ผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักลงนามในสัญญาบางช่วงในชีวิตก่อนที่จะเริ่มต้นบริษัท แต่ประเภทของสัญญา (และข้อตกลงและเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง) ที่บริษัทต่างๆ ใช้สำหรับการค้าแบบ "ธุรกรรม" ในแต่ละวันนั้นถือเป็นเรื่องใหม่สำหรับผู้ประกอบการส่วนใหญ่

ฉันต้องทำสัญญาอะไรบ้างในฐานะธุรกิจขนาดเล็ก

สัญญาทั่วไปสำหรับเจ้าของธุรกิจใหม่และธุรกิจขนาดเล็กอาจมีดังนี้

• หนังสือแสดงเจตนา
  
• ข้อตกลงการให้บริการหลัก
  
• คำชี้แจงการทำงาน
  
• ใบแจ้งหนี้
  
• ใบเสร็จ
  

เราจะพาคุณไปสำรวจสิ่งที่คุณอาจพบเจอในปีแรกของการดำเนินธุรกิจออนไลน์ เราไม่ใช่ทนายความ ดังนั้นคุณสามารถไว้วางใจทนายความในเรื่องการให้คำปรึกษาทางกฎหมายได้ แต่เราก็หวังว่าสิ่งนี้จะช่วยให้คุณพูดคุยกับทนายความได้ดียิ่งขึ้นเกี่ยวกับเอกสารที่คุณต้องร่าง

สำหรับแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม Stripe Atlas สามารถช่วยคุณจัดตั้งธุรกิจสตาร์ทอัพได้ เราจะจัดทำเอกสารทางกฎหมาย จัดเก็บเอกสาร และให้คำแนะนำเกี่ยวกับทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการเริ่มต้นธุรกิจ

หนังสือแสดงเจตนา

หนังสือแสดงเจตนา (LOI) ซึ่งบางครั้งเรียกว่า “บันทึกความเข้าใจ” (MOU) เป็นเครื่องมือสำหรับการขาย บางฉบับเป็นสัญญาในตัวเอง บางฉบับไม่ใช่ จุดประสงค์ของหนังสือแสดงเจตนาคือการบังคับให้ทั้งสองฝ่ายตกลงกันในเงื่อนไขคร่าวๆ บนกระดาษ เพื่อสร้างสัญญาณของความมุ่งมั่นที่จะบรรลุข้อตกลงโดยที่ยังไม่ได้ตกลงกันจริงๆ

LOI มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ โดยมีตัวอย่างสถานการณ์ดังนี้

ผู้ประกอบการอาจต้องการขายกิจการบางส่วนให้กับบริษัทอื่น การขายกิจการนี้อาจจำเป็นต้องมี “การตรวจสอบสถานะ” (due diligence) ซึ่งผู้ซื้อจะต้องดำเนินการตรวจสอบบัญชี บันทึก และกระบวนการต่างๆ ของสินทรัพย์อย่างละเอียด การตรวจสอบสถานะอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อการดำเนินงานประจำวันของธุรกิจ และเป็นสิ่งที่ธุรกิจต่างๆ ไม่ควรเสนอให้กับผู้ที่ไม่ใส่ใจ นอกจากนี้ การตรวจสอบสถานะยังทำให้ผู้ซื้อที่มีศักยภาพได้รับข้อมูลสำคัญจากธุรกิจที่ขายกิจการ

ด้วยเหตุนี้ ผู้ขายจึงพยายามลงนามใน LOI กับผู้ซื้อที่มีแนวโน้มจะซื้อ ซึ่งให้คำมั่นสัญญาแบบอ่อนแก่ผู้ซื้อในการซื้อ “ขึ้นอยู่กับการดำเนินการตรวจสอบสถานะอย่างรอบคอบสำเร็จลุล่วง” ซึ่งมักจะรวมถึง (หรือจับคู่กับ) ข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูล ซึ่งจะห้ามผู้ซื้อแสวงหาประโยชน์หรือเผยแพร่ข้อมูลที่ได้รับจากผู้ขายในระหว่างการตรวจสอบสถานะอย่างรอบคอบ

