L’automatisation des comptes fournisseurs, ou automatisation des comptes fournisseurs, est une technologie qui permet de simplifier et d’accélérer le traitement des comptes fournisseurs. Il aide les entreprises à réduire la quantité de travail manuel nécessaire au traitement des factures des fournisseurs et à la gestion des paiements, et il réduit l’incidence des erreurs telles que les paiements en double et la saisie de données incorrectes.

Ces processus de paiement plus rapides et plus précis peuvent améliorer les relations avec les fournisseurs et faire économiser de l’argent à votre entreprise. Les coûts des comptes fournisseurs automatisés sontseulement 33 % des coûts manuels en grande partie à cause des dépenses de main-d’œuvre moins élevées. Ci-dessous, nous expliquerons comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs, les principaux facteurs qui déterminent son retour sur investissement (ROI), comment calculer son ROI et comment l’échanger avec succès.

Contenu de l’article

• Comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs?
  
• Principaux facteurs qui influencent le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs
  
• Comment calculer le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs
  
• Comment booster l’efficacité grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs
  
• Comment mener avec succès l’automatisation des comptes fournisseurs
  
• Comment favoriser l’adoption de l’automatisation des comptes fournisseurs
  

Comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs?

L’automatisation des comptes fournisseurs utilise la technologie pour rationaliser et automatiser les étapes du traitement des comptes fournisseurs. Voici un aperçu de son fonctionnement habituel :

Capture de la facture :

L’automatisation des comptes fournisseurs peut recevoir des factures électroniques et des factures papier.

• Factures électroniques : Ces factures sont reçues directement des fournisseurs dans un format numérique structuré (par exemple, langage majoration extensible [XML], échange de documents électroniques [EDI]) et automatiquement importées dans le système des comptes fournisseurs.

• Factures papiers : Ces factures sont numérisées ou capturées à l’aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les données pertinentes (par exemple, le nom du fournisseur, le numéro de facture, les postes) et les convertir en format numérique.

Extraction et validation des données

Le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs extrait les données clés des factures, les valide par rapport aux bons de commande et aux reçus (le cas échéant) et signale toute anomalie pour vérifier. Certains systèmes disposent de fonctions de détection de la fraude, d’autres utilisent l’apprentissage automatique pour améliorer la précision et reconnaître les modèles au fil du temps, tandis que d’autres peuvent nécessiter une validation manuelle pour certains champs.

Rapprochement et approbation des factures :

• Correspondance : Les factures sont automatiquement rapprochées des bons de commande et des reçus correspondants établi selon des règles et des tolérances prédéfinies. Certains logiciels disposent d’outils de détection des factures en double pour éviter les paiements en double.

• Approbation : Si une correspondance est trouvée, le facture est acheminé pour approbation établi sur des flux de travail préconfigurés qui définissent des approbateurs et des seuils. Les approbateurs reçoivent des notifications et peuvent vérifier et approuver les factures par voie électronique, souvent avec la possibilité d’ajouter des commentaires ou des questions. Certains logiciels permettent également aux approbateurs d’accéder sur un accès mobile pour vérifier et approuver les factures.

Traitement des paiements

Une fois qu’un facture est approuvé, le système de point d’accès lance paiement en fonction du paiement conditions et de l’mode de paiement préféré de l’entreprise (p. ex., vérifier letransfert ACH, crédit carte). Certains systèmes peuvent planifier les paiements pour améliorer les flux de trésorerie et profiter des remises pour paiement anticipé.

Archivage et rapports

• Archivage : Toutes les factures, documents justificatifs et pistes d’audit sont archivés en toute sécurité pour faciliter la récupération et la conformité.

• Rapports : Le système de comptabilité fournisseurs génère des rapports et des analyses sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs, les temps de cycle d’approbation et d’autres indicateurs clés.

Principaux facteurs qui influencent le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs

Déterminer le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs implique d’évaluer les avantages financiers directs et les avantages indirects de l’utilisation de ce logiciel. Ces facteurs déterminent le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs pour votre entreprise :

• Initial et les coûts permanents : Les coûts initiaux de la mise en place de l’automatisation des comptes fournisseurs comprennent l’achat de logiciels ou le paiement des frais de abonnement, l’intégration avec les systèmes financiers et une éventuelle personnalisation. Les coûts permanents comprennent la maintenance des logiciels, les mises à jour et la formation du personnel.

