La plupart des entrepreneurs ont signé un contrat à un moment donné de leur vie avant de créer une entreprise, mais les types de contrats (et les accords juridiques et la documentation connexes) utilisés par les entreprises pour le commerce « transactionnel » quotidien sont nouveaux pour la plupart des entrepreneurs.

De quels contrats ai-je besoin en tant que petite entreprise?

Les contrats courants pour les propriétaires de nouvelles et petites entreprises peuvent inclure :

• Les lettres d’intention
  
• Contrat de prestation de services principal
  
• Cahier des charges
  
• Factures
  
• Reçus
  

Nous vous expliquerons ce que vous êtes susceptible de rencontrer au cours de la première année de gestion d’une entreprise en ligne. Nous ne sommes pas des avocats, alors faites appel à vos avocats pour obtenir des conseils juridiques, mais nous espérons que ces informations vous aideront à avoir une discussion plus productive avec vos avocats au sujet des documents que vous devez rédiger.

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Les lettres d’intention

Une lettre d’intention (LOI), parfois appelée « protocole d’accord » (MOU), est un outil de vente. Certains d’entre eux sont des contrats à part entière; d’autres non.Leur objectif est d’obliger les deux parties à s’accorder sur des conditions générales par écrit, ce qui montre leur volonté de conclure un accord sans pour autant s’engager à le faire.

Les lettres d’intention sont extrêmement utiles pour les entreprises. Voici quelques scénarios :

Un entrepreneur peut vouloir vendre une partie de son entreprise à une autre entreprise. Cette vente nécessitera très probablement une « vérification préalable », c’est-à-dire une inspection approfondie des livres, des registres et des processus de l’actif, effectuée par l’acheteur. La vérification préalable peut perturber considérablement les opérations quotidiennes de l’entreprise et les entreprises ne veulent pas offrir de telles vérifications à de simples curieux. De plus, la vérification exposera le client potentiel à des informations sensibles de l’entreprise vendeuse.

Par conséquent, les vendeurs tenteront de signer des lettres d’intention avec des clients potentiels, qui engagent l’acheteur à acheter « à condition que la vérification préalable soit effectuée avec succès ». Il s’agira souvent d’un accord de non-divulgation, qui interdira à l’acheteur d’exploiter ou de publier les informations qu’il reçoit du vendeur à des fins de vérification préalable.

Ce que l’acquéreur retire de cet accord est clair : l’accès à des informations détaillées sur l’actif, auxquelles il n’aurait pas accès sans la lettre d’intention. Ce que le vendeur y gagne est moins évident. En général, il prépare une partie des négociations dans le cadre des discussions sur la lettre d’intention, en demandant à l’acquéreur de s’engager à l’avance sur des conditions importantes telles que le prix ou le calendrier. Cela s’accompagne d’une entente : la violation de la lettre d’intention ne donne à aucune des parties le droit de saisir la justice, mais on part du principe que toute tentative de violation mettra fin aux négociations sur la vente proprement dite.

Les lettres d’intention constituent également un signe peu coûteux, mais réel, de l’intérêt réel pour la conclusion d’un accord. Il est très facile pour de nombreuses personnes, dans n’importe quelle entreprise, d’accepter une réunion et de tenir des propos positifs lors de celle-ci. « Cela semble être une excellente idée » est sans doute la phrase la moins coûteuse à prononcer en anglais. Cependant, le fait d’exiger la production d’un document officiel active les impulsions dans les entreprises réelles, telles que les services juridiques et les dirigeants d’entreprise. Le service juridique d’une vraie entreprise ne signe pas les documents par politesse. Obliger son homologue à se rendre à son service juridique et à lui donner du travail montre que celui-ci est au moins prêt à payer un coût social symbolique pour poursuivre la conversation.

