การสั่งซื้อถึงการรับเงิน (OTC หรือ O2C) เป็นกระบวนการทางธุรกิจตั้งแต่ต้นจนจบที่ครอบคลุมขั้นตอนการดําเนินการตามคําสั่งซื้อของลูกค้า ตั้งแต่ขณะที่ลูกค้าส่งคําสั่งซื้อ ไปจนถึงตอนที่ธุรกิจได้รับและบันทึกข้อมูลการชําระเงิน ประสิทธิภาพและความถูกต้องแม่นยํามีความสําคัญต่อ O2C และธุรกิจที่ปรับเปลี่ยนกระบวนการ O2C ของตนก็สามารถเพิ่มรายได้ถึง 1%-3% ต่อปี

ด้านล่างนี้เป็นคำอธิบายขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการ รวมถึงวิธีการใช้เทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงและทําให้กระบวนการดำเนินไปโดยอัตโนมัติ พร้อมด้วยรายละเอียดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดซึ่งธุรกิจควรพิจารณาเมื่อวางแผนขั้นตอน O2C

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• กระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงินมีวิธีการอย่างไรบ้าง
  
• เทคโนโลยีช่วยอํานวยความสะดวกให้กระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงินอย่างไร
  
• การสั่งซื้อถึงการรับเงินเทียบกับใบเสนอราคาถึงการรับเงิน
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสั่งซื้อถึงการรับเงิน
  
• วิธีดําเนินการตามขั้นตอนการสั่งซื้อถึงการรับเงินแบบอัตโนมัติ
  
• วิธีการทํางานของการสั่งซื้อถึงการรับเงินในหมู่ธุรกิจที่มีการชําระเงินตามรอบบิล
  

กระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงินมีวิธีการอย่างไรบ้าง

กระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงินประกอบด้วยเหตุการณ์ที่เริ่มต้นจากการที่ธุรกิจได้รับคําสั่งซื้อและสิ้นสุดลงด้วยการธุรกิจที่ได้รับการชําระเงินและจัดการข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมดังกล่าว ขั้นตอนต่างๆ มีดังนี้

การจัดการคําสั่งซื้อ

ธุรกิจจะได้รับและตรวจสอบคําสั่งซื้อของลูกค้า

• รายการคําสั่งซื้อ: บันทึกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจากลูกค้า เช่น ข้อมูลจําเพาะของผลิตภัณฑ์ จํานวน ราคา และข้อมูลการจัดส่ง โดยมักต้องใช้ระบบแบบผสานการทํางานที่ป้อนข้อมูลคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติผ่านแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซหรือให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายขายป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง

• การยืนยันคําสั่งซื้อ: การยืนยันคําสั่งซื้อกับลูกค้าเพื่อตรวจสอบว่ารายละเอียดทั้งหมดถูกต้อง

การจัดการเครดิต

ธุรกิจประเมินความน่าเชื่อถือทางเครดิตของลูกค้าเพื่อลดความเสี่ยงทางการเงิน ซึ่งมีความสําคัญอย่างยิ่งในการทําธุรกรรมแบบธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) หรือสําหรับคําสั่งซื้อที่มีมูลค่าสูง

• การตรวจสอบเครดิต: การประเมินประวัติเครดิตและสถานะเครดิตของลูกค้า

• การอนุมัติเครดิต: ตัดสินใจว่าจะขยายวงเงินเครดิตให้ลูกค้าหรือไม่และภายใต้เงื่อนไขใด โดยจะรวมถึงการกําหนดวงเงินและเงื่อนไขการชําระเงิน

การดําเนินการตามคําสั่งซื้อ

ธุรกิจดําเนินการตามคําสั่งซื้อ

• การจัดการคลังสินค้า: การย้ายสินค้าในคลังสินค้า และบรรจุสินค้าเพื่อการจัดส่ง

• การตรวจสอบคุณภาพ: การตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์ตรงตามมาตรฐานคุณภาพและข้อมูลจำเพาะก่อนที่จะจัดส่ง

