La procedura dall'ordine all'incasso è una procedura che comprende tutte le fasi dell'evasione degli ordini dei clienti, dal momento in cui un cliente effettua un ordine al momento in cui un'attività riceve e registra il pagamento. L'efficienza e la precisione sono importanti per la procedura dall'ordine all'incasso e le attività che la riorganizzano aumentano i ricavi dell'1%-3% all'anno.

Di seguito, spiegheremo ogni fase della procedura, esamineremo i modi in cui la tecnologia può perfezionare e automatizzare parti della procedura e descriveremo in dettaglio le best practice che le attività dovrebbero prendere in considerazione quando definiscono i passaggi della procedura dall'ordine all'incasso.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona la procedura dall'ordine all'incasso?
  
• In che modo la tecnologia facilita la procedura dall'ordine all'incasso
  
• Dall'ordine all'incasso e dal preventivo all'incasso
  
• Best practice per la procedura dall'ordine all'incasso
  
• Come automatizzare la procedura dall'ordine all'incasso
  
• Come funziona la procedura dall'ordine all'incasso per le attività che offrono abbonamenti
  

Come funziona la procedura dall'ordine all'incasso?

La procedura dall'ordine all'incasso è una sequenza di eventi che inizia con la ricezione di un ordine da parte dell'attività e termina con la riscossione del pagamento e la gestione dei dati relativi alla transazione. Ecco una panoramica di ogni passaggio.

Gestione degli ordini

L'attività riceve e convalida l'ordine di un cliente.

• Inserimento dell'ordine: acquisizione di tutti i dati rilevanti del cliente, come specifiche del prodotto, quantità, prezzi e informazioni sulla consegna. Spesso si tratta di sistemi integrati in cui gli ordini possono essere inseriti automaticamente tramite piattaforme di e-commerce o manualmente dal personale addetto alle vendite.

• Conferma dell'ordine: conferma dell'ordine con il cliente per verificare che tutti i dettagli siano corretti.

Gestione del credito

L'attività valuta l'affidabilità creditizia del cliente per ridurre al minimo il rischio finanziario. Ciò è particolarmente importante nelle transazioni business-to-business (B2B) o per ordini di valore elevato.

• Verifica della solvibilità: valutazione della storia creditizia e dello stato creditizio del cliente.

• Approvazione del credito: decidere se estendere il credito al cliente e a quali condizioni, tra cui l'impostazione dei limiti di credito e dei termini di pagamento.

Evasione dell'ordine

L'attività evade l'ordine.

• Gestione del magazzino: individuazione degli articoli in un magazzino e imballaggio per la spedizione.

• Controllo qualità: controllare che i prodotti soddisfino gli standard e le specifiche di qualità prima di essere spediti.

Spedizione

L'attività spedisce il prodotto al cliente.

• Coordinamento della logistica: scelta del miglior metodo di spedizione e corriere in base a costi, velocità di consegna e affidabilità.

• Documentazione: preparazione dei documenti di spedizione necessari, come polizze di carico, fatture e documentazione per l'esportazione o l'importazione, se applicabile.

Fatturazione

L'attività genera una fattura e la invia al cliente.

• Creazione delle fattura: indicazione dettagliata dei prodotti o servizi forniti, degli importi dovuti e dei termini di pagamento.

• Invio della fattura: invio della fattura per posta, email o tramite sistemi di fatturazione elettronica.

Contabilità clienti

L'attività riceve il pagamento dai clienti.

• Monitoraggio dei pagamenti: monitoraggio dei pagamenti in entrata rispetto alle fatture in sospeso.

• Riconciliazione: corrispondenza dei pagamenti ricevuti alle rispettive fatture.

Riscossione dei pagamenti

L'attività inizia le attività di riscossione delle fatture che non sono state pagate entro la data di scadenza.

• Sollecito: invio di promemoria e chiamate per sollecitare il pagamento tempestivo.

• Recupero dei crediti: coinvolgimento di agenzie di riscossione o azione legale in caso di mancato pagamento prolungato.

Gestione dei dati

L'attività gestisce i dati durante l'intera procedura.

• Analisi dei dati: raccolta e analisi dei dati di ogni fase per identificare tendenze, inefficienze e opportunità di miglioramento.

• Reportistica: elaborazione di report per gli stakeholder interni che forniscono informazioni dettagliate sull'andamento delle vendite, sui comportamenti di pagamento dei clienti e sulla situazione finanziaria complessiva.

