Quando una transazione Automatic Clearing House (ACH), come un deposito diretto o il pagamento di una bolletta, non può essere completata, l'istituto ricevente genera un codice di restituzione e lo reinvia attraverso la rete ACH. I codici di restituzioni ACH sono messaggi standardizzati che comunicano il motivo specifico di un pagamento non riuscito, ad esempio fondi insufficienti, un conto chiuso, un numero di routing non valido o un altro motivo. Le attività possono utilizzare questi codici per correggere il problema aggiornando le informazioni sul conto, contattando il cliente, modificando i processi interni e altro ancora.

Nacha dirige la rete ACH e impone alle attività di mantenere i tassi di restituzione ACH complessivi al di sotto del 15%. Di seguito verranno illustrate le cause delle restituzioni ACH, il loro impatto sulle attività, le spese di restituzione ACH e le best practice per la gestione delle restituzioni ACH.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cause frequenti delle restituzioni ACH
  
• Impatto delle restituzioni ACH sulle attività
  
• Spese di restituzione ACH
  
• Qual è la differenza tra una restituzione ACH e uno storno ACH?
  
• Come gestire elevati volumi di restituzioni ACH
  
• Best practice per la gestione delle restituzioni ACH
  

Cause frequenti delle restituzioni ACH

Le restituzioni ACH si verificano per numerosi motivi, ognuno dei quali è identificato da codici di restituzione specifici. Ecco alcuni codici di restituzione ACH comuni:

• Fondi insufficienti (R01): Il conto non dispone di fondi sufficienti a coprire la transazione.

• Conto chiuso (R02): La transazione ha portato a un conto chiuso.

• Nessun conto o impossibilità di localizzare il conto (R03): Il numero di conto non corrisponde a un conto esistente. Si tratta di un problema simile al problema del numero di conto non valido, ma di solito riguarda conti inesistenti.

• Numero di conto non valido (R04): Il numero di conto nella voce ACH non è corretto o non è formattato correttamente.

• Transazione non autorizzata (R07, R10): L'intestatario del conto non ha autorizzato correttamente la transazione o ha revocato l'autorizzazione.

• Interruzione ordine di pagamento (R08): L’intestatario del conto ha disposto l'interruzione del pagamento di un addebito ACH.

• Intestatario del conto deceduto (R15): L’intestatario del conto è deceduto. Gli istituti finanziari vengono a conoscenza del decesso e in genere non elaborano ulteriori transazioni.

Impatto delle restituzioni ACH sulle attività

In caso di restituzione di pagamenti ACH, le conseguenze e implicazioni per le attività sono le seguenti:

• Aumento del carico di lavoro amministrativo: Quando viene restituito un pagamento ACH, l’attività deve dedicare tempo e risorse per indagare sul motivo della restituzione, comunicare con il cliente e cercare di risolvere il problema.

• Ricavi ritardati: Le restituzioni ACH influiscono direttamente sul flusso di cassa di un'attività ritardando la ricezione dei fondi. Questo può essere particolarmente impegnativo per le piccole imprese o per quelle che operano con margini ristretti, in quanto può influire sulla loro capacità di coprire le spese operative o pagare i fornitori in tempo.

• Spese aggiuntive: Molte banche addebitano spese per le transazioni ACH restituite. Queste spese possono accumularsi, soprattutto se un'attività ha un volume elevato di restituzioni.

• Impatto sulle relazioni con i clienti: Frequenti restituzioni ACH possono mettere a dura prova le relazioni con i clienti. Anche le restituzioni dovute a errori del cliente possono riflettersi negativamente sull'attività se non gestite con delicatezza ed efficienza.

• Rischi reputazionali: Un numero eccessivo di problemi di pagamento, incluse le restituzioni ACH, può danneggiare la reputazione di un'attività. Se i clienti vedono un'attività come inaffidabile nella gestione delle transazioni, potrebbe perdere affari nonché la fiducia e lealtà dei clienti.

• Aumento del rischio di frode: Le restituzioni dovute a transazioni non autorizzate possono indicare problemi di frode. Le attività potrebbero dover rivedere le proprie misure di sicurezza per la raccolta e l'archiviazione dei dati di pagamento. La mancata protezione antifrode può portare a ulteriori perdite finanziarie e complicazioni legali.