เป็นที่ชัดเจนว่าผู้ซื้อได้รับอะไรจากข้อตกลงนี้: การเข้าถึงข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสินทรัพย์ ซึ่งพวกเขาจะไม่ได้รับหากไม่มี LOI ไม่ค่อยชัดเจนว่าผู้ขายได้รับอะไร โดยทั่วไป พวกเขาจะโหลดการเจรจาบางส่วนไว้ล่วงหน้าในการพูดคุยเกี่ยวกับ LOI โดยขอให้ผู้ซื้อตกลงล่วงหน้ากับเงื่อนไขข้อเสนอที่เป็นผลตามมา เช่น ราคาหรือเวลา สิ่งนี้มาพร้อมกับความเข้าใจ เพราะการละเมิด LOI จะไม่ทำให้ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งสามารถฟ้องร้องต่อศาลได้ แต่สมมติฐานก็คือการพยายามละเมิดจะทำให้การเจรจาเกี่ยวกับการขายจริงล้มเหลว

LOI ยังเป็นสัญญาณที่ราคาถูกแต่เป็นจริงที่แสดงถึงความสนใจอย่างแท้จริงในการบรรลุข้อตกลง เป็นเรื่องง่ายมากสำหรับหลายๆ คนในบริษัทที่จะตอบตกลงเข้าร่วมการประชุมและพูดสิ่งดีๆ มากมายในการประชุมนั้น ประโยคที่ว่า "ฟังดูดีนะ" อาจเป็นหนึ่งในคำพูดที่พูดได้ง่าย แต่การบังคับให้แสดงเอกสารอย่างเป็นทางการจะกระตุ้นแรงกระตุ้นในธุรกิจจริง เช่น ฝ่ายกฎหมายและเจ้าหน้าที่บริษัท ฝ่ายกฎหมายของบริษัทจริงไม่ได้ลงนามในเอกสารเพียงเพื่อความสุภาพ การบังคับให้คู่สัญญาไปที่ฝ่ายกฎหมายและจ้างงานให้ แสดงให้เห็นว่าคู่สัญญายินดีจ่ายค่าใช้จ่ายทางสังคมเล็กน้อยเพื่อสานต่อการสนทนา

ด้วยเหตุผลที่เกี่ยวข้อง เอกสาร LOI จึงมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการพัฒนาลูกค้า บริษัทอินเทอร์เน็ตหลายแห่งเริ่มต้นโดยไม่มีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนว่าพวกเขากำลังสร้างอะไร หากคุณพูดคุยกับลูกค้าเป้าหมายเกี่ยวกับปัญหาของพวกเขา ลูกค้าก็มักจะสามารถอธิบายปัญหาเหล่านั้นได้อย่างละเอียด หากคุณพูดว่า "เราอยากแก้ปัญหาของคุณลูกค้าด้วยซอฟต์แวร์" พวกเขามักจะสนับสนุนคุณอย่างมาก ซึ่งสะท้อนถึงความกระตือรือร้นของคุณและต้องการแสดงความสุภาพ แต่ นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะซื้อจริงๆ

การขายซอฟต์แวร์ที่ยังไม่พร้อมใช้งานภายใน 6 เดือนนั้นเป็นเรื่องยาก และผู้ประกอบการหลายรายก็ไม่สบายใจที่จะทำเช่นนั้น การขอข้อตกลงแบบที่มีพันธะแบบนุ่มนวล เช่น LOI จากลูกค้าเป้าหมายนั้นง่ายกว่ามาก "เยี่ยมเลย ผมดีใจที่คุณชอบไอเดียนี้ คุณจะตกลงทำ LOI ไหม โดยหลังจากที่เราส่งมอบสิ่งนี้ในอีกประมาณ 6 เดือน คุณจะตกลงทำโครงการนำร่อง 3 เดือนในราคา 1,000 ดอลลาร์ต่อเดือน และหากโครงการนำร่องประสบความสำเร็จ คุณจะจ่าย 5,000 ดอลลาร์ต่อเดือน"