In che modo la tecnologia facilita la procedura dall'ordine all'incasso

Ecco come la tecnologia è coinvolta nella procedura dall'ordine all'incasso:

• Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP): i sistemi ERP integrano tutti gli aspetti di un'operazione, tra cui la gestione degli ordini, l'inventario, la contabilità e le relazioni con i clienti. Questa integrazione fornisce un flusso di dati in tempo reale durante la procedura dall'ordine all'incasso. Il personale di diversi reparti (ad es. vendite, finanza, logistica) può accedere alle stesse informazioni, riducendo le discrepanze e migliorando i tempi di risposta. Gli ERP possono automatizzare attività come l'inserimento degli ordini, la creazione di fatture e i promemoria di pagamento, riducendo la necessità di interventi manuali e minimizzando gli errori.

• Sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM): i sistemi CRM aiutano a gestire le interazioni con i clienti attuali e potenziali, a tenere traccia delle vendite e a organizzare le informazioni sui clienti. I sistemi CRM memorizzano profili dettagliati dei clienti, tra cui la cronologia degli ordini, i comportamenti di pagamento e le preferenze personali, che aiutano a personalizzare i servizi e prevedere le vendite. Gestiscono comunicazioni coerenti e monitorate con i clienti in merito alle conferme degli ordini, modifiche e promemoria di pagamento.

• Piattaforme e-commerce: le piattaforme di vendita online si integrano direttamente con i sistemi di gestione della procedura dall'ordine all'incasso per automatizzare l'acquisizione e l'elaborazione degli ordini. Quando un cliente effettua un ordine online, i dettagli vengono inseriti automaticamente nel sistema di gestione degli ordini senza inserimento manuale dei dati. Queste piattaforme possono aggiornare l'inventario in tempo reale, mantenendo livelli accurati delle scorte e riducendo il rischio di overselling.

• Software automatizzato per l'addebito e la fatturazione: il software automatizzato per l'addebito e la fatturazione consentono di creare e inviare le fatture in base alle informazioni di spedizione in modo automatico, velocizzando il processo e riducendo il carico amministrativo. Questo software invia automaticamente le fatture ai clienti via email o tramite un portale cliente subito dopo la spedizione della merce e consente ai clienti di pagare le fatture online utilizzando un'ampia gamma di metodi di pagamento.

• Software di gestione della catena della supply chain (SCM): il software SCM semplifica la logistica coinvolta nella procedura dall'ordine all'incasso. Determina i percorsi e i programmi più efficaci per la consegna, riducendo i tempi e i costi di consegna, e seleziona automaticamente i migliori metodi di spedizione e corrieri in base a costi, tempi di consegna e qualità del servizio.

• Analisi dei dati e reportistica: l'analisi dei dati e le funzionalità di reportistica forniscono informazioni approfondite sulla procedura dall'ordine all'incasso, consentendo alle aziende di monitorare le prestazioni e identificare le aree di miglioramento. Queste funzionalità aiutano anche a prevedere le tendenze delle vendite, i comportamenti di pagamento dei clienti e i potenziali colli di bottiglia nella procedura dall'ordine all'incasso e a generare report dettagliati su aspetti quali le scadenze dei crediti, la cronologia degli ordini dei clienti e i ricavi.

• Intelligenza artificiale (IA) e machine learning (ML): l'intelligenza artificiale e il machine learning vengono sempre più utilizzati per prevedere i comportamenti dei clienti, ottimizzare l'inventario e personalizzare le interazioni con i clienti. Queste funzionalità possono gestire le richieste dei clienti in tempo reale, fornire aggiornamenti degli ordini e persino facilitare le transazioni. Possono anche analizzare i dati delle transazioni per prevedere i comportamenti di pagamento dei clienti e adeguare limiti e termini di credito.

Dall'ordine all'incasso e dal preventivo all'incasso

La procedura dall'ordine all'incasso si occupa principalmente dell'evasione degli ordini e della riscossione dei pagamenti, mentre la procedura dal preventivo all'incasso ha una visione più ampia in quanto comprende l'intero ciclo di vendita e si concentra sull'ottimizzazione della generazione di ricavi. Ecco una breve analisi delle differenze tra la procedura dall'ordine all'incasso e la procedura dal preventivo all'incasso.

Dall'ordine all'incasso

La procedura dall'ordine all'incasso si concentra sui passaggi che si verificano dopo che un cliente ha effettuato un ordine. Copre tutti i passaggi dell'evasione dell'ordine, dalla ricezione e dall'elaborazione dell'ordine, fino alla consegna, alla fatturazione e alla riscossione del pagamento. In genere comporta procedure e transazioni standardizzate, il che la rende meno complesso della procedura dal preventivo all'incasso, e si basa principalmente su sistemi ERP, software di gestione dell'inventario e software di contabilità per automatizzare e semplificare i processi.

