Das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher bezieht sich auf das Gesetz, das regelt, wie elektronische nationale Steuerdaten in Japan aufbewahrt werden können, wie beispielsweise Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen und Belege. Es ist auch als „Gesetz zur elektronischen Buchführung“ bekannt.
Ab Januar 2024 schreibt das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher vor, dass Daten im Zusammenhang mit elektronischen Transaktionen wie Rechnungen, Belege und andere elektronisch ausgestellte Dokumente unverändert in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen.
Das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher schreibt drei Arten von Dokumenten vor, die aufbewahrt werden müssen. Dabei handelt es sich um die optionalen „elektronischen Buchhaltungsunterlagen“ und „gescannten Dokumente“ sowie die obligatorischen „elektronischen Transaktionen“.
Dieser Artikel konzentriert sich auf die Speicherung elektronischer Transaktionen, die zur Pflicht gemacht wurde, mit einfachen Erklärungen und einer Beschreibung der relevanten Dokumente und Anforderungen rund um die Führung elektronischer Transaktionsaufzeichnungen.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher?
- Anforderungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher
- Wie funktionieren Zeitstempel nach dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher?
- Verbesserung der Backoffice-Abläufe im Rahmen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher
Was ist das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher?
Wie wir bereits erwähnt haben, kann die elektronische Datenaufbewahrung, die nach dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher erforderlich ist, in drei Kategorien unterteilt werden: elektronische Buchhaltungsaufzeichnungen, gescannte Dokumente und elektronische Transaktionsdaten.
Speicherung von elektronischen Buchhaltungsdaten (optional)
Elektronische Buchhaltungsdaten beziehen sich auf nationale steuerbezogene Buchführungen, die elektronisch auf PCs erstellt werden (Buchhaltungsjournale, Hauptbücher, Kassenbelegerfassungen), sowie auf Dokumente im Zusammenhang mit nationalen Steuern (Dokumente im Zusammenhang mit Finanzergebnissen und Transaktionen). Da die Speicherung elektronischer Buchhaltungsdaten optional ist, können Geschäftsinhaber wählen, ob sie ihre Aufzeichnungen elektronisch oder in physischer, gedruckter Form aufbewahren möchten.Speichern von gescannten Dokumenten (optional)
Gescannte Dokumente sind elektronische Kopien von transaktionsbezogenen Dokumenten, die auf Papier erstellt wurden (Rechnungen, Belege usw.), sowie transaktionsbezogene Dokumente, die auf Papier eingegangen sind und unter bestimmten Bedingungen gescannt wurden. Da die Speicherung gescannter Dokumente optional ist, können Geschäftsinhaber wählen, ob sie Papierdokumente zur Speicherung digitalisieren oder sie in physischer, gedruckter Form aufbewahren möchten.Elektronische Transaktionen (erforderlich)
Geschäftsinhaber sollten beachten, dass Japan jetzt die Aufbewahrung elektronischer Transaktionsdaten vorschreibt, z. B. elektronische Daten zu Verträgen, Rechnungen und anderen Daten, die über elektronische Transaktionen, einschließlich E-Mail, empfangen oder ausgestellt werden. Elektronische Transaktionen im Sinne des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher beziehen sich jedoch auf Transaktionen, die durch den Austausch elektronischer Daten durchgeführt werden. Transaktionen, die ursprünglich auf Papier durchgeführt wurden – bei denen die Digitalisierung von Dokumenten optional ist (Speicherung gescannter Dokumente) – können in Papierform aufbewahrt werden und müssen nicht digitalisiert werden.
Wann sollten Sie mit der Aufbewahrung elektronischer Transaktionsdaten beginnen?
Das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher wurde im Laufe der Jahre mehrfach überarbeitet. Obwohl es erstmals 1998 in Kraft trat, wurde es nach und nach überarbeitet, um mit den technologischen Entwicklungen Schritt zu halten – z. B. als es 2005 die Speicherung gescannter Papierdokumente im PDF-Format erlaubte und 2016 die Datenspeicherung mit Bildern, die von Smartphone-Geräten aufgenommen wurden.
