Cuando una empresa pierde unos ingresos con los que contaba, hablamos de «fuga de ingresos». Es como cuando se pincha una tubería: el dinero que debería ganar la empresa se vierte y se pierde. ¿Por qué sucede? Puede ser resultado de facturaciones sin cobrar, de precios tasados por debajo del valor real o de costes que no se han recuperado. De acuerdo con los cálculos de EY, las empresas pierden hasta un 5 % de sus ganancias debido a fugas de ingresos, lo que supone una porción muy sustanciosa.

Imagínate que una empresa vendiese un producto, pero dejase sin cobrar algunas funciones por puro despiste. O que esa misma empresa prestase un servicio, pero no recogiera en la factura algunas horas de trabajo. Pues eso son ingresos que la empresa debería ganar, pero que no recibirá.

Las empresas afectadas deberían poner fin a esas fugas, igual que un fontanero taponaría un reventón por el que saliese el agua. Prevenir estas fugas nos obliga a revisar con ánimo inquisitivo los procesos de facturación, las estrategias de precios y los métodos de recuperación de costes. Tras identificar por dónde se fugan los ingresos, hay que actuar con decisión para poner fin a la hemorragia. Porque si las ninguneamos, las mismas fugas pueden ensancharse y comerse una buena porción de los márgenes de beneficio.

Reducir la fuga de ingresos sirve para proteger las finanzas de la empresa y mejora la saludad financiera general y la sostenibilidad. Por eso ahora vamos a explicar todo lo que debes conocer para minimizar las fugas de ingresos y para prevenir que tengan lugar, idealmente.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de fugas de ingresos
  
• ¿Cómo se calcula una fuga de ingresos?
  
• ¿Cómo se identifican las causas de una fuga de ingresos en tu negocio?
  
• Estrategias para prevenir las fugas de ingresos
  
• Estrategias para reducir las fugas de ingresos
  

Tipos de fugas de ingresos

Hay un montón de motivos y problemas distintos que pueden provocar que un negocio pierda ingresos que en realidad contaba con obtener, desde errores administrativos hasta deslices en la ejecución del proceso. Estos son los tipos de fugas de ingresos más destacados:

• Errores en la facturación
  Cuando alguien comete una equivocación durante este proceso, se produce un error en la facturación. Quizás haya pasado por algo un detalle o se haya olvidado emitir la factura correspondiente a un producto entregado o un servicio que se haya prestado. A veces se debe a un fallo técnico, que ocurre porque el sistema no capta los datos correctamente y cobra un importe inferior al que debería. Esta clase de fugas repercute directamente sobre las finanzas del negocio, porque elimina unos ingresos que le corresponden a la empresa en concepto de los bienes o servicios facilitados.

• Discrepancias en los precios
  Estas discrepancias surgen cuando una empresa fija un precio para un producto, pero cobra menos porque aplica un modelo de precios anticuado o hay algún error en la lista de precios. Se trata de disparidades que pueden aparecer si no se actualizan correctamente los precios dentro del sistema o si no se aplican las subidas por temporada alta, por ejemplo.

• Incumplimiento de contrato
  Cuando las condiciones acordadas en algún contrato no se respetan por completo o se malinterpretan, existe el peligro de que se produzca una fuga de ingresos, quizás porque no se facturen todos los productos o servicios solicitados o porque no se apliquen sanciones o comisiones que se habían acordado.

• Pérdidas de tiempo y caídas de la productividad
  Este tipo de fuga se origina cuando la plantilla de personal debe dedicar mucho tiempo a un proyecto que no está completamente contabilizado o que no se factura debidamente al cliente.

• Robo de productos o servicios
  Este tipo de fuga consiste en el uso o distribución sin autorización de los servicios o productos de una empresa. Por ejemplo, si una licencia de software se utiliza en más ocasiones de las que se ha pagado o si se sustraen artículos del inventario, se comete un robo de productos.

• Aprovechamiento subóptimo de los activos
  Cuando no se extrae todo el potencial que albergan los activos de una empresa (como la maquinaria, el equipamiento e incluso el capital humano) y como consecuencia disminuyen los beneficios, estamos también ante una forma de fuga.

Cada uno de estos puntos ilustra una de las distintas maneras en que las empresas pueden perder ingresos sin percatarse.

