La plupart des entrepreneurs ont déjà signé un contrat avant de créer leur entreprise, mais les types de contrats (et documents connexes) utilisés par les entreprises pour le commerce « transactionnel » du quotidien sont nouveaux pour beaucoup.

De quels contrats ai-je besoin en tant que petite entreprise ?

Les contrats courants pour les nouveaux dirigeants et petites entreprises incluent :

• des lettres d’intention,
  
• des contrats d'utilisation du service,
  
• des cahiers des charges,
  
• des factures,
  
• des reçus.
  

Nous vous présentons ce que vous êtes susceptible de rencontrer durant la première année d’une activité en ligne. Nous ne sommes pas avocats, donc fiez-vous aux vôtres pour le juridique, mais ceci devrait vous aider à avoir une discussion plus productive sur les documents à rédiger.

Pour aller plus loin, Stripe Atlas peut vous aider à constituer votre société. Nous créerons les documents juridiques, déposerons les formalités et vous guiderons à chaque étape du démarrage.

Lettres d’intention

Une lettre d’intention (letter of intent, LOI, en anglais), parfois appelée « memorandum of understanding » (MOU), est un outil commercial. Certaines valent contrat en elles-mêmes, d’autres non. Leur objectif est d’amener les deux parties à s’accorder sur des termes de haut niveau par écrit, comme signal d’engagement à conclure un accord sans encore s’engager définitivement.

Les lettres d’intention sont extrêmement utiles pour les entreprises. Exemples de scénarios :

Un entrepreneur souhaite vendre une partie de son entreprise à une autre société. Cette vente nécessitera très probablement une « due diligence », c’est-à-dire un examen approfondi des livres, registres et processus de l’actif, réalisé par l’acheteur. La due diligence peut être extrêmement perturbatrice pour les opérations quotidiennes et n’est pas quelque chose qu’on offre à de simples curieux. De plus, la due diligence exposera l’acheteur potentiel à des informations sensibles du vendeur.

En conséquence, les vendeurs cherchent à signer des lettres d’intention avec les acheteurs potentiels, qui engagent mollement l’acheteur à acheter « sous réserve de la bonne réalisation de la due diligence ». Elles incluent souvent (ou sont accompagnées d’) un accord de confidentialité interdisant à l’acheteur d’exploiter ou de divulguer les informations reçues lors de la due diligence.

On voit bien ce que l’acquéreur retire de cet arrangement : un accès à des informations détaillées sur l’actif, qu’il n’obtiendrait pas sans lettre d’intention. Ce que le vendeur obtient est moins évident. En général, il pré-négocie certaines conditions dans la discussion autour de la lettre d’intention, en demandant à l’acheteur de s’engager à l’avance sur des termes essentiels comme le prix ou le calendrier. Implicite à cela : violer la LOI ne laisse à aucune partie de recours juridique, mais on suppose que tenter de la violer mettra fin à la négociation de la vente.

Les lettres d’intention sont aussi un signal peu coûteux, mais réel d’intérêt pour conclure un accord. Il est très facile pour beaucoup de personnes dans une entreprise d’accepter une réunion et de tenir des propos très positifs. « Ça a l’air d’une excellente idée » est sans doute la phrase la moins coûteuse à prononcer. En revanche, exiger la production d’un document formel active des réflexes d’entreprises réelles, comme ceux des services juridiques et des dirigeants. Le service juridique d’une vraie entreprise ne signe pas des documents par politesse. Demander à sa contrepartie de passer par son service juridique et de lui donner du travail montre qu’elle est prête à assumer un coût social, même modeste, pour poursuivre la discussion.

Pour des raisons proches, les lettres d’intention sont extrêmement utiles pour la découverte client. Beaucoup d’entreprises Internet démarrent sans vision claire de ce qu’elles construisent. Si vous discutez des problèmes avec des clients potentiels, ils sauront souvent les décrire en détail. Si vous dites « Je veux résoudre votre problème avec un logiciel », ils seront souvent très favorables, par enthousiasme et par politesse. Mais cela ne signifie pas qu’ils achèteront réellement.

Il est difficile de vendre un logiciel qui n’existera pas avant six mois, et de nombreux entrepreneurs ne s’y sentent pas à l’aise. Il est bien plus simple de demander un engagement souple, comme une lettre d’intention. « Parfait, ravi que l’idée vous plaise. Accepteriez-vous une LOI par laquelle, après livraison dans environ six mois, vous vous engagez à un pilote de trois mois à 1 000 $ par mois, suivi d’un déploiement à 5 000 $ par mois si le pilote est concluant ? »

La conversation autour de la lettre d’intention met souvent au jour des éléments que la simple discussion du problème n’avait pas révélés. par ex. le client potentiel peut dire : « Ah, je n’ai pas de budget », ce qui est désagréable à entendre, mais très utile. Vous pouvez lui demander qui a l’autorité budgétaire, comment obtenir un budget, ce qui permettrait de classer ce logiciel comme éligible au budget (une fonctionnalité qui le rattache au budget d’une autre équipe ? Un composant de services ?), etc. Vous pouvez aussi choisir de chercher un client qui a réellement la capacité d’acheter.

