Cuando no se puede completar una transacción de la Cámara de Compensación Automática (ACH), como un depósito directo o el pago de una factura, la institución receptora genera un código de devolución y lo envía de vuelta a través de la red de ACH. Los códigos de devolución ACH son mensajes estandarizados que comunican el motivo específico del fallo del pago, ya sea fondos insuficientes, una cuenta cerrada, un número de ruta no válido u otro motivo. Las empresas pueden usar estos códigos para corregir el problema actualizando la información de la cuenta, contactando con el cliente, ajustando los procesos internos y más.

Nacha controla la red de ACH y dispone que las empresas mantengan sus tasas generales de devolución ACH por debajo del 15 %. A continuación, explicaremos las causas de las devoluciones ACH, su impacto en las empresas, las comisiones por devolución ACH y las mejores prácticas para gestionar las devoluciones ACH.

¿De qué trata este artículo?

• Causas comunes de las devoluciones ACH
  
• Cómo afectan las devoluciones ACH a las empresas
  
• Comisiones por devolución ACH
  
• ¿Cuál es la diferencia entre una devolución ACH y una anulación ACH?
  
• Cómo gestionar grandes volúmenes de devoluciones ACH
  
• Mejores prácticas para el manejo de devoluciones ACH
  

Causas comunes de las devoluciones ACH

Las devoluciones ACH se producen por varias razones, cada una de las cuales se identifica mediante códigos de devolución específicos. Estos son algunos códigos de devolución ACH comunes:

• Fondos insuficientes (R01): la cuenta no tiene fondos suficientes para cubrir la transacción.

• Cuenta cerrada (R02): la transacción condujo al cierre de la cuenta.

• No hay cuenta o no se puede localizar la cuenta (R03): el número de cuenta no corresponde a una cuenta existente. Esto es similar a los problemas de números de cuenta no válidos, pero generalmente involucra cuentas inexistentes.

• Número de cuenta no válido (R04): el número de cuenta en la entrada de ACH es incorrecto o tiene un formato incorrecto.

• Transacción no autorizada (R07, R10): el titular de la cuenta no ha autorizado correctamente la transacción o la ha revocado.

• Orden de suspensión de pago (R08): el titular de la cuenta ha emitido una orden de suspensión de pago en un adeudo de ACH.

• Titular de la cuenta fallecido (R15): el titular de la cuenta ha fallecido. Las instituciones financieras se enteran de la muerte y, por lo general, no procesan ninguna transacción adicional.

Cómo afectan las devoluciones ACH a las empresas

Las empresas experimentan las siguientes consecuencias e implicaciones cuando se devuelven pagos ACH:

• Aumento de la carga de trabajo administrativo: cuando se devuelve un pago ACH, una empresa debe dedicar tiempo y recursos a investigar el motivo de la devolución, comunicarse con el cliente e intentar resolver el problema.

• Retrasos en los ingresos: las devoluciones ACH afectan directamente el flujo de caja de una empresa al retrasar la recepción de fondos. Esto puede ser particularmente difícil para las pequeñas empresas o aquellas que operan con márgenes ajustados, ya que puede afectar su capacidad para cubrir los gastos operativos o pagar a los proveedores a tiempo.

• Comisiones adicionales: muchos bancos cobran comisiones por transacciones ACH devueltas. Estas comisiones pueden acumularse, especialmente si una empresa tiene un alto volumen de devoluciones.

• Impacto en las relaciones con los clientes: las devoluciones ACH frecuentes pueden tensar las relaciones con los clientes. Incluso las devoluciones debidas a errores del cliente pueden reflejarse negativamente en el negocio si no se manejan con tacto y eficiencia.

• Riesgos para la reputación: los problemas de pago excesivos, incluidas las devoluciones ACH, pueden dañar la reputación de una empresa. Si los clientes ven a una empresa como poco fiable en el manejo de transacciones, podría perder la confianza y lealtad del negocio y de los clientes.

