L’automatisation de la comptabilité fournisseurs (en anglais, AP automation) est une technologie qui simplifie et accélère le processus de comptabilité fournisseurs. Elle permet aux entreprises de réduire la quantité de tâches manuelles impliquées dans le traitement des factures fournisseurs et la gestion des paiements. Elle contribue également à réduire la fréquence des erreurs telles que les paiements en double et la saisie incorrecte des données.

Ces processus de paiement plus rapides et plus précis peuvent améliorer vos relations avec vos fournisseurs et faire économiser de l’argent à votre entreprise. Le coût de la comptabilité fournisseurs automatisée ne représente que 33 % du coût de la comptabilité fournisseurs manuelle, en grande partie en raison de la réduction des dépenses de main-d’œuvre. Dans cet article, nous vous expliquerons comment fonctionne l’automatisation de la comptabilité fournisseurs, les principaux facteurs qui déterminent son retour sur investissement (RSI), puis comment calculer son retour sur investissement et comment réussir son déploiement.

Sommaire de cet article

• Comment fonctionne l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?
  
• Principaux facteurs qui influencent le retour sur investissement de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
  
• Calcul du retour sur investissement de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
  
• Comment augmenter l’efficacité grâce à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
  
• Comment réussir le déploiement de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
  
• Comment encourager l’adoption de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
  

Comment fonctionne l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

L’automatisation de la comptabilité fournisseurs utilise la technologie pour rationaliser et automatiser les étapes du processus de la comptabilité fournisseurs. Voici un aperçu de son fonctionnement habituel :

Capture de la facture

Le système d’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut recevoir des factures électroniques et des factures papier.

• Factures électroniques : ces factures sont reçues directement des fournisseurs dans un format numérique structuré tel que le XML ou l’EDI. Elles sont ensuite importées automatiquement dans le système de comptabilité fournisseurs.

• Factures papier : ces factures sont numérisées ou capturées à l’aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR, Optical Character Recognition) afin d’extraire les données pertinentes (par exemple, le nom du fournisseur, le numéro de facture, les postes) et de les convertir en format numérique.

Extraction et validation des données

Le logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs extrait les données clés des factures, les valide par rapport aux bons de commande et aux reçus (le cas échéant) et signale toute anomalie pour qu’elle fasse l’objet d’une vérification. Certains systèmes disposent de fonctionnalités de détection de la fraude, d’autres utilisent l’apprentissage automatique pour améliorer la précision et identifier des schémas réguliers au fil du temps, tandis que d’autres peuvent nécessiter une validation manuelle pour certains champs.

Mise en correspondance et approbation des factures

• Mise en correspondance : les factures sont automatiquement mises en correspondance avec les bons de commande et les reçus correspondants selon des règles et des tolérances prédéfinies. Certains logiciels disposent d’outils de détection des doublons de factures afin d’éviter les paiements en double.

• Approbation : si une correspondance est trouvée, la facture est acheminée pour approbation en fonction de flux de travail pré-configurés qui définissent les approbateurs et les seuils. Les approbateurs reçoivent des notifications et peuvent examiner et approuver les factures par voie électronique, avec souvent la possibilité d’ajouter des commentaires ou des questions. Certains logiciels permettent également aux approbateurs d’accéder facilement à la vérification et à l’approbation des factures.

Traitement des paiements

Une fois qu’une facture est approuvée, le système de comptabilité fournisseurs initie le paiement conformément aux conditions de paiement de l’entreprise et en utilisant son moyen de paiement préféré (par exemple, chèque, virement ACH, carte de crédit). Certains systèmes permettent de planifier les paiements afin d’améliorer le flux de trésorerie et de bénéficier de remises pour paiement anticipé.

Archivage et génération de rapports

• Archivage : toutes les factures, pièces justificatives et pistes d’audit sont archivées de manière sécurisée de façon à pouvoir être facilement récupérées et à des fins de conformité.

• Génération de rapports : le système de comptabilité fournisseurs génère des rapports et des analyses sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs, les durées des cycles d’approbation et d’autres indicateurs clés.