Beaucoup d’entreprises ont échoué parce qu’elles ont construit quelque chose que personne ne voulait acheter. La vôtre ne doit pas en faire partie. Demandez des lettres d’intention ou d’autres signes d’intérêt clair et durable avant de construire vos produits ; ne produisez que ce pour quoi vous avez trouvé des acheteurs potentiels.

Master services agreement

Broadly speaking, companies sell two things: products or services. Products often don’t have a very detailed contractual story to them: you pay your money; you get your product; the end. (Your lawyer will tell you that there are excellent circumstances to have substantial contracts around the sale of a product. Take their advice over this generalization.)

Services, on the other hand, almost always are governed by contracts, and the contracts get very extensive. Larger companies often have preferred contracts (sometimes called “[our] paper”) that anticipate their core concerns about buying services and makes sure that the provisions they want are in the contracts. Smaller companies might, on the other hand, prefer to work off their vendors’ paper.

Since customizing a contract for every possible services engagement (many of which are different from each other) would be unwieldy, companies in the services industry often break their contracts into two parts: a master services agreement (MSA) and one or more statements of work (SOW).

The exact line between what terms go in one’s MSA and which terms go in one’s SOW depends on how one’s lawyer or one’s client’s lawyers decide to draw them. In general, details about the overall scope of the business relationship go in the MSA; details about the particular project go in the SOW.

Cahier des charges

Les cahiers des charges sont utilisés par de nombreuses sociétés de services, avec les contrats-cadres de services, pour réduire la complexité et le coût des négociations en s’appuyant sur un contrat de base négocié une fois (le contrat-cadre de services), auquel on joint des annexes individuelles (les cahiers des charges) pour chaque mission ou projet. Les cahiers des charges sont des contrats juridiques soumis à revue et négociation, mais ils suscitent généralement moins de débats que le contrat-cadre de services.

Les cahiers des charges précisent généralement :

• le périmètre : quel travail doit être réalisé,
  
• les livrables : l’identification précise de ce qui doit être remis au client,
  
• le prix : un montant forfaitaire ou un tarif (par unité, par semaine-personne, etc.),
  
• le calendrier : les principales échéances du travail,
  
• les critères d’acceptation : ce qui constitue un travail « suffisamment conforme pour être payé » et ce qui relève d’un défaut à corriger.
  

Les critères d’acceptation sont parmi les termes commerciaux les plus importants et pourtant les plus souvent négligés. par ex. si l’acceptation dépend d’un responsable nommé chez votre client qui doit vous envoyer une confirmation écrite indiquant qu’il a inspecté les livrables, votre clause crée par défaut une non-acceptation : tant que ce responsable n’effectue pas ce travail (inspection) de votre part, votre travail n’est pas considéré comme accepté. Vous pouvez demander à votre avocat de vous proposer une rédaction qui prévoit une acceptation par défaut. Dans ce modèle, vous accordez à votre client un délai limité pour formuler une objection écrite aux livrables, après lequel ils seront réputés acceptés. Cela transfère la responsabilité sur votre client pour qu’il vérifie votre travail dans un délai raisonnable.

Ce modèle est bien plus fiable pour obtenir l’acceptation de votre travail sans difficulté et modifie la nature de la relation client. Au lieu de devoir insister auprès d’un interlocuteur avec lequel vous souhaitez entretenir une bonne relation en disant : « Merci de tout arrêter pour vérifier ceci, j’aimerais pouvoir être payé », vous envoyez simplement un rappel courtois : « Bonjour, petit rappel : vous avez jusqu’à vendredi pour formuler toute objection si nécessaire. C’est uniquement pour votre confort ; si vous n’avez pas d’objection, aucune action n’est requise. »

Factures

Vous avez fourni la prestation et souhaitez être payé. Comment demander poliment le règlement au client ? Avec une facture.

Une facture est simplement une demande écrite formelle de paiement. Comme sa présence est utilisée comme mécanisme de contrôle dans beaucoup d’entreprises, surtout les plus grandes, vous aurez probablement intérêt à en émettre. La mise en forme est beaucoup moins standardisée aux États-Unis que dans d’autres pays.

Une facture comprend généralement :

• une liste des biens ou services vendus, avec un niveau de détail minimal,
  
• un prix unitaire et une quantité pour chaque ligne,
  
• Un sous-total
  
• toute taxe de vente appliquée
  
• le montant total facture,
  
• le montant total réellement dû, s’il diffère du montant facturé (par ex. si le client a déjà réglé une partie de la facture).
  

