La procedura di preventivo all'incasso gestisce l'intero ciclo di vita di una vendita, dalla creazione del preventivo per un prodotto/servizio fino alla riscossione del pagamento. Include tutte le fasi e i processi necessari per convertire una potenziale vendita in ricavi per un'attività. Di seguito spiegheremo come funziona questa procedura e in che modo la tecnologia la facilita. Inoltre, illustreremo le best practice per le attività e come automatizzare la procedura.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona il preventivo all’incasso?
  
• In che modo la tecnologia facilita il preventivo all'incasso
  
• Confronto tra preventivo all’incasso e ordine all’incasso
  
• Best practice per il preventivo all'incasso
  
• Come automatizzare il preventivo all’incasso
  

Come funziona il preventivo all’incasso?

Il preventivo all’incasso è una procedura che le attività adottano per convertire l'interesse dei clienti in ricavi. Ecco come funziona in genere:

• Configurazione del prodotto: Il team di vendita configura il prodotto/servizio in base alle esigenze del cliente. Questa fase comporta spesso la scelta di specifiche, modelli o servizi che meglio si adattano al cliente. Gli strumenti di configurazione o i software che facilitano la configurazione, la scelta delle tariffe e del preventivo (detti CPQ) possono aiutare a gestire più opzioni e pacchetti di prodotti.

• Tariffe: Una volta determinata la configurazione del prodotto o del servizio, viene stabilita la tariffa. Ciò comporta il calcolo del costo, l'applicazione di sconti e la determinazione dei prezzi finali in base a fattori quali il volume, il tipo di cliente e le offerte promozionali. I motori di determinazione dei prezzi all'interno del software CPQ aiutano ad automatizzare e standardizzare le strategie di prezzo.

• Preventivo: Il team di vendita genera un preventivo in base alla configurazione e alla tariffa. Il preventivo include la descrizione dettagliata delle tariffe, le descrizioni dei prodotti e i termini e condizioni. Il software di creazione del preventivo garantisce che il preventivo sia accurato, formattato in modo professionale e inviato prontamente al cliente.

• Creazione e negoziazione del contratto: L'attività redige un contratto che include le condizioni di vendita, gli accordi sul livello di servizio e altre condizioni legali. Potrebbero essere intrapresi colloqui al fine di definire questi dettagli in modo mutuamente accettabile. I sistemi di gestione dei contratti possono aiutare a creare, negoziare e archiviare digitalmente i contratti.

• Gestione degli ordini: Dopo l'accettazione del preventivo e la firma del contratto, inizia il processo di gestione degli ordini. Ciò comporta l'elaborazione dell'ordine, la pianificazione della consegna o dell'implementazione e la gestione di eventuali modifiche o personalizzazioni richieste dal cliente. I sistemi di gestione degli ordini ottimizzano l'evasione degli ordini, garantendo precisione ed efficienza.

• Fatturazione: Il reparto finanziario genera una fattura sulla base dell'ordine e la invia al cliente. La fattura riporta in dettaglio gli importi dovuti per i prodotti o servizi forniti. Il software di fatturazione automatizza la creazione e l'invio delle fatture e può integrarsi con i sistemi di contabilità per semplificare la gestione finanziaria.

• Riscossione dei pagamenti: La fase finale è la riscossione del pagamento dal cliente, che potrebbe includere più metodi e condizioni di pagamento. In questa fase vengono gestiti i termini di pagamento, le penali per ritardato pagamento e i follow-up. I sistemi di elaborazione dei pagamenti gestiscono le transazioni finanziarie, mentre i software contabili registrano e tracciano queste operazioni.

• Riconoscimento dei ricavi: Una volta ricevuto il pagamento, le attività rilevano i ricavi in base agli standard contabili. Questo passaggio è obbligatorio per garantire la conformità e un'accurata reportistica finanziaria. I sistemi di gestione finanziaria aiutano a garantire che il riconoscimento dei ricavi sia conforme a normative quali i principi contabili generalmente accettati (GAAP) o gli International Financial Reporting Standards (IFRS).

In che modo la tecnologia facilita il preventivo all'incasso

La tecnologia migliora la procedura del preventivo all'incasso automatizzando le attività, migliorando l'accuratezza dei dati e fornendo preziose informazioni per il processo decisionale. Ecco come la tecnologia può aiutarti:

• Software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM): Questo memorizza i dati dei clienti, tiene traccia delle interazioni e identifica potenziali lead, aiutando i team di vendita a personalizzare la comunicazione e indirizzare efficacemente i loro sforzi.

• Software CPQ: Questo software crea automaticamente preventivi accurati e personalizzati per ridurre gli errori, accelerare il ciclo di vendita e consentire una facile configurazione di prodotti o servizi complessi.