• Mayor riesgo de fraude: las devoluciones debidas a transacciones no autorizadas pueden indicar que se trata de un caso de fraude. Es posible que las empresas deban reevaluar sus medidas de seguridad para recopilar y almacenar información sobre pagos. La falta de protección contra el fraude puede dar lugar a más pérdidas financieras y complicaciones legales.

• Interrupciones operativas: para las empresas que dependen de un flujo de caja predecible, como los servicios de suscripción, las devoluciones ACH pueden interrumpir las operaciones. Por ejemplo, las devoluciones ACH pueden afectar a la planificación y al presupuesto de una empresa, afectando su toma de decisiones o inversiones.

• Cuestiones legales y de cumplimiento de la normativa: las empresas deben cumplir con la normativa que rige las transacciones ACH, incluidas las relacionadas con el fraude y la autorización. Las altas tasas de devoluciones ACH podrían atraer el escrutinio regulatorio, lo que podría conducir a auditorías o sanciones si se descubren prácticas indebidas.

Comisiones por devolución ACH

Las comisiones por devolución ACH varían según el banco o la institución financiera que procese las transacciones. A continuación, se muestra un resumen de los tipos de comisiones por devolución ACH a las que pueden enfrentarse las empresas:

• Gastos de devolución: los bancos suelen cobrar una comisión por devolución cuando se devuelve una transacción ACH por cualquier motivo. Esto compensa al banco por los costes administrativos asociados con el manejo de la transacción fallida.

• Comisiones por fondos insuficientes (NSF): si se devuelve un adeudo ACH por fondos insuficientes en la cuenta del pagador, el banco del pagador podría cobrar una comisión por NSF. Por lo general, esta comisión es más alta que una comisión de devolución estándar y puede oscilar entre 15 $ y 35 $. La empresa que intenta cobrar el pago también puede imponer su propia comisión por NSF al pagador para cubrir sus costes de gestión.

• Comisiones por suspensión de pagos: si un pagador solicita una suspensión de pago en una transacción ACH, su banco puede cobrar una comisión de detención de pago. Esta comisión puede variar ampliamente, pero generalmente oscila entre 15 $ y 35 $.

• Comisiones de reinicio: algunos bancos cobran una comisión si una empresa reinicia una transacción ACH después de haberla devuelto. Estas comisiones suelen ser bajas, pero pueden acumularse si se hacen varios intentos para cobrar el pago.

• Comisiones específicas del banco: los diferentes bancos pueden tener sus propias estructuras de comisiones para las transacciones y devoluciones ACH. Estos podrían incluir comisiones mensuales por servicios de ACH, comisiones de procesamiento por lotes o comisiones por manejo especial o procesamiento acelerado de transacciones ACH.

¿Cuál es la diferencia entre una devolución ACH y una anulación ACH?

Las devoluciones ACH y las anulaciones ACH tienen diferentes propósitos y siguen diferentes procesos. A continuación, se muestra una comparación de ambos procesos.

Devoluciones ACH

Una devolución ACH ocurre cuando una transacción ACH no se puede procesar y el banco receptor envía la transacción de vuelta al banco de origen. Las devoluciones cumplen con las reglas de Nacha y deben iniciarse en un plazo específico desde la fecha de cobro de la transacción, generalmente en el transcurso de dos días hábiles bancarios.

Anulaciones ACH

El originador de una transacción ACH inicia una anulación ACH si encuentra que se cometió un error (por ejemplo, importe incorrecto o transacción duplicada). El originador puede enviar una entrada de anulación para deshacer la transacción incorrecta. Las anulaciones también deben cumplir con las pautas de la Nacha, que establecen que deben iniciarse en el transcurso de cinco días hábiles posteriores a la fecha de la transacción original y deben ser por el importe total de la transacción original.

Cómo gestionar grandes volúmenes de devoluciones ACH

Administrar grandes volúmenes de devoluciones ACH puede ser difícil. Sin embargo, con un enfoque sistemático, las empresas pueden mitigar los impactos negativos y mejorar sus procesos de pago.

Implementar medidas de prevención

• Utiliza métodos de verificación eficaces como los microdepósitos o los servicios de verificación de terceros para garantizar la precisión de la cuenta antes de iniciar el pago.