¿Cómo se calcula una fuga de ingresos?

El cálculo de las fugas de ingresos se parece mucho a las investigaciones de un detective. Hay que reunir todas las pruebas del caso y deducir qué se tendría que haber facturado y qué ingresos se han recibido en realidad. Habrá que empezar por un análisis pormenorizado de las transacciones y los procesos de la empresa. Veamos cómo puedes reunir toda la información que necesitas:

• Realiza una auditoría de tus documentos de facturación y ventas
  Para comenzar, revisa todos los registros de ventas y facturas. Tienes que buscar las diferencias entre qué se vendió y qué se facturó. Si la empresa vendió 100 unidades, pero solamente facturó 90, esas 10 unidades restantes constituyen una fuga de ingresos.

• Examina las condiciones de los contratos y compáralos con la facturación
  Revisa los contratos que has firmado con tus clientes y compáralos con las facturas que les remites. Cerciórate de que todos los servicios o productos que deberían facturarse realmente se incluyen y se facturan según lo estipulado en el contrato.

• Analiza los horarios y la productividad del trabajo
  Las empresas que basan su facturación en el tiempo que se dedica al servicio, como las consultoras, deben contabilizar todas las horas facturables que trabajan sus empleados. Compara las fichas de control con las facturas y asegúrate de que estos documentos recojan todas las horas facturables.

• Revisa la gestión del inventario
  Si tu empresa vende productos físicos, debes comparar los registros del inventario con los datos de ventas. Si encuentras alguna disparidad y las cifras no coinciden (por ejemplo, si el inventario de cierto artículo es menor de lo que debería teniendo en cuenta lo que se ha vendido), esas diferencias representan una potencial fuga de ingresos.

• Comprueba la exactitud de los precios
  Asegúrate de que los precios que factures a tus clientes sean exactamente los precios más actuales que haya fijado tu empresa. Si resulta que se han cobrado precios anticuados y más bajos, la diferencia se considera una fuga de ingresos.

Una vez tengas en tu mano toda esta información, hay que calcular los ingresos potenciales totales, basándose en los contratos, las listas de precios y el inventario. A continuación, toca restar los ingresos recibidos realmente. La diferencia resultante es lo que denominamos fuga de ingresos.

¿Cómo se identifican las causas de una fuga de ingresos en tu negocio?

Para distinguir cuáles son las causas de la fuga de ingresos en tu negocio es imprescindible analizar las operaciones y seguir el hilo hasta averiguar de dónde surge esa falta de coincidencia. Ahora te explicaremos cómo se pueden buscar y localizar las posibles fugas de ingresos:

• Revisiones de procesos en profundidad
  Repasa todos y cada uno de los pasos en los procesos de ventas y operaciones, desde el pedido inicial hasta el pago final. Fíjate en situaciones donde los factores no encajen. Por ejemplo, si se ha prestado algún servicio, pero no se ha facturado o se ha entregado algún producto sin que conste la documentación correspondiente adjunta.

• Análisis de datos
  Analiza pormenorizadamente todos los datos financieros para detectar patrones anómalos que podrían ser síntoma de problemas, como déficits periódicos en ciertas líneas de productos o servicios. Estos datos podrían apuntar dónde pierdes ingresos con regularidad.

• Metodologías de trabajo y comentarios de la plantilla
  Muchas veces pasa que quienes tienen la vista más aguda son tus propios empleados. Habla con el equipo y pregúntales si han advertido algún problema recurrente que podría originar pérdidas. Familiarízate con sus metodologías de trabajo, para verificar si hay alguna ineficiencia o algún malentendido acerca de los procedimientos de facturación.

• Comentarios y evaluaciones de los clientes
  Los clientes son otra fuente de información valiosísima. Presta atención por si mencionan alguna confusión o discrepancia en la facturación que a ti te hayan pasado desapercibidas. Si son varios los clientes que sostienen que se les ha facturado algo que no correspondía realmente al servicio (o producto) facilitado, es señal de que algo no encaja.

• Comprobaciones de cumplimiento de la normativa
  Te aconsejamos que revises periódicamente el cumplimiento de la normativa para verificar que la empresa respeta todas las regulaciones y la legislación tributaria vigentes. Las multas o sanciones con motivo de incumplimientos se sumarán a las fugas de ingresos, pero normalmente se pueden prevenir si la empresa se toma en serio las revisiones que te sugerimos.