การจัดส่ง

ธุรกิจจัดส่งผลิตภัณฑ์ไปให้ลูกค้า

• การประสานงานด้านโลจิสติกส์: การเลือกวิธีการจัดส่งและผู้ให้บริการที่ดีที่สุดโดยอิงตามต้นทุน ความเร็วในการจัดส่ง และความน่าเชื่อถือ

• เอกสารประกอบ: การเตรียมเอกสารการจัดส่งที่จําเป็น เช่น ใบตราส่ง ใบแจ้งหนี้ และเอกสารประกอบการส่งออกหรือนําเข้า (หากมี)

การออกใบแจ้งหนี้

ธุรกิจสร้างใบแจ้งหนี้และส่งให้ลูกค้า

• การสร้างใบแจ้งหนี้ แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มอบให้ จํานวนเงินที่ต้องชําระ และเงื่อนไขการชําระเงิน

• การจัดส่งใบแจ้งหนี้: การส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ อีเมล หรือระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

บัญชีลูกหนี้

ธุรกิจรับการชําระเงินจากลูกค้า

• การติดตามการชําระเงิน: ติดตามตรวจสอบการชําระเงินที่เข้ามาโดยเทียบกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ

• การกระทบยอด: จับคู่การชําระเงินที่ได้รับกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง

การตามเก็บเงิน

ธุรกิจเริ่มต้นการตามเก็บเงินสําหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีการชําระเงินภายในวันครบกําหนดชําระ

• กระบวนการการติดตามหนี้: การส่งการแจ้งเตือนและการโทรติดต่อเพื่อกระตุ้นให้ชําระเงินทันที

• การทวงหนี้: ใช้บริการตัวแทนทวงหนี้หรือการดําเนินการทางกฎหมายในกรณีที่ไม่มีการชําระเงินเป็นเวลานาน

การจัดการข้อมูล

ธุรกิจจัดการข้อมูลตลอดกระบวนการ O2C

• การวิเคราะห์ข้อมูล: การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากแต่ละขั้นตอนเพื่อระบุแนวโน้ม ความไม่มีประสิทธิภาพ และโอกาสในการปรับปรุง

• การจัดทำรายงาน สร้างรายงานสําหรับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องภายในที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการขาย พฤติกรรมการชําระเงินของลูกค้า และสถานะทางการเงินโดยรวม

วิธีที่เทคโนโลยีอํานวยความสะดวกในกระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงิน

เทคโนโลยีมีส่วนเกี่ยวข้องกับกระบวนการ O2C ดังนี้

• ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP): ระบบ ERP ผสานการทํางานทุกแง่มุมของการดําเนินงาน รวมถึงการจัดการคําสั่งซื้อ สินค้าคงคลัง การทําบัญชี และความสัมพันธ์กับลูกค้า การผสานการทํางานนี้มีมอบข้อมูลแบบเรียลไทม์สําหรับกระบวนการ O2C ในแต่ละขั้น พนักงานจากแต่ละแผนก (เช่น ฝ่ายขาย การเงิน โลจิสติกส์) จะเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้ ซึ่งจะช่วยลดความคลาดเคลื่อนและปรับปรุงระยะเวลาตอบกลับ นอกจากนี้ ERP ยังสามารถทํางานต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูลคําสั่งซื้อ การสร้างใบแจ้งหนี้ และการแจ้งเตือนการชําระเงิน ซึ่งจะช่วยลดความจําเป็นในการต้องดำเนินการด้วยตัวเองและลดข้อผิดพลาดลงได้

• ระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM): ระบบ CRM ช่วยจัดการการโต้ตอบกับลูกค้าในปัจจุบันและผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้า ติดตามการขาย และจัดระเบียบข้อมูลลูกค้า ระบบ CRM มีโปรไฟล์ลูกค้าอย่างละเอียด รวมถึงประวัติคําสั่งซื้อ พฤติกรรมการชําระเงิน และค่ากําหนดส่วนบุคคลซึ่งจะช่วยปรับแต่งบริการให้มีความเฉพาะและคาดการณ์ยอดขายได้ นอกจากนี้ ระบบยังสื่อสารกับลูกค้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับการยืนยันคําสั่งซื้อ การเปลี่ยนแปลง และการแจ้งเตือนการชําระเงิน

• แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ: แพลตฟอร์มการขายออนไลน์ผสานการทํางานกับระบบ O2C โดยตรงเพื่อให้การหักยอดและการประมวลผลคําสั่งซื้อเป็นอัตโนมัติ เมื่อลูกค้าส่งคําสั่งซื้อทางออนไลน์ ระบบจะป้อนรายละเอียดในระบบการจัดการคําสั่งซื้อแบบอัตโนมัติโดยที่ไม่ต้องให้พนักงานป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง แพลตฟอร์มเหล่านี้สามารถอัปเดตสินค้าคงคลังได้แบบเรียลไทม์ โดยจะรักษาระดับสต็อกให้ถูกต้องและลดความเสี่ยงของการจําหน่ายเกินปริมาณที่มี

• ซอฟต์แวร์สําหรับการเรียกเก็บเงินและออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติและซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ช่วยให้การสร้างและออกใบแจ้งหนี้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติตามข้อมูลการจัดส่ง จึงช่วยเร่งกระบวนการและลดภาระด้านการดูแลระบบ ซอฟต์แวร์นี้จะส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทางอีเมลหรือผ่านพอร์ทัลลูกค้าโดยอัตโนมัติหลังจากจัดส่งสินค้าแล้ว และให้ลูกค้าชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ทางออนไลน์ผ่านวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย

• ซอฟต์แวร์การจัดการห่วงโซ่อุปทาน (SCM): ซอฟต์แวร์ SCM ช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการ O2C โดยจะกําหนดเส้นทางและการจัดส่งที่มีประสิทธิภาพที่สุด ซึ่งจะลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง จากนั้นจะเลือกวิธีการจัดส่งและผู้ให้บริการขนส่งที่ดีที่สุดแบบอัตโนมัติโดยอิงตามต้นทุน เวลาในการจัดส่ง และคุณภาพการบริการ

• การวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงานข้อมูล: ฟีเจอร์การวิเคราะห์และการรายงานข้อมูลจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการ O2C ซึ่งช่วยให้ธุรกิจติดตามประสิทธิภาพและระบุสิ่งที่ต้องปรับปรุง นอกจากนี้ ฟีเจอร์เหล่านี้ยังช่วยคาดการณ์แนวโน้มการขาย พฤติกรรมการชําระเงินของลูกค้า และปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการ O2C รวมทั้งสร้างรายงานแบบละเอียดเกี่ยวกับแง่มุมต่างๆ เช่น อายุหนี้การค้า ประวัติคําสั่งซื้อของลูกค้า และรายรับ

• ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และแมชชีนเลิร์นนิง (ML): AI และ ML ถูกนำมาใช้เพื่อคาดการณ์พฤติกรรมของลูกค้า เพิ่มประสิทธิภาพสินค้าคงคลัง และปรับแต่งการโต้ตอบกับลูกค้ามากขึ้นเรื่อยๆ ฟีเจอร์เหล่านี้สามารถจัดการคําขอของลูกค้าได้แบบเรียลไทม์ ทําการอัปเดตคําสั่งซื้อ รวมถึงอํานวยความสะดวกให้กับการทำธุรกรรม นอกจากนี้ยังวิเคราะห์ข้อมูลธุรกรรมเพื่อคาดการณ์รูปแบบการชําระเงินของลูกค้า รวมถึงปรับแต่งวงเงินและข้อกําหนดได้ด้วย

การสั่งซื้อถึงการรับเงินเทียบกับใบเสนอราคาถึงการรับเงิน

การสั่งซื้อถึงการรับเงิน (O2C) คำนึงถึงการดําเนินการตามคําสั่งซื้อและการเรียกเก็บเงินเป็นหลัก ส่วนใบเสนอราคาถึงการรับเงิน (Q2C) จะใช้มุมมองในวงกว้างขึ้น โดยครอบคลุมทั้งวงจรการขายและเน้นที่การเพิ่มประสิทธิภาพการสร้างรายรับ ต่อไปนี้เป็นการแจกแจงความแตกต่างอย่างคร่าวๆ ระหว่าง O2C และ Q2C

