El procesamiento de pagos por lotes es el método de procesar múltiples transacciones de pago como un único grupo o lote a intervalos específicos en lugar de procesar cada transacción individualmente. Este método es especialmente útil para empresas que tienen transacciones de pago constantes y predecibles, como nóminas, pagos a proveedores o facturas de servicios públicos.

Se prevé que el valor total de las transacciones en el mercado de pagos digitales alcance los 38 billones de dólares en 2030. El proceso de pagos por lotes puede reducir las comisiones de tramitación y los gastos administrativos en el caso de grandes volúmenes de transacciones y facilitar la auditoría y la conciliación , ya que las transacciones se agrupan y procesan sistemáticamente.

A continuación, explicaremos cómo funciona el procesamiento de pagos por lotes, cómo se compara con el procesamiento de pagos en tiempo real y los desafíos comunes que las empresas experimentan con el procesamiento por lotes.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Cómo funciona el procesamiento de pagos por lotes?
  
• Comparación del procesamiento de pagos en tiempo real y por lotes
  
• Ventajas y desventajas del procesamiento por lotes
  
• Métodos de procesamiento de pagos por lotes: Automatizado vs. manual
  
• Dificultades del procesamiento por lotes
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos por lotes?

El procesamiento de pagos por lotes es útil para las empresas que realizan muchas transacciones y no necesitan cobrar los pagos inmediatamente. Ayuda a las empresas a mantener organizadas las operaciones cotidianas y puede contribuir a ahorrar costes. El procesamiento de pagos por lotes es habitual para las transacciones con tarjeta y los adeudos directos, y las empresas suelen utilizarlo para procesar pagos recurrentes como las nóminas y las comisiones de suscripción.

Así es como funciona para una empresa que acepta pagos.

• Cobro de pagos:__ A lo largo del día, cada transacción se cobra para ser procesada en otro momento. Los periodos típicos de procesamiento por lotes dependen del tipo de pago: las tarjetas se suelen procesar por lotes una vez al día, mientras que los adeudos directos se procesan por lotes unas cuantas veces a lo largo del día. El calendario de procesamiento por lotes lo determina el procesador de pagos de la empresa, pero esta suele tener cierto control sobre los plazos.

• Cierre del lote: A una hora determinada, a menudo al final del día, finaliza el cobro. Todas las transacciones cobradas hasta ese momento están listas para ser procesadas.

• Envío del lote: La empresa envía todo el lote de transacciones al banco o al responsable del pago. Esto suele hacerse electrónicamente, y muchas plataformas de pagos lo hacen automáticamente.

• Procesamiento: El banco o procesador toma el relevo, y comprueba que todo en el lote sea correcto y que las cuentas implicadas pueden cubrir sus transacciones.

• Liquidación: Una vez completados todos los cheques, el dinero pasa de las cuentas de los pagadores a la de los beneficiarios.

• Informes: Una vez procesado todo, la empresa recibe un informe en el que se indica qué pagos se han efectuado y cuáles no. Lo cotejan con sus registros para asegurarse de que todo concuerda.

Comparación del procesamiento de pagos en tiempo real y por lotes

El procesamiento de pagos en tiempo real y por lotes son procesos diferentes. Estas son las diferencias más destacadas entre estos dos procesos.

Procesamiento de pagos en tiempo real

Con el procesamiento de pagos en tiempo real, cada transacción se procesa en el momento en que se produce. Las transacciones se procesan al instante, lo que es importante en sectores en los que es necesita la confirmación inmediata del pago, como el e-commerce. El procesamiento instantáneo también puede mejorar la experiencia del cliente al proporcionarle información rápida sobre el éxito o el fracaso de la transacción. El procesamiento en tiempo real suele costar más debido a los mayores requisitos de infraestructura y mantenimiento.

Procesamiento de pagos por lotes

El procesamiento de pagos por lotes ACH cobra las transacciones a lo largo de un período determinado y las procesa conjuntamente en un momento posterior. El procesamiento por lotes puede ser más eficaz, porque consolida la carga operativa a horas concretas. Por lo general, el procesamiento por lotes es menos costoso que el procesamiento en tiempo real porque puede gestionarse durante las horas de menor actividad, lo que reduce potencialmente las comisiones por transacción y los costes operativos.

El procesamiento de pagos por lotes suele llevar de uno a tres días, por lo que este método es ideal para grandes volúmenes de transacciones que no requieren una liquidación inmediata, como las facturas de servicios públicos o las nóminas. El retraso en la finalización de las transacciones significa que no será adecuado para entornos en los que se requiera una confirmación inmediata.

