La loi sur la conservation des livres électroniques fait référence à la loi qui régit les modalités de conservation des données fiscales nationales électroniques au Japon, telles que les documents comptables, les factures et les reçus. Elle est également connue sous le nom de « loi sur la tenue de livres électroniques ».
À compter de janvier 2024, la loi sur la conservation des livres électroniques stipule que les données relatives aux transactions électroniques, telles que les factures, les reçus et autres documents émis par voie électronique, doivent être conservées telles quelles sous forme électronique.
La loi sur la conservation des livres électroniques stipule trois types de documents à conserver. Il s’agit des « registres comptables électroniques » et des « documents balayés », qui sont facultatifs, et des « transactions électroniques », qui sont obligatoires.
Cet article se concentrera sur le stockage des transactions électroniques, qui est désormais obligatoire, avec des explications simples et une discussion sur les documents pertinents et les exigences relatives à la conservation des enregistrements des transactions électroniques.
Que contient cet article?
- Qu’est-ce que la loi sur la conservation des livres électroniques?
- Exigences de la loi sur la conservation des livres électroniques
- Comment les horodateurs fonctionnent-ils dans le cadre de la loi sur la conservation des livres électroniques?
- Amélioration des opérations administratives dans le cadre de la loi sur la conservation des livres électroniques
Qu’est-ce que la loi sur la conservation des livres électroniques?
Comme nous l’avons mentionné, la conservation des données électroniques exigée par la loi sur la conservation des livres électroniques peut être divisée en trois catégories : les registres comptables électroniques, les documents balayés et les données de transactions électroniques.
Stockage des données comptables électroniques (facultatif)
Les données comptables électroniques désignent les registres comptables nationaux liés à la fiscalité créés électroniquement sur des ordinateurs personnels (journaux comptables, grands registres, journaux des recettes), ainsi que les documents liés à la fiscalité nationale (documents liés aux résultats financiers et aux transactions). Le stockage des données comptables électroniques étant facultatif, les propriétaires d’entreprise peuvent choisir de conserver leurs registres sous forme électronique ou sous forme physique, imprimée.Stockage des documents balayés (facultatif).
Les documents balayés sont des copies électroniques de documents liés à des transactions qui ont été créées sur papier (factures, recettes, etc.), ainsi que des documents liés à des transactions qui ont été reçus sur papier et balayés sous certaines conditions. Le stockage des documents balayés étant facultatif, les propriétaires d’entreprises peuvent choisir de numériser les documents papier pour les stocker ou de les conserver sous forme physique, imprimée.Transactions électroniques (obligatoire)
Les propriétaires d’entreprise doivent noter que le Japon exige désormais la conservation des données relatives aux transactions électroniques, telles que les données électroniques relatives aux contrats, aux factures et autres données reçues ou émises par le biais de transactions électroniques, y compris les courriels. Toutefois, les transactions électroniques telles que définies dans la loi sur la conservation des livres électroniques désignent les transactions effectuées par le biais de l’échange de données électroniques. Les transactions initialement effectuées sur papier, pour lesquelles la numérisation des documents est facultative (stockage des documents balayés), peuvent être conservées sous forme papier et ne doivent pas nécessairement être numérisées.
Quand devez-vous commencer à conserver les données des transactions électroniques?
La loi sur la conservation des livres électroniques a été révisée à plusieurs reprises au fil des ans. Alors qu’elle a été promulguée pour la première fois en 1998, elle a été progressivement révisée pour suivre les développements technologiques - comme lorsqu’elle a permis le stockage de documents papier balayés aux formats PDF en 2005, et lorsqu’elle a permis le stockage de données à l’aide d’images capturées par des appareils de type téléphone intelligent en 2016.
L’obligation de conserver les données relatives aux transactions électroniques a été introduite en janvier 2022. Cependant, une période de grâce a été accordée jusqu’à la fin de l’année 2023, pendant laquelle les entreprises qui ne pouvaient pas satisfaire à ces exigences étaient autorisées à imprimer les factures et les reçus sous forme numérique et à les conserver au format papier. Cette période de grâce prévue par la loi sur la conservation des livres électroniques n’a pas été prolongée et a désormais expiré.