• Auditorías de tecnologías
  Debes evaluar los sistemas tecnológicos de la empresa para asegurarte de que no constituyan una fuente de problemas. Defectos del software, sistemas anticuados incidencias debido a integraciones imperfectas pueden provocar errores en la facturación o pérdidas de datos, lo que desembocaría en una fuga de ingresos.

Cuando hayas recabado la información necesaria, compárala con los estándares vigentes en tu sector de actividad e intenta detectar cualquier desviación. Así conseguirás poner de relieve problemas sistémicos que podrían conducir a una fuga de ingresos.

Estrategias para prevenir las fugas de ingresos

Prevenir las fugas de ingresos exige prestar muchísima atención a los detalles y adoptar medidas estratégicas. Te proponemos varias tácticas:

• Análisis avanzados
  Aplica técnicas de análisis avanzadas y modelos de machine learning para detectar anomalías en los precios, la facturación y los patrones de uso, en directo y al instante. Estos mecanismos aprenden a partir de datos históricos para detectar áreas donde existe un potencial de fuga que quizás no serían tan obvias par aun auditor humano. Te alertarán sobre las irregularidades en cuanto se produzcan.

• Modelos de precios dinámicos
  Desarrolla modelos de precios que se amolden en tiempo real a las condiciones del mercado, la demanda de los clientes y los niveles de inventario. Existen algoritmos para optimizar los precios que ayudan a prevenir las pérdidas que sufrirías si empleas estrategias de precios obsoletas que no reflejan las condiciones actuales del mercado.

• Programas de auditoría forense
  Olvídate de las revisiones de finanzas convencionales y pon en marcha auditorías forenses que vayan un paso más allá, diseñadas para revelar discrepancias ocultas, detectar fraudes o identificar malas prácticas de gestión que podrían originar fugas de ingresos. Los auditores forenses cuentan con formación específica para contemplar los datos financieros con la mirada de un detective. No se limitan a examinar los números, sino que observan las conductas y motivaciones que justifican la disparidad entre las cifras reales y las esperadas.

• Gestión integrada de contratos e ingresos
  Conviene utilizar un sistema integrado que vincule la gestión de contratos directamente con el reconocimiento de ingresos. Así nos aseguramos de que cada producto o servicio a entregar, cada hito del proyecto o cada sanción se contabiliza automáticamente en los ciclos de facturación y en los informes de ingresos, con lo que se reduce el riesgo de error humano.

• Análisis predictivo de operaciones
  Aplica técnicas de análisis predictivo de las operaciones para prever y mitigar los riesgos asociados a la gestión de proyectos, la asignación de recursos y la planificación de capacidades. Si prevés dónde puede surgir atascos o ineficiencias, podrás ajustar las estrategias para prevenir las fugas que provocarían.

• Presupuesto base cero (ZBB)
  Adopta una perspectiva basada en el presupuesto base cero (ZBB, Zero-based budgeting) para la gestión de costes. Con esta modalidad, todos los gastos deben justificarse de cara a cada nuevo período y así se lucha contra la complacencia, además de obligar a revisar regularmente todo lo que se gasta. Esto desvela fuentes de fugas indirectas, como ineficiencias operativas o presupuestos hinchados innecesariamente.

• Sistemas de control de accesos por niveles
  Controlar los accesos mediante niveles para los sistemas de facturación y precios más sensibles es un modo de prevenir cambios sin autorización o infracciones de datos que podrían traducirse en fugas de ingresos. Si necesario realizar modificaciones, tan solo los empleados con los permisos necesarios podrán hacerlo, nadie más. Y adicionalmente, todos los cambios quedan registrados, para futuras auditorías.

• Programas de incentivos personalizados para la plantilla
  Deberías coordinar los incentivos para el personal con objetivos de protección de los ingresos. Crea sistemas de recompensas para los empleados que detecten puntos donde se produzcan fugas o que perfeccionen los procesos. Así animarás al equipo humano a que participen activamente en la protección de las ganancias de la empresa.

• Seguimiento de los éxitos de los clientes
  Pon en marcha un programa de seguimiento de los éxitos de tus clientes que evalúe periódicamente su nivel de satisfacción y el grado de éxito en la prestación de los servicios. Te ayudará a identificar en qué áreas existe el peligro de que la empresa preste servicios adicionales sin facturarlos o donde sería viable lanzar servicios de valor añadido para responder a las necesidades de la clientela.