• Software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM): Ciò semplifica la stesura, la negoziazione, l'approvazione e l'esecuzione dei contratti, favorendo al contempo la conformità e riducendo i rischi legali.

• Sistemi di gestione degli ordini (OMS): Questi sistemi tengono traccia degli ordini dei clienti, gestiscono l'inventario e coordinano l'evasione degli ordini per garantire consegne tempestive e la soddisfazione del cliente.

• Software per addebito ed emissione delle fatture: Il software è in grado di generare e consegnare fatture automaticamente, monitorare i pagamenti e gestire le riscossioni, riducendo le operazioni manuali e migliorando il flusso di cassa.

• Reportistica e analisi dei dati: Questi dati offrono un quadro dettagliato delle performance di vendita, delle dinamiche del cliente e dell'avanzamento delle opportunità commerciali, supportando un processo decisionale data-driven e un miglioramento continuo.

• Soluzioni per l'elaborazione dei pagamenti: Queste facilitano la riscossione e la gestione dei pagamenti, velocizzando e semplificando il processo di pagamento.

• Sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP): Un sistema ERP gestisce processi aziendali come la gestione degli ordini, l'emissione delle ricevute e il riconoscimento dei ricavi.

Confronto tra preventivo all’incasso e ordine all’incasso

Le procedure di preventivo all’incasso e di ordine all’incasso svolgono un ruolo importante nelle vendite, ma si concentrano su aspetti diversi del ciclo. Il preventivo all’incasso copre l'intero ciclo di vendita, dalla creazione del preventivo fino all'incasso, comprese le interazioni di vendita prima dell'effettuazione di un ordine. L'ordine all’incasso inizia dopo l'effettuazione dell'ordine e si concentra sull'evasione e sul pagamento. Il preventivo all’incasso prevede un'interazione più diretta con i clienti durante le fasi di creazione del preventivo e contrattazione e mira a convertire le richieste in vendite, mentre l'ordine all’incasso riguarda più l'esecuzione operativa degli ordini e la gestione dei ricavi.

Ecco una panoramica di ciò che comporta ogni procedura:

Preventivo all’incasso

Il preventivo all’incasso comprende l'intero processo di vendita, dalla richiesta iniziale del cliente alla riscossione finale del pagamento. Inizia quando un potenziale cliente esprime interesse e richiede un preventivo per un prodotto/servizio. Questo processo include:

• Configurazione del prodotto: Adeguare il prodotto o servizio alle esigenze del cliente

• Tariffe: Determinazione dei prezzi in base alla configurazione e ad altri fattori, quali gli sconti

• Preventivo: Creare un'offerta dettagliata che specifichi prezzo e condizioni

• Contrattazione: Negoziare e concordare i termini del contratto con il cliente

• Ordinazione: Effettuare l'ordine in base ai termini stabiliti

• Fatturazione: Fatturazione al cliente per i prodotti/servizi ordinati

• Riscossione dei pagamenti: Ricevere il pagamento dal cliente

Ordine all'incasso

L’ordine all’incasso è un sottoinsieme della procedura di preventivo all’incasso che inizia quando il cliente ha accettato il preventivo ed effettuato un ordine. Questo processo si concentra sull'evasione e sulla gestione dell'ordine fino alla riscossione del pagamento. Comprende:

• Gestione degli ordini: Elaborazione ed evasione dell'ordine del cliente

• Gestione del credito: Verificare se il cliente ha il credito per ricevere il prodotto o servizio

• Evasione dell'ordine: Consegna del prodotto o servizio al cliente

• Fatturazione: emissione di una fattura per i prodotti/servizi forniti

• Riscossione dei pagamenti: Ricevere il pagamento dal cliente

• Gestione dei crediti e della finanza: Gestione dei crediti e corretta contabilizzazione dei ricavi

Best practice per il preventivo all'incasso

Queste pratiche ottimali possono aiutarti a ottimizzare la procedura di preventivo all'incasso:

Semplifica e automatizza i processi

• Investi in una soluzione di preventivo all’incasso completa che integri funzioni come la configurazione, la scelta delle tariffe e del preventivo, la gestione dei contratti, la gestione degli ordini e la fatturazione. In questo modo si elimina l'inserimento manuale dei dati, si riducono gli errori e si accelera il ciclo di vendita.

• Automatizza le attività ripetitive come la generazione di preventivi, le approvazioni, i rinnovi dei contratti e la creazione delle fatture. In questo modo il tuo team di vendita può concentrarsi sulla costruzione di relazioni con i clienti e sulla chiusura delle trattative.

• Sviluppa processi standardizzati per ogni fase della procedura di preventivo all’incasso al fine di renderla più fluida.