La période de grâce a pris fin le 1er janvier 2024. Par conséquent, la conservation des données électroniques est désormais obligatoire. Cette exigence vise à garantir l’authenticité des documents électroniques et à empêcher toute falsification.
Dans le cadre des exigences de la loi sur la conservation des livres électroniques, les factures et les reçus émis sous forme de données électroniques doivent désormais être conservés sous forme de données électroniques. En outre, toutes les sociétés et entreprises individuelles, quel que soit leur type ou leur taille, sont soumises aux dispositions de la loi, et toutes les entreprises doivent se conformer scrupuleusement à ses exigences.
Toutefois, les sociétés et les entrepreneurs individuels qui ne traitent pas du tout de données électroniques ne sont pas tenus de prendre des mesures supplémentaires en vertu de la loi, car ils ne sont pas soumis à ses dispositions. Tant que tous les documents transactionnels produits dans le cadre de leurs activités sont produits sur papier, ils peuvent également être conservés sous forme papier sans problème.
Période préparatoire illimitée pour les entreprises ayant une « raison valable »
Pour les entreprises qui ont éprouvé des difficultés à passer au stockage électronique des données pour les transactions électroniques et qui ont une « raison valable » les empêchant de se conformer à la loi sur le stockage électronique des données, reconnue par le directeur de leur bureau régional des impôts, la période de préparation précédente peut être appliquée même après janvier 2024.
Les entreprises concernées par cette période préparatoire seront tenues de télécharger les données électroniques ou de les imprimer sous forme de documents à la demande des agents des autorités fiscales. Pour plus d’informations, consultez la page de l’Agence nationale des impôts du Japon consacrée aux méthodes de conservation des donnéesélectroniques relatives aux transactions et sa page consacrée aux révisions apportées à la loi sur la conservation des livres électroniques .
Que se passe-t-il si les données des transactions électroniques ne sont pas conservées?
Les sanctions suivantes peuvent être imposées en vertu de la loi sur la conservation des livres électroniques dans les situations qui ne relèvent pas de la qualification de « raison valable » évoquée ci-dessus et qui sont donc considérées comme des violations de la loi.
Taxes supplémentaires (s’appliquent à la conservation des documents balayés et à la conservation des données des transactions électroniques)
Si les méthodes de conservation prévues par la loi sur la conservation des livres électroniques ne sont pas respectées et que les données électroniques sont falsifiées ou altérées, une surtaxe de 10 % peut être appliquée aux transactions en question, en plus d’une taxe supplémentaire (de 35 % ou 40 %).Révocation de l’approbation de la déclaration fiscale bleue
En guise de sanction pour ne pas avoir correctement conservé les données relatives aux transactions électroniques et ne pas avoir respecté les exigences en matière de conservation stipulées dans la loi sur la conservation des livres électroniques, l’approbation de la déclaration fiscale bleue d’une entreprise peut être révoquée. Toutefois, les catastrophes naturelles et autres situations inévitables étant prises en considération, une entreprise n’est pas immédiatement considérée comme ayant agi illégalement. Cette décision n’est prise qu’après un examen complet des circonstances pertinentes. (Voir les documents de référence suivants de l’Agence nationale des impôts :Pénalités prévues par la loi sur les entreprises
Le non-respect des dispositions de la loi sur la conservation des livres électroniques et la commission d’actes répréhensibles, tels que la falsification ou la modification de documents ou de livres pertinents peuvent entraîner une amende pouvant aller jusqu’à 1 million de yens (Loi sur les entreprises, article 976).
Comment les propriétaires d’entreprises particulières doivent-ils agir pour respecter la loi sur la conservation des livres électroniques?
