La mayoría de los empresarios han firmado un contrato en algún momento de tu vida antes de crear una empresa, pero los tipos de contratos (y los contratos legales y la documentación relacionados) que utilizan las empresas para el comercio «transaccional» cotidiano son nuevos para la mayoría de los empresarios.

¿Qué contratos necesito como pequeña empresa?

Los contratos más comunes para los propietarios de empresas nuevas y pequeñas pueden incluir:

• Cartas de intenciones.
  
• Contrato de servicios marco
  
• Declaraciones de trabajo
  
• Facturas
  
• Recibos
  

Te guiaremos a través de lo que es probable que te encuentres en el primer año de gestión de una empresa por Internet. No somos abogados, así que confía en tus abogados para el asesoramiento legal, pero esperamos que esto te ayude a tener una conversación más productiva con tus abogados sobre los documentos que necesitas redactar.

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Cartas de intenciones

Una carta de intenciones (LOI)—a veces llamada «memorando de entendimiento» (MOU)—es una herramienta de ventas. Algunas de ellas son contratos por derecho propio; otras, no. El objetivo de las mismas es obligar a las dos partes a acordar unas condiciones aproximadas sobre el papel, generando una señal de compromiso para hacer un trato sin llegar realmente a un acuerdo.

Las cartas de intenciones son muy útiles para las empresas. A continuación te mostramos algunos situaciones que se pueden producir:

Un empresario puede querer vender una parte de su empresa a otra empresa. Es posible que para efectuar esta venta el comprador deba llevar a cabo la «diligencia debida», es decir, una inspección en profundidad de los libros, registros y procesos del activo. La diligencia debida puede ser extraordinariamente perturbadora para las operaciones diarias de la empresa y es algo que las empresas no quieren ofrecer a alguien con intenciones poco claras. Además, la diligencia debida expondrá al comprador potencial a información sensible de la empresa vendedora.

Por ello, los vendedores intentarán firmar cartas de intenciones con los posibles compradores, que comprometen suavemente al comprador a comprar «supeditado a la finalización satisfactoria de la diligencia debida». A menudo incluirán (o irán acompañadas de) un acuerdo de no divulgación, que prohibirá al comprador explotar o hacer pública la información que reciba del vendedor en la diligencia debida.

Está claro lo que el adquirente obtiene de este acuerdo: acceso a información detallada sobre el activo, que no obtendría sin la LOI. Es menos obvio lo que obtiene el vendedor. Por lo general, precarga parte de la negociación en la conversación sobre la LOI, pidiendo al adquirente que se comprometa de antemano a unas condiciones de oferta consecuentes, como el precio o el calendario a cumplir. Esto conduce a un entendimiento: La violación de la LOI no pone a ninguna de las partes en situación de poder recurrir ante un tribunal de justicia, pero se supone que si se intenta infringir, esto acabará con la negociación sobre la venta real.

Las LOI son también una señal barata pero real del interés real en conseguir cerrar un trato. Es muy, muy fácil para mucha gente de cualquier empresa decir que sí a una reunión y decir cosas que suenen positivas en esa reunión. «Parece una gran idea» puede ser la frase menos difícil de pronunciar en lengua inglesa. Sin embargo, forzar la elaboración de un documento formal activa determinadas acciones en empresas reales como los departamentos jurídicos y los directivos de las empresas. El departamento legal de una empresa real no firma documentos solo por cortesía. Obligar a la contraparte de uno a ir a tu departamento legal y generarles trabajo demuestra que la contraparte de uno está al menos dispuesta a pagar algún coste social nominal para continuar con la conversación.

Por motivos similares, las LOI son extraordinariamente útiles para el desarrollo de clientes. Muchas empresas de Internet empiezan sin una visión clara de lo que están construyendo. Si hablas con los clientes potenciales sobre sus problemas, muchas veces estos serán capaces de describirlos con mucho detalle. Si les dices: "Quiero resolver tu problema, con software", normalmente se mostrarán muy partidarios de ello, por una combinación de corresponder a tu entusiasmo y querer ser amables. Pero eso no significa que realmente vayan a comprar.

Es difícil vender un software que no existirá hasta dentro de seis meses y muchos empresarios no se sienten cómodos haciéndolo. Es mucho menos difícil pedir simplemente a tu posible cliente un compromiso blando como una LOI. «Estupendo, me alegro de que te guste la idea. ¿Aceptarías una LOI en la que, después de que te entreguemos esto en aproximadamente seis meses, te comprometas a hacer un proyecto piloto de tres meses a 1.000 dólares al mes seguido de un lanzamiento de 5.000 dólares al mes si el piloto tiene éxito?»

La conversación en torno a la LOI a menudo revelará cosas que la mera conversación sobre el problema no. Por ejemplo, el cliente potencial podría decir: «Oh, espera, no tengo presupuesto», esto parece algo difícil de oír pero que en realidad es un paso muy útil en la conversación. Puedes preguntarles quién en tu empresa tiene autoridad para comprar o presupuestar, cómo podrían conseguir un presupuesto, qué les llevaría a describir este software como algo que puede obtener un presupuesto (¿una función que lo incluya en el presupuesto de otro equipo? ¿un componente de servicios?), etc. También podrías seguir tu camino para encontrar un cliente que realmente pueda comprar tu software.

