Quando uma transação da Câmara de Compensação Automatizada (ACH), como um depósito direto ou pagamento de fatura, não pode ser concluída, a instituição recebedora gera um código de devolução e o envia de volta pela rede ACH. Os códigos de devolução ACH são mensagens padronizadas que comunicam o motivo específico da falha do pagamento, seja por insuficiência de fundos, conta encerrada, routing number inválido ou outro motivo. As empresas podem usar esses códigos para corrigir o problema, atualizando informações da conta, entrando em contato com o cliente, ajustando processos internos e muito mais.

A Nacha administra a rede ACH e determina que as empresas mantenham suas taxas gerais de devolução ACH abaixo de 15%. A seguir, vamos abordar o que causa devoluções ACH, seus impactos sobre as empresas, as tarifas de devolução ACH e as práticas recomendadas para tratá-las.

O que você verá neste artigo?

• Motivos comuns para devoluções ACH
  
• Como as devoluções ACH impactam as empresas
  
• Tarifas de devolução ACH
  
• Qual é a diferença entre uma devolução ACH e uma anulação ACH?
  
• Qual é a diferença entre devolver e cancelar pagamentos ACH?
  
• Como gerenciar altos volumes de devoluções ACH
  
• Práticas recomendadas para tratar e reduzir devoluções ACH
  
• Como o Stripe Payments pode ajudar
  

Motivos comuns para devoluções ACH

As devoluções ACH acontecem por vários motivos, cada um deles identificado por códigos de devolução específicos. Esses códigos são usados para resolver devoluções ACH. Veja alguns códigos de devolução ACH mais comuns:

• Fundos insuficientes (R01): A conta não tem fundos suficientes para cobrir a transação.

• Conta encerrada (R02): A transação foi direcionada a uma conta encerrada.

• Conta inexistente ou impossível de localizar (R03): O número da conta não corresponde a uma conta existente. Isso é parecido com problemas de número de conta inválido, mas normalmente envolve contas inexistentes.

• Número de conta inválido (R04): O número da conta na entrada ACH está incorreto ou formatado de forma inadequada.

• Transação não autorizada (R07, R10): O titular da conta não autorizou corretamente a transação ou revogou a autorização.

• Ordem de sustação de pagamento (R08): O titular da conta registrou uma ordem de sustação de pagamento em um débito ACH.

• Titular da conta falecido (R15): O titular da conta faleceu. As instituições financeiras tomam conhecimento do falecimento e normalmente deixam de processar transações adicionais.

Como as devoluções ACH impactam as empresas

Um pagamento ACH devolvido pode gerar uma tarifa para ambas as partes e também causar outros problemas para uma empresa. Estas são as consequências e implicações que as empresas enfrentam quando pagamentos ACH são devolvidos:

• Aumento da carga administrativa: Quando um pagamento ACH é devolvido, a empresa precisa gastar tempo e recursos para investigar o motivo da devolução, se comunicar com o cliente e tentar resolver o problema.

• Receita atrasada: As devoluções ACH afetam diretamente o fluxo de caixa da empresa ao atrasar o recebimento de fundos. Isso pode ser especialmente desafiador para pequenas empresas ou para aquelas que operam com margens apertadas, já que pode comprometer sua capacidade de cobrir despesas operacionais ou pagar fornecedores em dia.

• Tarifas adicionais: Muitos bancos cobram tarifas por transações ACH devolvidas. Essas cobranças por devolução ACH podem se acumular, especialmente se a empresa tiver um alto volume de devoluções.

• Impacto no relacionamento com clientes: Os pagamentos ACH são a base do sistema financeiro americano, com 93% dos trabalhadores optando por receber seus salários por meio desse sistema. Sendo assim, devoluções ACH frequentes podem desgastar o relacionamento com clientes. Mesmo devoluções causadas por erro do cliente podem gerar uma percepção negativa da empresa, se não forem tratadas com tato e eficiência.