Dai priorità a preventivi accurati ed efficaci

• Una soluzione che permette di configurare, scegliere le tariffe e determinare il preventivo consente una generazione di preventivi rapida e accurata, tariffe coerenti ed errori minimi. Consente inoltre la personalizzazione e la configurazione di prodotti o servizi complessi.

• Rivedi e aggiorna regolarmente il catalogo dei prodotti e le informazioni sulle tariffe per evitare incongruenze e ritardi nella creazione di un preventivo.

• Offri opzioni di prezzo flessibili come tariffe differenziate, sconti sul volume o pacchetti per soddisfare i diversi budget dei clienti.

Concentrati sulla gestione e la conformità dei contratti

• Utilizza modelli di contratto standardizzati per diversi tipi di accordi al fine di garantire coerenza e conformità.

• Implementa strumenti di firma elettronica per accelerare l'esecuzione dei contratti e ridurre i tempi di consegna.

• Configura promemoria per le date chiave dei contratti, come rinnovi, rescissioni o adeguamenti delle tariffe, per prevenire la perdita di ricavi.

Ottimizza l'evasione degli ordini e la fatturazione

• Integra i sistemi di gestione degli ordini con quelli di inventario ed evasione per ottimizzare il monitoraggio delle scorte, accelerare l'elaborazione degli ordini e garantire una consegna efficiente.

• Implementa la fatturazione elettronica e i pagamenti online per accelerare l'elaborazione dei pagamenti e migliorare il flusso di cassa.

• Valuta la possibilità di offrire opzioni di pagamento come pagamenti a rate o dilazionati per venire incontro alle diverse preferenze dei clienti.

Utilizza dati e strumenti di analisi

• Analizza attentamente metriche come la durata delle trattative, l'importo medio dei contratti, i tassi di successo e l'indice di soddisfazione dei clienti per individuare le opportunità di crescita.

• Utilizza i dati CRM per ottenere informazioni dettagliate sul comportamento, le preferenze e i modelli di acquisto dei clienti. Queste informazioni ti permetteranno di personalizzare la tua strategia di vendita, individuando le opportunità più adatte per proporre prodotti o servizi complementari (upselling o cross-selling).

• Sfrutta l'analisi predittiva per anticipare l'evoluzione del mercato, prevenire carenze di prodotto e definire strategie di prezzo competitive.

Promuovi la collaborazione e la comunicazione

• Per una procedura di preventivo all’incasso senza intoppi, incoraggia la collaborazione tra i team di vendita, marketing, finanza e operazioni.

• Implementa una piattaforma condivisa per consentire a tutte le parti interessate di accedere e aggiornare le informazioni sui clienti, monitorare i progressi e comunicare in modo efficace.

Come automatizzare il preventivo all’incasso

L'automazione del processo dal preventivo all'incasso comporta l'integrazione di varie soluzioni software e tecnologie per migliorare ogni fase, dal preventivo alla ricezione del pagamento. Si riducono così le attività manuali, aumentando l'efficienza e abbreviando i tempi di chiusura delle vendite. Ecco come affrontare l'automazione nelle varie fasi del preventivo all’incasso:

• Scegli la tecnologia giusta: Inizia selezionando le soluzioni software giuste per le esigenze della tua attività. Tra queste troviamo software CPQ, sistemi CRM ed ERP, soluzioni per la gestione dei contratti, l'addebito, la fatturazione e l'elaborazione dei pagamenti.

• Integra i tuoi sistemi: Integra tutti i sistemi in modo che i dati possano fluire da una fase all'altra senza reinserimento manuale. Ad esempio, le informazioni provenienti dal CRM possono confluire direttamente nel sistema CPQ e i dati del CPQ possono collegarsi direttamente all'ERP per l'elaborazione degli ordini e la fatturazione.

• Automatizza l'inserimento dei dati: Utilizza l'automazione per ridurre al minimo l'immissione manuale dei dati durante tutta la procedura di preventivo all’incasso. Strumenti come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e gli algoritmi di machine learning possono aiutare a estrarre e verificare i dati da email, PDF e altri documenti e a popolare automaticamente i sistemi pertinenti.

• Utilizza le firme elettroniche: Utilizza la tecnologia di firma elettronica per velocizzare la firma dei contratti senza incontri faccia a faccia o documenti cartacei. Questo accelererà notevolmente la firma dei contratti e lo svolgimento dell'intero processo di vendita.

• Automatizza i follow-up e gli avvisi: Imposta avvisi automatici e promemoria di follow-up per clienti e personale. Grazie ai promemoria automatici, i clienti vengono tempestivamente informati sui pagamenti in sospeso, mentre i team di vendita ricevono notifiche immediate su rinnovi contrattuali e problematiche dei clienti, ottimizzando così ogni fase del processo commerciale.