De flesta företagare har någon gång skrivit under ett avtal innan de startat ett företag, men de typer av avtal (och relaterade juridiska överenskommelser och dokumentation) som används av företag för den dagliga "transaktionella" handeln är nya för de flesta företagare.

Vilka avtal behöver jag som småföretagare?

Vanliga avtal för nya och små företagare kan inkludera:

• Avsiktsförklaringar
  
• Ramavtal för tjänster
  
• Arbetsbeskrivningar
  
• Fakturor
  
• Kvitton
  

Vi går igenom vad du sannolikt kommer att stöta på under det första året du driver ett onlineföretag. Vi är inte jurister, så lita på dina jurister för juridisk rådgivning, men detta kommer förhoppningsvis att hjälpa dig att ha en mer produktiv diskussion med dina jurister om vilka dokument du behöver utarbeta.

För ytterligare resurser kan Stripe Atlas hjälpa dig att införliva ditt startup-företag. Vi skapar de juridiska dokumenten, arkiverar dokument och guidar dig genom allt du behöver för att starta ditt företag.

Avsiktsförklaringar

En avsiktsförklaring (Letter of Intent, LOI) – ibland kallad "Memorandum of Understanding" (MOU) - är ett verktyg för försäljning. Vissa av dem är avtal i sig själva, andra inte. Poängen med dem är att tvinga de två parterna att komma överens om de övergripande villkoren på papper, vilket genererar en signal om engagemang för att göra en affär utan att faktiskt komma överens om en affär.

Avsiktsförklaringar är mycket användbara för företag. Här är några scenarier:

En företagare kanske vill sälja en del av sin verksamhet till ett annat företag. Denna försäljning kommer med stor sannolikhet att kräva att köparen genomför en "due diligence" – en djupgående inspektion av tillgångens böcker, register och processer. En due diligence kan vara mycket störande för den dagliga verksamheten och är något som företag inte vill erbjuda till enstaka spekulanter. Dessutom kommer due diligence att exponera den potentiella köparen för känslig information från det säljande företaget.

Följaktligen kommer säljare att försöka underteckna LOI med potentiella köpare, som mjukt förbinder köparen att köpa "beroende på framgångsrikt genomförande av due diligence". Dessa kommer ofta att innehålla (eller paras ihop med) ett * sekretessavtal*, som förbjuder köparen att utnyttja eller offentliggöra information som de får från säljaren under due diligence.

Det är tydligt vad köparen får ut av detta arrangemang: tillgång till detaljerad information om tillgången, som de inte skulle få utan LOI. Det är mindre uppenbart vad säljaren får. Vanligtvis förlägger de en del av förhandlingen till diskussionen om LOI – och ber förvärvaren att i förväg förbinda sig till följdvillkor i erbjudandet, som pris eller tidpunkt. Detta medför underförstådda villkor: Om man bryter mot LOI kan ingen av parterna vända sig till en domstol, men antagandet är att försök att bryta mot LOI kommer att döda förhandlingen om den faktiska försäljningen.

Avsiktsförklaringar är också en billig men verklig signal om faktiskt intresse av att få till stånd en affär. Det är mycket, mycket lätt för många människor på alla företag att tacka ja till ett möte och säga ett antal positivt klingande saker på det mötet. "Det låter som en bra idé" kan vara den billigaste meningen att yttra i affärsvärlden. Att tvinga fram ett formellt dokument aktiverar dock impulser i verkliga företag, som juridiska avdelningar och företagsledare. Juridikavdelningen på ett riktigt företag skriver inte under dokument bara för att vara artig. Att tvinga sin motpart att gå till deras juridiska avdelning och skapa arbete åt dem visar att ens motpart åtminstone är villig att betala en nominell social kostnad för att fortsätta en konversation.

Av relaterade skäl är avsiktsförklaringar utomordentligt användbara för kundutveckling. Många internetföretag börjar utan en tydlig vision av vad de bygger. Om du pratar med potentiella kunder om deras problem kommer de ofta att kunna beskriva dem mycket detaljerat. Om du säger: "Jag vill lösa ditt problem, med programvara", så kommer de ofta att vara mycket positiva till det, av en kombination av att återspegla din entusiasm och vilja vara artiga. Men det betyder inte att de faktiskt kommer att köpa.

Det är svårt att sälja programvara som inte kommer att finnas på sex månader, och många entreprenörer känner sig inte bekväma med att göra det. Det är mycket mindre svårt att helt enkelt be din potentiella kund om ett mjukt åtagande som en avsiktsföklaring. "Bra, jag är glad att du gillar idén. Kommer du att gå med på en avsiktsföklaring där du, efter att vi har levererat detta om cirka sex månader, förbinder dig att göra en tre månaders pilot på 1 000 USD per månad följt av en utrullning på 5 000 USD per månad om piloten är framgångsrik?"