การสั่งซื้อถึงการรับเงิน

O2C จะเน้นที่ขั้นตอนการทําธุรกรรมที่เกิดขึ้นหลังจากลูกค้าส่งคําสั่งซื้อ โดยครอบคลุมกระบวนการดําเนินการตามคําสั่งซื้อ ตั้งแต่การได้รับและการประมวลผลคําสั่งซื้อ ไปจนถึงการจัดส่ง การออกใบแจ้งหนี้ และการเรียกเก็บเงิน โดยปกติแล้วต้องอาศัยกระบวนการและธุรกรรมที่มีมาตรฐาน ซึ่งทําให้ซับซ้อนกว่า Q2C มาก จึงมักจะใช้ระบบ ERP, ซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลัง และซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อปรับกระบวนการให้เป็นอัตโนมัติและทําให้กระบวนการง่ายขึ้น

O2C ถือเป็นส่วนย่อยของ Q2C เนื่องจากครอบคลุมขั้นตอนในช่วงหลังของกระบวนการขายโดยรวม

ขั้นตอนหลัก

• การส่งคําสั่งซื้อ

• การประมวลผลคําสั่งซื้อ

• การจัดการสินค้าคงคลัง

• การดําเนินการตามคําสั่งซื้อ (การเบิก การบรรจุ การจัดส่ง)

• การออกใบแจ้งหนี้

• การประมวลผลและการเรียกเก็บเงิน

ใบเสนอราคาถึงการรับเงิน

Q2C ครอบคลุมการขายทั้งวงจร โดยเริ่มจากการสอบถามข้อมูลเบื้องต้นของลูกค้าหรือการสร้างโอกาสในการขาย วงจรนี้ประกอบด้วยกิจกรรมการขายล่วงหน้า เช่น การปรับแต่งผลิตภัณฑ์ การกําหนดราคา การสร้างใบเสนอราคา และการเจรจาสัญญา ก่อนที่จะเข้าสู่กระบวนการ O2C แบบปกติ Q2C ปรับแต่งประสบการณ์ทั้งหมดให้เหมาะกับลูกค้า ตั้งแต่นการสอบถามข้อมูลเบื้องต้น ไปจนถึงการชําระเงินขั้นสุดท้าย โดยนําเสนอโซลูชันที่ออกแบบเฉพาะ ใบเสนอราคาที่แม่นยำ และการเจรจาสัญญาที่ราบรื่น

นอกจาก ERP แล้ว Q2C ยังใช้ซอฟต์แวร์กําหนดค่า ราคา ใบเสนอราคา (CPQ) เครื่องมือจัดการวงจรสัญญา (CLM) และระบบ CRM เพื่อจัดการการขายล่วงหน้าและกระบวนการขายด้วย ซอฟต์แวร์นี้จะจัดการการกําหนดค่าที่ปรับแต่งได้ การเจรจาเกี่ยวกับค่าบริการ และเงื่อนไขของสัญญา ทําให้กระบวนการซับซ้อนมากขึ้นจึงทำให้พนักงานต้องเข้าไปดำเนินการด้วยตนเอง

ขั้นตอนหลัก

• การสร้างโอกาสในการขายและตรวจสอบคุณสมบัติ

• การจัดการโอกาส

• การกําหนดค่าผลิตภัณฑ์และค่าบริการ (CPQ)

• การสร้างและเจรจาเกี่ยวกับใบเสนอราคา

• การจัดการสัญญา

• ทุกขั้นตอนของ O2C

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสั่งซื้อถึงการรับเงิน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สามารถปรับปรุงกระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงินได้

ระบบอัตโนมัติและการผสานการทํางาน

• ใช้ระบบ ERP ที่ผสานการทํางานซึ่งทํางานโดยอัตโนมัติและรวบรวมข้อมูลไว้ในที่เดียวตลอดวงจร O2C ระบบนี้จะเก็บข้อมูลทั้งหมด ตั้งแต่ข้อมูลคําสั่งซื้อ ไปจนถึงบัญชีลูกหนี้ เพื่อให้เข้าถึงได้และมีความถูกต้อง