Muchas empresas han muerto porque construyeron algo que nadie quería comprar. Tu empresa no debe ser una de ellas. Pide LOI u otras muestras de interés claras y que se sustenten en algo, antes de construir tus productos; debes de producir cosas solo si has podido encontrar posibles compradores con éxito.

Contrato marco de servicios

En términos generales, las empresas venden dos cosas: productos o servicios. Los productos no suelen tener una historia contractual muy detallada: pagas un dinero; obtienes tu producto; fin. (Tu abogado te dirá que hay circunstancias por las que tener contratos sustanciales en torno a la venta de un producto es muy buena idea. Hazles caso por encima de esta generalización).

Los servicios, en cambio, casi siempre se rigen por contratos, y éstos pueden ser muy extensos. Las empresas más grandes suelen tener contratos preferentes (a veces llamados «[nuestro] papel») que anticipan sus principales preocupaciones sobre la compra de servicios y se aseguran de que las disposiciones que desean estén en los contratos. Las empresas más pequeñas, en cambio, pueden preferir trabajar con el papel de sus proveedores.

Dado que personalizar un contrato para cada uno de los posibles compromisos de servicios (muchos de los cuales son diferentes entre sí) sería inmanejable, las empresas del sector servicios suelen dividir sus contratos en dos partes: un contrato de servicios marco (MSA) y una o más declaraciones de trabajo (SOW).

La línea exacta entre las condiciones que deben figurar en el MSA y las que deben figurar en las SOW depende de cómo decidan trazarlas tu abogado o los abogados de tu cliente. En general, los detalles sobre el alcance global de la relación empresarial constan en el MSA; los detalles sobre el proyecto concreto constan en las SOW.

Declaraciones de trabajo

Las declaraciones de trabajo (SOW) las utilizan muchas empresas de servicios, cuando se emparejan con los MSA, para disminuir la complejidad y el coste de la negociación de contratos mediante el uso de un contrato básico negociado una vez (el MSA) y luego adjuntando adendas particulares (las SOW) para compromisos discretos, proyectos, etc. Las SOW son contratos legales y están sujetos a revisión y negociación, pero suelen ser menos problemáticos que los MSA.

Las SOW suelen incluir acuerdos sobre:

• Alcance—qué trabajo hay que hacer
  
• Productos finales—identificación específica de lo que debe entregarse al cliente
  
• Precio—ya sea una cifra o una tarifa (por unidad, por empleado-semana, etc.)
  
• Línea temporal—cuándo deben cumplirse los principales hitos del trabajo.
  
• Criterios de aceptación—qué constituye un trabajo «suficientemente bueno para recibir el pago» y qué constituye un fallo que debe revisarse
  

Los criterios de aceptación son una de las condiciones comerciales más importantes y de las más fáciles de pasar por alto. Por ejemplo, si la aceptación depende de que un responsable designado por tu cliente te envíe un reconocimiento por escrito de que ha inspeccionado los productos finales, te inclinarás por usar un discurso de no aceptación: a menos que ese responsable realice el trabajo (inspección) en tu nombre, tu trabajo no será aceptado. Puedes pedirle a tu abogado que te dé un discurso que por defecto sea de aceptación. En este modelo, tú das a tu cliente un plazo limitado para presentar una objeción por escrito a los productos finales tras cuya caducidad se "considerarán aceptados ". Esto hace recaer en tu cliente la responsabilidad de comprobar tu trabajo a tiempo.

Esto es mucho más fiable a la hora de conseguir que tu trabajo sea aceptado sin problemas y cambia el tenor de la interacción con el cliente. En lugar de importunar a alguien con quien necesitas tener una buena relación para que te diga: "Por favor, deja lo que estás haciendo y revisa esto por mí; quiero recibir mis pagos", simplemente le envías un cortés recordatorio: "Oye, solo una nota rápida: recuerda que tienes hasta el viernes para presentar cualquier objeción, si es necesario. Esto va en tu beneficio; si no tienes ninguna objeción, no es necesario que hagas nada".

Facturas

Has hecho el trabajo y quieres que te paguen. ¿Cómo pedirle tu dinero amablemente a un cliente? Con una factura.

Una factura es simplemente un requerimiento formal de pago por escrito. Dado estas se utilizan como factor de control en muchas empresas, sobre todo en las más grandes, es probable que quieras emitirlas. El formato exacto está mucho menos estandarizado en Estados Unidos que en otros muchos países.

Normalmente, una factura incluirá:

• Una lista detallada de los bienes o servicios adquiridos, con un mínimo de información sobre los mismos
  
• Un precio unitario y la cantidad para cada partida individual
  
• Un subtotal
  
• Cualquier impuesto sobre las ventas aplicado
  
• El importe total facturado
  
• El importe total realmente adeudado, si no coincide con el importe facturado (es decir, si el cliente ya ha pagado una parte de la factura).
  

