La automatización de cuentas por pagar (AP) es una tecnología que simplifica y acelera el proceso de cuentas por pagar. Ayuda a las empresas a reducir la cantidad de trabajo manual que implica el procesamiento de facturas de proveedores y la gestión de pagos y reduce la incidencia de errores como los pagos duplicados y la introducción de datos incorrectos.

Estos procesos de pago más rápidos y precisos pueden mejorar las relaciones con los proveedores y ahorrarle dinero a tu empresa. Los costes automatizados de las AP son solo el 33 % de los costes manuales en gran parte debido a los menores gastos de mano de obra. A continuación, explicaremos cómo funciona la automatización de AP, los principales factores que determinan su retorno de la inversión (ROI), cómo calcular su ROI y cómo implementarla correctamente.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona la automatización de AP?
  
• Principales factores que influyen en el ROI de la automatización de AP
  
• Cómo calcular el ROI de la automatización de AP
  
• Cómo aumentar la eficiencia con la automatización de AP
  
• Cómo implementar correctamente la automatización de AP
  
• Cómo fomentar la adopción de la automatización de AP
  

¿Cómo funciona la automatización de AP?

La automatización de AP utiliza tecnología para agilizar y automatizar los pasos en el proceso de cuentas por pagar. Aquí tienes un resumen de cómo suele funcionar:

Captura de facturas

La automatización de AP puede recibir facturas electrónicas y facturas en papel.

• Facturas electrónicas: Estas facturas se reciben directamente de los proveedores en formato digital estructurado (por ejemplo, lenguaje de marcado extensible [XML], intercambio de documentos electrónicos [EDI]) y se importan automáticamente al sistema AP.

• Facturas en papel: Estas facturas se escanean o capturan utilizando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer datos relevantes (por ejemplo, el nombre del proveedor, el número de factura, las partidas individuales) y se convierten a un formato digital.

Extracción y validación de datos

El software de automatización de AP extrae datos clave de las facturas, los valida con las órdenes de compra y los recibos (si corresponde) y marca cualquier discrepancia para su revisión. Algunos sistemas tienen funciones de detección de fraude, otros usan el machine learning para mejorar la precisión y reconocer patrones a lo largo del tiempo y hay otros que pueden requerir la validación manual para ciertos campos.

Cotejo y aprobación de facturas

• Cotejo: Las facturas se cotejan automáticamente con los pedidos de compra y recibos correspondientes en función de reglas y tolerancias predefinidas. Algunos programas tienen herramientas de detección de facturas duplicadas para evitar que se dupliquen los pagos.

• Aprobación: Si se encuentra una coincidencia, la factura se enruta para su aprobación en función de los flujos de trabajo preconfigurados que definen los responsables de la aprobación y los umbrales. Los responsables de la aprobación reciben notificaciones y pueden revisar y aprobar las facturas electrónicamente, a menudo con la capacidad de añadir comentarios o preguntas. Algunos programas de software también dan acceso móvil a los responsables de la aprobación para que revisen y aprueben las facturas.

Procesamiento de pagos

Una vez que se aprueba una factura, el sistema de AP inicia el pago de acuerdo con las condiciones de pago de la empresa y el método de pago preferido (p. ej., cheque, transferencia ACH, tarjeta de crédito). Algunos sistemas pueden programar pagos para mejorar el flujo de caja y aprovechar los descuentos por pago anticipado.

Archivo e informes

• Archivo: Todas las facturas, los documentos justificativos y los registros de auditoría se archivan de forma segura para facilitar su recuperación y cumplir con la normativa.

• Informes: El sistema AP genera informes y análisis sobre los patrones de gasto, el rendimiento de proveedores, los tiempos de ciclo de aprobación y otras métricas clave.

Principales factores que influyen en el ROI de la automatización de AP

Determinar el ROI de la automatización de AP implica evaluar los beneficios financieros directos y las ventajas indirectas del uso de este software. Estos factores determinan cuál puede ser el ROI de la automatización de AP para tu empresa:

• Costes iniciales y continuos: Los costes iniciales de configurar la automatización de AP incluyen la compra de software o el pago de las comisiones de suscripción, la integración con sistemas financieros y la posible personalización. Los costes continuos incluyen el mantenimiento del software, las actualizaciones y la formación del personal.