La procedura dall'ordine all'incasso è considerata un sottoinsieme della procedura dal preventivo all'incasso perché copre le ultime fasi dell'intera procedura di vendita.

Fasi principali

• Inserimento dell'ordine

• Elaborazione dell'ordine

• Gestione dell'inventario

• Evasione dell'ordine (prelievo, imballaggio, spedizione)

• Fatturazione

• Elaborazione e riscossione del pagamento

Dal preventivo all'incasso

La procedura dal preventivo all'incasso comprende l'intero ciclo di vendita, a partire dalla richiesta iniziale del cliente o dalla generazione di lead. Include attività di prevendita come la configurazione del prodotto, i prezzi, la generazione di preventivi e la negoziazione dei contratti, per poi passare alla procedura tradizionale dall'ardine all'incasso. La procedura dal preventivo all'incasso personalizza l'intera esperienza del cliente, dalla richiesta iniziale al pagamento finale, fornendo soluzioni su misura, preventivi accurati e trattative contrattuali efficienti.

Oltre all'ERP, la procedura dal preventivo all'incasso utilizza software per configurazione, prezzi e preventivi, strumenti di gestione del ciclo di vita dei contratti e sistemi CRM per gestire le procedure di prevendita e vendita. Gestisce le configurazioni personalizzate, le negoziazioni dei prezzi e i termini contrattuali, il che la rende una procedura più complessa che spesso richiede un intervento manuale.

Fasi principali

• Generazione e qualifica di lead

• Gestione delle opportunità

• Configurazione e prezzi del prodotto

• Generazione e negoziazione dei preventivi

• Gestione dei contratti

• Tutte le fasi della procedura dall'ordine al contratto

Best practice per la procedura dall'ordine all'incasso

Queste best practice possono migliorare la procedura dall'ordine all'incasso:

Automazione e integrazione

• Utilizza un sistema ERP integrato che automatizza e centralizza i dati in tutto il ciclo della procedura dall'ordine all'incasso. In questo modo tutti i dati, dall'inserimento dell'ordine alla contabilità clienti, sono accessibili e accurati.

• Utilizza l'intelligenza artificiale per automatizzare attività ripetitive come l'inserimento dei dati, la fatturazione e le richieste di assistenza clienti di base tramite chatbot. Il machine learning può essere utilizzato per l'analisi predittiva al fine di prevedere i comportamenti di pagamento dei clienti e i potenziali ritardi.

Dati e analisi

• Stabilisci analisi dei dati in tempo reale e la reportistica della Dashboard per monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) come il tempo medio di incasso, il tempo medio di chiusura delle fatture e le tendenze di pagamento dei clienti.

• Utilizza l'analisi avanzata per identificare inefficienze e colli di bottiglia nella procedura dall'ordine all'incasso. Analizza i dati dei clienti per personalizzare i termini di pagamento o gli incentivi per il pagamento anticipato sulla base della cronologia delle transazioni.

Gestione del credito

• Utilizza modelli di valutazione del credito dinamici che aggiornano i punteggi di credito in base ai dati in tempo reale e alle attività recenti dei clienti anziché affidarsi esclusivamente a revisioni periodiche.

• Utilizza la tecnologia per automatizzare le procedure di approvazione del credito per velocizzare il ciclo di vendita mantenendo il controllo sul rischio di credito.

Gestione delle relazioni con i clienti

• Metti a disposizione dei clienti portali self-service dove possono effettuare ordini, controllare lo stato degli ordini, effettuare pagamenti e accedere alle fatture e alla cronologia dei pagamenti. In questo modo migliori il coinvolgimento dei clienti e riduci il carico amministrativo.

• Utilizza i sistemi CRM per monitorare tutte le interazioni con i clienti e sviluppare esperienze personalizzate e un servizio proattivo, come la notifica ai clienti di problemi con un ordine prima che abbiano bisogno di informazioni.

Evasione degli ordini e logistica

• Implementa tecniche di inventario flessibili per ridurre gli sprechi e mantenere livelli ottimali di scorte. Utilizza la previsione della domanda e i sistemi di inventario just-in-time per ridurre al minimo i costi di immagazzinamento e ridurre il rischio di esaurimento o eccesso delle scorte.

