Die meisten Unternehmer/innen haben bereits vor der Gründung eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt in ihrem Leben einen Vertrag unterzeichnet. Die Arten von Verträgen (und damit verbundene rechtliche Vereinbarungen und Unterlagen), die von Unternehmen für den täglichen „transaktionalen“ Handel verwendet werden, sind jedoch für die meisten Unternehmer/innen neu.

Welche Verträge brauche ich als kleines Unternehmen?

Gängige Verträge für Inhaber/innen neuer und kleiner Unternehmen können Folgendes umfassen:

• Absichtserklärungen
  
• Master-Rahmenvertrag
  
• Leistungsbeschreibungen
  
• Rechnungen
  
• Belege
  

Wir zeigen Ihnen, worauf Sie sich im ersten Jahr der Führung eines Online-Unternehmens einstellen sollten. Wir sind keine Anwältinnen und Anwälte. Verlassen Sie sich daher auf Ihre Anwältinnen und Anwälte, um rechtliche Beratung zu erhalten. Dennoch wird Ihnen dies hoffentlich helfen, mit Ihren Anwältinnen und Anwälten produktivere Gespräche darüber zu führen, welche Dokumente zu erstellen sind.

Stripe Atlas kann Sie mit zusätzlichen Ressourcen bei der Gründung Ihres Start-ups unterstützen. Wir erstellen die rechtlichen Dokumente, reichen die Unterlagen ein und führen Sie durch alles, was Sie zur Aufnahme Ihrer Geschäftstätigkeit benötigen.

Absichtserklärungen

Eine Absichtserklärung – manchmal auch als „Memorandum of Understanding“ (MOU) bezeichnet – ist ein Instrument für den Vertrieb. In einigen Fällen ist es ein eigenständiger Vertrag, in anderen nicht. Eine Absichtserklärung verfolgt den Zweck, die beiden Parteien zu zwingen, in schriftlicher Form grobe Konditionen zu vereinbaren. Dadurch entsteht ein Gefühl der Verpflichtung, ein Geschäft abzuschließen, ohne jedoch tatsächlich einem Geschäft zuzustimmen.

Absichtserklärungen sind für Unternehmen äußerst nützlich. Hier sind einige Szenarien:

Ein/e Unternehmer/in möchte möglicherweise einen Teil seines/ihres Unternehmens an ein anderes Unternehmen verkaufen. Dieser Verkauf erfordert möglicherweise eine „Due Diligence“ – eine eingehende Prüfung der Bücher, Aufzeichnungen und Prozesse des Vermögenswerts – durch den/die Käufer/in. Eine Due Diligence kann das Tagesgeschäft des Unternehmens erheblich stören und ist etwas, das Unternehmen nur wirklichen Interessentinnen und Interessenten anbieten möchten. Hinzu kommt, dass bei Due Diligence sensible Informationen des verkaufenden Unternehmens an den/die potenzielle/n Käufer/in weitergegeben werden.

Dementsprechend werden die Verkäufer/innen versuchen, von potenziellen Käufer/innen Absichtserklärungen unterzeichnen zu lassen, die dem/der Käufer/in ein gewisses Gefühl der Verpflichtung geben, „abhängig vom erfolgreichen Abschluss der Due Diligence“ zu kaufen. Dazu gehört häufig eine Geheimhaltungsvereinbarung, die es dem/der Käufer/in verbietet, Informationen, die er/sie im Rahmen der Due Diligence von dem/der Verkäufer/in erhält, zu nutzen oder zu veröffentlichen.

Es ist klar, was der/die potenzielle Käufer/in mit dieser Vereinbarung erhält: Zugang zu detaillierten Informationen über den Vermögenswert, die er/sie ohne die Absichtserklärung nicht erhalten würde. Weniger offensichtlich ist, was der/die Verkäufer/in erhält. In der Regel verlagert er/sie einen Teil der Verhandlungen über in die Gespräche über die Absichtserklärung und bittet den/die potenzielle/n Käufer/in, sich vorab zu Konditionen wie Preis oder Zeitpunkt für das spätere Angebot zu verpflichten. Dies geht mit einem Verständnis einher: Bei Verstößen gegen die Absichtserklärung kann keine der Parteien Rechtsmittel einlegen, aber es ist klar, dass bereits ein versuchter Verstoß das Ende der Verhandlungen über den tatsächlichen Verkauf zur Folge hat.