Die Pflicht zur Speicherung elektronischer Transaktionsdaten wurde im Januar 2022 eingeführt. Es gab jedoch eine Nachfrist bis Ende 2023, in der Unternehmen, die die Anforderungen nicht erfüllen konnten, Rechnungen und Quittungen digital ausdrucken und in Papierform speichern durften. Diese Nachfrist des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher wurde nicht verlängert und ist nun abgelaufen.
Die Nachfrist endete am 1. Januar 2024. Daher ist die Aufbewahrung elektronischer Daten nun vollständig obligatorisch. Diese Anforderung zielt darauf ab, die Authentizität elektronischer Dokumente sicherzustellen und Manipulationen zu verhindern.
Im Rahmen dieser Anforderungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher müssen nun Rechnungen und Quittungen, die als elektronische Daten ausgestellt wurden, als elektronische Daten aufbewahrt werden. Darüber hinaus unterliegen alle Gesellschaften und Einzelunternehmen – unabhängig von ihrer Art oder Größe – den Bestimmungen des Gesetzes, und alle Unternehmen müssen seine Anforderungen gewissenhaft einhalten.
Gesellschaften und Einzelunternehmer, die überhaupt nicht mit elektronischen Daten umgehen, sind jedoch nicht verpflichtet, zusätzliche Maßnahmen durch das Gesetz zu ergreifen, da sie nicht den Bestimmungen des Gesetzes unterliegen. Solange alle im Geschäftsverlauf erstellten Transaktionsdokumente auf Papier erstellt werden, können sie auch problemlos in Papierform aufbewahrt werden.
Unbefristete Vorbereitungsfrist für Unternehmen mit „wichtigem Grund“
Für Unternehmen, die Schwierigkeiten hatten, den Übergang zur elektronischen Datenspeicherung für elektronische Transaktionen zu vollziehen, und einen „wichtigen Grund“ haben, der sie daran hindert, das vom Leiter ihres regionalen Finanzamts anerkannte Gesetz über die elektronische Datenspeicherung einzuhalten, kann die bisherige Vorbereitungsfrist auch nach Januar 2024 angewendet werden.
Unternehmen, die unter diese Vorbereitungsfrist fallen, müssen auf Verlangen der Mitarbeiter der Steuerbehörde elektronische Daten herunterladen oder in Form von Dokumenten ausgeben. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Methoden zur Aufbewahrung elektronischer Transaktionsdaten und auf der Seite Überarbeitungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher.
Was passiert, wenn die elektronischen Transaktionsdaten nicht gepflegt werden?
Die folgenden Strafen können nach dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher in Situationen verhängt werden, die nicht unter die oben erörterte Qualifizierung „wichtiger Grund“ fallen und daher als Gesetzesverstöße gelten.
Zusätzliche Steuern (gilt für die Aufbewahrung gescannter Dokumente und die Aufbewahrung elektronischer Transaktionsdaten)
Werden die im Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher festgelegten Aufbewahrungsmethoden nicht eingehalten und elektronische Daten gefälscht oder manipuliert, kann ein Steuerzuschlag von 10 % auf die betreffenden Transaktionen erhoben werden – zuzuglich einer zusätzlichen Steuer (von 35 oder 40 %).Widerruf der Zulassung für „Blue Return“
Als Strafe für die nicht korrekte Aufbewahrung der elektronischen Transaktionsdaten und die Nichterfüllung der im Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher festgelegten Aufbewahrungsanforderungen kann die Blue-Return-Genehmigung eines Unternehmens widerrufen werden. Da jedoch Naturkatastrophen und andere unvermeidbare Situationen berücksichtigt werden, gilt ein Unternehmen nicht sofort als rechtsbrüchig. Diese Feststellung erfolgt erst nach vollständiger Prüfung der maßgeblichen Umstände. (Siehe die folgenden Referenzmaterialien der Nationalen Steuerbehörde:Strafen nach dem Unternehmensgesetz
Die Nichteinhaltung der Bestimmungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher und die Beteiligung an unsachgemäßen Handlungen wie der Fälschung oder Änderung relevanter Dokumente oder Bücher können mit einer Geldbuße von bis zu 1 Million ¥ geahndet werden (Unternehmensgesetz, Artikel 976).