• ใช้ AI เพื่อทำงานซ้ําๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูล การออกใบแจ้งหนี้ และการจัดการคำถามขั้นพื้นฐานเกี่ยวกับการบริการของลูกค้าผ่านแชทบ็อต นอกจากนี้ ยังสามารถใช้ ML เพื่อคาดการณ์พฤติกรรมการชําระเงินของลูกค้าและความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น

ข้อมูลและการวิเคราะห์

• ทําการวิเคราะห์และการรายงานสําหรับแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ เพื่อตรวจสอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เช่น จํานวนวันที่ยอดขายค้างชําระ (DSO) เวลาเฉลี่ยในการปิดใบแจ้งหนี้ และแนวโน้มการชําระเงินของลูกค้า

• ใช้การวิเคราะห์ขั้นสูงเพื่อระบุความไร้ประสิทธิภาพและปัญหาที่เป็นอุปสรรคในกระบวนการ O2C วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าเพื่อปรับเงื่อนไขการชําระเงินหรือมอบสิ่งจูงใจสําหรับการชําระเงินแต่เนินๆ โดยอิงตามประวัติธุรกรรม

การจัดการเครดิต

• ใช้โมเดลการให้คะแนนเครดิตแบบไดนามิกที่อัปเดตคะแนนเครดิตตามข้อมูลแบบเรียลไทม์และกิจกรรมล่าสุดของลูกค้า แทนที่จะใช้การตรวจสอบตามรอบเพียงอย่างเดียว

• ใช้เทคโนโลยีเพื่อทําให้กระบวนการอนุมัติเครดิตเป็นอัตโนมัติ เร่งรอบการขาย ไปพร้อมๆ กับการควบคุมความเสี่ยงด้านเครดิต

การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า

• ใช้พอร์ทัลแบบบริการตัวเองเพื่อให้ลูกค้าสามารถส่งคําสั่งซื้อ ตรวจสอบสถานะคําสั่งซื้อ ชําระเงิน รวมทั้งเข้าถึงใบแจ้งหนี้และประวัติการชําระเงินได้ วิธีนี้ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของลูกค้าและลดค่าใช้จ่ายในการบริหาร

• ใช้ระบบ CRM เพื่อติดตามการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าทั้งหมด รวมถึงพัฒนาประสบการณ์การใช้งานและบริการในเชิงรุกที่ปรับเฉพาะ เช่น การแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับคําสั่งซื้อก่อนที่ลูกค้าจะต้องสอบถามเข้ามาเอง

การดําเนินการตามคําสั่งซื้อและโลจิสติกส์

• ใช้เทคนิคจัดการสินค้าคงคลังแบบลีนเพื่อลดการเหลือทิ้งและรักษาจำนวนสินค้าคงคลังให้เหมาะสม ใช้การคาดการณ์ความต้องการและระบบสินค้าคงคลังแบบพร้อมใช้ได้ทันเวลา เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้าและลดความเสี่ยงของการไม่มีสินค้าในคลังหรือมีสินค้าในคลังมากเกินไป

• ยกระดับการขนส่งและลอจิสติกส์ด้วยโซลูชันแบบผสานการทํางานที่เชื่อมต่อกับระบบการจัดการคําสั่งซื้อโดยตรง ช่วยให้สามารถเลือกผู้ให้บริการเครือข่ายอัตโนมัติ ติดตามแบบเรียลไทม์ และวางแผนเส้นทางหลักได้

การออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน

• ใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยลดการใช้กระดาษ เร่งการจัดส่ง และอํานวยความสะดวกให้ชําระเงินได้รวดเร็วขึ้น

• พัฒนากลยุทธ์การเรียกเก็บเงินแบบแบ่งระดับที่เริ่มต้นด้วยการแจ้งเตือนอย่างเป็นมิตรเมื่อใกล้ถึงวันครบกําหนดและยกระดับตามความเหมาะสม ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อติดตามสถานะใบแจ้งหนี้และรายงานบัญชีที่เลยกําหนดชําระ

