A maioria dos empresários já assinou um contrato em algum momento de suas vidas antes de abrir uma empresa, mas os tipos de contratos (e acordos e documentos legais relacionados) usados pelas empresas para o comércio "transacional" do dia a dia são novidade para a maioria dos empresários.

De quais contratos eu preciso como uma pequena empresa?

Os contratos comuns para proprietários de empresas novas e pequenas podem incluir:

• Cartas de intenção
  
• Contrato de Serviços Principal
  
• Declarações de trabalho
  
• Faturas
  
• Recibos
  

Vamos orientá-lo sobre o que você provavelmente encontrará no primeiro ano de administração de uma empresa online. Não somos advogados, portanto, confie em seus advogados para obter orientação jurídica, mas esperamos que isso o ajude a ter uma discussão mais produtiva com seus advogados sobre quais documentos você precisa redigir.

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Cartas de intenção

Uma carta de intenção (LOI) - às vezes chamada de "memorando de entendimento" (MOU) - é uma ferramenta de vendas.Algumas delas funcionam como contratos por si mesmas; outras não. O objetivo delas é forçar as duas partes a concordarem com termos gerais por escrito, gerando um sinal de compromisso para fechar um negócio, sem que haja, de fato, um acordo formalizado.

As LOIs são extremamente úteis para as empresas. Aqui estão alguns cenários:

Um empresário pode querer vender uma parte de sua empresa para outra empresa. Essa venda possivelmente exigirá que o comprador realize uma "due diligence", ou seja, uma inspeção detalhada dos livros, registros e processos do ativo. A due diligence pode ser extremamente prejudicial para as operações cotidianas da empresa e é algo que as empresas não querem oferecer a meros interessados. Além disso, a due diligence exporá o comprador em potencial a dados comerciais confidenciais da empresa vendedora.

Por isso, os vendedores geralmente tentam assinar LOIs com possíveis compradores, que comprometem o comprador a comprar "dependendo da conclusão bem-sucedida da due diligence". Essas LOIs geralmente incluem (ou são acompanhadas de) um contrato de confidencialidade, que proíbe o comprador de explorar ou divulgar as informações que receber do vendedor durante a due diligence.

Fica claro o que o adquirente obtém com esse acordo: acesso a informações detalhadas sobre o ativo, o que não obteria na ausência da LOI. O que o vendedor recebe é menos óbvio. Normalmente, ele antecipará parte da negociação durante a discussão da LOI, pedindo ao adquirente que se pré-comprometa com termos importantes da oferta, como preço ou cronograma. Isso vem com um entendimento: violar a LOI não dá direito a nenhuma das partes recorrer à justiça, mas a premissa é que tentar violá-la comprometerá a negociação sobre a venda real.

As LOIs também são um sinal barato, mas real, do interesse real em fechar um negócio. É muito, muito fácil para muitas pessoas em qualquer empresa dizer sim a uma reunião e dizer qualquer número de coisas que soem positivas nessa reunião. "Isso parece uma ótima ideia" pode ser a frase mais barata a ser pronunciada no idioma inglês. No entanto, obrigar a produção de um documento formal ativa processos reais em empresas de verdade, como departamentos jurídicos e executivos corporativos. O departamento jurídico de uma empresa não assina documentos apenas por cortesia. Fazer com que a contraparte vá ao seu departamento jurídico e gere trabalho demonstra que ela está pelo menos disposta a pagar algum custo social nominal para continuar a conversa.

Por motivos relacionados, as LOIs são extremamente úteis para o desenvolvimento de clientes. Muitas empresas de Internet começam sem uma visão clara do que estão construindo. Se você conversar com os clientes em potencial sobre seus problemas, eles geralmente serão capazes de descrevê-los com muitos detalhes. Se você disser: "Quero resolver o seu problema com software", eles geralmente serão muito receptivos, em uma combinação de reflexo do seu entusiasmo e desejo de ser educado. Mas isso não significa que eles realmente vão comprar.

É difícil vender um software que não existirá pelos próximos seis meses, e muitos empreendedores não se sentem à vontade para fazer isso. É muito menos difícil simplesmente pedir ao cliente em potencial um compromisso informal, como uma LOI. "Ótimo, fico feliz que você tenha gostado da ideia. Você concordaria com uma LOI na qual, depois de entregarmos isso em aproximadamente seis meses, você se compromete a fazer um piloto de três meses a $ 1.000 por mês, seguido de uma implementação de $ 5.000 por mês caso o piloto for bem-sucedido?"

A conversa em torno da LOI geralmente revela coisas que o simples fato de falar sobre o problema não revelou. Por exemplo, o cliente em potencial pode dizer: "Ah, espere, eu não tenho orçamento", o que parece uma coisa dolorosa de se ouvir, mas na verdade é uma etapa muito útil da conversa. Você pode perguntar a ele quem na empresa tem autoridade/orçamento para compras, como ele poderia obter o orçamento, o que o levaria a descrever esse software como algo que pode ser orçado (um recurso que o coloca no orçamento de outra equipe? Um componente de serviços?), etc. Alternativamente, você também pode simplesmente passar a buscar um cliente que realmente possa comprar seu software.