Absichtserklärungen sind zudem ein billiges, aber klares Signal des tatsächlichen Interesses an einem Geschäft. Für viele Menschen in jedem Unternehmen ist es sehr einfach, einem Treffen zuzustimmen und eine beliebige Anzahl positiv klingender Dinge bei diesem Treffen zu sagen. „Das klingt nach einer großartigen Idee“ mag einer der belanglosesten Sätze überhaupt sein. Die Erstellung eines formellen Dokuments hingegen hat die Einbindung von Teilen des Unternehmens wie Rechtsabteilungen und Führungskräften zur Folge. Die Rechtsabteilung eines echten Unternehmens unterzeichnet Dokumente nicht aus reiner Höflichkeit. Wenn sich die andere Partei veranlasst fühlt, sich an ihre Rechtsabteilung zu wenden und ihr Arbeit zu geben, zeigt dies, dass sie bereit ist, zumindest gewisse Kosten auf sich zu nehmen, um ein Gespräch fortzusetzen.

Aus ähnlichen Gründen sind Absichtserklärungen für die Kundenentwicklung außerordentlich nützlich. Viele Internetunternehmen beginnen ohne eine klare Vorstellung davon, was sie entwickeln. Wenn Sie mit potenziellen Kundinnen und Kunden über ihre Probleme sprechen, können sie sie oft sehr detailliert beschreiben. Wenn Sie sagen: „Ich möchte Ihr Problem mit Software lösen“, dann reagieren sie häufig zustimmend, aus einer Kombination daraus, dass sie Ihre Begeisterung teilen, und reiner Höflichkeit. Aber das bedeutet nicht, dass sie tatsächlich kaufen werden.

Es ist schwierig, Software zu verkaufen, die es die nächsten sechs Monate noch gar nicht geben wird, und viele Unternehmer/innen fühlen sich nicht wohl dabei. Es ist viel weniger schwierig, Ihre potenziellen Kundinnen und Kunden einfach um eine lockere Verpflichtung in Form einer Absichtserklärung zu bitten. „Großartig. Ich freue mich, dass Ihnen die Idee gefällt. Würden Sie eine Absichtserklärung unterzeichnen, mit der Sie sich verpflichten, nachdem wir dies in etwa sechs Monaten geliefert haben, ein dreimonatiges Pilotprojekt für 1.000 USD pro Monat durchzuführen, gefolgt von einem Rollout von 5.000 USD pro Monat, wenn das Pilotprojekt erfolgreich ist?“

Das Gespräch über die Absichtserklärung wird oft Dinge aufdecken, die bei einer reinen Unterhaltung über das Problem verborgen bleiben. Zum Beispiel könnte der/die potenzielle Kunde/Kundin sagen: „Warten Sie. Ich habe kein Budget.“ Dies mag schmerzhaft klingen, ist aber tatsächlich ein sehr nützlicher Schritt in dem Gespräch. Sie könnten daraufhin fragen, wer in seinem/ihrem Unternehmen über Einkaufskompetenz/Budget verfügt, wie er/sie Budget erhalten könnte, was ihn/sie dazu veranlassen würde, diese Software als etwas zu beschreiben, für das ein Budget freigegeben werden kann (eine Funktion, die sie für das Budget eines anderen Teams interessant macht? Eine Dienstleistungskomponente?) usw. Alternativ können Sie dann immer noch entscheiden, sich Kundinnen und Kunden zuzuwenden, die Ihre Software tatsächlich kaufen können.

Viele Unternehmen sind gescheitert, weil sie etwas entwickelt haben, das niemand kaufen wollte. Ihr Unternehmen sollte nicht dazugehören. Bitten Sie vor der Entwicklung Ihrer Produkte um Absichtserklärungen oder andere Hinweise auf ein klares, nachhaltiges Interesse. Produzieren Sie nur Dinge, für die Sie erfolgreich potenzielle Käufer/innen finden konnten.

Master-Rahmenvertrag

Im Allgemeinen verkaufen Unternehmen zwei Dinge: Produkte oder Dienstleistungen. Produkte haben oft keine sehr detaillierte Vertragsgeschichte: Sie zahlen Ihr Geld, erhalten Ihr Produkt und das war es dann schon. (Ihr Anwalt/Ihre Anwältin wird Ihnen sagen, dass es ausgezeichnete Umstände für umfangreiche Verträge über den Verkauf eines Produkts gibt. Nehmen Sie seinen/ihren Rat über diese Verallgemeinerung an.)