• Eficiencia del proceso: La automatización reduce el tiempo necesario para procesar las facturas al eliminar la introducción manual de datos y acelerar los flujos de trabajo de aprobación. Reducir el tiempo y el personal necesarios para el procesamiento de facturas puede suponer un ahorro sustancial en los costes laborales, especialmente en las organizaciones más grandes con altos volúmenes de facturas.

• Menos errores: Los sistemas automatizados minimizan los errores humanos, como los pagos duplicados y la introducción de datos incorrectas, lo que puede provocar pérdidas financieras y la necesidad de realizar correcciones que requieren mucho tiempo.

• Ayuda para el cumplimiento de la normativa: La automatización ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos normativos y los controles internos al mantener registros precisos y rastreables, lo que reduce el riesgo de sanciones.

• Relaciones con proveedores y descuentos: Al procesar los pagos con mayor rapidez, las empresas pueden aprovechar los descuentos por pago anticipado que ofrecen los proveedores, lo que mejora el flujo de caja y reduce los costes. Los procesos de pago más rápidos y precisos también mejoran las relaciones con los proveedores, lo que puede dar lugar a condiciones más favorables.

• Costes de escalabilidad: Los sistemas de automatización de AP pueden escalar para manejar un mayor volumen de facturas sin incurrir en costes adicionales importantes.

• Informes y análisis: Los sistemas automatizados proporcionan más información sobre los patrones de gasto y los compromisos financieros, lo que permite una mejor toma de decisiones financieras. Los análisis avanzados ayudan a identificar las deficiencias y a mejorar el proceso de adquisición y pago, lo que contribuye al ahorro general.

Cómo calcular el ROI de la automatización de AP

Calcular el ROI de la automatización de AP implica comparar los costes de implementación y mantenimiento del sistema con los beneficios financieros y los ahorros que genera. A continuación, se muestra el proceso paso a paso:

Determinar los costes de la automatización de AP

• Costes de software: Comisiones iniciales de compra o suscripción para el software de automatización de AP y cualquier coste continuo de licencia o mantenimiento.

• Costes de implantación: Gastos relacionados con la instalación del software, la configuración de los flujos de trabajo, la formación de los empleados y la integración con los sistemas existentes.

• Costes operativos: Cualquier coste continuo para ejecutar el sistema, como comisiones de almacenamiento en la nube, servicios de soporte y posibles actualizaciones.

Identificar los beneficios y ahorros

• Reducción de los costes de mano de obra: Tiempo ahorrado mediante la automatización de tareas manuales como la introducción de datos, la conciliación de facturas y los flujos de trabajo de aprobación. Multiplica el tiempo ahorrado por la tarifa promedio por hora de los empleados que han realizado estas tareas.

• Descuentos por pago anticipado: Descuentos obtenidos al aprovechar las condiciones de pago anticipado gracias a un procesamiento de facturas más rápido.

• Reducción de las comisiones por pagos atrasados: Ahorros potenciales al evitar comisiones por pagos atrasados debido al procesamiento del pago a tiempo.

• Tasas de error más bajas: Coste de los errores asociados al procesamiento manual, como los pagos duplicados, los sobrepagos o las comisiones por retrasos en el pago. La automatización de AP puede reducir en gran medida estos errores y así generar ahorros.

• Mejora de la eficiencia: Beneficios intangibles de una mayor eficiencia, que incluyen ciclos de aprobación más rápidos, mayor visibilidad del proceso de AP y menor riesgo de fraude.

Calcular el ahorro neto

Resta los costes totales asociados a la automatización de AP de los beneficios y ahorros totales para determinar los ahorros netos generados por el sistema.

Calcular el retorno de la inversión

Divide el ahorro neto por el coste total de la automatización de AP y multiplícalo por 100 para saber el porcentaje de ROI.