Más:

• Tu dirección
  
• El nombre y la dirección del cliente
  
• Plazos de cobro
  
• Instrucciones sobre los métodos de pago
  
• Un número de pedido (PO) si se te proporcionó uno
  

La mayor parte de esto se explica por sí mismo. Éstas son las excepciones:

Número de pedido (PO): si haces negocios con grandes empresas o entidades reguladoras del gobierno, es posible que te hayan emitido una orden de compra formal (PO), cuyo seguimiento se realiza mediante un número de PO. No pagarán ninguna factura a menos que lleve tu número de PO. Se trata de un control contable: la persona que trabaja en la sección de Cuentas por Pagar no tiene conocimiento personal de si tu solicitud de pago está autorizada o no, por lo que alguien deberá autorizarla dentro de la organización (mediante una orden de compra que pueda consultar) antes de enviarte el pago.

Condiciones de pago: para comodidad de tu cliente, generalmente incluirás las condiciones de pago (que se negociaron y figuran en el MSA o SOW) en la factura. La condición de pago más común es «NET 30», que significa que la factura vence en 30 días a partir de la fecha en que se emitió. Las empresas que no pagan las facturas a tiempo son extremadamente comunes en EE. UU.; ésta es una de las razones por las que es tan popular animar a los clientes a utilizar tarjetas de crédito o un método de pago similar en el momento del pedido.

Método de pago: las empresas que pagan facturas querrán, en su inmensa mayoría, pagarte mediante un cheque. Es probable que no quieras aceptar un pago con cheque, por lo que incluirás las instrucciones de pago, como «Realizar el pago a través de ACH utilizando la siguiente información:». Será habitual que se ignore esta indicación y te llegará un cheque por correo de todos modos, a cualquier dirección que hayas escrito en tu factura. Por esta razón, debes de tener cuidado y poner una dirección de trabajo en tu factura.

Las facturas de EE. UU. no suelen incluir números de identificación fiscal ni nada relacionado con el IVA. Muchas empresas de Internet que hacen negocios en todo el mundo preguntarán a sus clientes: «¿Hay algo que debamos incluir en tu factura?»; las empresas europeas suelen pedir que figure tu número de IVA, para el cumplimiento de la normativa fiscal.

No es habitual emitir facturas por pagos que ya se han efectuado (un recibo suele ser más apropiado para ese fin), pero si se hace, debes poner la cantidad abonada, la fecha de pago y una anotación para que la entidad que procesa el pago sepa que no tiene que abonar nada más.

Una manía que comparten muchos de tus clientes: La gente espera que las facturas parezcan un documento oficial, por lo que si pones tu logotipo en ellas, las entregas en PDF y tienen un diseño profesional, será más probable que se acepten que si simplemente entregas el mismo contenido como texto sin formato. Algunos de tus clientes le pedirán una factura «de verdad» aunque ya tengan toda la información tuya en un texto sin formato.

Recibos

Los clientes, sobre todo los de empresas, confían en que las empresas les ayuden a organizar sus finanzas. Debes ofrecer a los clientes un recibo por escrito de cada transacción que realicen contigo, en concreto de las transacciones que se cobran al instante (por ejemplo, con tarjeta de crédito) o que no se facturan.

Los recibos son documentos formales pero necesitan menos datos que las facturas en Estados Unidos.

Normalmente, debes incluir lo siguiente:

• Nombre y dirección de la empresa
  
• Una lista detallada de lo que se compró, con un mínimo de información
  
• Un subtotal
  
• Cualquier impuesto sobre las ventas aplicado
  
• El importe total abonado
  
• La fecha y hora de la compra
  

También puedes añadir de manera opcional:

• Cómo se realizó el pago («Tarjeta de crédito con los últimos dígitos 1234» es algo común.)
  
• El nombre del cliente
  
• Un número de referencia para que pueda encontrar la transacción más adelante
  
• Instrucciones para el cliente por si tiene alguna duda sobre la compra
  

Si vendes a consumidores y no a empresas, pero algunos de tus clientes hacen compras para su uso profesional, a menudo «cargarán» las compras a su empleador. Su empleador exigirá un recibo para dicho trámite. Este puede ser, dependiendo de tu empresa, un caso de uso fundamental a tener en cuenta en los recibos. Muchos de esos clientes querrán que el recibo «parezca oficial», por lo que, al igual que ocurre con las facturas, tener algo que «no sea sólo texto» puede ser útil para reducir el número de solicitudes de información que recibes sobre tus recibos.

Es habitual que los clientes pierdan los recibos. Si tienes una relación de larga duración con un cliente, es buena idea que tengas guardada una copia de sus recibos en su cuenta de tu sitio web, tienda en línea, etc. Esto les ayudará y evitará que tu equipo tenga que responder a muchas preguntas del tipo «Necesito un recibo de mi compra para gravar mis impuestos. Creo que fue en julio. ¿Puedes ayudarme?»