När en Automatic Clearing House-transaktion (ACH), t.ex. en direktinsättning eller betalning av en räkning, inte kan genomföras, genererar det mottagande institutet en returkod och skickar tillbaka den via ACH-nätverket. ACH-returkoder är standardiserade meddelanden som kommunicerar den specifika orsaken till en misslyckad betalning, oavsett om det är otillräckligt saldo, ett avslutat konto, ett ogiltigt clearingnummer eller någon annan orsak. Företag kan använda dessa koder för att åtgärda problemet genom att uppdatera kontoinformation, kontakta kunden, justera interna processer och mer.

Nacha styr ACH-nätverket och kräver att företag håller sina totala andel ACH-returer under 15 %. Nedan tar vi upp vad som orsakar ACH-returer, deras konsekvenser för företag, avgifter för ACH-returer och bästa praxis för hantering av ACH-returer.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vanliga orsaker till ACH-returer
  
• Hur ACH-returer påverkar företag
  
• Avgifter för ACH-returer
  
• Vad är skillnaden mellan en ACH-retur och en ACH-återföring?
  
• Hur man hanterar stora volymer ACH-returer
  
• Bästa praxis för hantering av ACH-returer
  

Vanliga orsaker till ACH-returer

ACH-returer uppstår av många anledningar, som var och en identifieras genom specifika returkoder. Här är några vanliga ACH-returkoder:

• Otillräckliga medel (R01): Kontot har inte tillräckliga medel för att täcka transaktionen.

• Avslutat konto (R02): Transaktionen ledde till ett avslutat konto.

• Inget konto eller kan inte hitta konto (R03): Kontonumret motsvarar inte ett befintligt konto. Detta liknar problem med ogiltiga kontonummer, men involverar vanligtvis konton som inte finns.

• Ogiltigt kontonummer (R04): Kontonumret i ACH-transaktionen är felaktigt eller felaktigt formaterat.

• Obehörig transaktion (R07, R10): Kontoinnehavaren godkände inte transaktionen korrekt eller så har hen återkallat auktoriseringen.

• Stoppa betalning (R08): Kontoinnehavaren har begärt betalningsstopp på en ACH Debit-transaktion.

• Kontoinnehavare avliden (R15): Kontoinnehavaren har avlidit. Finansinstitut får kännedom om dödsfallet och behandlar vanligtvis inte några ytterligare transaktioner.

Hur ACH-returer påverkar företag

Företag upplever dessa konsekvenser när ACH-betalningar returneras:

• Ökad administrativ arbetsbörda: När en ACH-betalning returneras måste ett företag lägga tid och resurser på att undersöka orsaken till returen, kommunicera med kunden och försöka lösa problemet.

• Försenade intäkter: ACH-returer påverkar direkt ett företags kassaflöde genom att fördröja mottagandet av medel. Detta kan vara särskilt utmanande för småföretag eller de som arbetar med snäva marginaler, eftersom det kan påverka deras förmåga att täcka driftskostnader eller betala leverantörer i tid.

• Ytterligare avgifter: Många banker tar ut avgifter för returnerade ACH-transaktioner. Dessa avgifter kan växa, särskilt om ett företag har en hög returvolym.

• Påverkan på kundrelationer: Frekventa ACH-returer kan påverka kundrelationer negativt. Även returer på grund av kundfel kan ge en dålig bild av verksamheten om de inte hanteras taktfullt och effektivt.

• Risker för anseende: Stora mängder betalningsproblem, inklusive ACH-returer, kan skada ett företags anseende. Om kunder får uppfattningen att ett företag hanterar transaktioner på ett opålitligt sätt kan företaget förlora affärer och kunders förtroende och lojalitet.

• Ökad risk för bedrägerier: Returer på grund av ej auktoriserade transaktioner kan tyda på problem med bedrägeri. Företag kan behöva se över sina säkerhetsåtgärder för insamling och lagring av betalningsinformation. Underlåtenhet att skydda mot bedrägeri kan leda till ytterligare ekonomiska förluster och rättsliga komplikationer.