การปฏิบัติตามข้อกําหนดและการรักษาความปลอดภัย

• อัปเดตระบบและขั้นตอนต่างๆ เป็นประจําเพื่อปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้องด้านการคุ้มครองข้อมูลและการเงิน (เช่น กฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคล [GDPR], การปฏิบัติตามกฎหมาย Sarbanes-Oxley [SOX]) เพื่อปกป้องข้อมูลของลูกค้าและหลีกเลี่ยงบทลงโทษทางกฎหมาย

• ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ขั้นสูงเพื่อปกป้องข้อมูลลูกค้าและข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนจากการละเมิด โดยเฉพาะในด้านการประมวลผลการชําระเงินและการจัดเก็บข้อมูล

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและเปิดรับคําติชม

• สร้างกลไกสําหรับรับคําติชมจากลูกค้าผ่านกระบวนการ O2C โดยใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

• หันมาใช้ระบบจัดการกระบวนการแบบคล่องตัว ซึ่งช่วยให้ธุรกิจปรับตัวได้อย่างรวดเร็วตามความคิดเห็นและสภาพตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป

วิธีดําเนินการตามขั้นตอนการสั่งซื้อถึงการรับเงินแบบอัตโนมัติ

การสร้างขั้นตอน O2C แบบอัตโนมัติจะช่วยเร่งกระบวนการทํางาน ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าได้ วิธีสร้างคอมโพเนนต์อัตโนมัติสําหรับกระบวนการ O2C แบบทีละขั้นตอนมีดังนี้

การประเมินความต้องการและเป้าหมาย

• เริ่มต้นโดยการวางแผนกระบวนการ O2C เพื่อระบุขั้นตอน จุดสัมผัส และการขึ้นต่อกันทั้งหมด ระบุส่วนที่อาจเกิดความล่าช้าหรือข้อผิดพลาด เป้าหมายทั่วไปสําหรับระบบอัตโนมัติ ได้แก่ การป้อนข้อมูล การออกใบแจ้งหนี้ และการเรียกเก็บเงิน

• กําหนดว่าความสําเร็จจะมีลักษณะเป็นอย่างไร โดยมีเป้าหมายที่วัดได้ ซึ่งอาจรวมถึงการลด DSO การเพิ่มคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า หรือลดต้นทุนแรงงานลง

การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม

• ลงทุนกับระบบ ERP ที่ผสานรวมการจัดการการเงิน การขาย และสินค้าคงคลัง เพื่ออํานวยความสะดวกให้กับการแชร์ข้อมูลและกระบวนการทํางานอัตโนมัติแบบเรียลไทม์

• ใช้ระบบ CRM เพื่อให้การโต้ตอบกับลูกค้าเป็นอัตโนมัติ รวมทั้งผสานการทํางานกับระบบ ERP เพื่อความสะดวกในการรับส่งข้อมูลของลูกค้า

• ติดตั้งเครื่องมือที่สร้างและส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเมื่อจัดส่งสินค้าหรือส่งมอบบริการ

• ใช้ AI คาดการณ์พฤติกรรมการชําระเงินของลูกค้าและ ML เพื่อทําให้กระบวนการตัดสินใจเป็นอัตโนมัติ

การผสานการทํางานและการนำไปใช้งาน

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่เลือกทั้งหมดสามารถเชื่อมต่อการทํางานได้อย่างง่ายดาย การดําเนินการนี้อาจต้องใช้การผสานการทํางานแบบมิดเดิลแวร์หรือออกแบบเอง เพื่อช่วยให้การส่งต่อข้อมูลระหว่างระบบเป็นไปอย่างราบรื่น

• ปรับงานที่ซ้ำๆ ให้เป็นอัตโนมัติ เช่น การป้อนคําสั่งซื้อ การตรวจสอบเครดิต การสร้างใบแจ้งหนี้ และการแจ้งเตือนการชําระเงิน ใช้เครื่องมือสร้างขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ เพื่อสร้างสถานการณ์ตามเงื่อนไขซึ่งทริกเกอร์การดําเนินการตามเหตุการณ์เฉพาะเจาะจง