• Riscos reputacionais: Problemas excessivos com pagamentos, incluindo devoluções ACH, podem prejudicar a reputação de uma empresa. Se clientes perceberem que a empresa não é confiável para tratar transações, ela poderá perder negócios, confiança e lealdade dos clientes. Isso é especialmente crítico porque empresas americanas dependem fortemente da rede ACH, com 7,3 bilhões de pagamentos B2B processados via ACH em 2024.

• Aumento do risco de fraude: A fraude é uma preocupação para muitos tipos de empresas, com 63% das organizações relatando ter enfrentado fraude com cheques em 2024. Os pagamentos ACH também não estão imunes à fraude, e devoluções por transações não autorizadas podem indicar problemas com transações fraudulentas. As empresas talvez precisem reavaliar suas medidas de segurança para coletar e armazenar informações de pagamento. Deixar de se proteger contra fraude pode levar a mais perdas financeiras e complicações jurídicas.

• Interrupções operacionais: Para empresas que dependem de fluxo de caixa previsível, como serviços por assinatura, as devoluções ACH podem prejudicar a operação. Por exemplo, cobranças por devolução ACH podem afetar o planejamento e o orçamento da empresa, influenciando decisões e investimentos.

• Questões jurídicas e de conformidade: As empresas precisam cumprir as regulamentações que regem transações ACH, incluindo aquelas relacionadas a fraude e autorização. Altas taxas de devolução ACH podem atrair escrutínio regulatório, potencialmente levando a auditorias ou penalidades se forem descobertas práticas inadequadas.

Tarifas de devolução ACH

As tarifas de devolução ACH variam conforme o banco ou a instituição financeira que processa as transações. Veja uma visão geral dos tipos de tarifas de devolução ACH que as empresas podem enfrentar:

• Tarifas de devolução: Os bancos costumam cobrar uma tarifa de devolução quando uma transação ACH é devolvida por qualquer motivo. Essas tarifas geralmente ficam entre US$ 2 e US$ 5, embora alguns tipos de devolução possam gerar penalidades maiores. Isso compensa o banco pelos custos administrativos associados ao tratamento da transação com falha.

• Tarifas por fundos insuficientes (NSF): Se um débito ACH for devolvido por insuficiência de fundos na conta do pagador, o banco do pagador pode cobrar uma tarifa NSF. Essa tarifa costuma ser mais alta que uma tarifa de devolução padrão e pode variar de US$ 15 a US$ 35. A empresa que tenta recolher o pagamento também pode impor sua própria tarifa NSF ao pagador para cobrir seus custos de tratamento.

• Tarifas de sustação de pagamento: Se um pagador solicitar sustação de pagamento em uma transação ACH, o banco dele poderá cobrar uma tarifa de sustação. Essa tarifa pode variar bastante, mas normalmente fica entre US$ 15 e US$ 35.

• Tarifas de reiniciação: Alguns bancos cobram uma tarifa se uma empresa reiniciar uma transação ACH depois que ela tiver sido devolvida. Essas tarifas geralmente são baixas, mas podem se acumular se várias tentativas forem feitas para recolher o pagamento.

• Tarifas específicas do banco: Bancos diferentes podem ter suas próprias estruturas tarifárias para transações e devoluções ACH. Isso pode incluir tarifas mensais por serviços ACH, tarifas de processamento em lote ou tarifas por tratamento especial ou processamento acelerado de transações ACH.

Qual é a diferença entre uma devolução ACH e uma anulação ACH?

As devoluções ACH e as anulações ACH atendem a finalidades diferentes e seguem processos distintos. Abaixo, uma comparação entre os dois processos.

Devoluções ACH

Uma devolução ACH acontece quando uma transação ACH não pode ser processada e o banco recebedor envia a transação de volta ao banco de origem. As devoluções seguem as regras da Nacha e devem ser iniciadas dentro de um período específico a partir da data de liquidação de fundos da transação, normalmente em até dois dias bancários. As tarifas de devolução ACH podem variar de US$ 2 a US$ 5 por transação.