• Interruzioni operative: Per le attività che si basano su flussi di cassa prevedibili come i servizi in abbonamento, le restituzioni ACH possono interrompere l'operatività. Ad esempio, le restituzioni ACH potrebbero avere un impatto sulla pianificazione e sul budget di un'attività, influenzando il suo processo decisionale o di investimento.

• Questioni legali e di conformità: Le attività devono rispettare le normative che regolano le transazioni ACH, comprese quelle relative alle frodi e alle autorizzazioni. Elevati tassi di restituzioni ACH potrebbero attirare il controllo normativo, portando potenzialmente a controlli o sanzioni se vengono rilevate pratiche improprie.

Spese di restituzione ACH

Le spese di restituzione ACH variano a seconda della banca o dell'istituto finanziario che elabora le transazioni. Ecco una panoramica dei tipi di spese di restituzione ACH che le attività potrebbero dover affrontare:

• Spese di restituzione: Le banche spesso addebitano una spese di restituzione quando una transazione ACH viene restituita per qualsiasi motivo. In questo modo la banca compensa le spese amministrativi associati alla gestione della transazione non riuscita.

• Commissione per fondi non sufficienti (NSF): Se un addebito ACH viene restituito per fondi insufficienti sul conto del pagatore, la banca del pagatore potrebbe addebitare una commissione NSF. Questa commissione è generalmente più alta delle spese di restituzione standard e può variare da $ 15 a $ 35. L'attività che tenta di riscuotere il pagamento può anche imporre una propria commissione NSF al pagatore per coprire le spese di gestione.

• Commissioni per interruzione pagamento: Se un pagatore richiede l'interruzione del pagamento per una transazione ACH, la sua banca può addebitare una commissione per l’interruzione del pagamento. Questa commissione può variare notevolmente, ma in genere è compresa tra $ 15 e $ 35.

• Commissioni di riavvio: Alcune banche addebitano una commissione se un'attività riavvia una transazione ACH dopo che è stata restituita. Queste commissioni sono generalmente basse, ma possono aumentare se vengono effettuati più tentativi per riscuotere il pagamento.

• Commissioni specifiche della banca: Diverse banche possono avere le proprie strutture tariffarie per le transazioni e restituzioni ACH. Queste potrebbero includere tariffe mensili per i servizi ACH, commissioni per l'elaborazione in batch o commissioni per la gestione speciale o l'elaborazione accelerata delle transazioni ACH.

Qual è la differenza tra una restituzione ACH e uno storno ACH?

Restituzioni ACH e storni ACH hanno scopi diversi e seguono processi diversi. Ecco un confronto tra i due processi.

Restituzioni ACH

Una restituzione ACH si verifica quando una transazione ACH non può essere elaborata e la banca ricevente invia la transazione alla banca di origine. Le restituzione sono conformi alle regole Nacha e devono essere avviate entro un determinato periodo di tempo dalla data di regolamento della transazione, di norma entro due giorni lavorativi.

Storni ACH

Uno storno ACH viene avviato dall'ordinante di una transazione ACH se rileva che è stato commesso un errore (ad esempio importo errato, transazione duplicata). L’ordinante può inviare una registrazione di storno per annullare la transazione errata. Gli storni devono inoltre rispettare le linee guida Nacha, che stabiliscono che devono essere avviati entro cinque giorni lavorativi dalla data della transazione originale e devono riguardare l'intero importo della transazione originale.

Come gestire elevati volumi di restituzioni ACH

La gestione di elevati volumi di restituzioni ACH può essere difficile. Ma con un approccio sistematico, le attività possono mitigare gli impatti negativi e migliorare i loro processi di pagamento.

Implementazione di misure di prevenzione

• Utilizza metodi di verifica efficaci come i micro depositi o servizi di verifica di terze parti per garantire l'accuratezza del conto prima di disporre i pagamenti.

• Implementa strumenti e software di convalida dei dati per convalidare i dati dei clienti, come i numeri di conto e i numeri di routing, per ridurre gli errori.