• Traitement de l’efficacité : L’automatisation réduit le temps nécessaire pour traiter les factures en éliminant la saisie manuelle des données et en accélérant les flux de travail d’approbation. La réduction du temps et du personnel nécessaires au traitement des factures peut entraîner des économies substantielles sur les coûts de main-d’œuvre, en particulier dans les grandes organisations avec des volumes élevés de factures.

• Moins erreurs : Les systèmes automatisés minimisent les erreurs humaines telles que les paiements en double et les saisies de données incorrectes, ce qui peut entraîner des pertes financières et la nécessité de corrections chronophages.

• Aide à la conformité : L’automatisation aide les entreprises à respecter les exigences réglementaires et les contrôles internes en tenant des registres précis et traçables, réduisant ainsi le risque de pénalités.

• Relations entre veneurs et remises : En traitant les paiements plus rapidement, les entreprises peuvent profiter des remises sur les paiement anticipées offertes par les fournisseurs, améliorant ainsi les flux de trésorerie et réduisant les coûts. Des processus de paiement plus rapides et plus précis améliorent également les relations avec les fournisseurs, ce qui peut conduire à des conditions plus favorables.

• Évolutivité des coûts : Les systèmes d’automatisation des comptes fournisseurs peuvent se développer à gérer un volume plus élevé de factures sans encourir de coûts supplémentaires majeurs.

• Informations sur la production des rapports et les analyses : Les systèmes automatisés fournissent un meilleur aperçu des habitudes de dépenses et des engagements financiers, ce qui permet une meilleure prise de décision financière. L’analyse avancée permet d’identifier les inefficacités et d’améliorer le traiter d’approvisionnement, ce qui contribue aux économies globales.

Comment calculer le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs

Le calcul du retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs consiste à comparer les coûts de mise en œuvre et de maintenance du système avec les avantages financiers et les économies qu’il génère. Voici un aperçu étape par étape du processus :

Déterminer les coûts inhérents à l’automatisation des comptes fournisseurs

• Coûts du logiciel : Les frais d’achat initial ou de abonnement pour le logiciel d’automatisation AP et tous les frais de licence ou de maintenance en cours.

• Coûts relatifs à la mise en œuvre : Les dépenses liées à la configuration du logiciel, à la configuration des flux de travail, à la formation des employés et à l’intégration avec les systèmes existants.

• Coûts de fonctionnement : Tous les coûts permanents pour l’exploitation du système, tels que les frais d’hébergement cloud, les services soutenir et les mises à niveau potentielles.

Identifier les avantages et les économies

• Réduction des coûts de la main-d’œuvre : Le temps économisé grâce à l’automatisation des tâches manuelles telles que la saisie de données, le rapprochement des facture et les flux de travail d’approbation. Multipliez le temps économisé par le taux horaire moyen des employés qui ont effectué ces tâches.

• Remises sur les paiements anticipés : Les remises obtenues en profitant des paiement conditions anticipées en raison d’un traitement plus rapide des facture.

• Réduction des frais des paiement effectués en retard : Les économies potentielles en évitant les frais de retard en paiement en raison du tempspaiement traitement.

• Taux d’erreur plus bas : Le coût des erreurs associées au traitement manuel, telles que les paiements en double, les trop-payés ou les frais de retard. L’automatisation des comptes fournisseurs peut réduire considérablement ces erreurs, ce qui permet de réaliser des économies.

• Efficacité améliorée : les avantages intangibles d’une efficacité accrue, notamment des cycles d’approbation plus rapides, une meilleure visibilité sur le traiter de la comptabilité fournisseurs et une réduction du risque de fraude.

Calculez les économies nettes

Soustrayez les coûts totaux associés à l’automatisation des comptes fournisseurs du total des avantages et des économies afin de déterminer les économies nettes générées par le système.

Calculer le retour sur investissement

Divisez les économies nettes par le coût total de l’automatisation des comptes fournisseurs et multipliez par 100 afin d’obtenir le pourcentage du retour sur investissement.