Comme indiqué précédemment, non seulement les sociétés, mais toutes les entreprises qui traitent des données de transactions électroniques, y compris les travailleurs indépendants, les entrepreneurs individuels, etc., sont soumises à la loi sur la conservation des livres électroniques. Cela signifie que, si les entrepreneurs individuels ne conservent pas correctement les données de transactions électroniques en utilisant l’une des méthodes de conservation prévues par la loi sur la conservation des livres électroniques, ils peuvent être soumis à des sanctions au même titre que les sociétés. Il est donc important de bien comprendre comment conserver les données de transactions électroniques et de mettre en place un cadre pour ce faire, par exemple à l’aide de logiciels ou d’autres systèmes conformes à la loi sur la conservation des livres électroniques.
Outre l’exigence selon laquelle les données électroniques conservées devant faire l’objet d’une vérification doivent être facilement accessibles, consultables et imprimables, il est également recommandé d’effectuer des sauvegardes afin d’éviter toute perte de données due à une défaillance du système.
Ainsi, les propriétaires d’entreprises individuelles pourraient se sentir plus à l’aise pour se conformer à la loi sur la conservation des livres électroniques s’ils ont installé un système comptable permettant la conservation et la production de documents qui répondent aux exigences de conservation prévues par la loi.
Stripe respecte les exigences de la loi sur la conservation des livres électroniques et rend également possibles l’émission et la maintenance de factures et reçus grâce à notre fonctionnalité de génération automatique. De plus, l’utilisation de Stripe Invoicing permet d’améliorer le fonctionnement des services administratifs, qui gagnent en fluidité et en efficacité.
Documents soumis à la conservation des données relatives aux transactions électroniques
En vertu de la loi sur la conservation des livres électroniques, les documents soumis à la conservation des données relatives aux transactions électroniques comprennent principalement les suivants :
- Factures
- Estimation des coûts
- Bons de livraison
- Bons de commande
- Reçus
Si ces documents sont échangés sous forme de données électroniques par courrier électronique, systèmes d’échange de données informatisé (EDI), services en nuage ou autres moyens similaires, ils doivent être conservés sous forme de données électroniques dans ce format.
En outre, les documents énumérés ci-dessus sont également des documents liés à des transactions soumis à la conservation des livres électroniques et à la conservation des documents balayés, comme détaillé dans la section précédente, « Qu’est-ce que la loi sur la conservation des livres électroniques? ».
Comment enregistrer une facture conforme à la loi sur la conservation des livres électroniques
En principe, dans le cadre du système de facturation entré en vigueur le 1er octobre 2023, l’acheteur et le vendeur sont tenus de conserver les factures conformes (c’est-à-dire que le vendeur conserve une copie tandis que l’acheteur conserve le document original reçu du vendeur).
La sauvegarde de ces factures qualifiées nécessite désormais le respect de la loi sur la conservation des livres électroniques. Ainsi, les factures qualifiées émises par voie électronique doivent être sauvegardées sous forme électronique, plutôt que sur papier. Si ces documents ne sont pas correctement sauvegardés conformément à la loi sur la conservation des livres électroniques, l’acheteur risque de ne pas pouvoir bénéficier des crédits d’impôt pour ses achats. Par conséquent, en plus de se conformer au nouveau système de facturation, les chefs d’entreprise doivent également gérer avec soin la sauvegarde des documents conformément à la loi sur la conservation des livres électroniques. Les détails relatifs aux exigences en matière de sauvegarde de ces documents sont abordés dans la section suivante.
De cette manière, il existe un lien étroit entre la loi sur la conservation des livres électroniques et le système de facturation. Il est donc judicieux de bien comprendre à l’avance comment enregistrer les données des documents électroniques.
Exigences de la loi sur la conservation des livres électroniques
Les registres électroniques sont divisés en deux catégories : les « registres électroniques de haute qualité » et les « autres registres électroniques », la différence entre les deux résidant dans le degré de conformité aux exigences en matière de conservation.