Konversationen kring avsiktsföklaringen kommer ofta att avslöja saker som det inte räckte med att bara prata om problemet för att upptäcka. Den potentiella kunden kan till exempel säga: "Vänta, jag har ingen budget", vilket känns som en smärtsam sak att höra men faktiskt är ett mycket användbart steg i konversationen. Du kan fråga dem vem på företaget som har inköpsbehörighet/budget, hur de skulle kunna få budget, vad som skulle få dem att beskriva den här programvaran som något som kan budgeteras för (en funktion som gör att den hamnar i ett annat teams budget? En tjänstekomponent?) osv. Du kan också helt enkelt gå vidare till att hitta en kund som faktiskt kan köpa din programvara.

Många företag har dött för att de byggde något som ingen ville köpa. Ditt företag ska inte vara ett av dem. Be om en avsiktsföklaring eller andra indikationer på tydligt, ihållande intresse innan du bygger dina produkter; producera bara saker som du framgångsrikt har kunnat hitta potentiella köpare till.

Master services agreement

Broadly speaking, companies sell two things: products or services. Products often don’t have a very detailed contractual story to them: you pay your money; you get your product; the end. (Your lawyer will tell you that there are excellent circumstances to have substantial contracts around the sale of a product. Take their advice over this generalization.)

Services, on the other hand, almost always are governed by contracts, and the contracts get very extensive. Larger companies often have preferred contracts (sometimes called “[our] paper”) that anticipate their core concerns about buying services and makes sure that the provisions they want are in the contracts. Smaller companies might, on the other hand, prefer to work off their vendors’ paper.

Since customizing a contract for every possible services engagement (many of which are different from each other) would be unwieldy, companies in the services industry often break their contracts into two parts: a master services agreement (MSA) and one or more statements of work (SOW).

The exact line between what terms go in one’s MSA and which terms go in one’s SOW depends on how one’s lawyer or one’s client’s lawyers decide to draw them. In general, details about the overall scope of the business relationship go in the MSA; details about the particular project go in the SOW.

Arbetsbeskrivningar

Arbetsbeskrivningar (SOW) används av många tjänsteföretag i kombination med MSA för att minska komplexiteten och kostnaderna för avtalsförhandlingar genom att använda ett huvudavtal som förhandlas en gång (MSA) och sedan bifoga individuella tillägg (SOW) för enskilda uppdrag, projekt osv. SOW-avtalen är juridiska avtal och föremål för avtalsgranskning och förhandling, men de är i allmänhet mindre omtvistade än MSA.

SOW innehåller i allmänhet avtal om:

• Omfattning – vilket arbete som ska utföras
  
• Leverabler – specifik identifiering av vad som ska överlämnas till kunden
  
• Pris – antingen ett enda tal eller en taxa (per enhet, per anställd-vecka osv.)
  
• Tidslinje – när de viktigaste milstolparna ska vara avklarade för arbetet
  
• Acceptanskriterier – vad som är "tillräckligt bra för att få betalt" och vad som är ett fel som behöver ses över
  

Acceptanskriterier är ett av de viktigaste kommersiella villkoren och bland de enklaste att förbise. Om godkännandet till exempel är beroende av att en namngiven tjänsteman hos din kund skickar ett skriftligt intyg till dig om att han eller hon har inspekterat leveranserna, innebär ditt språk att godkännandet inte accepteras: Om inte den tjänstemannen utför arbete (inspektion) för din räkning, blir ditt arbete inte accepterat. Du kan be din advokat att ge dig ett språk som standardmässigt innebär acceptans. I den här modellen ger du din klient en begränsad tid att lämna in en skriftlig invändning mot leveranserna efter utgången av vilken de kommer att "anses vara accepterade." Detta lägger ansvaret på din klient att kontrollera ditt arbete i tid.

Detta är mycket mer tillförlitligt när det gäller att få ditt arbete accepterat utan problem och ändrar inriktningen på kundinteraktionen. Istället för att tjata på någon som du behöver ha en bra relation med och säga: "Snälla, släpp det du håller på med och kontrollera det här åt mig, jag vill ha betalt", skickar du bara en artig påminnelse: "Hej, bara en snabb notering: Kom ihåg att du har fram till fredag på dig att komma med invändningar om du behöver. Det här är bara för din skull. Om du inte har några invändningar krävs ingen åtgärd."

Fakturor

Så du har gjort jobbet och vill ha betalt. Hur ber du en kund om pengar på ett trevligt sätt? Med en faktura.

En faktura är helt enkelt en formell skriftlig begäran om betalning. Eftersom förekomsten av fakturor används som en kontrollfaktor i många företag, särskilt i större företag, kommer du sannolikt att vilja utfärda dem. Den exakta formateringen är mycket mindre standardiserad i USA än den är i många länder.