Aquí puedes ver una comparación entre el procesamiento de pago en tiempo real y por lotes.

Ventajas y desventajas del procesamiento por lotes

Aquí hay un desglose de las ventajas y desventajas asociadas con el procesamiento por lotes.

Ventajas

• Costes más bajos: El procesamiento por lotes puede reducir los costes al procesar transacciones durante las horas de menor actividad, cuando las tarifas de transacción pueden ser más bajas. También requiere menos recursos que los sistemas en tiempo real, que requieren una disponibilidad constante.

• Mejor rendimiento: Este método de procesamiento minimiza la carga operativa durante las horas punta de trabajo y mejora la eficiencia al procesar una gran cantidad de transacciones a la vez.

• Escalabilidad: El procesamiento por lotes es altamente escalable, lo que permite gestionar mejor el volumen de transacciones sin los costes adicionales en los que incurrirían los sistemas en tiempo real.

• Disminución de la carga inmediata en el sistema: Los sistemas por lotes operan con una demanda computacional menos inmediata porque evitan el procesamiento constante de transacciones. Esto puede mejorar la longevidad y la fiabilidad de la infraestructura de procesamiento.

Desventajas del procesamiento por lotes

• Tiempo de procesamiento retrasado: El procesamiento por lotes crea un retraso entre el inicio y la finalización de la transacción, normalmente de uno a tres días. Esto puede ser una desventaja en situaciones en las que es necesaria una confirmación inmediata.

• Riesgo de pérdida de datos: Si se produce un problema antes de procesar un lote, existe el riesgo de perder todas las transacciones recopiladas en ese lote. Esto requiere fuertes medidas de respaldo y seguridad.

• Dificultades a la hora de manejar errores: Los errores en una parte del lote pueden afectar a todo el lote, lo que complica la resolución de problemas.

• Menos flexibilidad: Una vez que se ha iniciado el procesamiento de un lote, por lo general, no es posible detener o modificar el proceso para dar cabida a transacciones nuevas o modificadas sin completar el lote actual.

• Dificultades en la atención al cliente: Los retrasos inherentes al procesamiento por lotes pueden hacer que sea más difícil ofrecer resoluciones rápidas o actualizaciones a los clientes sobre sus transacciones.

Métodos de procesamiento de pagos por lotes: Automatizado vs. manual

El procesamiento de pagos por lotes se puede realizar de forma manual o automática. Así es como funciona cada proceso.

Procesamiento manual por lotes

Una persona reúne y organiza la información de pago, generalmente con hojas de cálculo o software contable. A continuación, crea el lote, verifica los datos y lo envía al banco para su procesamiento.

Esto crea flexibilidad para las empresas con calendarios de pago irregulares o necesidades de pago únicas y permite un mayor control y supervisión de cada transacción. Pero el proceso puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores humanos, especialmente con grandes volúmenes de pagos. Puede que no sea el mejor método para empresas con pagos recurrentes o frecuentes.

Procesamiento automatizado por lotes

El software recopila automáticamente los datos de pago de diversas fuentes, crea el lote y lo transmite al banco. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores, y se puede programar para que se ejecute automáticamente en momentos concretos, garantizando la puntualidad de los pagos. Sin embargo, puede ser menos flexible para las empresas con necesidades de pago únicas o para las que requieren un mayor control sobre cada transacción. También requiere una inversión inicial en software y configuración.

Cómo elegir el método adecuado

Muchas empresas usan una combinación de ambos métodos: automatizan los pagos rutinarios y gestionan manualmente las excepciones o ciertos casos. El mejor método para tu negocio depende de los siguientes factores.

• Volumen de pagos: Si gestionas una gran cantidad de pagos, la automatización suele ser una mejor opción.
  
• Frecuencia de pago: La automatización puede suponer una opción que ahorra tiempo en los pagos recurrentes.
  
• Complejidad: Si tus pagos tienen requisitos específicos o varían con frecuencia, el procesamiento manual podría ser más adecuado.
  
• Presupuesto: Los sistemas automatizados generalmente requieren una inversión inicial, mientras que el procesamiento manual depende más de los recursos del personal.
  

Dificultades del procesamiento por lotes

Al igual que todos los procesos empresariales, el procesamiento por lotes puede conllevar ciertas dificultades. Las prácticas recomendadas generales incluyen comenzar con lotes más pequeños para probar los sistemas antes de ampliarlos y crear documentación clara para los procedimientos de procesamiento por lotes, como reglas de validación de datos, protocolos de control de errores y pasos de conciliación.