• ก่อนที่จะติดตั้งใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ ให้ทําการทดสอบกระบวนการอัตโนมัติอย่างถี่ถ้วนเพื่อให้มั่นใจว่าทํางานได้ตามที่กําหนดไว้ โดยไม่ส่งผลกระทบต่อการดําเนินงาน

การจัดการการฝึกอบรมและการเปลี่ยนแปลง

• มอบการฝึกอบรมที่ครอบคลุมแก่พนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในแง่ของวิธีใช้ระบบใหม่และช่วยสร้างความเข้าใจในกระบวนการอัตโนมัติแบบใหม่

• จัดการการเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่อย่างรอบคอบเพื่อลดอุปสรรคที่เกิดจากพนักงาน อธิบายประโยชน์ของระบบอัตโนมัติและเน้นว่าจะช่วยให้ทำงานง่ายขึ้นอย่างไร (แทนที่จะมอบหมายบทบาทใหม่)

การติดตามตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพ

• หลังจากการติดตั้งใช้งานแล้ว ให้ตรวจสอบกระบวนการอัตโนมัติเพื่อยืนยันว่าทํางานได้อย่างถูกต้องและได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการ

• ชักชวนให้ผู้ใช้และลูกค้าแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของตนที่มีกับกระบวนการอัตโนมัติ เพื่อระบุสิ่งที่ต้องปรับปรุง

• ใช้ข้อมูลที่เก็บรวบรวมและคําติชมเพื่อปรับปรุงกลยุทธ์ของระบบอัตโนมัติ

การตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจถึงความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

• ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่รัดกุมเพื่อปกป้องระบบอัตโนมัติและข้อมูลที่จัดการ

• ตรวจสอบว่ากระบวนการอัตโนมัติทั้งหมดเป็นไปตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกระบวนการเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลและธุรกรรมทางการเงิน

การขยายและเพิ่มความครอบคลุม

• เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ก็ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันระบบอัตโนมัติสามารถจัดการปริมาณธุรกรรมที่เพิ่มขึ้นได้โดยไม่ลดประสิทธิภาพการทํางาน

• สำรวจจุดอื่นๆ ทั้งในและนอกกระบวนการ O2C ซึ่งระบบอัตโนมัติอาจมอบประโยชน์ได้

วิธีการทํางานของการสั่งซื้อถึงการรับเงินในหมู่ธุรกิจที่มีการชําระเงินตามรอบบิล

กระบวนการ O2C มีลักษณะเฉพาะในธุรกิจแบบสมัครใช้บริการ เนื่องจากลักษณะการทําธุรกรรมที่เกิดตามแบบแผนล่วงหน้าและความสัมพันธ์กับลูกค้าที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ขั้นตอนปกติของกระบวนการ O2C ในโมเดลการชําระเงินตามรอบบิลมีดังนี้

การได้ลูกค้าใหม่และกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน

• การลงทะเบียนสมัครใช้บริการ: ลูกค้าสมัครใช้บริการหรือผลิตภัณฑ์ผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ ทางโทรศัพท์ หรือผ่านแบบฟอร์มกระดาษ ลูกค้าเลือกแพ็กเกจการชําระเงินตามรอบบิล ป้อนรายละเอียดส่วนบุคคล และตั้งค่าวิธีการชําระเงิน

• การสร้างบัญชี: บัญชีลูกค้าได้รับการสร้างขึ้นในระบบ CRM และระบบการเรียกเก็บเงินของธุรกิจ บัญชีนี้จะติดตามรายละเอียดการชําระเงินตามรอบบิล รอบการเรียกเก็บเงิน และการติดต่อสื่อสารทั้งหมดกับลูกค้า

การจัดการคําสั่งซื้อ

• การยืนยันการชําระเงินตามรอบบิล: ระบบยืนยันคําสั่งซื้อ โดยปกติแล้วจะส่งอีเมลหรือการแจ้งเตือนถึงลูกค้าเพื่อแจกแจงรายละเอียดการชําระเงินตามรอบบิล ซึ่งรวมถึงระดับบริการ ค่าบริการ และความถี่ของการเรียกเก็บเงิน