การสนทนาเกี่ยวกับ LOI มักจะเปิดเผยสิ่งต่างๆ ที่การพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาเพียงอย่างเดียวไม่สามารถเปิดเผยได้ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าเป้าหมายอาจพูดว่า "เดี๋ยวก่อนนะ เรามีงบไม่พอ" ซึ่งรู้สึกเหมือนเป็นเรื่องที่น่าเสียดายที่ได้ยิน แต่จริงๆ แล้วเป็นขั้นตอนที่ มีประโยชน์มาก ในการสนทนา คุณสามารถถามลูกค้าว่าใครในบริษัทที่มีอำนาจในการจัดซื้อ/งบประมาณ พวกเขาจะหางบประมาณได้อย่างไร อะไรทำให้พวกเขาอธิบายซอฟต์แวร์นี้ว่าเป็นสิ่งที่สามารถจัดงบประมาณได้ (ฟีเจอร์ที่ใส่ไว้ในงบประมาณของทีมอื่น ส่วนประกอบของบริการ) ฯลฯ คุณยังสามารถย้ายไปยังการค้นหาลูกค้าที่สามารถซื้อซอฟต์แวร์ของคุณได้จริง

บริษัทหลายแห่งล่มสลายเพราะสร้างสิ่งที่ไม่มีใครอยากซื้อ บริษัทของคุณไม่ควรเป็นหนึ่งในนั้น ให้ขอ LOI หรือสิ่งบ่งชี้อื่นๆ ที่แสดงถึงความสนใจที่ชัดเจนและต่อเนื่องก่อนสร้างผลิตภัณฑ์ของคุณ และควรผลิตเฉพาะสิ่งที่คุณประสบความสำเร็จในการหาผู้ซื้อที่มีศักยภาพ

ข้อตกลงการให้บริการหลัก

โดยทั่วไปแล้ว บริษัทขาย 2 อย่างด้วยกัน คือ สินค้าหรือบริการ สินค้ามักไม่มีรายละเอียดสัญญาที่ชัดเจนมากนัก คุณจ่ายเงิน คุณได้รับสินค้า จบ (ทนายความจะบอกคุณว่ามีสถานการณ์ที่เหมาะสมอย่างยิ่งที่จะมีสัญญาที่เป็นรูปธรรมเกี่ยวกับการขายสินค้า ลองปรึกษาทนายความเกี่ยวกับข้อสรุปนี้)

ในทางกลับกัน บริการต่างๆ มักอยู่ภายใต้สัญญา และสัญญาก็มีความครอบคลุมมาก บริษัทขนาดใหญ่มักมีสัญญาแบบ Preferred (บางครั้งเรียกว่า “เอกสารของ[เรา]”) ซึ่งคาดการณ์ความกังวลหลักเกี่ยวกับการซื้อบริการ และมั่นใจว่ามีข้อกำหนดที่ต้องการอยู่ในสัญญา ในทางกลับกัน บริษัทขนาดเล็กอาจต้องการใช้เอกสารของผู้ขายมากกว่า

เนื่องจากการปรับแต่งสัญญาให้เหมาะกับการว่าจ้างบริการทุกประเภทที่เป็นไปได้ (ซึ่งหลายๆ อย่างแตกต่างกัน) ไม่ใช่เรื่องที่ทำกันง่ายๆ บริษัทต่างๆ ในอุตสาหกรรมบริการจึงมักแบ่งสัญญาออกเป็น 2 ส่วน คือ ข้อตกลงการให้บริการหลัก (MSA) และคำชี้แจงงาน (SOW) หนึ่งรายการขึ้นไป

เส้นแบ่งที่ชัดเจนระหว่างข้อกำหนดใน MSA กับข้อกำหนดใน SOW ขึ้นอยู่กับว่าทนายความของบุคคลนั้นหรือทนายความของลูกความจะกำหนดเงื่อนไขอย่างไร โดยทั่วไป รายละเอียดเกี่ยวกับขอบเขตโดยรวมของความสัมพันธ์ทางธุรกิจจะอยู่ใน MSA ส่วนรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการเฉพาะจะอยู่ใน SOW

คำชี้แจงการทำงาน

บริษัทผู้ให้บริการจำนวนมากใช้คำชี้แจงการทำงาน (SOW) เมื่อจับคู่กับ MSA เพื่อลดความซับซ้อนและต้นทุนในการเจรจาสัญญาโดยใช้สัญญาหลักที่เจรจาเพียงครั้งเดียว (MSA) จากนั้นแนบภาคผนวกแต่ละรายการ (SOW) สำหรับการว่าจ้างที่แยกจากกัน โปรเจกต์ ฯลฯ SOW เป็นสัญญาที่ถูกกฎหมายและอยู่ภายใต้การตรวจสอบและการเจรจาสัญญา แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีความขัดแย้งน้อยกว่า MSA