Principaux facteurs qui influencent le retour sur investissement de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Déterminer le retour sur investissement d'un logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs implique d’évaluer les avantages financiers, ainsi que les avantages directs et indirects. Les facteurs suivants déterminent le retour sur investissement de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs pour votre entreprise :

• Coûts initiaux et récurrents : les coûts initiaux liés à la mise en place de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs comprennent l’achat de logiciels ou le paiement des frais d’abonnement, l’intégration avec les systèmes financiers et, éventuellement, la personnalisation. Les coûts récurrents comprennent la maintenance logicielle, les mises à jour et la formation du personnel.

• Efficacité de traitement : l’automatisation réduit le temps nécessaire au traitement des factures en éliminant la saisie manuelle des données et en accélérant les flux d’approbation. La réduction du temps et du personnel nécessaires au traitement des factures peut générer des économies substantielles sur les coûts de main-d’œuvre, en particulier dans les grandes entreprises ayant des volumes de factures élevés.

• Diminution des erreurs : les systèmes automatisés réduisent les erreurs humaines telles que les paiements en double et la saisie de données incorrectes, qui peuvent entraîner des pertes financières et nécessiter des corrections chronophages.

• Conformité : l’automatisation aide les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires et aux contrôles internes grâce à la tenue de registres précis et traçables, réduisant ainsi le risque de pénalités.

• Relations avec les fournisseurs et remises : en traitant les paiements plus rapidement, les entreprises peuvent bénéficier de remises pour paiement anticipé offertes par les fournisseurs, ce qui permet d'améliorer le flux de trésorerie et de réduire les coûts. L’accélération et la meilleure précision des processus de paiement contribuent également à améliorer les relations avec les fournisseurs, ce qui peut entraîner des conditions plus favorables.

• Coûts d’évolutivité : les systèmes d’automatisation de la comptabilité fournisseurs peuvent évoluer pour gérer un volume plus élevé de factures sans engendrer de coûts supplémentaires majeurs.

• Rapports et analyses : les systèmes automatisés permettent de mieux connaître les habitudes de dépenses et les engagements financiers, et donc de prendre de meilleures décisions financières. Les analyses avancées permettent d’identifier les inefficacités et d’améliorer le processus procure-to-pay (P2P), contribuant ainsi à générer des économies globales.

Calcul du retour sur investissement de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Le calcul du retour sur investissement de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs implique de comparer les coûts de mise en œuvre et de maintenance du système avec les avantages financiers et les économies qu’il génère. Voici un aperçu du processus étape par étape :

Déterminer les coûts de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

• Coûts liés au logiciel : les frais d’achat ou d’abonnement initiaux pour le logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs et tous les coûts récurrents de licence ou de maintenance.

• Coûts de mise en œuvre : les dépenses liées à l'installation du logiciel, à la configuration des flux de travail, à la formation des employés et à l’intégration avec les systèmes existants.

• Coûts opérationnels : tous les coûts récurrents liés au fonctionnement du système, tels que les frais d’hébergement cloud, les services d’assistance et les éventuelles mises à niveau.

Identifier les bénéfices et les économies

• Réduction des coûts de main-d’œuvre : le temps gagné grâce à l’automatisation des tâches manuelles telles que la saisie de données, le rapprochement des factures et les flux d’approbation. Multipliez le temps gagné par le taux horaire moyen des employés qui effectuent normalement ces tâches.

• Remises pour paiement anticipé : les remises obtenues pour paiement anticipé grâce à l'accélération du traitement des factures.

• Réduction des frais de retard de paiement : les économies potentielles réalisées en évitant les frais de retard grâce à un traitement des paiements rapide.

• Réduction des taux d’erreur : le coût des erreurs associées au traitement manuel, telles que les paiements en double, les trop-perçus ou les frais de retard. L’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut réduire considérablement ces erreurs, ce qui permet de réaliser des économies.

• Amélioration de l’efficacité : les avantages intangibles d’une efficacité accrue, y compris de l’accélération des cycles d’approbation, d’une meilleure visibilité sur le processus de comptabilité fournisseurs et d’une réduction du risque de fraude.

Calculer les économies nettes

Soustrayez les coûts totaux associés à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs du total des bénéfices et des économies pour déterminer les économies nettes générées par le système.

Calculer le retour sur investissement

Divisez les économies nettes par le coût total de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Multipliez le résultat par 100 pour obtenir le pourcentage de retour sur investissement.