• Migliora le spedizioni e la logistica con soluzioni integrate che si collegano direttamente ai sistemi di gestione degli ordini per consentire la selezione automatizzata dei corrieri, il monitoraggio in tempo reale e la pianificazione dei percorsi principali.

Fatturazione e riscossioni

• Utilizza sistemi di fatturazione elettronica per ridurre lo spreco di carta, velocizzare le consegne e facilitare pagamenti più rapidi.

• Sviluppa una strategia di riscossione a più livelli che inizi con promemoria gentili man mano che le date di scadenza si avvicinano e si intensifichi in modo appropriato. Utilizza sistemi automatizzati per monitorare lo stato delle fatture e segnalare i conti scaduti.

Conformità e sicurezza

• Aggiorna regolarmente sistemi e procedure per garantire la conformità alle normative pertinenti in materia finanziaria e di protezione dei dati (ad es. il Regolamento generale sulla protezione dei dati [GDPR], la conformità al Sarbanes-Oxley [SOX] Act) al fine di proteggere i dati dei clienti ed evitare sanzioni legali.

• Implementa misure avanzate di sicurezza informatica per proteggere i dati finanziari e sensibili dei clienti dalle violazioni, in particolare per quanto riguarda l'elaborazione dei pagamenti e l'archiviazione dei dati.

Miglioramento continuo e feedback

• Stabilisci meccanismi per acquisire il feedback dei clienti durante la procedura dall'ordine all'incasso e utilizza queste informazioni per apportare miglioramenti continui.

• Adotta sistemi agili di gestione dei processi per consentire adattamenti rapidi in base al feedback e alle mutevoli condizioni di mercato.

Come automatizzare la procedura dall'ordine all'incasso

L'automazione della procedura dall'ordine all'incasso può velocizzare le operazioni, ridurre gli errori e migliorare la soddisfazione dei clienti. Ecco una panoramica dettagliata su come automatizzare i componenti della procedura dall'ordine all'incasso:

Valutazione delle esigenze e degli obiettivi

• Innanzitutto mappa la procedura dall'ordine all'incasso per identificare tutti i passaggi, i punti di contatto e le dipendenze. Individua le aree soggette a ritardi o errori. Gli obiettivi comuni per l'automazione includono l'inserimento dei dati, la fatturazione e la riscossione.

• Definisci come deve essere una procedura efficace con obiettivi specifici e misurabili, ad esempio la riduzione del tempo medio di incasso, il miglioramento dei punteggi di soddisfazione dei clienti o la diminuzione dei costi di manodopera

Selezione della tecnologia più adatta

• Investi in un sistema ERP integrato che combini finanza, vendite e gestione dell'inventario per facilitare la condivisione dei dati in tempo reale e l'automazione dei processi.

• Utilizza un sistema CRM per automatizzare le interazioni con i clienti e integralo con il tuo sistema ERP per facilitare il flusso dei dati dei clienti.

• Implementa strumenti per generare e inviare fatture automaticamente nel momento in cui vengono spedite le merci o erogati i servizi.

• Utilizza l'intelligenza artificiale per l'analisi predittiva al fine di prevedere i comportamenti di pagamento dei clienti e il machine learning per automatizzare i processi decisionali.

Integrazione e implementazione

• Assicurati che tutti i sistemi scelti si possano integrare facilmente. Ciò potrebbe richiedere middleware o integrazioni personalizzate per consentire il flusso regolare dei dati tra i sistemi.

• Automatizza le attività ripetitive come l'inserimento degli ordini, i controlli del credito, la generazione di fatture e i promemoria di pagamento. Utilizza strumenti di automazione del flusso di lavoro per creare scenari condizionali if-then che attivano azioni in base a eventi specifici.

• Prima dell'implementazione, esegui test approfonditi dei processi automatizzati per garantire che funzionino come previsto senza interrompere le operazioni.

Formazione e gestione del cambiamento

• Fornisci una formazione completa a tutto il personale coinvolto su come utilizzare i nuovi sistemi in modo da far comprendere i nuovi processi automatizzati.

• Gestisci attentamente la transizione per mitigare le resistenze da parte dei dipendenti. Spiega i vantaggi dell'automazione e sottolinea come semplificherà il loro lavoro, anziché sostituire i loro ruoli.

Monitoraggio e ottimizzazione

• Dopo l'implementazione, monitora i processi automatizzati per verificare che funzionino correttamente e abbiano l'impatto desiderato.

• Sollecita il feedback di utenti e clienti sulla loro esperienza con i processi automatizzati per identificare le aree di miglioramento.