Wie müssen einzelne Unternehmen vorgehen, um das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher einzuhalten?
Wie bereits erwähnt, unterliegen nicht nur Gesellschaften, sondern alle Unternehmen, die elektronische Transaktionsdaten verarbeiten – einschließlich Freiberufler, Einzelunternehmer usw. – dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher. Das bedeutet, dass Einzelunternehmer, die elektronische Transaktionsdaten nicht ordnungsgemäß mit einer der Aufbewahrungsmethoden des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher aufbewahren, genauso wie Gesellschaften bestraft werden können. Daher ist es wichtig, vollständig zu verstehen, wie elektronische Transaktionsdaten aufbewahrt werden können, und einen Rahmen dafür zu schaffen, z. B. mit Software oder anderen Systemen, die dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher entsprechen.
Neben der Anforderung, dass aufbewahrte elektronische Daten, die überprüft werden müssen, leicht zugänglich und sowohl durchsuchbar als auch druckbar sein müssen, wird auch empfohlen, Backups zu erstellen, um die Möglichkeit eines Datenverlusts aufgrund von Systemausfällen zu vermeiden.
Daher können einzelne Geschäftsinhaber das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher besser einhalten, wenn sie ein Buchhaltungssystem installiert haben, das die Aufbewahrung und Erstellung von Dokumenten ermöglicht, die die Aufbewahrungsanforderungen des Gesetzes erfüllen.
Stripe erfüllt die Anforderungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher und ermöglicht durch unsere automatische Erstellung auch die Ausstellung und Pflege von Rechnungen und Belegen. Darüber hinaus lassen sich mit Stripe Invoicing Verbesserungen erzielen, die zu reibungsloseren und effizienteren Backoffice-Abläufen führen.
Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht elektronischer Transaktionsdaten unterliegen
Zu den Dokumenten, die der Aufbewahrungspflicht elektronischer Transaktionsdaten unterliegen, gehören nach dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher in erster Linie die folgenden:
- Rechnungen
- Kostenvoranschläge
- Lieferscheine
- Bestellungen
- Quittungen
Wenn diese Dokumente als elektronische Daten per E-Mail, elektronischem Datenaustausch (EDI), Cloud-Diensten oder auf ähnliche Weise ausgetauscht werden, müssen sie als elektronische Daten in diesem Format aufbewahrt werden.
Darüber hinaus handelt es sich bei den oben aufgeführten Dokumenten auch um transaktionsbezogene Dokumente, die der Aufbewahrung elektronischer Bücher und der Aufbewahrung gescannter Dokumente unterliegen, wie im vorherigen Abschnitt „Was ist das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher?“ beschrieben.
So speichern Sie eine qualifizierte Rechnung auf Basis des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher
Grundsätzlich sind Käufer/innen und Verkäufer/innen nach dem am 1. Oktober 2023 eingeführten Rechnungssystem verpflichtet, qualifizierte Rechnungen zu speichern (d. h. Verkäufer/innen speichern eine Kopie, während Käufer/innen das von den Verkäufer/innen erhaltene Originaldokument speichert).
Die Speicherung dieser qualifizierten Rechnungen erfordert nun die ordnungsgemäße Einhaltung des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher. Daher müssen qualifizierte Rechnungen, die auf elektronischem Wege ausgestellt werden, elektronisch und nicht in Papierform gespeichert werden. Wenn diese Dokumente nicht ordnungsgemäß gemäß dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher aufbewahrt werden, kann der Käufer möglicherweise keine Steuergutschriften für Einkäufe erhalten. Daher müssen Geschäftsinhaber nicht nur das neue Rechnungssystem einhalten, sondern auch die Aufbewahrung von Dokumenten auf der Grundlage des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher sorgfältig verwalten. Details zu den Anforderungen für die Speicherung dieser Dokumente werden im nächsten Abschnitt erläutert.