Formule :

(Économies nettes / Coût total de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs) x 100 = RSI (%)

Exemple de calcul : supposons qu’une entreprise investisse 50 000 $ dans l’automatisation de la comptabilité fournisseurs et réalise les économies et bénéfices suivants chaque année :

• Réduction des coûts de main-d’œuvre : 30 000 $

• Remises pour paiement anticipé : 5 000 $

• Réduction des frais de retard : 2 000 $

• Réduction des coûts liés aux erreurs : 3 000 $

Les économies nettes s’élèvent à 40 000 $. Si le coût total de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs est de 50 000 $, voici comment calculer le retour sur investissement :

RSI = (40 000 $ / 50 000 $) x 100 = 80 %

Dans cet exemple, l’entreprise obtient un retour sur investissement de 80 % au cours de la première année de mise en œuvre de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Le retour sur investissement est susceptible d’augmenter au cours des années suivantes, à mesure que l’investissement initial est récupéré et que les économies continuent d'augmenter.

Comment augmenter l’efficacité grâce à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Voici comment tirer le meilleur parti de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs :

• Recevez vos factures dans des formats électroniques tels que des PDF ou des factures électroniques. Il est ainsi plus facile pour votre logiciel d’automatisation de les capturer et de les traiter rapidement.

• Laissez le logiciel extraire automatiquement les données clés de vos factures, ce qui élimine la nécessité de saisir manuellement les données.

• Mettez en place des règles pour faire correspondre automatiquement les factures avec les bons de commande et les reçus afin d’accélérer considérablement le processus d’approbation.

• Utilisez le logiciel pour planifier des rappels pour les paiements à venir afin de payer dans les délais et d’économiser de l’argent.

• Envisagez d’utiliser un logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs basé sur le cloud ou adapté aux appareils mobiles, accessible partout.

• Recherchez un logiciel qui s’intègre à votre logiciel de comptabilité afin de ne pas avoir à jongler avec plusieurs systèmes.

• Utilisez le logiciel pour générer des rapports sur des indicateurs clés tels que le temps de traitement des factures et l’exactitude des paiements afin d’identifier les domaines à améliorer.

• Restez au courant des dernières fonctionnalités et des bonnes pratiques grâce à des ressources de formation et d’assistance.

Comment réussir le déploiement de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Grâce à la planification, votre entreprise peut déployer efficacement l’automatisation de la comptabilité fournisseurs et commencer à profiter de ses avantages. Voici comment structurer le processus :

Évaluez vos besoins

• Analysez votre processus de comptabilité fournisseurs : identifiez les défis, les goulets d’étranglement et les domaines à améliorer. Déterminez vos objectifs en matière d’automatisation (par exemple, réduire les coûts, augmenter l’efficacité, améliorer la précision).

• Définissez vos besoins : prenez en compte des facteurs tels que le volume de factures, le format des factures, les flux d’approbation, les besoins en matière d’intégration et le budget.

Élaborez une analyse de rentabilité

• Quantifiez les bénéfices potentiels : estimez les économies de coûts, l’amélioration de l’efficacité et d’autres avantages en fonction de vos besoins et de vos données.

• Calculez le RSI : déterminez le retour sur investissement potentiel pour justifier le coût du logiciel et de la mise en œuvre.

• Présentez l’analyse de rentabilité aux parties prenantes : communiquez clairement les avantages et le retour sur investissement pour obtenir l’adhésion des principaux décideurs.

Sélectionnez un fournisseur et une solution

• Évaluez les différents fournisseurs : prenez en compte des facteurs tels que les fonctionnalités logicielles, les tarifs, l’assistance client, le processus de mise en œuvre et les capacités d’intégration.

• Demandez des démos et des essais : testez le logiciel pour vous assurer qu’il s’adapte à votre flux de travail et répond à vos besoins.

• Choisissez un fournisseur : sélectionnez le fournisseur et la solution qui répondent à vos exigences et à votre budget.

Planifiez et préparez la mise en œuvre

• Constituez une équipe de projet : incluez les parties prenantes des services financier, informatique, des achats et d’autres services concernés.

• Élaborez un plan de mise en œuvre : définissez la portée, le calendrier, les jalons et les responsabilités de chaque phase du projet.