• Utilizza i dati raccolti e i feedback per migliorare le strategie di automazione.

Garanzia di sicurezza e conformità

• Implementa solide misure di sicurezza informatica per proteggere i sistemi automatizzati e i dati che gestiscono.

• Garantisci la conformità di tutti i processi automatizzati alle leggi e ai regolamenti pertinenti, in particolare quelli relativi alla protezione dei dati e alle transazioni finanziarie.

Crescita ed espansione

• Man mano che l'attività cresce, assicurati che le soluzioni di automazione siano in grado di gestire un aumento dei volumi senza compromettere le prestazioni.

• Individua altre aree della procedura dall'ordine all'incasso e non solo che potrebbero beneficiare di un'ulteriore automazione.

Come funziona la procedura dall'ordine all'incasso per le attività che offrono abbonamenti

La procedura dall'ordine all'incasso presenta caratteristiche uniche per le attività che offrono abbonamenti a causa della natura ricorrente delle transazioni e della relazione continua con i clienti. Ecco come funziona generalmente la procedura dall'ordine all'incasso nei modelli basati su abbonamento:

Acquisizione e attivazione dei clienti

• Sottoscrizione dell'abbonamento: il cliente si abbona a un servizio o a un prodotto tramite una piattaforma online, per telefono o tramite un modulo fisico. Il cliente sceglie un piano di abbonamento, inserisce i propri dati personali e imposta un metodo di pagamento.

• Creazione dell'account : viene creato un account cliente nel CRM e nei sistemi di fatturazione dell'attività. In questo account verranno registrati tutti i dati relativi all'abbonamento, i cicli di fatturazione e le interazioni del cliente.

Gestione degli ordini

• Conferma dell'abbonamento: per confermare l'ordine, in genere il sistema invia un'email o una notifica al cliente con i dettagli dell'abbonamento, tra cui il livello di servizio, i prezzi e la frequenza di fatturazione.

• Inserimento dell'ordine: i dettagli dell'abbonamento, inclusa la pianificazione della fatturazione ricorrente, vengono inseriti nel sistema di gestione degli ordini.

Addebito e fatturazione

• Fatturazione ricorrente: i sistemi automatizzati generano le fatture in base al ciclo di fatturazione ricorrente (mensile, trimestrale o annuale).

• Elaborazione automatica dei pagamenti: i sistemi di addebito automatico addebitano automaticamente l'importo sulla carta di credito o sul conto bancario del cliente a ogni ciclo di fatturazione. La maggior parte dei servizi in abbonamento configura questi sistemi automatizzati.

Riconoscimento dei ricavi

• Gestione dei ricavi differiti: i ricavi derivanti dai pagamenti di abbonamenti vengono rilevati in modo incrementale nel momento in cui viene fornito il servizio, poiché i pagamenti degli abbonamenti vengono generalmente ricevuti in anticipo per servizi che verranno erogati nel tempo.
  

Erogazione dei servizi

• Fornitura continua di servizi: le attività che offrono abbonamenti garantiscono un valore costante, sia in termini di accesso al software che di spedizioni regolari di prodotti o di servizi continuativi.

• Garanzia di qualità: l'attività si impegna a mantenere una qualità del servizio costante perché qualsiasi interruzione può portare ad annullamenti.

Gestione delle relazioni con i clienti

• Assistenza clienti continua: l'azienda fornisce un'assistenza clienti continua per risolvere eventuali problemi e garantire la soddisfazione dei clienti.

• Aggiornamenti dell'account : l'attività gestisce tutti gli aggiornamenti dell'abbonamento, come upgrade, downgrade o annullamenti.

Rinnovi e fidelizzazione

• Gestione dei rinnovi: l'attività invia promemoria e offerte per incoraggiare il rinnovo prima della scadenza del periodo di abbonamento.

• Riduzione del tasso di abbandono: l'attività analizza il comportamento dei clienti per identificare quelli a rischio di annullamento e implementa strategie per fidelizzarli.

Riscossione e follow-up dei pagamenti

• Gestione dei solleciti: l'attività gestisce i pagamenti scaduti tramite promemoria automatici e contatti di follow-up.
  

Analisi e generazione di report

• Metriche delle prestazioni: l'attività monitora metriche quali ricavi mensili ricorrenti (MRR), valore del cliente nel tempo, tasso di abbandono e tassi di fidelizzazione per valutare le prestazioni e prendere decisioni importanti.

• Feedback e miglioramento: l'attività raccoglie e analizza il feedback dei clienti per migliorare il prodotto o il servizio e l'esperienza del cliente.