Plus :

• votre adresse,
  
• le nom et l’adresse de votre client,
  
• les conditions de paiement,
  
• les instructions relatives au mode de paiement,
  
• un numéro de bon de commande (purchase oder, PO, en anglais) si on vous en a fourni un.
  

La plupart de ces éléments sont assez explicites. Voici les exceptions :

Numéro du bon de commande Si vous travaillez avec de grandes entreprises ou des organismes publics, ils peuvent vous émettre un bon de commande officiel, identifié par un numéro du bon de commande. Ils ne paieront aucune facture si ce numéro n’y figure pas. Il s’agit d’un contrôle comptable : la personne en Comptes fournisseurs n’a pas de connaissance personnelle de l’autorisation de votre demande de paiement, elle veut donc voir une pré-autorisation interne (via un bon de commande consultable) avant d’envoyer le règlement.

Conditions de paiement. Pour la commodité de votre client, vous indiquerez généralement sur la facture les conditions de paiement négociées et figurant dans le contrat-cadre de services ou le cahier des charges. La condition la plus courante est « NET 30 », ce qui signifie que la facture est exigible 30 jours après sa date d’émission. Le retard de paiement des factures est extrêmement courant aux États-Unis ; c’est l’une des raisons pour lesquelles inciter les clients à payer par carte bancaire ou via un mode similaire au moment de la commande est si populaire.

Mode de paiement. Les entreprises qui règlent des factures voudront très souvent payer par chèque. Vous ne souhaiterez probablement pas accepter les paiements par chèque et indiquerez donc des instructions telles que « Merci de nous régler par virement ACH en utilisant les informations suivantes : ». Cette instruction sera fréquemment ignorée et vous recevrez malgré tout un chèque par courrier, à n’importe quelle adresse figurant sur votre facture. Pour cette raison, veillez à indiquer une adresse valide et opérationnelle sur votre facture.

Les factures américaines n’incluent pas habituellement de numéros d’identification d’entreprise ni d’informations sur la TVA. De nombreuses entreprises Internet opérant dans le monde entier demandent à leurs clients : « Y a-t-il quelque chose à faire figurer sur votre facture ? » ; les entreprises européennes demanderont généralement d’y faire figurer leur numéro de TVA pour se conformer aux obligations fiscales.

Il n’est pas courant d’émettre des factures pour des paiements déjà effectués (un reçu est généralement plus adapté), mais si vous le faites, indiquez le montant réglé, la date de paiement, et une mention précisant à l’entité de traitement qu’aucun autre paiement n’est dû.

Une particularité de nombreux clients : ils s’attendent à ce que les factures ressemblent à un document officiel. Ajouter votre logo, les fournir en PDF et soigner un minimum le design augmentera la probabilité qu’elles soient acceptées plutôt que d’envoyer le même contenu en texte brut. Certains clients vous demanderont une « vraie » facture, même s’ils disposent déjà de toutes les informations en texte brut.

Reçus

Les clients, en particulier les clients professionnels, comptent sur les entreprises pour les aider à organiser leurs finances. Vous devez fournir un reçu écrit pour chaque transaction, notamment celles réglées immédiatement (par ex. par carte bancaire) ou non facturées.

Les reçus sont des documents formels, mais avec un niveau de cérémonie encore inférieur à celui des factures aux États-Unis.

Ils comprennent généralement :

• le nom et l’adresse de votre entreprise
  
• une liste des achats, avec un niveau de détail minimal
  
• un sous-total
  
• toute taxe de vente appliquée
  
• le montant total réglé
  
• la date et l’heure de l’achat
  

Vous pouvez ajouter :

• le mode de paiement (« Carte bancaire terminant par 1234 » est courant)
  
• le nom du client
  
• une référence interne pour retrouver la transaction
  
• des instructions pour contacter votre équipe en cas de question
  

Si vous vendez à des particuliers, mais que certains achètent pour un usage professionnel, ils « passeront en note de frais » leurs achats. Leur employeur exigera un reçu. Selon votre activité, cela peut être un cas d’usage central. Beaucoup de ces clients veulent un reçu « qui fasse officiel », donc, comme pour les factures, proposer autre chose qu’un simple texte brut peut réduire le volume de demandes liées aux reçus.

Les clients perdent souvent leurs reçus. Si vous entretenez une relation suivie avec eux, il est judicieux de conserver une copie des reçus dans leur compte sur votre site, boutique en ligne, etc. Cela les aide et évite à votre équipe de devoir répondre à de nombreuses demandes du type « J’ai besoin d’un reçu pour ma déclaration d’impôts. Je crois que c’était en juillet. Vous pouvez m’aider ? »