• รายการคําสั่งซื้อ: ป้อนรายละเอียดการชําระเงินตามรอบบิล ซึ่งรวมถึงกําหนดเวลาการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า ลงในระบบการจัดการคําสั่งซื้อ

การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้

• การออกใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า: ระบบอัตโนมัติจะสร้างใบแจ้งหนี้ตามรอบการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า (รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี)

• การดําเนินการชําระเงินอัตโนมัติ: ระบบหักเงินอัตโนมัติจะเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตหรือบัญชีธนาคารของลูกค้าในแต่ละรอบการเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติ บริการแบบสมัครสมาชิกส่วนใหญ่จะตั้งค่าระบบอัตโนมัติเหล่านี้

การรับรู้รายรับ

• การจัดการรายได้ที่เลื่อนเวลาการตัดบัญชี: รายรับจากการชําระเงินตามรอบบิลจะได้รับการรับรู้เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในระหว่างที่มีการให้บริการ เนื่องจากโดยปกติแล้วคุณจะได้รับการชําระเงินตามรอบบิลล่วงหน้าสําหรับบริการที่ส่งมอบในช่วงเวลาหนึ่ง
  

การจัดส่งบริการ

• การจัดสรรบริการอย่างต่อเนื่อง: ธุรกิจที่มีการชําระเงินตามรอบบิลจะมอบคุณค่าอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึงซอฟต์แวร์ การจัดส่งผลิตภัณฑ์เป็นประจํา หรือบริการอันต่อเนื่อง

• การประกันคุณภาพ: ธุรกิจมีหน้าที่รักษาคุณภาพบริการให้สอดคล้องกัน เนื่องจากการหยุดชะงักใดๆ อาจนําไปสู่การยกเลิกใช้บริการ

การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า

• การสนับสนุนลูกค้าอย่างต่อเนื่อง: ธุรกิจให้การสนับสนุนลูกค้าอย่างต่อเนื่องเพื่อแก้ไขปัญหาและรักษาความพึงพอใจของลูกค้า

• อัปเดตบัญชี: ธุรกิจจะจัดการการอัปเดตการสมัครใช้บริการ เช่น การอัปเกรด การดาวน์เกรด หรือการยกเลิก

การต่ออายุและการรักษาลูกค้า

• การจัดการการต่ออายุ: ธุรกิจจะส่งการแจ้งเตือนและข้อเสนอเพื่อกระตุ้นให้ต่ออายุก่อนที่รอบการสมัครใช้บริการจะหมดอายุ

• การลดอัตราการเลิกใช้บริการ: ธุรกิจจะวิเคราะห์พฤติกรรมของลูกค้าเพื่อระบุผู้ที่มีความเสี่ยงที่จะยกเลิกและนํากลยุทธ์มาใช้เพื่อรักษาลูกค้าไว้

การเรียกเก็บเงินและการติดตามผลการชําระเงิน

• การจัดการการติดตามหนี้: ธุรกิจจะจัดการการชําระเงินที่เลยกําหนดผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและการติดต่อเพื่อติดตามเรื่อง
  

การวิเคราะห์และการรายงาน

• เมตริกประสิทธิภาพ: ธุรกิจจะตรวจสอบเมตริก เช่น รายรับที่เกิดขึ้นซ้ําต่อเดือน (MRR), มูลค่าตลอดอายุการใช้งานของลูกค้า (CLTV), อัตราการเลิกใช้บริการ และอัตราการรักษาลูกค้า เพื่อวัดผลการดําเนินงานของธุรกิจ และใช้ประกอบการตัดสินใจสําคัญ

• ความคิดเห็นและการปรับปรุง: ธุรกิจจะรวบรวมและวิเคราะห์ความคิดเห็นของลูกค้าเพื่อปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือบริการ รวมทั้งประสบการณ์ของลูกค้า