Dienstleistungen hingegen unterliegen fast immer Verträgen und die Verträge werden sehr umfangreich. Größere Unternehmen haben oft bevorzugte Verträge (manchmal auch als „[unser] Dokument“ bezeichnet), die ihre Kernanliegen bezüglich des Erwerbs von Dienstleistungen antizipieren und sicherstellen, dass die gewünschten Bestimmungen in den Verträgen enthalten sind. Kleinere Unternehmen hingegen ziehen es vor, das Dokument ihrer Anbieter abzuarbeiten.

Da es umständlich wäre, einen Vertrag für jede mögliche Erbringung von Dienstleistungen anzupassen (von denen sich viele voneinander unterscheiden), unterteilen Unternehmen in der Dienstleistungsbranche ihre Verträge oft in zwei Teile: einen Master-Rahmenvertrag und eine oder mehrere Leistungsbeschreibungen.

Die genaue Linie zwischen den Konditionen im Master-Rahmenvertrag und den Konditionen in der Leistungsbeschreibung hängt davon ab, für welche Gestaltung sich der Anwalt/die Anwältin des Verkäufers/der Verkäuferin und der Anwalt/die Anwältin des Kunden/der Kundin entscheiden. Im Allgemeinen werden Details über den Gesamtumfang der Geschäftsbeziehung in den Master-Rahmenvertrag und Details über das jeweilige Projekt in die Leistungsbeschreibung aufgenommen.

Leistungsbeschreibungen

Leistungsbeschreibungen werden von vielen Dienstleistungsunternehmen verwendet, um in Verbindung mit Master-Rahmenverträgen die Komplexität und die Kosten für die Aushandlung von Verträgen zu verringern. Dies geschieht durch die Nutzung eines einmal ausgehandelten Kernvertrags (Master-Rahmenvertrag) und das Hinzufügen individueller Zusätze (Leistungsbeschreibung) für die Erbringung bestimmter Dienstleistungen, Projekte usw. Die Leistungsbeschreibungen sind rechtliche Verträge, die geprüft und ausgehandelt werden müssen, aber sie sind in der Regel weniger strittig als die Master-Rahmenverträge.

Leistungsbeschreibungen beinhalten in der Regel eine Vereinbarung über Folgendes:

• Umfang – welche Arbeiten zu erledigen sind
  
• Liefergegenstände – spezifische Aufstellung dessen, was dem Kunden/der Kundin auszuhändigen ist
  
• Preis – entweder ein einziger Betrag oder ein Tarif (pro Einheit, pro Mitarbeiter/in und Woche usw.)
  
• Zeitplan – wann die wichtigsten Arbeitsziele zu erreichen sind
  
• Kriterien für die Annahme – was ist „gut genug, um bezahlt zu werden“ und was ist ein Fehler, der korrigiert werden muss
  

Die Kriterien für die Annahme zählen zu den wichtigsten Geschäftsbedingungen und zugleich zu den am leichtesten zu übersehenden. Wenn die Annahme beispielsweise darauf beruht, dass Ihnen ein/e benannte/r Beauftragte/r Ihres Kunden/Ihrer Kundin eine schriftliche Bestätigung sendet, dass er/sie die Leistungen geprüft hat, gilt Ihre Arbeit standardmäßig als nicht angenommen: Wenn diese/r Beauftragte nicht in Ihrem Namen arbeitet (Prüfung), wird Ihre Arbeit nicht akzeptiert. Sie können Ihren Anwalt/Ihre Anwältin bitten, eine Formulierung zu wählen, durch die die Arbeit standardmäßig als angenommen gilt. Bei diesem Modell geben Sie Ihrem Kunden/Ihrer Kundin eine Frist, um einen schriftlichen Widerspruch gegen die Leistungen einzulegen, nach deren Ablauf die Arbeit als „angenommen“ betrachtet wird. So liegt es an Ihrem Kunden/Ihrer Kundin, Ihre Arbeit rechtzeitig zu überprüfen.