• Implementa herramientas y software de validación de datos para validar la información del cliente, como números de cuenta y números de ruta, a fin de reducir errores.

• Comunica con claridad las comisiones y las consecuencias de los pagos devueltos para animar a los clientes a volver a verificar su información.

Simplifica el procesamiento de devoluciones

• Invierte en un software que automatice el proceso de notificación de devoluciones, incluida la comunicación con el cliente y los informes internos. Esto puede ahorrar mucho tiempo y recursos.

• Establece flujos de trabajo claros para manejar las devoluciones, delineando las funciones y responsabilidades de cada paso del proceso, a fin de lograr coherencia y eficiencia.

• Integra tu sistema de procesamiento de pagos con tu software de contabilidad o de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para simplificar la conciliación de datos y la elaboración de informes.

Compromiso con el cliente

• Notifica a los clientes de inmediato sobre los pagos devueltos, explicando el motivo y dando instrucciones sobre cómo resolver el problema.

• Ofrece modos de pago alternativos, como tarjetas de crédito y débito, a los clientes que hayan recibido varias devoluciones ACH.

• Considera la posibilidad de ofrecer planes de pago flexibles o periodos de gracia a los clientes que se enfrenten a dificultades financieras temporales.

Supervisión y mejora continuas

• Monitorea regularmente tus comisiones de rendimiento y establece puntos de referencia para medir el progreso.

• Analiza los datos de devoluciones para reconocer problemas recurrentes o áreas de mejora en tus procesos de pago.

• Recoge comentarios de los clientes y el personal para identificar desafíos y posibles soluciones.

Considera la posibilidad de recibir ayuda externa

• Asóciate con un procesador de pagos que se especialice en el procesamiento de ACH y que cuente con herramientas y soporte sólidos para la gestión de devoluciones.

• Si tienes un gran volumen de artículos devueltos no pagados, considera asociarte con una agencia de cobranzas para recuperar los saldos pendientes.

• Busca orientación de expertos o consultores del sector que se especialicen en el cumplimiento de la normativa y la optimización de ACH.

Mejores prácticas para el manejo de devoluciones ACH

Aquí tienes algunas mejores prácticas que pueden ayudarte a gestionar y minimizar las devoluciones ACH.

Conoce tus códigos de devolución ACH

• Asegúrate de que tu equipo entienda qué significa cada código de devolución ACH y cómo manejarlo.

• Actualiza regularmente tus políticas de acuerdo con las últimas pautas y reglas.

Vuelve a comprobar los datos bancarios

• Utiliza cheques como pequeños depósitos de prueba para verificar los datos bancarios antes de procesar las transacciones.

• Considera la posibilidad de utilizar servicios que realicen comprobaciones de datos bancarios en tiempo real. Esto puede reducir en gran medida los índices de devolución.

Comunícate con los clientes

• Informa a los clientes con antelación de cuándo efectuarás un adeudo en sus cuentas. Este recordatorio les da tiempo para confirmar que tienen fondos suficientes.

• Educa a los clientes sobre sus responsabilidades y el proceso de ACH para minimizar los malentendidos y las devoluciones no autorizadas.

• Resuelve los problemas rápidamente para mantener contentos a los clientes y evitar problemas futuros.

Obtén la autorización adecuada

• Siempre obtén permiso por escrito de los clientes para el importe y el cronograma de retiros. Mantén estos registros para resolver rápidamente cualquier disputa.
  

Presta atención a los patrones

• Permanece atento a las devoluciones para ver si hay un problema recurrente que deba solucionarse.

• Analiza los datos de devolución y marca los problemas subyacentes para que pueda prevenir problemas futuros.

Conoce las comisiones

• Investiga los costes asociados con las devoluciones ACH e inclúyelos en tu presupuesto.

• Si manejas muchas transacciones, negocia mejores condiciones de comisiones con tu banco.

Usa la tecnología

• Automatiza cuando sea posible para reducir errores y simplificar la gestión de las transacciones.

• Integra el procesamiento de pagos con tu software de contabilidad para mejorar la precisión y reducir los errores manuales.