Fórmula:

(Ahorro neto / Coste total de la automatización de AP) x 100 = ROI (%)

Ejemplo de cálculo: Supongamos que una empresa invierte 50.000 € en la automatización de AP y obtiene los siguientes ahorros y beneficios anualmente:

• Reducción de costes de mano de obra: 30.000 €

• Descuentos por pago anticipado: 5000 €

• Reducción de las comisiones por pagos atrasados: 2000 €

• Disminución de los costes de error: 3000 €

El ahorro neto asciende a 40.000 €. Si el coste total de la automatización de AP es de 50.000 €, así es como se calcula el ROI:

ROI = (40.000 € / 50.000 €) x 100 = 80 %

En este ejemplo, la empresa logra un ROI del 80 % en el primer año de implementación de la automatización de AP. Es probable que el ROI aumente en los años siguientes a medida que se recupere la inversión inicial y se sigan acumulando los ahorros.

Cómo aumentar la eficiencia con la automatización de AP

A continuación, te indicamos cómo aprovechar al máximo la automatización de AP:

• Recibe tus facturas en formato electrónico como PDF o facturas electrónicas. Esto hace que sea más fácil para tu software de automatización capturarlas y procesarlas rápidamente.

• Permite que el software extraiga automáticamente los datos clave de tus facturas, lo que elimina la necesidad de introducir datos manualmente.

• Establece reglas para cotejar automáticamente las facturas con las órdenes de compra y los recibos para acelerar en gran medida el proceso de aprobación.

• Utiliza el software para programar recordatorios de los próximos pagos que te permitan pagar a tiempo y ahorrar dinero.

• Considera la posibilidad de utilizar un software de automatización de AP en la nube o compatible con dispositivos móviles al que se pueda acceder desde cualquier lugar.

• Busca un software que se integre con tu software de contabilidad para que no tengas que hacer malabarismos con múltiples sistemas.

• Utiliza el software para generar informes sobre métricas clave como el tiempo de procesamiento de facturas y la precisión de los pagos para ayudar a identificar áreas de mejora.

• Mantente al día de las últimas funciones y las mejores prácticas con los recursos de formación y soporte.

Cómo implementar correctamente la automatización de AP

Con la planificación, tu empresa puede implementar de manera efectiva la automatización de AP y comenzar a disfrutar de los beneficios. A continuación, te explicamos cómo estructurar el proceso:

Evalúa tus necesidades

• Analiza tu proceso de AP: Identifica los desafíos, los cuellos de botella y las áreas de mejora. Determina tus objetivos de automatización (por ejemplo, reducir costes, aumentar la eficiencia, mejorar la precisión).

• Define tus requisitos: Ten en cuenta factores como el volumen y los formatos de las facturas, los flujos de trabajo de las aprobaciones, las necesidades de integración y el presupuesto.

Elabora un caso de negocio

• Cuantifica los beneficios potenciales: Calcula el ahorro de costes, la mejora de la eficiencia y otros beneficios en función de tus necesidades y datos.

• Calcula el ROI: Determina el ROI potencial para justificar el coste del software y la implementación.

• Presenta el caso de negocio a las partes interesadas: Comunica claramente los beneficios y el retorno de la inversión para obtener la aceptación de los principales responsables de la toma de decisiones.

Elige un proveedor y una solución

• Evalúa diferentes proveedores: Ten en cuenta factores como las funciones del software, los precios, la atención al cliente, el proceso de implementación y las capacidades de integración.

• Solicita demostraciones y pruebas: Prueba el software para asegurarte de que se ajusta a tu flujo de trabajo y satisface tus necesidades.

• Elige un proveedor: Selecciona el proveedor y la solución que se ajuste a tus necesidades y presupuesto.

Planifica y prepara la implementación

• Forma un equipo de proyecto: Incluye a las partes interesadas de finanzas, tecnología de la información (TI), adquisiciones y otros departamentos relevantes.

• Desarrolla un plan de implementación: Define el alcance, el cronograma, los hitos y las responsabilidades de cada fase del proyecto.

