当无法完成直接存款或账单支付等自动清算所 (ACH) 交易时，接收机构会生成一个退款代码并通过 ACH 网络发送回去。ACH 退款代码是标准化消息，用于传达付款失败的具体原因，无论是资金不足、账户关闭、路由号码无效还是其他原因。企业可以使用这些代码通过更新帐户信息、联系客户、调整内部流程等来纠正问题。

Nacha 负责管理 ACH 网络，并要求企业将其整体 ACH 退款率保持在 15% 以下。下面，我们将介绍导致 ACH 退款的原因、它们对企业的影响、ACH 退款费用以及处理 ACH 退款的最佳实践。

目录

• ACH 退款的常见原因
  
• ACH 退款如何影响企业
  
• ACH 退款费用
  
• ACH 退款和 ACH 撤销有什么区别？
  
• 如何管理大量 ACH 退款
  
• 处理 ACH 退款的最佳实践
  

ACH 退款的常见原因

发生 ACH 退款的原因有很多，每个原因都由特定退款代码标识。以下是一些常见的 ACH 退款代码：

• 资金不足 (R01)：该账户没有足够的资金来支付交易费用。

• 已关闭账户 (R02)：该交易导致账户关闭。

• 没有帐户或无法找到帐户 (R03)：该帐号与现有帐户不对应。这类似于无效帐号问题，但通常涉及不存在的帐户。

• 帐号无效 (R04)：ACH 条目中的帐号不正确或格式不正确。

• 未经授权的交易（R07、R10）：账户持有人未正确授权交易或已撤销授权。

• 停止支付指令 (R08)：账户持有人已对 ACH 借记下达停止付款指令。

• 账户持有人已去世 (R15)：账户持有人已去世。金融机构得知死亡消息后，通常不会处理任何其他交易。

ACH 退款如何影响企业

退回 ACH 支付时，企业会遇到以下后果和影响：

• 管理工作量增加：当 ACH 付款被退回时，企业必须花费时间和资源调查退回的原因，与客户沟通，并尝试解决问题。

• 推迟收入：ACH 退款通过推迟收到资金直接影响企业的现金流。这对于小型企业或利润微薄的企业来说尤其具有挑战性，因为这可能会影响他们支付运营费用或按时向供应商付款的能力。

• 额外费用：许多银行对退回的 ACH 交易收取费用。这些费用可能会累积，尤其是在企业退款量很大的情况下。

• 对客户关系的影响：频繁的 ACH 退款可能会使客户关系紧张。即使由于客户错误而导致的退款，如果处理不当，也会对业务产生不良影响。

• 声誉风险：过多的付款问题，包括 ACH 退款，可能会损害企业的声誉。如果客户认为一家公司在处理交易方面不可靠，它可能会失去业务以及客户的信任和忠诚度。

• 欺诈风险增加：由于未经授权的交易而导致的退款可能表明存在欺诈问题。企业可能需要重新评估其收集和存储支付信息的安全措施。未能防止欺诈可能导致进一步的财务损失和法律问题。

• 运营中断：对于依赖订阅服务等可预测现金流的企业，ACH 退款可能会扰乱运营。例如，ACH 退款可能会影响企业的规划和预算，从而影响其决策或投资。

• 法律和合规问题：企业必须遵守有关 ACH 交易的法规，包括与欺诈和授权相关的法规。高 ACH 退款率可能会引起监管审查，如果发现不当行为，可能会导致审计或处罚。

ACH 退款费用

ACH 退款费用因处理交易的银行或金融机构而异。以下是企业可能面临的 ACH 退款费用类型的概述：

• 退款费用：当 ACH 交易因任何原因退回时，银行通常会收取退款费。这补偿了银行与处理失败交易相关的管理成本。

• 资金不足 (NSF) 费用：如果因付款人账户中的资金不足而退回 ACH 借记，则付款人的银行可能会收取 NSF 费用。该费用通常高于标准退款费用，范围从 15 美元到 35 美元不等。试图收取付款的企业还可以向付款人收取自己的 NSF 费用，以支付其处理成本。