Pour des raisons connexes,les lettres d’intention sont extraordinairement utiles pour le développement de la clientèle. De nombreuses entreprises Internet se lancent sans avoir une vision claire de ce qu’elles construisent. Si vous discutez avec des clients potentiels de leurs problèmes, ils seront souvent en mesure de vous les décrire en détail. Si vous leur dites : « Je veux résoudre votre problème à l’aide d’un logiciel », ils seront souvent très favorables à cette idée, à la fois parce qu’ils reflètent votre enthousiasme et parce qu’ils veulent être polis. Mais cela ne signifie pas pour autant qu’ils achèteront réellement votre produit.*

Il est difficile de vendre un logiciel qui n’existera pas avant six mois, et de nombreux entrepreneurs ne se sentent pas à l’aise pour le faire. Il est beaucoup moins difficile de simplement demander à votre client potentiel un engagement informel, tel qu’une lettre d’intention. « Super, je suis ravi que l’idée vous plaise. Accepteriez-vous de signer une lettre d’intention dans laquelle vous vous engagez, après la livraison du produit dans environ six mois, à mener un projet pilote de trois mois à 1 000 dollars par mois, suivi d’un déploiement à 5 000 dollars par mois si le projet pilote est concluant? »

La conversation autour de la lettre d’intention révèle souvent des choses que le simple fait de parler du problème n’a pas révélées. Par exemple, le client potentiel peut dire « Oh, attendez, je n’ai pas de budget », ce qui semble être une chose douloureuse à entendre, mais qui est en fait une étape très utile dans la conversation. Vous pouvez lui demander qui, dans son entreprise, a le pouvoir d’achat/le budget, comment il pourrait obtenir un budget, ce qui l’amènerait à décrire ce logiciel comme quelque chose qui peut être budgétisé (une fonctionnalité qui l’a intégré au budget d’une autre équipe? Une composante de services?), etc. Vous pouvez aussi simplement passer à la recherche d’un client qui peut réellement acheter votre logiciel.

Beaucoup d’entreprises ont disparu parce qu’elles ont créé des produits dont personne ne voulait. Votre entreprise ne devrait pas en faire partie. Demandez des lettres d’intention ou d’autres indications d’intérêt clair et soutenu avant de construire vos produits; ne produisez que des choses pour lesquelles vous avez réussi à trouver des acheteurs potentiels.

Contrat de prestation de services principal

De manière générale, les entreprises vendent deux choses : des produits ou des services. Les produits ne font souvent pas l’objet d’un contrat très détaillé : vous payez, vous recevez votre produit, c’est tout. (Votre avocat vous dira qu’il existe d’excellentes raisons d’établir des contrats détaillés pour la vente d’un produit. Suivez son conseil plutôt que cette généralisation.)

Les services, en revanche, sont presque toujours régis par des contrats, qui peuvent être très volumineux. Les grandes entreprises ont souvent des contrats préférentiels (parfois appelés « [nos] documents ») qui anticipent leurs principales préoccupations en matière d’achat de services et garantissent que les dispositions qu’elles souhaitent sont incluses dans les contrats. Les petites entreprises, en revanche, peuvent préférer travailler à partir des documents de leurs fournisseurs.

Étant donné que la personnalisation d’un contrat pour chaque mission de services possible (dont beaucoup sont différents les uns des autres) serait fastidieuse, les entreprises du secteur des services divisent souvent leurs contrats en deux parties : un contrat-cadre de services (MSA) et un ou plusieurs cahiers des charges (SOW).

La distinction exacte entre les clauses qui figurent dans le MSA et celles qui figurent dans le SOW dépend de la manière dont votre avocat ou celui de votre client décide de les rédiger. En général, les détails concernant la portée globale de la relation commerciale figurent dans le MSA, tandis que les détails concernant le projet particulier figurent dans le SOW.

Cahier des charges

De nombreuses entreprises de services utilisent les cahiers des charges (SOW), en association avec les MSA, afin de réduire la complexité et le coût de la négociation des contrats en utilisant un contrat de base négocié une seule fois (le MSA) auquel sont ensuite joints des addenda individuels (les SOW) pour des missions, projets, etc. Les SOW sont des contrats juridiques soumis à examen et à négociation, mais ils sont généralement moins controversés que les MSA.