Vanligtvis kommer en faktura att innehålla:

• En specificerad lista över de varor eller tjänster som köpts, med minimal detaljinformation om dem
  
• Ett enhetspris och en kvantitet för varje radpost
  
• En delsumma
  
• Eventuell omsättningsskatt
  
• Det totala fakturerade beloppet
  
• Det totala belopp som faktiskt ska betalas, om det inte är detsamma som det fakturerade beloppet (dvs. om kunden redan har betalat en del av fakturan)
  

Plus:

• Din adress
  
• Kundens namn och adress
  
• Betalningsvillkor
  
• Instruktioner om betalningsmetod
  
• Ett inköpsordernummer (PO) om du har fått ett sådant
  

Det mesta av detta är ganska självförklarande. Detta är undantagen:

PO-nummer:Om du gör affärer med större företag eller statliga myndigheter kan de ha utfärdat en formell inköpsorder (PO), som spåras med ett PO-nummer. De kommer inte att betala fakturor som saknar deras PO-nummer. Detta är en redovisningskontroll – den som arbetar med leverantörsreskontra har ingen personlig kännedom om huruvida ditt betalningskrav är auktoriserat eller inte, så de vill se att det har förhandsauktoriserats av någon inom organisationen (via en inköpsorder som de kan t fram) innan de skickar betalningen till dig.

Betalningsvillkor: För att underlätta för kunden anger du i allmänhet betalningsvillkoren (som förhandlats fram och som finns i MSA eller SOW) på fakturan. Det vanligaste betalningsvillkoret är "NET 30", vilket innebär att fakturan ska betalas inom 30 dagar från det datum då den utfärdades. Att företag inte betalar fakturor i tid är extremt vanligt i USA. Det är en anledning till att det är så populärt att uppmana kunder att använda kreditkort eller liknande betalningsmetod vid beställningstillfället.

Betalningsmetod: Företag som betalar fakturor kommer till överväldigande del att vilja betala dig med checkar. Du vill förmodligen inte acceptera betalning med checkar och kommer därför att inkludera betalningsinstruktioner, till exempel "Vänligen betala oss via ACH med hjälp av följande information:" Denna instruktion kommer rutinmässigt att ignoreras och du kommer att få en check i posten ändå, till vilken adress du än har skrivit på din faktura. Av denna anledning bör du vara noga med att ange en arbetsadress på din faktura.

Amerikanska fakturor innehåller vanligtvis inte organisationsnummer eller något som rör moms. Många internetföretag som gör affärer över hela världen frågar sina kunder: "Är det något vi ska skriva på din faktura?"; europeiska företag brukar be att deras momsnummer ska stå på fakturan för att uppfylla sina skattekrav.

Det är inte vanligt att utfärda fakturor för betalningar som redan har gjorts (ett kvitto är i allmänhet mer lämpligt för det ändamålet), men om du gör det bör du ange det betalda beloppet, betalningsdatumet och en notering för att meddela den behandlande enheten att de inte behöver betala något ytterligare.

En egenhet hos många av dina kunder: Folk förväntar sig att fakturor ska se ut som ett officiellt dokument, så om du sätter din logotyp på dem, levererar dem som en PDF och lägger ner lite arbete på designen är det mer sannolikt att de accepteras än om du bara levererar samma innehåll som vanlig text. Vissa av dina kunder kommer att be dig om en "riktig" faktura även om de redan har fått all information från dig i klartext.

Kvitton

Kunder, särskilt företagskunder, behöver hjälp från företag för att organisera sin ekonomi. Du bör erbjuda kunderna ett skriftligt kvitto för varje transaktion med dig, särskilt för transaktioner som betalas direkt (till exempel med kreditkort) eller som inte faktureras innan eller efter transaktionen.

Kvitton är officiella dokument men är mindre formella än fakturor i USA.

Vanligtvis innehåller kvitton följande information:

• Ditt företags namn och adress
  
• En specificerad lista över vad som köpts, men utan för många detaljer
  
• En delsumma
  
• Eventuell omsättningsskatt
  
• Det totala belopp som betalats
  
• Datum och tidpunkt för köpet
  

Om du vill kan du också lägga till:

• Hur betalningen gjordes (“Kreditkort med de fyra sista siffrorna 1234” är vanligt.)
  
• Kundens namn
  
• Ett referensnummer för att du ska kunna hitta transaktionen senare
  
• Anvisningar för kunden om de har frågor om köpet
  

Om du säljer till konsumenter och inte till företag, men vissa av dina kunder faktiskt köper för affärsbruk, kommer de ofta att "kostnadsföra" inköpen till sin arbetsgivare. Deras arbetsgivare kommer att kräva ett kvitto för denna process. Detta kan, beroende på ditt företag, vara ett centralt användningsområde för kvitton. Många av dessa kunder vill att kvittot "ska se officiellt ut", så precis som med fakturor kan det vara bra att ha något som "inte bara är vanlig text" för att minska antalet förfrågningar du får om dina kvitton.

Det händer ofta att kunder tappar bort kvitton. Om du har en långvarig relation med en kund är det en bra idé att spara en kopia av deras kvitton i deras konto på din webbplats, i din webbutik osv. Det hjälper dem och besparar ditt team från att behöva svara på många frågor av den allmänna karaktären "Jag behöver ett kvitto på mitt köp till deklarationen. Jag tror att det var i juli. Kan du hjälpa mig?"