• Préparez vos données : nettoyez et standardisez vos données fournisseurs et vos données de facturation pour une migration en douceur vers le nouveau système.

• Personnalisez le logiciel : configurez des flux de travail, des règles d’approbation, des conditions de paiement et d’autres paramètres en fonction de vos processus.

• Effectuez l’intégration à vos systèmes : si nécessaire, intégrez le logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs à votre système ERP (Enterprise Resource Planning, planification des ressources de l’entreprise) ou à d’autres systèmes financiers pour assurer la circulation des données et éviter leur saisie manuelle.

Formez votre équipe

• Proposez une formation complète : assurez-vous que tous les employés concernés comprennent comment utiliser le nouveau système et ses fonctionnalités.

• Apportez une assistance continue : mettez en place un système d’assistance pour répondre à toutes les questions ou tous problèmes qui surviennent pendant et après la mise en œuvre.

Passez à la phase de mise en production et de surveillance

• Commencez par une phase pilote : si possible, testez le système avec un petit groupe de factures ou de fournisseurs avant de l’étendre à l’ensemble du processus de comptabilité fournisseurs.

• Surveillez les performances : suivez des indicateurs clés tels que le temps de traitement des factures, les taux d’erreur et les cycles d’approbation pour vérifier si le système répond aux attentes.

• Recueillez des commentaires : demandez les commentaires des utilisateurs pour identifier les éventuelles complications ou les points à améliorer.

• Effectuez les ajustements nécessaires : affinez les flux de travail, ajustez les paramètres et résolvez les problèmes pour améliorer les performances du système.

Comment encourager l’adoption de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Lorsque vous commencez à automatiser la comptabilité fournisseurs, choisissez un logiciel intuitif et facile à utiliser. Testez le système avec un petit groupe d’utilisateurs ou de factures avant de le déployer à l’ensemble de l’organisation. Une fois le système en place, vous pouvez utiliser ces stratégies clés pour encourager son adoption au sein de votre entreprise :

Communiquez sur les avantages

• Expliquez comment l’automatisation de la comptabilité fournisseurs facilitera la vie des employés, par exemple en réduisant les tâches manuelles, en minimisant les erreurs et en améliorant la collaboration.

• Partagez les expériences d’autres entreprises ou services qui ont mis en œuvre l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ainsi que les impacts positifs qu’elle a eus sur leur travail.

• Expliquez comment l’automatisation de la comptabilité fournisseurs s’inscrit dans des objectifs commerciaux plus larges, tels que la réduction des coûts, l’amélioration de l’efficacité et l’atténuation des risques.

Répondez aux préoccupations et aux résistances

• Discutez avec les employés de leurs inquiétudes ou de leurs réserves concernant le nouveau système. Les préoccupations courantes peuvent inclure la sécurité d’emploi, les courbes d’apprentissage et la peur du changement.

• Répondez directement aux préoccupations et proposez des formations, des ressources et une assistance continue afin d’aider les employés à se sentir à l’aise avec la transition.

• Encouragez une communication ouverte et laissez les employés faire part de leurs commentaires et de leurs suggestions d'amélioration.

Proposez une formation complète

• Veillez à ce que la formation du personnel soit pertinente et adaptée à la fonction et aux responsabilités de chaque employé.

• Proposez des formations via des modules en ligne, une assistance technique, des sessions en personne, des ateliers et des guides d’utilisation.

• Offrez des possibilités d’apprentissage continu pour aider les employés à rester au courant des nouvelles fonctionnalités et des bonnes pratiques.

Célébrez les réussites

• Partagez les résultats positifs dès les premières étapes de la mise en œuvre pour créer une bonne dynamique et susciter l’enthousiasme.

• Reconnaissez et récompensez les employés qui participent activement au processus d’adoption.

• Encouragez les employés à partager des idées et des suggestions afin d’affiner davantage le processus d’automatisation de la comptabilité fournisseurs.

Montrez l’exemple

• Assurez-vous que les responsables et les cadres participent activement au processus d’adoption et démontrent leur engagement envers le nouveau système. Les responsables doivent utiliser activement le logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs afin de montrer aux employés qu’il est utile pour leur travail.

• Comprenez que le changement prend du temps et encouragez et soutenez les employés tout au long de la transition.