Les SOW comprennent généralement un accord sur :

• La portée – ce qui doit être fait
  
• Les livrables : identification spécifique de ce qui doit être remis au client
  
• Le prix, soit un nombre unique, soit un tarif (par unité, par employé-semaine, etc.)
  
• Le calendrier : dates auxquelles les étapes importantes du travail doivent être franchies
  
• Les critères d’acceptation : ce qui constitue un travail « suffisamment bon pour être rémunéré » et ce qui constitue un défaut nécessitant une révision.
  

Les critères d’acceptation sont l’une des conditions commerciales les plus importantes et parmi les plus faciles à négliger.Par exemple, si l’acceptation repose sur ’'envoi par un responsable désigné de votre client d’une confirmation écrite indiquant qu’il a inspecté les livrables, votre formulation implique par défaut un refus d’acceptation : à moins que ce responsable n’effectue le travail (inspection) en votre nom, votre travail ne sera pas accepté. Vous pouvez demander à votre avocat de vous fournir une formulation qui présume l’acceptation. Dans ce modèle, vous accordez à votre client un délai limité pour formuler une objection écrite aux livrables, à l’expiration duquel ceux-ci seront « réputés acceptés ». Cela impose à votre client la responsabilité de vérifier votre travail en temps utile.

C’est beaucoup plus fiable pour faire accepter votre travail sans problème et change la teneur de l’interaction client. Au lieu de harceler quelqu’un avec qui vous avez besoin d’une bonne relation pour dire : « S’il vous plaît, laissez tomber ce que vous faites et vérifiez ce truc pour moi; je veux me faire payer », vous envoyez simplement un rappel poli : « Bonjour, juste un petit rappel : n’oubliez pas que vous avez jusqu’à vendredi pour faire part de vos objections, le cas échéant. C’est dans votre intérêt; si vous n’avez aucune objection, aucune action n’est requise. »

Factures

Vous avez fait le travail et souhaitez être payé. Comment demander poliment à un client de vous payer? Avec une facture.

Une facture est simplement une demande écrite formelle de paiement. tant donné que leur présence est utilisée comme facteur de contrôle dans de nombreuses entreprises, en particulier les plus grandes, vous souhaiterez probablement en émettre. Le format exact est beaucoup moins normalisé aux États-Unis qu’il ne l’est dans de nombreux pays.

En règle générale, une facture comprendra :

• Une liste détaillée des biens ou services achetés, avec un minimum de détails à leur sujet
  
• Un prix unitaire et une quantité pour chaque poste de facture
  
• Un sous-total
  
• Toute taxe de vente applicable
  
• Le montant total facturé
  
• Le montant total réellement dû, sinon le même que le montant facturé (c’est-à-dire si le client a déjà payé une partie de la facture)
  

Plus :

• Votre adresse
  
• Le nom et l’adresse de votre client
  
• Les conditions de paiement
  
• Les instructions du mode de paiement
  
• Le numéro du bon de commande (BdC) si celui-ci vous a été fourni.
  

La plupart de ces éléments sont assez explicites. Voici les exceptions :

Numéro de bon de commande : si vous travaillez avec de grandes entreprises ou des organismes gouvernementaux, ceux-ci peuvent vous avoir envoyé un bon de commande officiel, qui est suivi à l’aide d’un numéro de bon de commande. Ils ne paieront aucune facture qui ne comporte pas leur numéro de bon de commande. Il s’agit d’un contrôle comptable : la personne travaillant au service des comptes fournisseurs n’a aucune connaissance personnelle de l’autorisation ou non de votre demande de paiement, elle voudra donc voir celle-ci pré-autorisée par quelqu’un au sein de l’organisation (via un bon de commande qu’elle peut consulter) avant de vous envoyer le paiement.

Conditions de paiement : pour faciliter la tâche à votre client, vous mettrez généralement les conditions de paiement (qui ont été négociées et dans le MSA ou SOW) sur la facture. La condition de paiement la plus courant est « NET 30 », ce qui signifie que la facture est due dans les 30 jours suivant sa date d’émission. Il extrêmement courante aux États-Unis que les entreprises ne paient pas leurs factures à temps; c’est l’une des raisons pour lesquelles inciter les clients à utiliser des cartes de crédit ou un mode de paiement similaire au moment de la commande est si populaire.