Muitas empresas fracassaram porque construíram algo que ninguém queria comprar. Sua empresa não deve ser uma delas. Peça LOIs ou outras indicações de interesse claro e contínuo antes de criar seus produtos; produza apenas coisas para as quais você tenha conseguido encontrar compradores em potencial com sucesso.

Contrato de Serviços Principal

Em termos gerais, as empresas vendem duas coisas: produtos ou serviços. Os produtos geralmente não têm um histórico contratual muito detalhado: você paga pelo produto; recebe o produto; fim. (Seu advogado dirá que existem situações em que contratos substanciais para a venda de um produto são recomendáveis. Siga o conselho dele em vez desta generalização.)

Os serviços, por outro lado, quase sempre são regidos por contratos, e os contratos são muito extensos. As empresas maiores geralmente têm contratos preferenciais (às vezes chamados de "[nosso] documento padrão") que antecipam suas principais preocupações sobre a compra de serviços e garantem que as cláusulas desejadas estejam nos contratos. As empresas menores podem, por outro lado, preferir trabalhar com o documento de seus fornecedores.

Como personalizar um contrato para cada possível contrato de serviços (muitos dos quais são diferentes entre si) seria complicado, as empresas do setor de serviços geralmente dividem seus contratos em duas partes: um contrato de serviços principal (MSA) e uma ou mais declarações de trabalho (SOW).

A linha exata entre os termos que constam no MSA e os termos que constam na SOW depende de como o advogado ou os advogados do cliente decidem traçá-los. Em geral, os detalhes sobre o escopo geral da relação com a empresa são incluídos no MSA; os detalhes sobre o projeto específico são incluídos na SOW.

Declarações de trabalho

As declarações de trabalho (SOW) são usadas por muitas empresas de serviços, quando combinadas com os MSAs, para diminuir a complexidade e o custo da negociação de contratos, usando um contrato principal negociado uma vez (o MSA) e, em seguida, anexando adendos individuais (a SOW) para compromissos, projetos, etc. distintos. As SOW são contratos jurídicos e estão sujeitos à revisão e negociação do contrato, mas geralmente são menos controversos do que o MSA.

As SOWs geralmente incluem acordos sobre:

• Escopo - qual trabalho deve ser feito
  
• Entregáveis - identificação específica do que deve ser entregue ao cliente
  
• Preço - um número único ou uma taxa (por unidade, por funcionário-semana, etc.)
  
• Cronograma - quando os principais marcos devem ser atingidos para o trabalho
  
• Critérios de aceitação - o que constitui um trabalho "bom o suficiente para receber pagamentos" e o que constitui uma falha que precisa de revisão
  

Os critérios de aceitação são um dos termos comerciais mais importantes e um dos mais fáceis de serem ignorados. Por exemplo, se a aceitação depender de um funcionário nomeado do cliente enviar para você uma confirmação por escrito de que ele inspecionou os produtos, seu idioma terá como padrão a não aceitação: A menos que esse funcionário faça o trabalho (inspeção) em seu nome, seu trabalho não será aceito. Você pode pedir ao seu advogado que lhe forneça uma linguagem que possua como padrão a aceitação. Nesse modelo, você dá ao seu cliente um tempo limitado para apresentar uma objeção por escrito aos entregáveis após a validade da qual eles serão "considerados aceitos". Isso coloca o ônus sobre o seu cliente para verificar o seu trabalho em tempo hábil.

Isso é muito mais confiável para que seu trabalho seja aceito sem problemas e muda o teor da interação com o cliente. Em vez de importunar alguém com quem você precisa ter um bom relacionamento para dizer: "Por favor, largue o que está fazendo e verifique isso para mim; quero receber pagamentos", você está simplesmente enviando um lembrete educado: "Ei, só uma observação rápida: lembre-se de que você tem até sexta-feira para apresentar qualquer objeção, se precisar. Isso é apenas para o seu benefício; se você não tiver nenhuma objeção, não precisa fazer nada."

Faturas

Então você fez o trabalho e quer receber por ele. Como pedir educadamente por esse pagamento ao cliente? Com uma fatura.

Uma fatura é simplesmente um pedido formal de pagamento por escrito. Como a presença delas é usada como fator de controle em muitas empresas, principalmente nas maiores, você provavelmente desejará emiti-las. A formatação exata é muito menos padronizada nos Estados Unidos do que em muitos países.