Auf diese Weise gibt es eine enge Verbindung zwischen dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher und dem Rechnungssystem, daher ist es eine gute Idee, sich im Voraus ein solides Verständnis dafür zu verschaffen, wie elektronische Dokumentendaten gespeichert werden können.
Anforderungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher
Elektronische Bücher werden in zwei Kategorien unterteilt: „hochwertige elektronische Bücher“ und „sonstige elektronische Bücher“, wobei der Unterschied zwischen beiden darin besteht, inwieweit die Aufbewahrungsanforderungen erfüllt werden.
Die nationale Steuerbehörde Japans verlangt, dass Dokumente, die gemäß dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher aufbewahrt werden, alle Bedingungen sowohl in Bezug auf die „Gewährleistung der Sichtbarkeit“ als auch auf die „Gewährleistung der Authentizität“ erfüllen. Im Folgenden finden Sie die spezifischen Bedingungen, die als „hochwertige“ und „sonstige“ elektronische Bücher gelten. (Referenzmaterial: Seite der nationalen Steuerbehörde zur Überarbeitung des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher)
Ein Kreis ◯ in der Spalte „Sonstiges“ zeigt Bedingungen an, die auf der Grundlage des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher erfüllt sein müssen.
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Wartungsbedarf
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Hochwertig
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Sonstiges
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|---|---|---|
| Beim Ändern oder Löschen aufgezeichneter Einträge (Daten) wird ein System verwendet, das einen Datensatz bereitstellt, damit die Umstände und der Inhalt der Änderung überprüft werden können. | ◯ | – |
| Es steht ein System zur Verfügung, das die Überprüfung der Umstände ermöglicht, unter denen Informationen nach Ablauf der normalen Geschäftsverarbeitungszeit eingegeben werden. | ◯ | – |
| Die Beziehung zwischen den in der digitalisierten Buchführung erfassten Posten und den in der entsprechenden Buchführung erfassten Posten kann überprüft werden. | ◯ | – |
| Es werden Dokumente zum Betrieb des Systems bereitgestellt (beispielsweise Systemübersicht, Spezifikationen, Bedienungsanleitung, Handbuch usw.). | ◯ | ◯ |
| Am Standort der Datenspeicherung werden ein Computer, ein Drucker usw. sowie ein Handbuch bereitgestellt, damit die Daten zeitnah und lesbar exportiert werden können. | ◯ | ◯ |
| SuchkriterienDie Suche kann nach Transaktionsdatum, Transaktionsbetrag und Transaktionspartner erfolgen. | ◯ | – |
| SuchkriterienDie Suche kann nach Datum oder innerhalb eines bestimmten finanziellen Umfangs erfolgen. | ◯ * | – |
| SuchkriterienDie Suche kann anhand von zwei oder mehr optionalen Kriterien in Kombination erfolgen. | ◯ * | – |
| Das System kann Steuerbeamten zur Auskunft und Einsichtnahme der Download digitaler Dokumente ermöglichen. | – * | ◯ ** |
(*) Personen, die zur Datenspeicherung verpflichtet sind, sind von den Suchanforderungen 2 und 3 ausgenommen, wenn Steuerbeamte, die im Rahmen ihres Auskunfts- und Einsichtsrechts Anträge stellen, auf ihre Anfragen hin digitale Aufzeichnungen herunterladen können.
(**) Nicht erforderlich, wenn alle anderen Bedingungen auf der Stufe „hochwertig“ erfüllt sind.
Wenn ein Unternehmen darüber hinaus einschlägige Geschäftsbücher und Rechnungen aufbewahrt, um die Voraussetzungen für hochwertige elektronische Buchführung zu erfüllen, und dem Leiter seines regionalen Finanzamts zuvor mitgeteilt hat, dass es die Maßnahme zur Senkung der Steuerstrafe für die Untererfassung von Einkünften im Zusammenhang mit hochwertigen elektronischen Buchhaltungsbüchern nutzen möchte, kann der Sonderabzug für die Blue-Return-Einkommensteuer (650.000 ¥) angewendet werden.