L’Agence nationale des impôts du Japon exige que les documents conservés en vertu de la loi sur la conservation des livres électroniques remplissent toutes les conditions relatives à la « garantie de visibilité » et à la « garantie d’authenticité ». Voir ci-dessous les conditions spécifiques qui permettent de qualifier les registres électroniques de « haute qualité » et « autres ». (Document de référence : page de l’Agence nationale des impôts sur la révision de la loi sur la conservation des livres électroniques)
Un cercle ◯ dans la colonne « Autre » indique les conditions qui doivent être remplies conformément à la loi sur la conservation des livres électroniques.
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Exigence en matière de maintenance
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Bonne qualité
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Autre
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|---|---|---|
| Lorsque des éléments enregistrés (données) sont modifiés ou supprimés, un système est prévu pour fournir un enregistrement permettant de vérifier les circonstances et le contenu de la modification. | ◯ | – |
| Une procédure est prévue pour examiner les circonstances dans lesquelles des informations sont saisies après l’expiration du délai normal de traitement. | ◯ | – |
| La relation entre les éléments enregistrés dans les grands livres comptables numérisés et les éléments enregistrés dans les grands livres comptables associés peut être vérifiée. | ◯ | – |
| Des documents relatifs au fonctionnement du système sont fournis (p. ex., une vue d’ensemble du système, des spécifications, un guide d’utilisation, un manuel, etc.). | ◯ | ◯ |
| Un ordinateur, une imprimante, etc., sont fournis sur le lieu de stockage des données, ainsi qu’un manuel d’utilisation, afin que des données lisibles puissent être exportées en temps opportun. | ◯ | ◯ |
| Critères de recherche La recherche peut être effectuée par date de transaction, montant de transaction et partenaire de transaction. | ◯ | – |
| Critères de recherche La recherche peut être effectuée par date ou dans une plage monétaire précise. | ◯ * | – |
| Critères de recherche La recherche peut être effectuée à l’aide de deux ou plusieurs critères facultatifs combinés. | ◯ * | – |
| Le système est en mesure de répondre aux demandes de téléchargement de dossiers numériques formulées par les agents des services fiscaux exerçant leur droit d’enquête et d’inspection. | – * | ◯ ** |
(*) Les personnes tenues de conserver des données sont exemptées des exigences de recherche 2 et 3 si les agents fiscaux qui font des demandes d’information en vertu de leur droit d’enquête et d’inspection peuvent télécharger les enregistrements numériques en réponse à leurs requêtes.
(**) Non requis si toutes les autres conditions du niveau « haute qualité » sont remplies.
En outre, si une entreprise conserve les livres comptables et les factures pertinents afin de satisfaire aux conditions requises pour les livres comptables électroniques de haute qualité et qu’elle a préalablement soumis une notification au directeur de son bureau régional des services fiscaux indiquant qu’elle souhaite bénéficier de la mesure visant à réduire les pénalités fiscales pour la sous-déclaration de revenus liés aux livres comptables électroniques de haute qualité, la déduction spéciale sur l’impôt sur le revenu pour les déclarations bleues (650 000 yens) peut être appliquée.
Comme le montre le tableau ci-dessus, les registres électroniques de haute qualité ne permettent pas les modifications qui ne laissent pas de trace des suppressions ou des corrections. Il est également important qu’un registre électronique de haute qualité garantisse l’interrelation des enregistrements.
Le fait de répondre aux exigences de « haute qualité » autorisera la crédibilité auprès des institutions financières et des autorités fiscales.
En outre, si les omissions de déclaration concernent des éléments enregistrés dans un livre comptable électronique de « haute qualité », un traitement favorable impliquant une réduction de 5 % de la pénalité pour sous-déclaration du bénéfice peut être appliqué - à l’exclusion des cas de falsification ou de faits imaginaires. (Document de référence : système d’auto-évaluation de l’Agence nationale des impôts).
Comment les horodateurs fonctionnent-ils dans le cadre de la loi sur la conservation des livres électroniques?
Les horodatages, conformément à la loi sur la conservation des livres électroniques, constituent un système permettant de certifier la fiabilité et la transparence des documents afin qu’ils remplissent leur rôle de document original. Ils doivent préciser une date et une heure afin d’empêcher la modification des données électroniques. Ces horodatages ne doivent pas être émis par des entreprises, mais par des institutions tierces appelées Autorités d’horodatage ou TSA (Time Stamp Authorities).
