nutzen Sie ein integriertes System, das die Vertragsverwaltung direkt mit der Revenue Recognition verknüpft. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jede Leistung, jeder Meilenstein und jede Vertragsstrafe automatisch in den Abrechnungszyklen und Umsatzberichten berücksichtigt wird, wodurch menschliche Fehler vermieden werden.

• Prädiktive Betriebsanalyse
  Nutzen Sie die prädiktive Betriebsanalyse, um Risiken im Zusammenhang mit Projektmanagement, Ressourcenzuweisung und Kapazitätsplanung vorherzusagen und zu mindern. Durch die Vorhersage, wo Engpässe oder Ineffizienzen auftreten könnten, können Sie Ihre Strategien anpassen, um die damit verbundenen Leckagen zu verhindern.

• Zero-Based-Budgeting (ZBB)
  Führen Sie einen ZBB-Ansatz für das Kostenmanagement ein. Beim Zero-Based-Budgeting muss jede Ausgabe für jeden neuen Zeitraum begründet werden. Dies verhindert Selbstzufriedenheit und zwingt zu einer regelmäßigen Überprüfung aller Ausgaben, wodurch indirekte Leckagequellen wie betriebliche Ineffizienzen oder Aufblähung aufgedeckt werden.

• Mehrstufige Zugangskontrollsysteme
  Eine mehrstufige Zugangskontrolle für vertrauliche Abrechnungs- und Preisgestaltungssysteme ist eine Möglichkeit, unbefugte Änderungen oder Datenverletzungen zu verhindern, die zu Leckagen führen könnten. Nur Mitarbeitende mit der erforderlichen Berechtigung können Änderungen vornehmen und alle Änderungen werden zu Prüfzwecken protokolliert.

• Maßgeschneiderte Anreizprogramme für Angestellte
  Richten Sie die Anreize für Mitarbeitende auf die Ziele zum Schutz des Umsatzes aus. Entwickeln Sie Belohnungssysteme für Angestellte, die Schwachstellen aufdecken oder Prozesse verbessern. Dies ermutigt Ihre Belegschaft, den Umsatz des Unternehmens aktiv zu schützen.

• Aufzeichnung des Kundenerfolgs
  Führen Sie ein Programm zur Ermittlung des Kundenerfolgs ein, das regelmäßig die Kundenzufriedenheit und den Erfolg der Dienstleistungen misst. Mit diesem Programm können Bereiche ermittelt werden, in denen das Unternehmen möglicherweise zu viele Dienstleistungen erbringt, ohne sie in Rechnung zu stellen, oder in denen es Mehrwertdienste einführen könnte, um den Bedürfnissen der Kundschaft gerecht zu werden.

Jede dieser Strategien verbindet die Überwachung auf höchster Ebene mit einer differenzierten Detailüberwachung und stützt sich auf Technologie und menschliches Fachwissen, um zu verhindern, dass Umsatzverluste unbemerkt bleiben. Unternehmen sollten diese Strategien nutzen, um ein sorgfältig abgestimmtes System zu schaffen, das alle Abweichungen, die zu Umsatzverlusten führen könnten, erkennt, analysiert und darauf reagiert.

Strategien zur Verringerung von Umsatzverlusten

Hat ein Unternehmen erst einmal Umsatzverluste festgestellt, erfordert die Reduzierung dieser Verluste einen vielschichtigen Ansatz. Nachfolgend sind gezielte Strategien zur Verbesserung von Prozessen und zur Wiedererlangung von Umsatzverlusten aufgeführt:

• Analyse der Grundursachen
  Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, sollten Sie die Ursachen für die Leckagen ermitteln. Führen Sie eine Ursachenanalyse anhand von Daten aus Ihrem gesamten Unternehmen durch, um bestimmte problematische Prozesse oder Bereiche zu ermitteln. Dies kann die Untersuchung von Transaktionsprotokollen, Gespräche mit Mitarbeitenden oder die Überprüfung von Systemarchitekturen beinhalten.

• Nachrüstung von Prozessen
  Überarbeiten Sie etwaige Schwachstellen in Ihren Prozessen, indem Sie Arbeitsabläufe neu gestalten, die Aufsicht in wichtigen Phasen verstärken oder die Produkt- und Dienstleistungserbringung überarbeiten. Ziel ist es, die spezifischen Punkte anzugehen, an denen Leckagen auftreten.

• Überarbeitung und Neuverhandlung von Verträgen
  Falls Verträge eine Quelle für Leckagen sind, müssen sie möglicherweise überarbeitet werden. Dies könnte bedeuten, dass Sie die Bedingungen mit Ihren Kundinnen und Kunden oder Lieferantinnen und Lieferanten neu aushandeln oder einfach sicherstellen, dass Sie die bestehenden Bedingungen korrekt anwenden und durchsetzen.

• Verstärkung der Compliance-Maßnahmen
  Verschärfen Sie Ihre Compliance-Maßnahmen, um Kosten für die Nichtbeachtung von Vorschriften zu vermeiden. Das kann bedeuten, dass Sie in bessere Schulungen für Ihre Mitarbeitenden investieren, Ihre Compliance-Richtlinien aktualisieren oder strengere interne Audits durchführen.

• Verbesserung der technologischen Infrastruktur
  Rüsten Sie Ihre Technologie auf, um die Rechnungsstellung, die Servicebereitstellung und das Inventar besser überblicken und verwalten zu können. Neue Systeme können genauere Daten liefern und menschliche Fehler reduzieren.

• Inkassobemühungen
  Wenn Ihre Verluste auf unbezahlte Schulden zurückzuführen sind, müssen Sie möglicherweise Ihre Inkassoverfahren verbessern. Dies könnte bedeuten, dass Sie verspätete Zahlungen konsequenter verfolgen oder Inkassounternehmen einschalten.

• Leistungsindikatoren für Leckagen
  Legen Sie wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) für Leckagen fest. Diese Leistungsindikatoren geben Aufschluss darüber, wie gut das Unternehmen im Laufe der Zeit in der Lage ist, Umsatzverluste zu verhindern und zu reduzieren.

• Mitarbeiterschulungen und -verantwortung
  Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in den neuen Prozessen und Technologien und machen Sie sie für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich. Wenn die Mitarbeitenden die Auswirkungen von Leckagen kennen und wissen, welche Rolle sie bei der Verhinderung von Leckagen spielen, können sie eine wichtige Schutzfunktion ausüben.

• Aufklärung von Kundinnen und Kunden
  Manchmal führt auch das Verhalten von Kundinnen und Kunden zu Umsatzverlusten. Klären Sie Ihre Kundschaft darüber auf, wie ihr Verhalten – z. B. Zahlungsverzug oder unsachgemäße Verwendung von Produkten – zu Umsatzverlusten beitragen kann, und arbeiten Sie gemeinsam mit ihnen an der Verbesserung der Situation.

• Pläne zur Umsatzsicherung
  Entwickeln Sie einen Plan zur Wiedererlangung des entgangenen Umsatzes innerhalb der gesetzlichen und vertraglichen Grenzen. Dieser Plan könnte die Nachberechnung von Dienstleistungen oder Produkten beinhalten, die zwar geliefert, aber nicht ordnungsgemäß abgerechnet wurden.

Zur Umsetzung dieser Strategien gehört es, Ihr gesamtes Geschäftsmodell zu überprüfen und zu ermitteln, wo Verbesserungen vorgenommen werden müssen. Es ist ein Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung, in dem Sie immer nach neuen Möglichkeiten suchen, Ihre Umsatzsysteme zu optimieren.