Formule :

(Économies nettes / Coût total de l’automatisation des comptes fournisseurs) x 100 = ROI ( %)

Exemple de calcul : Supposons qu’une entreprise investisse 50 000 $ dans l’automatisation des comptes fournisseurs et réalise chaque année les économies et avantages suivants :

• Réduction des coûts de main-d’œuvre : 30 000 $

• Escomptes pour paiement anticipé : $ 5 000

• Réduction des frais de retard paiement : 2 000 $

• Diminution des coûts d’erreur : 3 000 $

Les économies nettes s’élèvent à 40 000 $. Si le coût total de l’automatisation des comptes fournisseurs est de 50 000 $, voici comment calculer le retour sur investissement :

ROI = (40 000 $ / 50 000 $) x 100 = 80 %

Dans cet exemple, l’entreprise atteint un retour sur investissement de 80 % au cours de la première année de mise en œuvre de l’automatisation des comptes fournisseurs. Le retour sur investissement est susceptible d’augmenter au cours des années suivantes, à mesure que l’investissement initial est récupéré et que les économies continuent de s’accumuler.

Comment booster l’efficacité grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs

Voici comment tirer le meilleur parti de l’automatisation des comptes fournisseurs :

• Obtenez vos factures dans des formats électroniques, à savoir des PDF ou factures électroniques. Cela permet à votre logiciel d’automatisation de les capturer et de les traiter rapidement.

• Laissez le logiciel extraire automatiquement les données clés de vos factures, éliminant ainsi le besoin d’effectuer une saisie manuelle des données.

• Configurez des règles pour faire correspondre automatiquement les factures avec les bons de commande et les reçus afin d’accélérer considérablement le traiter d’approbation.

• Utilisez le logiciel pour programmer des rappels en vue des paiements à venir afin de pouvoir payer à temps et économiser de l’argent.

• Envisagez un logiciel d’automatisation de la comptabilité d’accès établi dans le cloud ou adapté aux appareils mobiles, et qui sera accessible partout.

• Recherchez un logiciel qui s’intègre à votre logiciel de comptabilité afin de ne pas avoir à jongler avec plusieurs systèmes.

• Utilisez le logiciel pour générer des rapports relatifs aux indicateurs clés tels que le temps de traitement des factures et l’exactitude des paiements afin d’identifier les domaines à améliorer.

• Restez à jour avec les dernières fonctionnalités et les bonnes pratiques grâce à des ressources de formation et d’soutien.

Comment mener avec succès l’automatisation des comptes fournisseurs

Grâce à la planification, votre entreprise peut échanger efficacement l’automatisation de la comptabilité fournisseurs et commencer à en profiter des avantages. Voici comment structurer le processus :

Évaluez vos besoins

• Analysez le traitement de votre compte fournisseur : Identifiez les défis, les goulets d’étranglement et les domaines à améliorer. Déterminez vos objectifs en matière d’automatisation (par exemple, réduire les coûts, augmenter l’efficacité, améliorer la précision).

• Définissez vos besoins : Tenez compte de facteurs tels que le volume de facture, les formats facture, les flux de travail d’approbation, les besoins intégration et le budget.

Construisez un cas d’entreprise

• Quantifiez les avantages potentiels : Faites une estimation des économies de coûts, jugez de ’amélioration de l’efficacité et d’autres avantages en fonction de vos besoins et vos données.

• Calculate le retour sur investissement : Déterminez le retour sur investissement potentiel pour justifier le coût du logiciel et de la mise en œuvre.

• Présentez le cas entreprise aux parties prenantes : Communiquez clairement les avantages et le retour sur investissement pour obtenir l’adhésion des principaux décideurs.

Sélectionnez un fournisseur et une solution

• Évaluer les différents fournisseurs : Tenez compte de facteurs tels que les fonctionnalités logicielles, le prix, le service d’assistance client, la mise en œuvre, et le traitement des capacités intégration.

• Demander des démos et des essais : Testez le logiciel pour vous assurer qu’il s’adapte à votre flux de travail et répond à vos besoins.

• Choisissez un fournisseur : Sélectionnez le fournisseur et la solution qui répondent à vos besoins et à votre budget.

Planifier et préparer la mise en œuvre

• Assemblez une équipe de projet : Inclure des parties prenantes des finances, des technologies de l’information (TI), des achats et d’autres départements pertinents.

• Développez un plan de mise en œuvre : Définissez la portée, la historique, les jalons et les responsabilités pour chaque phase du projet.