• Driftstörningar: För företag som är beroende av ett förutsägbart kassaflöde som abonnemangstjänster kan ACH-returer störa verksamheten. Till exempel kan ACH-returer påverka ett företags planering och budgetarbete, vilket får konsekvenser för beslutsfattande eller investeringar.

• Rättsliga frågor och efterlevnadsfrågor: Företag måste följa regler som reglerar ACH-transaktioner, inklusive de som rör bedrägeri och auktorisering. Höga nivåer av ACH-returer kan leda till granskning av tillsynsmyndigheter, vilket kan resultera i revisioner eller påföljder om felaktiga metoder upptäcks.

Avgifter för ACH-returer

Avgifterna för ACH-returer varierar beroende på vilken bank eller finansinstitut som behandlar transaktionerna. Här följer en översikt över de typer av ACH-returavgifter som företag kan stöta på:

• Returavgifter: Banker tar ofta ut en returavgift när en ACH-transaktion returneras av någon anledning. Detta kompenserar banken för de administrativa kostnaderna i samband med hanteringen av den misslyckade transaktionen.

• Avgifter för otillräckliga medel (NSF-avgift): Om en ACH Debit returneras för otillräckliga medel på betalarens konto kan betalarens bank ta ut en avgift för otillräckliga medel. Denna avgift är i allmänhet högre än en vanlig returavgift och kan variera mellan 15–35 USD. Företaget som försöker debitera betalningen kan också ta ut en egen NSF-avgift av betalaren för att täcka sina hanteringskostnader.

• Avgifter för stoppad betalning: Om en betalare begär att en betalning stoppas för en ACH-transaktion kan hens bank ta ut en avgift för att stoppa betalningen. Denna avgift kan variera kraftigt men ligger vanligtvis mellan på 15–35 USD.

• Avgifter för att initiera transaktioner på nytt: Vissa banker tar ut en avgift om ett företag initierar en ACH-transaktion på nytt efter att den returnerats. Dessa avgifter är vanligtvis låga men kan bli höga om flera försök görs för att debitera betalningen.

• Bankspecifika avgifter: Olika banker kan ha sina egna avgiftsstrukturer för ACH-transaktioner och ACH-returer. Dessa kan inkludera månadsavgifter för ACH-tjänster, batchbearbetningsavgifter eller avgifter för speciell hantering eller snabbare behandling av ACH-transaktioner.

Vad är skillnaden mellan en ACH-retur och en ACH-återföring?

ACH-returer och ACH-återföringar tjänar olika syften och följer olika processer. Här är en jämförelse av båda processerna.

ACH-returer

En ACH-retur inträffar när en ACH-transaktion inte kan behandlas och den mottagande banken skickar tillbaka transaktionen till den ursprungliga banken. Returer följer Nacha-regler och måste initieras inom en angiven tidsram från transaktionens avräkningsdatum, normalt inom två bankdagar.

Återföringar av ACH

En ACH-återföring initieras av den som initierade en ACH-transaktion om den upptäcker att förekommer ett fel (t.ex. fel belopp, duplicerad transaktion). Den som initierade transaktionen kan skicka en återföringspost för att ångra den felaktiga transaktionen. Återföringar måste också följa Nachas riktlinjer, som anger att de måste initieras inom fem bankdagar från det ursprungliga transaktionsdatumet och måste omfatta hela beloppet för den ursprungliga transaktionen.

Hur man hanterar stora volymer ACH-returer

Det kan vara svårt att hantera höga volymer ACH-returer, men med ett systematiskt tillvägagångssätt kan företag begränsa de negativa effekterna och förbättra sina betalningsprocesser.

Vidta förebyggande åtgärder

• Använd starka verifieringsmetoder som mikroinsättningar eller verifieringstjänster från tredje part för att säkerställa att kontot är korrekt innan betalningar initieras.