Dies erhöht die Verlässlichkeit, wenn es darum geht, Ihre Arbeit ohne Probleme anzunehmen, und verändert den Tonfall der Interaktion mit dem Kunden/der Kundin. So ersparen Sie es sich, jemanden, bei dem Sie auf eine gute Beziehung angewiesen sind, auffordern zu müssen: „Bitte lassen Sie das, was Sie gerade tun, und überprüfen Sie stattdessen meine Arbeit. Ich möchte bezahlt werden.“ Stattdessen senden Sie einfach eine höfliche Erinnerung: „Hallo, nur ein kurzer Hinweis: Denken Sie daran, dass Sie bis Freitag Zeit haben, um ggf. Einspruch zu erheben. Wenn Sie keine Einwände haben, müssen Sie nichts weiter tun.“

Rechnungen

Sie haben also die Arbeit erledigt und möchten bezahlt werden. Wie bitten Sie eine Kundin oder einen Kunden freundlich um Geld? Mit einer Rechnung.

Eine Rechnung ist einfach eine formelle schriftliche Aufforderung zur Zahlung. Da sie bei vielen Unternehmen, insbesondere bei größeren, als Kontrollfaktor verwendet werden, möchten Sie vermutlich ebenfalls Rechnungen ausstellen. Die genaue Formatierung ist in den USA weit weniger standardisiert als in vielen anderen Ländern.

In der Regel enthält eine Rechnung Folgendes:

• eine Auflistung der einzelnen gekauften Waren oder Dienstleistungen mit minimalen Details
  
• einen Stückpreis und die Menge für jeden Posten
  
• eine Zwischensumme
  
• ggf. eine Berechnung der Verkaufssteuer
  
• den in Rechnung gestellten Gesamtbetrag
  
• den tatsächlich fälligen Gesamtbetrag, wenn er nicht mit dem in Rechnung gestellten Betrag übereinstimmt (d. h. wenn der Kunde/die Kundin bereits einen Teil der Rechnung bezahlt hat)
  

Außerdem:

• Ihre Adresse
  
• den Namen und die Adresse Ihres Kunden/Ihrer Kundin
  
• Zahlungsbedingungen
  
• Anweisungen zu Zahlungsmethoden
  
• eine Bestellnummer, falls Sie eine erhalten haben
  

Das meiste davon ist ziemlich selbsterklärend. Dies sind die Ausnahmen:

Bestellnummer: Wenn Sie mit größeren Unternehmen oder Regierungsbehörden Geschäfte machen, haben diese Ihnen möglicherweise eine formelle Bestellung ausgestellt, die mit einer Bestellnummer nachverfolgt wird. Sie bezahlen keine Rechnung, es sei denn, sie enthält ihre Bestellnummer. Dies ist eine Buchhaltungskontrolle: Die Person, die in der Kreditorenbuchhaltung tätig ist, hat keine persönliche Kenntnis davon, ob Ihre Forderung nach Zahlung autorisiert ist oder nicht. Daher möchte sie diese vor der Übermittlung der Zahlung von einer Person innerhalb der Organisation (über eine Bestellung, die sie nachschlagen kann) autorisieren lassen.

Zahlungsbedingungen: Um es Ihren Kundinnen und Kunden einfacher zu machen, geben Sie in der Regel die Zahlungsbedingungen (die ausgehandelt wurden und im MSA-Vertrag oder in der SOW enthalten sind) auf der Rechnung an. Die häufigste Zahlungsbedingung ist „NETTO 30“, was bedeutet, dass die Rechnung innerhalb von 30 Tagen ab dem Ausstellungsdatum fällig ist. Unternehmen, die Rechnungen nicht pünktlich bezahlen, sind in den USA äußerst üblich. Dies ist einer der Gründe, warum es so beliebt ist, Kundinnen und Kunden anzuregen, zum Zeitpunkt der Bestellung Kreditkarten oder eine ähnliche Zahlungsmethode zu verwenden.

Zahlungsmethode: Unternehmen, die Rechnungen bezahlen, werden Sie überwiegend mit Schecks bezahlen wollen. Sie möchten wahrscheinlich keine Zahlung per Scheck akzeptieren und fügen daher Zahlungsanweisungen wie diese hinzu: „Bitte zahlen Sie mittels der im Folgenden angegeben Informationen per ACH.“ Diese Anweisung wird routinemäßig ignoriert und Sie erhalten trotzdem einen Scheck per Post an eine der Adressen, die Sie auf Ihrer Rechnung angegeben haben. Achten Sie daher darauf, eine Arbeitsadresse auf Ihrer Rechnung anzugeben.