• Préparez vos données : Nettoyez et standardisez vos données de fournisseur et de facture pour une migration en douceur vers le nouveau système.

• Personnalisez le logiciel : Configurez les flux de travail, les règles d’approbation, les paiement conditions et d’autres paramètres pour correspondre à vos processus.

• Intégrez dans vos systèmes : Si nécessaire, intégrer le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs avec votresystème de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou d’autres systèmes financiers pour la circulation des données et pour éviter la saisie manuelle des données.

Formez votre équipe

• Fournissez une formation complète : Assurez-vous que tous les employés concernés comprennent comment utiliser le nouveau système et ses fonctionnalités.

• Offrez une assistance en cours : Établissez un système soutenir pour répondre à toutes les questions ou problèmes qui se posent pendant et après la mise en œuvre.

Mettez en production et surveillez

• Commencez avec une phase pilote : Si possible, testez le système avec un petit groupe de factures ou de fournisseurs avant de le déployer sur l’ensemble du traiter de comptes fournisseurs.

• Contrôlez la performance : Suivez les indicateurs clés tels que le temps de traitement des facture, les taux d’erreur et les temps de cycle d’approbation pour vérifier si le système répond aux attentes.

• Regroupez les commentaires : Recueillez les commentaires des utilisateurs pour identifier les complications ou les domaines à améliorer.

• Faites des ajustements si nécessaire : Affinez les flux de travail, ajustez les paramètres et résolvez tout problème pour améliorer les performances du système.

Comment favoriser l’adoption de l’automatisation des comptes fournisseurs

Lorsque vous débutez avec l’automatisation des comptes fournisseurs, choisissez un logiciel intuitif et facile à utiliser. Si possible, pilotez le système avec un petit groupe d’utilisateurs ou desfactures avant de le déployer à l’ensemble de l’organisation. Une fois le système en place, vous pouvez utiliser ces stratégies clés pour favoriser son adoption au sein de votre entreprise :

Communiquer à propos des avantages

• Expliquez comment l’automatisation de la comptabilité fournisseurs facilitera la vie des employés, par exemple en réduisant les tâches manuelles, en minimisant les erreurs et en améliorant la collaboration.

• Partagez les histoires d’autres entreprises ou services qui ont mis en œuvre l’automatisation des comptes fournisseurs et les impacts positifs qu’elle a eus sur leur travail.

• Expliquer comment l’automatisation des comptes fournisseurs s’inscrit dans les objectifs plus larges de l’entreprise, tels que la réduction des coûts, l’amélioration de l’efficacité et l’atténuation des risques.

Répondre aux préoccupations et aux résistances

• Parlez aux employés de leurs inquiétudes ou de leurs réserves à l’égard du nouveau système. Les préoccupations courantes peuvent inclure la sécurité de l’emploi, les courbes d’apprentissage et la peur du changement.

• Répondez directement aux préoccupations et proposez une formation, des ressources et un soutien continu pour aider les employés à se sentir à l’aise durant cette transition.

• Encouragez une communication ouverte et laissez les employés partager leurs commentaires et leurs suggestions en vue d’une amélioration.

Proposer une formation complète

• Veillez à ce que la formation du personnel soit pertinente et adaptée au rôle et aux responsabilités dévolues à chaque employé.

• Proposez une formation par le biais de canaux tels que des modules en ligne, une assistance technique, des sessions en personne, des ateliers et des guides d’utilisateur.

• Offrir des possibilités d’apprentissage continu pour aider les employés à se tenir au courant des nouvelles fonctionnalités et des bonnes pratiques.

Célébrez les réalisations

• Partagez les résultats positifs des premières étapes de la mise en œuvre pour créer un élan et de l’enthousiasme.

• Reconnaître et récompenser les employés qui participent activement au processus d’adoption.

• Encouragez les employés à partager des idées et des suggestions pour affiner davantage le processus d’automatisation des comptes fournisseurs.

Montrer l'exemple

• S’assurer que les gestionnaires et les cadres supérieurs participent activement au traiter d’adoption et démontrent leur engagement envers le nouveau système. Les gestionnaires doivent utiliser le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs de manière active, afin de montrer aux employés qu’il est précieux pour leur travail.

• Comprendre que le changement prend du temps et encourager, et partant soutenir les employés durant la transition.