Mode de paiement : les entreprises qui paient des factures voudront en grande majorité vous payer par chèque. Vous ne souhaitez probablement pas accepter les paiements par chèque, vous inclurez donc des instructions de paiement, telles que « Veuillez nous payer par virement ACH en utilisant les informations suivantes : ». Cette instruction sera systématiquement ignorée et vous recevrez de toute façon un chèque par la poste, à n’importe quelle adresse que vous avez écrite sur votre facture. Pour cette raison, vous devez faire attention à indiquer une adresse fonctionnelle sur votre facture.

Les factures américaines ne mentionnent généralement pas de numéros d’identification d’entreprise ou quoi que ce soit concernant la TVA. De nombreuses entreprises Internet qui exercent leurs activités à l’échelle mondiale demanderont à leurs clients, « Y a-t-il quelque chose que nous devrions mettre sur votre facture? »; les entreprises européennes demanderont généralement que leur numéro de TVA y figure, pour se conformer aux obligations fiscales.

Il n’est pas courant d’émettre des factures pour des paiements qui ont déjà été effectués (un reçu est généralement plus approprié à cette fin), mais si c’est le cas, vous devez mettre le montant payé, la date de paiement et une note pour indiquer à l’entité de traitement qu’elle n’a rien à payer d’autre.

Un avantage pour bon nombre de vos clients : les gens s’attendent à ce que les factures ressemblent à un document officiel. Il est donc préférable d’y apposer votre logo, de les envoyer au format PDF et de soigner leur présentation plutôt que de simplement envoyer le même contenu sous forme de texte brut. Certains de vos clients vous demanderont une « vraie » facture même s’ils disposent déjà de toutes les informations sous forme de texte brut.

Reçus

Les clients, en particulier les entreprises clientes, comptent sur les entreprises pour les aider à organiser leurs finances. Vous devez fournir aux clients un reçu écrit pour chaque transaction avec vous, en particulier pour les transactions qui sont réglées instantanément (par exemple, par carte de crédit) ou qui ne font pas l’objet d’une facture.

Les reçus sont des documents officiels, mais encore moins formels que les factures aux États-Unis.

En règle générale, vous écrivez dessus :

• Nom et adresse de votre entreprise
  
• Une liste détaillée de ce qui a été acheté, avec un minimum de détails
  
• Un sous-total
  
• Toute taxe de vente applicable
  
• Le montant total payé
  
• La date et l’heure d’achat
  

Vous pouvez ajouter :

• Le mode de paiement (« carte de crédit avec les derniers chiffres 1234 » est courant.)
  
• Le nom du client
  
• Un numéro de référence pour que vous puissiez retrouver la transaction ultérieurement
  
• Instructions pour le client s’il a une question sur l’achat
  

Si vous vendez à des consommateurs plutôt qu’à des entreprises, mais que certains de vos clients achètent réellement pour un usage professionnel, ils « factureront » souvent les achats à leur employeur. Leur employeur exigera un reçu pour ce processus.Selon votre activité, cela peut constituer un cas d’utilisation essentiel des reçus. Beaucoup de ces clients voudront que le reçu « ait l’air officiel », tout comme des factures, et il peut donc être utile d’avoir quelque chose qui ne soit « pas seulement du texte brut » afin de réduire le nombre de demandes de renseignements que vous recevez au sujet de vos reçus.

Les clients perdent fréquemment les reçus. Si vous avez une relation durable avec un client, il est judicieux de conserver une copie de ses reçus dans son compte sur votre site web, votre boutique en ligne, etc. Cela lui rendra service et évitera à votre équipe d’avoir à répondre à de nombreuses questions du type « J’ai besoin d’un reçu pour mon achat afin de remplir ma déclaration d’impôts. Je pense que c’était en juillet. Pouvez-vous m’aider? »