โดยทั่วไป SOW จะรวมถึงข้อตกลงเกี่ยวกับสิ่งต่อไปนี้

• ขอบเขต หมายถึงงานที่ต้องทำ
  
• ผลส่งมอบ หมายถึงสิ่งที่ควรมอบให้กับลูกค้า
  
• ราคา หมายถึงตัวเลขเดียวหรืออัตรา (ต่อหน่วย ต่อพนักงานต่อสัปดาห์ ฯลฯ)
  
• ลำดับเวลา หมายถึงกำหนดการเหตุการณ์สำคัญของงานนั้นๆ
  
• เกณฑ์การยอมรับ หมายถึงสิ่งที่ถือเป็นงานที่ "ดีพอที่จะได้รับเงิน" และอะไรเป็นความผิดพลาดที่ต้องแก้ไขบ้าง
  

เกณฑ์การยอมรับเป็นหนึ่งในเงื่อนไขทางการค้าที่สำคัญที่สุด และมักเป็นสิ่งที่ถูกมองข้ามได้ง่าย ตัวอย่างเช่น หากการยอมรับผลส่งมอบขึ้นอยู่กับเจ้าหน้าที่ที่มีชื่อระบุของลูกค้าคุณเป็นผู้ส่งหนังสือยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรว่าพวกเขาได้ตรวจสอบงานแล้ว ภาษาของคุณจะมีผลให้ "ไม่ถือว่างานได้รับการยอมรับ" โดยปริยาย กล่าวคือ หากเจ้าหน้าที่คนนั้นไม่ได้ทำการตรวจสอบในนามของคุณ งานของคุณก็จะไม่ถือว่าได้รับการยอมรับ คุณสามารถขอให้ทนายของคุณช่วยร่างถ้อยคำที่ ถือว่า ยอมรับโดยปริยายได้ ภายใต้รูปแบบนี้ คุณจะให้ลูกค้า มีระยะเวลาจำกัดในการยื่นหนังสือคัดค้านเป็นลายลักษณ์อักษรต่อผลส่งมอบ หลังจากพ้นกำหนดเวลาดังกล่าว งานจะถือว่า "ได้รับการยอมรับโดยปริยาย" ซึ่งแนวทางนี้จะทำให้ความรับผิดชอบตกอยู่ที่ลูกค้าในการตรวจสอบงานของคุณภายในเวลาที่กำหนด

วิธีนี้น่าเชื่อถือกว่ามากในการทำให้ผลงานของคุณได้รับการยอมรับโดยไม่มีปัญหา และเปลี่ยนบรรยากาศในการติดต่อกับลูกค้า แทนที่จะไปรบเร้าคนที่คุณต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีด้วยว่า "กรุณาหยุดงานที่กำลังทำอยู่ แล้วช่วยตรวจสอบเรื่องนี้ให้ด้วย เราต้องการเงิน" คุณก็แค่ส่งข้อความเตือนอย่างสุภาพว่า "สวัสดี ขอข้อความสั้นๆ หน่อย: จำไว้ว่าคุณมีเวลาจนถึงวันศุกร์ที่จะยื่นคำคัดค้าน หากจำเป็น นี่เป็นเพียงเพื่อประโยชน์ของคุณเท่านั้น ถ้าไม่มีคำคัดค้าน ก็ไม่ต้องดำเนินการใดๆ"

ใบแจ้งหนี้

คุณทำงานเสร็จแล้วและต้องการรับเงิน คุณจะขอเงินลูกค้าอย่างสุภาพได้อย่างไร ก็ด้วยใบแจ้งหนี้นั่นเอง

ใบแจ้งหนี้เป็นเพียงเอกสารเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการ เนื่องจากใบแจ้งหนี้ถูกใช้เป็นปัจจัยควบคุมในหลายบริษัท โดยเฉพาะบริษัทขนาดใหญ่ คุณจึงอาจต้องการออกใบแจ้งหนี้ การจัดรูปแบบที่ถูกต้องในสหรัฐอเมริกานั้นยังไม่เป็นมาตรฐานเท่ากับในหลายประเทศ

โดยปกติ ใบแจ้งหนี้จะประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

• รายการสินค้าหรือบริการที่ซื้อเป็นรายการ โดยมีรายละเอียดน้อยที่สุดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการเหล่านั้น
  