• Comunica chiaramente le spese e le conseguenze dei pagamenti restituiti per incoraggiare i clienti a ricontrollare le loro informazioni.

Semplificazione dell'elaborazione delle restituzioni

• Investi in software che automatizzino il processo di notifica delle restituzioni, comprese le comunicazioni con i clienti e la reportistica interna. Ciò può far risparmiare tempo e risorse sostanziali.

• Stabilisci flussi di lavoro chiari per la gestione delle restituzioni, delineando ruoli e responsabilità per ogni fase del processo, per garantire coerenza ed efficienza.

• Integra il sistema di elaborazione dei pagamenti con il software di contabilità o di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per semplificare la riconciliazione e la reportistica dei dati.

Coinvolgimento del cliente

• Avvisa tempestivamente i clienti in merito alla restituzione dei pagamenti, spiegandone il motivo e fornendo istruzioni su come risolvere il problema.

• Offri modalità di pagamento alternative come carte di credito e di debito ai clienti che hanno subito diverse restituzioni ACH.

• Valuta l'offerta di piani di pagamento flessibili o periodi di grazia ai clienti in difficoltà finanziarie temporanee.

Monitoraggio e miglioramento continui

• Monitora regolarmente i tassi di restituzione e stabilisci parametri di riferimento per misurare i progressi.

• Analizza i dati sulle restituzioni per riconoscere i problemi ricorrenti o le aree di miglioramento nei processi di pagamento.

• Raccogli feedback dai clienti e dal personale per identificare le sfide e le potenziali soluzioni.

Assistenza esterna

• Collabora con un elaboratore di pagamenti specializzato nell'elaborazione di ACH e che offre solide funzionalità di assistenza e di gestione delle restituzioni.

• In caso di un volume elevato di articoli restituiti non pagati, è opportuno prendere in considerazione la possibilità di collaborare con un'agenzia di riscossione per recuperare i saldi in sospeso.

• Chiedi consiglio a esperti del settore o consulenti specializzati in conformità e ottimizzazione ACH.

Best practice per la gestione delle restituzioni ACH

Ecco alcune best practice che possono aiutare a gestire e ridurre al minimo le restituzioni ACH.

Conoscenza dei codici di restituzione ACH

• Assicurati che il tuo team capisca cosa significa ogni codice di restituzione ACH e sia in grado come gestirlo.

• Aggiorna regolarmente le tue politiche in linea con le linee guida e le regole più recenti.

Doppia verifica dei dati bancari

• Usa assegni come piccoli depositi di prova per verificare i dati bancari prima di elaborare le transazioni.

• Prendi in considerazione l'utilizzo di servizi che eseguono controlli dei dati bancari in tempo reale. Questo può ridurre notevolmente i tassi di restituzione.

Comunicazione con i clienti

• Comunica in anticipo ai clienti quando effettuerai l'addebito sul loro conto. Questo promemoria dà loro il tempo di verificare di avere fondi sufficienti.

• Educa i clienti sulle loro responsabilità e sul processo ACH per ridurre al minimo incomprensioni e restituzioni non autorizzate.

• Affronta rapidamente i problemi per mantenere i clienti soddisfatti e prevenire problemi futuri.

Ottenimento di un’autorizzazione adeguata

• Chiedi sempre l'autorizzazione scritta dei clienti per l'importo e il programma dei prelievi. Conserva questi registri per risolvere rapidamente eventuali contestazioni.
  

Attenzione agli schemi

• Tieni d'occhio le restituzioni per vedere se c'è un problema ricorrente da risolvere.

• Analizza i dati di ritorno e segnala i problemi sottostanti in modo da poter prevenire problemi futuri.

Consapevolezza delle commissioni

• Ricerca le spese associati alle restituzioni ACH e includili nel tuo budget.

• Se gestisci molte transazioni, negozia condizioni tariffarie migliori con la tua banca.

Utilizzo della tecnologia

• Automatizza quando possibile per ridurre gli errori e semplificare la gestione delle transazioni.

• Integra l'elaborazione dei pagamenti con il tuo software di contabilità per migliorare la precisione e ridurre gli errori manuali.