La modification apportée à la loi sur la conservation des livres électroniques en janvier 2022 a assoupli les exigences en matière d’horodatage, notamment en autorisant les cas où l’horodatage n’est pas obligatoire si certaines conditions sont remplies. En outre, il n’existe aucune exigence spécifique concernant les documents qui doivent être horodatés dans les cas de conservation de documents balayés, de conservation de données de transactions électroniques ou de conservation de documents comptables liés aux impôts nationaux, laissant ainsi l’utilisation de ces horodatages à la discrétion du propriétaire de l’entreprise.
Cas où l’horodatage n’est pas obligatoire
L’horodatage n’est pas obligatoire pour la sauvegarde des données de transaction dans les cas suivants :
- Quand une fonction de référence historique permet de vérifier les fonctionnalités de la modification ou de la suppression des données électroniques ainsi que de l’échange et du stockage des données électroniques.
- Si le créateur et l’émetteur des données électroniques (le marchand) ont déjà fourni un horodatage, il est inutile que le destinataire (le client) le fasse.
- Si l’entité destinataire utilise un système qui empêche la modification et la suppression libres des données électroniques, ou si des procédures administratives visant à empêcher la modification ou la suppression ont été mises en place et sont respectées.
Toutefois, il faut garder en tête que des horodateurs sont nécessaires dans les cas qui ne remplissent pas les conditions susmentionnées.
Points importants à considérer lors de l’utilisation d’un service d’horodatage gratuit
La fourniture d’horodatages respectant la loi sur la conservation des livres électroniques est généralement débitée, mais il existe plusieurs outils qui fournissent ce service gratuitement. Qu’un outil soit gratuit ou non, l’authenticité de ses horodatages est garantie par le fait qu’ils sont émis par des TSA accréditées par l’Association japonaise des communications de données. Cela signifie que si un horodateur gratuit n’est pas émis par une TSA, il ne répond pas aux exigences de la loi sur la conservation des livres électroniques et son utilisation peut être considérée comme illégale. (Documents de référence : Page de l’Agence nationale des impôts sur les exigences relatives aux formulaires d’inscription (questions de base)).
Étant donné que l’apposition d’horodatages demande du temps et des efforts, il est important de déterminer dans quelle mesure l’utilisation d’un outil particulier augmentera la charge de travail avant de le sélectionner.
Amélioration des opérations administratives dans le cadre de la loi sur la conservation des livres électroniques
Vous trouverez ci-dessus une explication de la loi sur la conservation des livres électroniques. Alors que la numérisation progresse rapidement et que les processus sans papier se généralisent, même les entreprises qui n’avaient pas encore réussi à passer aux transactions électroniques se lancent désormais dans la transformation numérique. De plus, les transactions électroniques deviendront de plus en plus la norme à l’avenir.
Aujourd’hui plus que jamais, alors que la conservation des données relatives aux transactions électroniques est devenue obligatoire, il est essentiel pour les entreprises de bien comprendre les exigences de la loi sur la conservation des livres électroniques en matière de conservation des données, les types de documents couverts par la loi et de se conformer aux dispositions de celle-ci afin d’éviter tout risque de sanctions ou autres problèmes. Bien qu’il n’y ait aucun problème à conserver des documents papier si l’échange se fait sur papier, l’utilisation des données conformément aux exigences de la loi sur la conservation des livres électroniques élimine la nécessité de conserver les documents papier originaux.
En profitant de cette occasion pour améliorer les opérations de l’arrière-guichet — y compris le passage à la dématérialisation des comptes — ainsi, vous optimisez votre entreprise, vous réduisez les besoins en espace de stockage, vous diminuez les coûts et vous éliminez les risques liés à la perte ou à l’altération potentielle des documents papier.
Le contenu de cet article est fourni uniquement à des fins informatives et pédagogiques. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de consulter un avocat compétent ou un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation particulière.