• ราคาต่อหน่วยและปริมาณสำหรับสินค้าเฉพาะรายการแต่ละรายการ
  
• ยอดรวม
  
• ภาษีการขายที่ประเมิน
  
• ยอดเงินทั้งหมดที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• จำนวนเงินทั้งหมดที่ครบกำหนดชำระจริง หากไม่เท่ากับจำนวนเงินที่ออกใบแจ้งหนี้ (เช่น หากลูกค้าได้ชำระเงินบางส่วนของใบแจ้งหนี้แล้ว)
  

รวมถึง

• ที่อยู่ของคุณ
  
• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
  
• ระยะเวลาการชำระเงิน
  
• คำแนะนำวิธีการชำระเงิน
  
• หมายเลขใบสั่งซื้อ (PO) หากคุณได้รับ
  

รายการส่วนใหญ่ก็เป็นไปตามอย่างที่ชื่อบอก แต่ก็มีข้อยกเว้นบางอย่าง ดังนี้

หมายเลข PO: หากคุณทำธุรกิจกับบริษัทขนาดใหญ่หรือหน่วยงานราชการ พวกเขาอาจออกใบสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ (PO) ให้กับคุณ ซึ่งมีการติดตามด้วยหมายเลข PO หรือหมายเลขใบสั่งซื้อ พวกเขาจะไม่ชำระเงินในใบแจ้งหนี้เว้นแต่ว่าใบแจ้งหนี้นั้นจะมีหมายเลข PO อยู่ด้วย นี่คือการควบคุมทางบัญชี บุคคลที่ทำงานฝ่ายเจ้าหนี้การค้าไม่มีข้อมูลส่วนตัวว่าการเรียกร้องการชำระเงินของคุณได้รับอนุมัติหรือไม่ ดังนั้นพวกเขาจึงต้องการดูว่ามีการอนุมัติล่วงหน้าโดยใครบางคนภายในองค์กร (ผ่านใบสั่งซื้อที่พวกเขาสามารถค้นหาได้) ก่อนที่จะส่งการชำระเงินให้คุณ

ระยะเวลาการชำระเงิน: เพื่อความสะดวกของลูกค้า โดยทั่วไปคุณจะระบุระยะเวลาการชำระเงิน (ที่เจรจากันไว้และอยู่ใน MSA หรือ SOW) ไว้ในใบแจ้งหนี้ ระยะเวลาการชำระเงินที่พบบ่อยที่สุดคือ "NET 30" ซึ่งหมายความว่าใบแจ้งหนี้จะครบกำหนดภายใน 30 วันนับจากวันที่ออก บริษัทที่ไม่ชำระเงินตามกำหนดเวลานั้น พบได้บ่อยมาก ในสหรัฐอเมริกา นี่เป็นเหตุผลหนึ่งว่าทำไมการกระตุ้นให้ลูกค้าใช้บัตรเครดิตหรือวิธีการชำระเงินที่คล้ายคลึงกันในขณะสั่งซื้อจึงเป็นที่นิยมอย่างมาก

วิธีการชำระเงิน: บริษัทที่ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่มักจะต้องการจ่ายเงินด้วยเช็ค คุณอาจไม่ต้องการรับการชำระเงินเป็นเช็ค ดังนั้นจึงจะมีคำแนะนำในการชำระเงิน เช่น "โปรดชำระเงินให้เราผ่าน ACH โดยใช้ข้อมูลต่อไปนี้" ลูกค้ามักเพิกเฉยต่อคำชี้แจงนี้และคุณจะได้รับเช็คทางไปรษณีย์อยู่ดี ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดที่คุณระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ ด้วยเหตุนี้ คุณควรระมัดระวังในการใส่ที่อยู่สำหรับการทำงานลงในใบแจ้งหนี้ของคุณ

โดยปกติแล้วใบแจ้งหนี้ของสหรัฐอเมริกาจะไม่มีหมายเลขประจำตัวนิติบุคคลหรือข้อมูลใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม บริษัทอินเทอร์เน็ตหลายแห่งที่ดำเนินธุรกิจทั่วโลกจะถามลูกค้าว่า "มีอะไรที่เราควรใส่ในใบแจ้งหนี้ของคุณไหม" โดยทั่วไปแล้ว บริษัทในยุโรปจะขอให้ใส่หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ของตนในใบแจ้งหนี้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านภาษี

ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะออกใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินที่ได้ชำระไปแล้ว (โดยทั่วไปใบเสร็จรับเงินจะเหมาะสมกว่าสำหรับจุดประสงค์นั้น) แต่หากทำเช่นนั้น คุณควรระบุจำนวนเงินที่ชำระ วันที่ชำระ และหมายเหตุเพื่อให้ผู้ประมวลผลทราบว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องชำระเงินใดๆ เพิ่มเติม

ความแปลกประหลาดอย่างหนึ่งของลูกค้าหลายๆ คนก็คือ ลูกค้าคาดหวังว่าใบแจ้งหนี้จะมีลักษณะเหมือน เอกสารทางการ ดังนั้นการใส่โลโก้ลง ส่งเป็นไฟล์ PDF และใส่ใจในการออกแบบเล็กน้อย จะทำให้ใบแจ้งหนี้มีแนวโน้มที่จะได้รับการยอมรับมากกว่าการส่งเนื้อหาแบบข้อความธรรมดา ลูกค้าบางรายอาจขอใบแจ้งหนี้ "จริง" แม้ว่าจะมีข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบข้อความธรรมดาอยู่แล้วก็ตาม

ใบเสร็จ

ลูกค้าพึ่งพาบริษัทต่างๆ เพื่อช่วยจัดระเบียบการเงิน โดยเฉพาะลูกค้าธุรกิจ คุณจึงควรเสนอใบเสร็จรับเงินเป็นลายลักษณ์อักษรให้กับลูกค้าสำหรับทุกธุรกรรมที่ทำกับคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกรรมการชำระเงินแบบทันที (เช่น ผ่านบัตรเครดิต) หรือไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้

ใบเสร็จเป็นเอกสารที่เป็นทางการ แต่พิธีการน้อยกว่าใบแจ้งหนี้ในสหรัฐอเมริกา

โดยปกติในใบเสร็จจะประกอบไปด้วยสิ่งต่อไปนี้

• ชื่อและที่อยู่ของธุรกิจ
  
• รายการสิ่งที่ซื้อโดยรายละเอียดน้อยที่สุด
  
• ยอดรวม
  
• ภาษีการขายที่ประเมิน
  
• ยอดทั้งหมดที่ชำระ
  
• วันที่และเวลาที่ซื้อ
  

คุณสามารถเลือกเพิ่มสิ่งต่อไปนี้ได้เช่นกัน

• วิธีการชำระเงิน ("บัตรเครดิตที่มีตัวเลขสุดท้าย 1234" เป็นเรื่องปกติ)
  
• ชื่อลูกค้า
  
• หมายเลขอ้างอิงเพื่อให้ค้นหาธุรกรรมได้ในภายหลัง
  
• คำแนะนำสำหรับลูกค้าหากมีคำถามเกี่ยวกับการซื้อ
  

หากขายสินค้าให้กับผู้บริโภค ไม่ใช่ธุรกิจ แต่ลูกค้าบางรายซื้อสินค้าเพื่อธุรกิจ พวกเขามักจะ "จ่าย" ค่าใช้จ่ายที่ซื้อให้กับนายจ้าง นายจ้างของพวกเขาจะขอใบเสร็จสำหรับขั้นตอนนี้ ซึ่งขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ โดยอาจถือเป็นกรณีการใช้งานหลักสำหรับใบเสร็จ ลูกค้าเหล่านี้หลายคนต้องการให้ใบเสร็จ "ดูเป็นทางการ" เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ การมีสิ่งที่ "ไม่ใช่แค่ข้อความธรรมดา" อาจเป็นประโยชน์ในการลดจำนวนคำถามที่คุณได้รับเกี่ยวกับใบเสร็จของคุณ

ลูกค้ามักทำใบเสร็จหาย หากคุณมีความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า การเก็บสำเนาใบเสร็จไว้ในบัญชีของลูกค้าบนเว็บไซต์ ร้านค้าออนไลน์ ฯลฯ ก็เป็นความคิดที่ดี วิธีนี้จะช่วยให้ลูกค้าสามารถจัดการปัญหาต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้ทีมงานไม่ต้องตอบคำถามทั่วไปมากมาย เช่น "ฉันต้องการใบเสร็จสำหรับการซื้อของเพื่อยื่นภาษี ฉันคิดว่าน่าจะเป็นช่วงเดือนกรกฎาคม คุณช่วยได้ไหม"