Estos son algunas de las dificultades habituales del procesamiento por lotes y también algunos consejos sobre cómo abordarlas.

Errores de datos

Si el lote contiene datos incorrectos o incompletos, los pagos pueden fallar o enviarse a destinatarios equivocados.

Soluciones:

• Implementa reglas estrictas de validación de datos antes de enviar el lote.
  
• Utiliza herramientas de software para comprobar automáticamente si faltan errores, como campos que faltan, formatos no válidos o entradas duplicadas.
  
• Concilia periódicamente los datos por lotes con los datos de origen para garantizar la precisión.
  

Problemas técnicos

El mal funcionamiento del sistema, las interrupciones de la red o los problemas de software pueden interrumpir el procesamiento por lotes, retrasar los pagos o provocar errores.

Soluciones:

• Cuenta con de planes de reserva para los sistemas importantes.
  
• Supervisa de cerca los trabajos de procesamiento por lotes y configura alertas para fallos.
  
• Actualiza y realiza un mantenimiento periódico del software y el hardware para evitar problemas.
  

Problemas de tiempo

El envío de lotes demasiado tarde puede causar retrasos, mientras que el envío demasiado pronto puede causar problemas si se producen cambios antes del procesamiento.

Soluciones:

• Establece tiempos de corte claros para el envío de lotes y asegúrate de que todos los datos relevantes se finalicen antes de esa fecha límite.
  
• Si es necesario realizar cambios, plantéate la posibilidad de enviar un lote separado y más pequeño con la información actualizada.
  

Riesgos de seguridad

Los archivos por lotes que contienen información financiera sensible son vulnerables a accesos no autorizados o a manipulaciones, lo que puede dar lugar a fraudes o a filtraciones de datos.

Soluciones:

• Cifra los archivos y utiliza protocolos de transmisión seguros.
  
• Implementa controles de acceso y revisa periódicamente los registros de auditoría para detectar actividades sospechosas.
  
• Plantéate la posibilidad de utilizar la autenticación multifactor para aumentar la seguridad.
  

Errores de conciliación

La falta de coincidencia entre los datos bancarios y de los lotes puede causar confusión y retrasos.

Soluciones:

• Desarrolla un proceso de conciliación que compare los datos de los lotes con los registros bancarios línea por línea.
  
• Utiliza herramientas de software para automatizar la conciliación y marcar las discrepancias para su revisión.
  

Falta de visibilidad

Puede resultar complicado hacer un seguimiento del estado de los pagos individuales dentro de un lote, lo que dificulta la identificación y resolución de los problemas.

Soluciones:

• Elige un sistema de procesamiento por lotes que proporcione actualizaciones en tiempo real sobre el estado de cada pago.
  
• Configura las notificaciones de pagos fallidos o pendientes para que puedas tomar medidas de inmediato.
  

Cómo puede ayudarte Stripe Payments

Stripe Payments proporciona una solución de pagos unificada y global que ayuda a cualquier empresa, desde startups en expansión hasta empresas globales, a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Stripe Payments puede ayudarte a:

• Optimizar tu experiencia del proceso de compra: crea una experiencia de cliente sin fricciones y ahorra miles de horas de ingeniería con IU de pago preconstruidas, acceso a más de 100 métodos de pago y Link, el monedero digital de Stripe.
  
• Acceder a nuevos mercados más rápido: llega a clientes de todo el mundo y reduce la complejidad y el coste de la gestión multidivisa con opciones de pago transfronterizas, disponibles en 195 países a través de más de 135 monedas.
  
• Unificar los pagos en línea y en persona: crea una experiencia de comercio unificado entre tus canales online y presenciales para personalizar la relación con tus clientes, fomentar su fidelidad y aumentar tus ingresos.
  
• Mejorar el rendimiento de tus pagos: aumenta tu facturación con herramientas de pagos configurables y fáciles de implementar, que incluyen soluciones sin programación de protección contra el fraude y funciones avanzadas para mejorar las tasas de autorización.
  
• Hacer crecer tu empresa con una plataforma fiable: desarrolla tu negocio sobre una infraestructura que está preparada para crecer contigo. Stripe ha logrado mantener un tiempo de actividad del 99,999 % y garantiza una fiabilidad líder en el sector.
  

Conoce todos los detalles sobre cómo Stripe Payments puede ayudarte a aceptar pagos en línea y en persona o crea una cuenta hoy mismo.