• Prepara tus datos: Limpia y estandariza los datos de tus proveedores y facturas para una migración sencilla al nuevo sistema.

• Personaliza el software: Configura flujos de trabajo, reglas de aprobación, condiciones de pago y otros parámetros para que coincidan con tus procesos.

• Realiza la integración con tus sistemas: Si es necesario, integra el software de automatización de AP con tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) u otros sistemas financieros para el flujo de datos y para evitar la introducción manual de datos.

Forma a tu equipo

• Proporciona una formación integral: Asegúrate de que todos los empleados relevantes entiendan cómo usar el nuevo sistema y sus funciones.

• Ofrece asistencia continua: Establece un sistema de asistencia para abordar cualquier pregunta o problema que surja durante y después de la implementación.

Ponte en marcha y supervisa

• Comienza con una fase piloto: Si es posible, prueba el sistema con un pequeño grupo de facturas o proveedores antes de implementarlo en todo el proceso de AP.

• Supervisa el rendimiento: Realiza un seguimiento de las métricas clave, como el tiempo de procesamiento de facturas, las tasas de error y los tiempos del ciclo de aprobación, para comprobar si el sistema está cumpliendo las expectativas.

• Recoge comentarios: Recoge comentarios de los usuarios para identificar cualquier complicación o área de mejora.

• Realiza los ajustes necesarios: Perfecciona los flujos de trabajo, ajusta la configuración y resuelve cualquier problema para mejorar el rendimiento del sistema.

Cómo fomentar la adopción de la automatización de AP

Al comenzar con la automatización de AP, elige un software que sea intuitivo y fácil de usar. Si es posible, prueba el sistema con un pequeño grupo de usuarios o facturas antes de implementarlo en toda la organización. Una vez que el sistema esté implementado, puedes utilizar estas estrategias clave para fomentar la adopción dentro de tu empresa:

Comunica los beneficios

• Explica cómo la automatización de AP facilitará la vida de los empleados, por ejemplo, mediante la reducción de las tareas manuales, la minimización de los errores y la mejora de la colaboración.

• Cuenta las historias de otras empresas o departamentos que han implementado la automatización de AP y los impactos positivos que ha tenido en su trabajo.

• Explica cómo la automatización de AP se ajusta a los objetivos comerciales más amplios, como la reducción de costes, la mejora de la eficiencia y la mitigación de riesgos.

Aborda las preocupaciones y las resistencias

• Habla con los empleados sobre sus preocupaciones o reservas del nuevo sistema. Entre las preocupaciones comunes se encuentran la seguridad laboral, las curvas de aprendizaje y el miedo al cambio.

• Aborda las inquietudes directamente y ofrece formación, recursos y apoyo continuo para ayudar a los empleados a sentirse cómodos con la transición.

• Fomenta la comunicación abierta y permite que los empleados indiquen sus opiniones y sugerencias de mejora.

Ofrece una formación integral

• Haz que la formación del personal sea pertinente y específica para la función y las responsabilidades de cada empleado.

• Ofrece formación a través de canales como módulos en línea, soporte técnico, sesiones presenciales, talleres y guías de usuario.

• Proporciona oportunidades de aprendizaje continuo para ayudar a los empleados a mantenerse al día sobre las nuevas funciones y las mejores prácticas.

Celebra los logros

• Comparte los resultados positivos de las primeras etapas de la implementación para generar impulso y entusiasmo.

• Reconoce y recompensa a los empleados que participan activamente en el proceso de adopción.

• Anima a los empleados a compartir ideas y sugerencias para afinar aún más el proceso de automatización de AP.

Predica con el ejemplo

• Asegúrate de que los jefes y ejecutivos participen activamente en el proceso de adopción y demuestren su compromiso con el nuevo sistema. Los jefes deben utilizar activamente el software de automatización de AP para mostrar a los empleados que es valioso para su trabajo.

• Comprende que el cambio lleva tiempo y ofrece aliento y apoyo a los empleados durante la transición.