Cada una de estas estrategias fusiona la supervisión al máximo nivel con el control minucioso de los detalles, apoyándose en la tecnología y en la experiencia humana para impedir que los ingresos se esfumen sin que nos demos cuenta. Cualquier empresa haría bien en implantarlas para conformar un sistema robusto y bien planteado que detecte, analice y reacciones ante cualquier anomalía que pudiese causar pérdidas de ingresos.

Estrategias para reducir las fugas de ingresos

Una vez que la empresa ha identificado una fuga de ingresos, suturar esa brecha exige un enfoque multidisciplinar. A continuación, te proponemos estrategias específicas para mejorar los procesos y recuperar los ingresos perdidos:

• Análisis del origen del problema
  Antes de pasar a la acción, es imprescindible saber cuál es la causa de la fuga de ingresos. Ejecuta un análisis del origen del problema estudiando los datos obtenidos de todos los departamentos de la empresa para aislar los procesos o áreas donde radica el problema. Quizás te obligue a examinar registros de transacciones, celebrar entrevistas con el personal o revisar las arquitecturas de sistemas.

• Readaptación de procesos
  Replantéate los puntos débiles que te encuentres en los procesos. Rediseña los flujos de trabajo, refuerza la supervisión en las fases clave o reinventa la prestación de servicios o la entrega de productos. La meta es actuar sobre los puntos concretos donde se producen las fugas.

• Revisión y renegociación de contratos
  Si los contratos constituyen una fisura por la que se escapan los beneficios, quizás haya que reconsiderarlos. Tal vez sea necesario renegociar las condiciones con los clientes o proveedores. O quizás baste con asegurarse de que se apliquen y hagan cumplir las condiciones previamente acordadas.

• Refuerzo de las medidas de cumplimiento de la normativa
  Si quieres evitar costes derivados de los incumplimientos, endurece el cumplimiento de la normativa. A lo mejor tienes que invertir en formar mejor al equipo humano, actualizar las políticas de cumplimiento de la normativa o realizar auditorías internas más rigurosas.

• Mejora de la infraestructura tecnológica
  Pon al día tus tecnologías para vigilar y gestionar mejor la facturación, la prestación de servicios y los inventarios. Contar con nuevos sistemas puede equivaler a trabajar con datos más precisos y reducir los errores humanos.

• Iniciativas de recuperación de deudas
  Si la fuga de ingresos tiene su origen en deudas pendientes de pago, tal vez debas potenciar los procesos de cobro, lo que quizás requiera llevar un seguimiento más agresivo de los pagos atrasados o recurrir a servicios de recuperación de deudas.

• Indicadores de rendimiento de fugas de ingresos
  Establece indicadores clave de rendimiento (KPI) ligados a las fugas. Permitirán visualizar de forma continua qué tal se comporta la empresa a la hora de prevenir y reducir las fugas de ingresos a largo plazo.

• Formación y responsabilidad de los empleados
  Forma a tus empleados en los nuevos procesos y tecnologías que adopte la empresa. Considéralos responsables de respetar y observar los nuevos estándares. Si conocen qué impacto tiene la fuga de ingresos y qué papel les compete para evitarla, se podrán convertir en la primera línea de defensa.

• Educación del cliente
  A veces, lo que origina las pérdidas de ingresos es la conducta de los clientes. Conviene que les expliques que algunas acciones de su parte (como demoras en el pago o usos indebidos de tus productos) pueden contribuir a esa desaparición de ingresos. Y deberías colaborar con ellos para tratar de reconducir la situación.

• Planes de recuperación de ingresos
  Diseña un plan para reconquistar los ingresos perdidos, siempre dentro de los límites que imponen los contratos firmados y la legalidad. Dicho plan podría contemplar la posibilidad de refacturar los servicios o productos que se facilitaron inicialmente bajo una facturación incorrecta.

Implementar estas estrategias te obligará a observar detenidamente el modelo empresarial al completo y detectar qué detalles es posible pulir. Se trata de un ciclo de mejora continua, que nos empuja a buscar incesantemente nuevas maneras de perfeccionar los sistemas de generación de ingresos.