Anulações ACH

Uma anulação ACH é iniciada pelo originador de uma transação ACH quando ele identifica que houve um erro (por exemplo, valor incorreto, transação duplicada). O originador pode enviar um lançamento de anulação para desfazer a transação incorreta. As anulações também devem seguir as diretrizes da Nacha, que determinam que elas sejam iniciadas em até cinco dias bancários após a data da transação original e pelo valor integral da transação original. As tarifas médias de estorno ACH podem variar entre US$ 5 e US$ 25.

Qual é a diferença entre devolver e cancelar pagamentos ACH?

Devolver pagamentos ACH e cancelá-los são duas ações distintas, que se referem a etapas e mecanismos diferentes no processo de pagamento ACH. Aqui está uma visão geral das principais diferenças.

Devolução de pagamentos ACH

A devolução de um pagamento ACH ocorre depois que a transação já foi processada e liquidada. As devoluções não ficam a critério do remetente: a instituição financeira recebedora (o banco no qual os fundos deveriam ser depositados ou retirados) é quem as inicia quando há algum problema com a transação. A devolução deve ser processada de acordo com as regras da Nacha, que também especificam os prazos e as condições em que uma devolução pode ser feita. Ela também gera uma tarifa, que normalmente varia de US$ 2 a US$ 5 por transação.

Cancelamento de pagamentos ACH

O cancelamento de um pagamento ACH interrompe a transação antes que ela seja totalmente processada ou liquidada. Se um remetente decidir interromper um pagamento que ele iniciou, poderá cancelá-lo desde que aja antes da liquidação de fundos. Se a transação ACH já tiver sido processada e os fundos estiverem na fase de compensação, é improvável que ele consiga interromper ou cancelar o pagamento. As tarifas de cancelamento ou sustação de pagamento podem variar entre US$ 15 e US$ 25.

Como gerenciar altos volumes de devoluções ACH

Entre 2023 e 2024, o volume de pagamentos ACH cresceu 6,7% e totalizou 33,6 bilhões de transações. Gerenciar altos volumes de devoluções ACH pode ser difícil. Mas, com uma abordagem sistemática, empresas podem mitigar os impactos negativos e aprimorar seus processos de pagamento.

Implemente medidas de prevenção

• Use métodos fortes de verificação, como microdepósitos ou serviços de verificação de terceiros, para garantir a precisão da conta antes de iniciar pagamentos.

• Implemente ferramentas e softwares de validação de dados para validar informações dos clientes, como números de conta e routing number, a fim de reduzir erros.

• Comunique claramente as tarifas e as consequências de pagamentos devolvidos para incentivar clientes a conferirem seus dados antes.

Simplifique o processamento das devoluções

• Invista em software que automatize o processo de notificação de devolução, incluindo comunicação com clientes e relatórios internos. Isso pode economizar tempo e recursos de forma substancial.

• Estabeleça fluxos de trabalho claros para tratar devoluções, definindo funções e responsabilidades para cada etapa do processo.

• Integre seu sistema de processamento de pagamentos ao seu software de contabilidade ou de gestão de relacionamento com clientes (CRM) para simplificar a reconciliação de dados e os relatórios.

Relacionamento com clientes

• Avise clientes prontamente sobre pagamentos devolvidos, explicando o motivo e fornecendo instruções sobre como resolver a situação.

• Ofereça formas de pagamento alternativas, como cartões de crédito e cartões de débito, a clientes que já tenham enfrentado múltiplas devoluções ACH.

• Considere oferecer planos de pagamento flexíveis ou períodos de tolerância para clientes que estejam passando por dificuldades financeiras temporárias.

Monitoramento e melhoria contínuos

• Monitore regularmente suas taxas de devolução e estabeleça referências para medir o progresso.

• Analise os dados de devolução para identificar problemas recorrentes ou áreas de melhoria nos seus processos de pagamento.

• Reúna feedback de clientes e da equipe para identificar desafios e possíveis soluções.

Considere suporte externo

• Faça parceria com um processador de pagamentos especializado em processamento ACH e que tenha ferramentas e suporte sólidos para gestão de devoluções.