• 停止支付费用：如果付款人要求停止支付 ACH 交易，他们的银行可以收取停止支付费用。这笔费用可能会有很大差异，但通常在 15 美元到 35 美元之间。

• 重新启动费用：如果企业在退回 ACH 交易后重新发起交易，一些银行会收取费用。这些费用通常很低，但如果多次尝试收取付款，这些费用可能会增加。

• 银行特定费用：不同的银行可以对 ACH 交易和退款有自己的费用结构。这些可能包括 ACH 服务的月费、批处理费或特殊处理或加急处理 ACH 交易的费用。

ACH 退款和 ACH 撤销有什么区别？

ACH 退款和 ACH 撤销服务于不同的目的并遵循不同的流程。以下是这两个过程的比较。

ACH 退款

当无法处理 ACH 交易并且接收银行将交易发送回原始银行时，将发生 ACH 退款。退款遵循 Nacha 规则，必须在交易结算日起的指定时间范围内启动，通常在两个银行工作日内。

ACH 撤销

如果 ACH 交易的发起者发现出现了错误（例如，错误的金额，重复的交易），就会发起 ACH 撤销。发起方可以发送一个撤销条目来撤消不正确的交易。撤销还必须遵守 Nacha 准则，该准则规定，撤销必须在原始交易日期后的五个银行工作日内发起，并且必须针对原始交易的全部金额。

如何管理大量 ACH 退款

管理大量的 ACH 退款可能很困难。但是，通过系统的方法，企业可以减轻负面影响并改善其支付流程。

实施预防措施

• 在发起付款之前，使用强大的验证方法，如小额存款 或第三方验证服务，以确保账户的准确性。

• 实施数据验证工具和软件来验证客户信息，例如帐号和路由号码，以减少错误。

• 清楚地告知退回付款的费用和后果，以鼓励客户仔细检查他们的信息。

简化退款处理

• 投资自动化退款通知流程的软件，包括客户沟通和内部报告。这可以节省大量时间和资源。

• 建立清晰的退款处理工作流程，概述流程中每个步骤的角色和职责，以实现一致性和效率。

• 将您的支付处理系统与您的会计或客户关系管理 (CRM) 软件集成，以简化数据对账和报告。

客户参与

• 及时通知客户退回的付款，解释原因并提供解决问题的说明。

• 为经历过多次 ACH 退款的客户提供替代支付方式，例如信用卡和借记卡。

• 考虑为面临暂时财务困难的客户提供灵活的付款计划或宽限期。

持续监控和改进

• 定期监控您的退款率并设定基准来衡量进度。

• 分析退款数据，以识别支付流程中反复出现的问题或需要改进的领域。

• 收集客户和员工的反馈，以确定挑战和潜在的解决方案。

考虑外部支持

• 与专门从事 ACH 处理并拥有强大退款管理工具和支持的支付处理商合作。

• 如果您有大量未付的退款项目，请考虑与催收机构合作以收回未结余额。

• 寻求在 ACH 合规和优化方面的行业专家或顾问的指导。

处理 ACH 退款的最佳实践

以下是一些可以帮助您管理和最小化 ACH 退款的最佳实践。

了解您的 ACH 退款代码

• 确保您的团队了解每个 ACH 退款代码的含义以及如何处理它。

• 根据最新的准则和规则定期更新您的政策。

仔细检查银行详细信息

• 在处理交易之前，使用小额测试存款等检查来验证银行详细信息。

• 考虑使用执行实时银行详细信息检查的服务。这可以大大降低退款率。

与客户沟通

• 提前告知客户您何时从他们的账户中扣款。这个提醒让他们有时间确认他们有足够的资金。

• 教育客户了解他们的责任和 ACH 流程，以最大限度地减少误解和未经授权的退款。

• 快速解决问题，让客户满意并防止未来出现问题。

获得适当的授权

• 一定要获得客户的书面许可，以确定提款的金额和时间安排。保留这些记录以快速解决任何争议。
  

注意模式

• 密切关注退款情况，看看是否有需要修复的反复出现的问题。

• 分析退款数据并标记潜在问题，以便防止将来出现问题。

了解费用

• 研究与 ACH 退款相关的成本，并将其纳入您的预算。

• 如果您处理大量交易，请与您的银行协商更好的费用条款。

使用技术

• 尽可能实现自动化，以减少错误并简化交易处理。

• 将支付处理与您的会计软件集成，以提高准确性并减少人为错误。