• Implementera verktyg och programvara för datavalidering för att validera kunduppgifter, t.ex. kontonummer och clearingnummer, för att minska antalet fel.

• Kommunicera tydligt avgifter och konsekvenser för returnerade betalningar för att uppmuntra kunder att alltid kontrollera sin information.

Förenkla hanteringen av returer

• Investera i programvara som automatiserar aviseringsprocessen för returer, inklusive kundkommunikation och intern rapportering. Detta kan spara mycket tid och resurser.

• Upprätta tydliga arbetsflöden för hantering av returer som beskriver roller och ansvarsområden för varje steg i processen för att säkerställa ett konsekvent och effektivt tillvägagångssätt.

• Integrera ditt system för betalningsbehandling med din programvara för redovisning eller ditt CRM-system för att förenkla avstämning och rapportering av data.

Kundengagemang

• Meddela kunderna omgående om returnerade betalningar, förklara orsaken och ge instruktioner om hur problemet kan lösas.

• Erbjud alternativa betalningsmetoder som kreditkort och bankkort till kunder som har upplevt flera ACH-returer.

• Överväg att erbjuda flexibla betalningsplaner eller amorteringsfria perioder till kunder som upplever tillfälliga ekonomiska svårigheter.

Kontinuerlig övervakning och förbättring

• Övervaka regelbundet andelen returnerade transaktioner och sätt riktmärken för att mäta framstegen.

• Analysera returdata för att identifiera återkommande problem eller förbättringsområden i dina betalningsprocesser.

• Be om feedback från kunder och personal för att identifiera utmaningar och potentiella lösningar.

Överväg att använda extern support

• Samarbeta med en betalleverantör som är specialiserad på behandling av ACH-transaktioner och har funktionsrika verktyg och bra support för returhantering.

• Om du har en stor volym av obetalda returnerade varor kan du överväga att samarbeta med ett inkassoföretag för att driva in utestående fordringar.

• Sök råd från branschexperter eller konsulter som är specialiserade på efterlevnad och optimering för ACH.

Bästa praxis för hantering av ACH-returer

Här följer några tips avseende bästa praxis som kan hjälpa dig att hantera och minimera ACH-returer.

Känn till dina returkoder för ACH

• Se till att ditt team förstår vad varje ACH-returkod betyder och hur man hanterar den.

• Uppdatera dina policyer regelbundet i linje med de senaste riktlinjerna och reglerna.

Kontrollera bankuppgifter

• Använd kontroller som små testinsättningar för att verifiera bankuppgifter innan transaktioner behandlas.

• Överväg att använda tjänster som erbjuder kontroll av bankuppgifter i realtid. Detta kan avsevärt minska andelen returer.

Kommunicera med kunder

• Meddela kunderna i förväg att du kommer att debitera deras konton. Den här påminnelsen ger dem tid att bekräfta att de har tillräckliga medel.

• Informera kunder om deras ansvar och ACH-processen för att minimera missförstånd och ej auktoriserade returer.

• Ta itu med problem snabbt för att hålla kunderna nöjda och förhindra framtida problem.

Se till att ha korrekt auktorisering

• Få alltid skriftligt tillstånd från kunderna för belopp och schema för debiteringar. Håll dessa uppgifter uppdaterade för att snabbt lösa eventuella tvister.
  

Titta efter mönster

• Håll ett öga på returer för att se om det finns ett återkommande problem som behöver åtgärdas.

• Analysera returdata och flagga underliggande problem så att du kan förhindra dem i framtiden.

Känn till avgifterna

• Se till att du vet kostnaderna för ACH-returer och inkludera dem i din budget.

• Om du hanterar många transaktioner kan du förhandla fram bättre avgiftsvillkor med din bank.

Använd teknik

• Automatisera processer när det är möjligt för att minska fel och förenkla transaktionshanteringen.

• Integrera betalningsbehandling med ditt bokföringsprogram för att förbättra noggrannheten och minska antalet manuella misstag.