In den USA enthalten Rechnungen in der Regel keine Kennnummern von Unternehmen oder andere umsatzsteuerbezogenen Angaben. Viele Internetunternehmen, die weltweit tätig sind, fragen ihre Kundinnen und Kunden: „Müssen wir etwas Bestimmtes auf Ihrer Rechnung angeben?“ Europäische Unternehmen bitten in der Regel um die Angabe ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), um ihren steuerlichen Pflichten nachzukommen.

Es ist nicht üblich, Rechnungen für bereits geleistete Zahlungen auszustellen (ein Zahlungsbeleg ist in der Regel für diesen Zweck besser geeignet). Wenn Sie dies tun, sollten Sie jedoch den gezahlten Betrag, das Zahlungsdatum und einen Vermerk angeben, um das verarbeitende Unternehmen darüber zu informieren, dass es nichts weiter zahlen muss.

Eine Angewohnheit vieler Ihrer Kundinnen und Kunden: Die Leute erwarten, dass Rechnungen wie ein offizielles Dokument aussehen. Wenn Sie also Ihr Logo daraufsetzen, sie als PDF versenden und ein wenig Arbeit in das Design stecken, ist es wahrscheinlicher, dass sie akzeptiert werden, als wenn Sie einfach den gleichen Inhalt als reinen Text schicken. Einige Ihrer Kundinnen und Kunden werden Sie nach einer „echten“ Rechnung fragen, auch wenn sie alle Informationen von Ihnen bereits als einfachen Text erhalten haben.

Belege

Kundinnen und Kunden, insbesondere Geschäftskundinnen und -kunden, verlassen sich bei der Organisation ihrer Finanzen auf Unternehmen. Sie sollten Kundinnen und Kunden für jede Transaktion mit Ihnen einen schriftlichen Zahlungsbeleg ausstellen, insbesondere für Transaktionen, die sofort abgewickelt (z. B. über eine Kreditkarte) oder anderweitig nicht in Rechnung gestellt werden.

Belege sind formelle Dokumente, aber noch weniger förmlich als Rechnungen in den USA.

In der Regel enthalten sie Folgendes:

• den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens
  
• eine Auflistung der einzelnen gekauften Artikel mit minimalen Details
  
• eine Zwischensumme
  
• ggf. eine Berechnung der Verkaufssteuer
  
• den gezahlten Gesamtbetrag
  
• das Datum und die Uhrzeit des Kaufs
  

Optional können Sie Folgendes hinzufügen:

• wie die Zahlung getätigt wurde (üblich ist „Kreditkarte, deren Nummer auf 1234 endet“)
  
• den Namen des Kunden/der Kundin
  
• eine Referenznummer, mit der Sie die Transaktion später finden können
  
• Anweisungen für den Kunden/die Kundin, wenn er/sie eine Frage zum Kauf hat
  

Wenn Sie an Verbraucher/innen verkaufen und nicht an Unternehmen, aber einige Ihrer Kundinnen und Kunden dennoch für geschäftliche Zwecke einkaufen, werden sie die Käufe häufig an ihren Arbeitgeber „weitergeben“. Ihr Arbeitgeber benötigt für diesen Prozess einen Zahlungsbeleg. Je nach Unternehmen kann dies ein zentraler Use Case für Belege sein. Viele dieser Kundinnen und Kunden wünschen sich, dass der Zahlungsbeleg „offiziell aussieht“, ähnlich wie Rechnungen. Wenn Sie etwas haben, das „nicht nur einfacher Text“ ist, kann dies daher nützlich sein, um die Anzahl der Anfragen zu Ihren Belegen zu reduzieren.

Kundinnen und Kunden verlieren häufig Belege. Wenn Sie eine dauerhafte Beziehung zu einer Kundin oder einem Kunden haben, ist es eine gute Idee, eine Kopie ihrer bzw. seiner Belege in ihrem bzw. seinen Konto auf Ihrer Website, im Online-Shop etc. aufzubewahren. Dies wird ihr bzw. ihm helfen und erspart Ihrem Team viele Fragen wie diese: „Ich brauche einen Zahlungsbeleg für meinen Kauf, um meine Steuererklärung einzureichen. Ich denke, es war im Juli. Können Sie mir helfen?“