Normalmente, uma fatura inclui:

• Uma lista detalhada dos bens ou serviços comprados, com o mínimo de detalhes sobre eles
  
• Um preço unitário e uma quantidade para cada item de linha
  
• Um subtotal
  
• Qualquer imposto sobre vendas cobrado
  
• O valor total faturado
  
• O valor total realmente devido, se não for o mesmo que o valor faturado (ou seja, se o cliente já tiver pago uma parte da fatura)
  

Mais:

• Seu endereço
  
• Nome e endereço do seu cliente
  
• Condições de pagamento
  
• Instruções sobre formas de pagamento
  
• Um número de pedido de compra (PO), se você tiver recebido um
  

A maior parte disso é bastante óbvia. As exceções são:

Número do PO: Se você faz negócios com empresas maiores ou órgãos públicos, eles podem ter emitido um pedido formal de compra, que é acompanhado por um número de PO. Eles não pagarão nenhuma fatura que não contenha esse número. Isso funciona como um controle contábil - a pessoa que trabalha no Departamento de Contas a Pagar não tem conhecimento pessoal sobre se sua solicitação de pagamento está autorizada ou não, então ela precisará ver que foi pré-autorizada por alguém dentro da organização (via pedido de compra que possa ser consultado) antes de efetuar o pagamento.

Condições de pagamento: Para a conveniência do cliente, você geralmente incluirá na fatura as condições de pagamento (que foram negociadas e previstas no MSA ou SOW). A condição de pagamento mais comum é “NET 30”, que significa que a fatura vence 30 dias após a data de emissão. É extremamente comum nos EUA que empresas não paguem faturas no prazo; esse é um dos motivos pelos quais incentivar os clientes a usar cartões de crédito ou uma forma de pagamento similar no momento do pedido é tão popular.

Forma de pagamento: As empresas que pagam faturas, na maioria das vezes, preferem pagar com cheques. Você provavelmente não quer aceitar pagamentos em cheques e, portanto, incluirá instruções de pagamento, como "Por favor, pague via ACH usando as seguintes informações:".No entanto, essas instruções frequentemente serão ignoradas e você acabará recebendo um cheque pelo correio, para qualquer endereço que esteja indicado na fatura. Por esse motivo, é importante ter cuidado e colocar um endereço válido na fatura.

As faturas nos EUA não costumam incluir números de ID corporativo nem informações sobre impostos sobre valor agregado (VAT). Muitas empresas de Internet que fazem negócios mundialmente perguntam aos clientes: "Há algo que devemos colocar na sua fatura?". Empresas europeias geralmente pedem que o número de IVA conste na fatura, para conformidade fiscal.

Não é comum emitir faturas para pagamentos que já foram feitos (um recibo é geralmente mais apropriado para essa finalidade), mas se você o fizer, deve colocar o valor pago, a data do pagamento e uma anotação para que a entidade processadora saiba que não precisa pagar mais nada.

Uma particularidade de muitos de seus clientes: as pessoas esperam que as faturas tenham a aparência de um documento oficial. Portanto, colocar seu logotipo nelas, enviá-las em PDF e trabalhar um pouco no design aumentará a probabilidade de serem aceitas, em vez de simplesmente enviar o mesmo conteúdo em texto simples. Alguns clientes solicitarão uma fatura "real" mesmo que já tenham todas as suas informações em texto simples.

Recibos

Os clientes, especialmente os clientes de empresas, dependem das empresas para ajudá-los a organizar suas finanças. Você deve oferecer aos clientes um recibo por escrito para cada transação realizada, especialmente para transações que são liquidadas instantaneamente (por exemplo, por meio de cartão de crédito) ou que não envolvem emissão de fatura.

Os recibos são documentos formais, mas, nos Estados Unidos, têm menos formalidade do que as faturas.

Normalmente, você escreverá nelas:

• O nome e o endereço de sua empresa
  
• Uma lista detalhada do que foi comprado, com o mínimo de detalhes
  
• Um subtotal
  
• Qualquer imposto sobre vendas cobrado
  
• O valor total pago
  
• A data e a hora da compra
  

Opcionalmente, você pode adicionar:

• Como o pagamento foi realizado ("Cartão de crédito com final 1234" é comum).
  
• O nome do cliente
  
• Um número de referência para que você possa localizar a transação posteriormente
  
• Instruções para o cliente caso ele tenha alguma dúvida sobre a compra
  

Se você estiver vendendo para consumidores e não para empresas, mas alguns de seus clientes estiverem comprando para uso comercial, eles frequentemente "lançam as despesas" para reembolso pelo empregador. O empregador exigirá um recibo para esse processo. Dependendo do seu tipo de negócio, isso pode ser um dos principais motivos pelos quais os recibos são necessários. Muitos desses clientes vão querer que o recibo "pareça oficial", portanto, assim como as faturas, ter algo que "não seja apenas texto simples" pode ser útil para diminuir o número de pedidos de informação que você recebe sobre seus recibos.

Os clientes frequentemente perdem os recibos. Se você mantém um relacionamento contínuo com um cliente, é uma boa ideia guardar uma cópia dos recibos na conta dele no seu site, loja online etc. Isso ajudará o cliente e evitará que sua equipe precise responder a muitas perguntas do tipo: “Preciso do recibo da minha compra para declarar impostos. Acho que foi em julho. Você pode me ajudar?”