• Se você tiver um alto volume de itens devolvidos e não pagos, considere fazer parceria com uma agência de cobrança para recuperar saldos em aberto.

• Busque orientação de especialistas do setor ou consultores especializados em conformidade e otimização de ACH.

Práticas recomendadas para tratar e reduzir devoluções ACH

A seguir, algumas práticas recomendadas que podem ajudar você a gerenciar e minimizar devoluções ACH.

• Treine sua equipe sobre os códigos de devolução ACH mais comuns. Isso inclui o significado de cada código e a forma correta de tratar cada um deles. Também vale atualizar regularmente suas políticas e treinamentos para acompanhar as orientações mais recentes da ACH.
  
• Use pequenos depósitos de teste antes de processar transações. Você pode usar pequenos depósitos para verificar os dados bancários antes de um pagamento ser processado. Além disso, também pode recorrer a serviços que fazem verificações de dados bancários em tempo real, o que pode reduzir significativamente as taxas de devolução.
  
• Comunique-se com clientes de forma proativa. Avise com antecedência que você fará o débito nas contas deles, dando tempo suficiente para confirmarem que têm fundos para cobrir a transação. Você também pode orientar clientes sobre os prazos do ACH e sobre suas responsabilidades.
  
• Obtenha a autorização adequada. Sempre colete e armazene a aprovação assinada do cliente para o valor e o cronograma da transação.
  
• Acompanhe os motivos das devoluções e fique atento a padrões. Você pode usar devoluções anteriores para ajudar a identificar e sinalizar problemas recorrentes ou outras falhas.
  
• Pesquise os custos do ACH e inclua-os no seu orçamento. Tenha clareza sobre o gasto total com tarifas de devolução e considere negociar melhores condições se o seu volume for alto.
  
• Use automação e integração com plataformas para ganhar eficiência. Automatizar, sempre que possível, pode ajudar a reduzir erros e simplificar o tratamento das transações. Integrar o processamento de pagamentos com plataformas contábeis também pode melhorar a precisão da escrituração.
  

Como o Stripe Payments pode ajudar

Stripe Payments permite que empresas configurem e aceitem mais de 125 formas de pagamento, incluindo Transferências de Crédito ACH. Ele oferece uma solução de pagamentos global e unificada que ajuda qualquer empresa — de Startups em expansão a corporações globais — a aceitar pagamentos online, presenciais e no mundo inteiro.

O Stripe Payments pode ajudar você a:

• Reconciliar pagamentos automaticamente: Reconciliar com facilidade Transferências de Crédito ACH com um pagamento ou uma fatura específicos usando um mecanismo automático de reconciliação que utiliza contas bancárias virtuais para cada cliente e ferramentas de solução de problemas.

• Simplificar reembolsos: Fazer reembolsos ou devolver fundos excedentes ao cliente.

• Otimizar sua experiência de checkout: Criar uma experiência do cliente sem atritos e economizar milhares de horas de engenharia com interfaces de pagamento pré-criadas e o Link, a carteira digital da Stripe.

• Expandir para novos mercados com mais rapidez: Alcançar clientes em todo o mundo e reduzir a complexidade e o custo da gestão multimoeda com opções de pagamento internacionais, disponíveis em 195 países e em mais de 135 moedas.

• Unificar pagamentos presenciais e online: Construir uma experiência de unified commerce em canais online e presenciais para personalizar interações, recompensar a fidelidade e aumentar a receita.

• Melhorar o desempenho dos pagamentos: Aumentar a receita com uma gama de ferramentas de pagamento personalizáveis e fáceis de configurar, incluindo proteção contra fraudes no-code e funções avançadas para melhorar as taxas de autorização.

• Avançar mais rápido com uma plataforma flexível e confiável para crescer: Construir sobre uma plataforma criada para acompanhar sua escalabilidade, com 99,999% de disponibilidade e confiabilidade líder do setor.

Saiba mais sobre como o Stripe Payments pode potencializar seus pagamentos online e presenciais ou comece já.