Wie aus der obigen Tabelle hervorgeht, lassen hochwertige elektronische Bücher keine Änderungen zu, die keine Historie von Löschungen oder Korrekturen hinterlassen. Es ist auch wichtig, dass ein qualitativ hochwertiges elektronisches Buch die Wechselbeziehung der Datensätze sicherstellt.
Die Erfüllung der Anforderungen an „hohe Qualität“ gewährleistet die Glaubwürdigkeit bei Finanzinstituten und Steuerbehörden.
Auch wenn Versäumnisse in Bezug auf Sachverhalte gemacht werden, die in einem elektronischen Buchhaltungsbuch von „hoher Qualität“ erfasst sind, kann eine Vorzugsbehandlung angewendet werden, die eine Reduzierung der Strafe für die Untererfassung von Einkünften um 5 % beinhaltet – mit Ausnahme von Fällen von Fälschung oder erfundenen Tatsachen. (Referenzmaterial: Selbstveranlagungssystem der nationalen Steuerbehörde.)
Wie funktionieren Zeitstempel nach dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher?
Zeitstempel sind nach dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher ein System zur Zertifizierung der Zuverlässigkeit und Transparenz von Dokumenten, um die Rolle des Originaldokuments zu erfüllen, und sollten ein Datum und eine Uhrzeit angeben, um die Änderung elektronischer Daten zu verhindern. Diese Zeitstempel sollen nicht vom Unternehmen ausgegeben werden, sondern von Drittinstitutionen, den sogenannten Time Stamp Authorities oder TSAs, ausgestellt und verteilt werden.
Mit der Änderung des Gesetzes über die Aufbewahrung elektronischer Bücher im Januar 2022 wurden die Anforderungen an Zeitstempel gelockert, einschließlich der Möglichkeit, dass Zeitstempel nicht erforderlich sind, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind. Darüber hinaus gibt es keine besonderen Anforderungen an Dokumente, die mit einem Zeitstempel versehen werden müssen, wenn gescannte Dokumente, elektronische Transaktionsdaten oder Buchhaltungsunterlagen im Zusammenhang mit nationalen Steuern aufbewahrt werden müssen – die Verwendung dieser Zeitstempel bleibt dem Ermessen des Geschäftsinhabers überlassen.
Wenn Zeitstempel nicht erforderlich sind
Die Angabe von Zeitstempeln bei der Speicherung elektronischer Transaktionsdaten ist in folgenden Fällen nicht erforderlich:
- Wenn eine Verlaufsreferenzfunktion es ermöglicht, die Umstände der Änderung oder Löschung elektronischer Daten und des Austauschs und der Speicherung elektronischer Daten zu überprüfen.
- Wenn der Ersteller und Herausgeber der elektronischen Daten (der Verkäufer) bereits einen Zeitstempel angegeben hat, ist ein Zeitstempel des Empfängers (des Käufers) nicht erforderlich.
- Wenn die empfangende Stelle ein System verwendet, das die freie Bearbeitung und Löschung elektronischer Daten verhindert, oder wenn Verwaltungsverfahren zur Verhinderung der Bearbeitung oder Löschung eingerichtet wurden und befolgt werden.
Beachten Sie jedoch, dass Zeitstempel in Fällen erforderlich sind, die die oben genannten Bedingungen nicht erfüllen.
Wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie einen kostenlosen Zeitstempeldienst nutzen
In der Regel wird eine Gebühr für die Bereitstellung von Zeitstempeln erhoben, die dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher entsprechen, aber es gibt mehrere Tools, die diesen Service kostenlos anbieten. Unabhängig davon, ob ein Tool kostenlos ist oder nicht, wird die Authentizität seiner Zeitstempel durch die Tatsache gewahrt, dass sie von TSAs ausgestellt werden, die von der Japan Data Communications Association akkreditiert sind. Das bedeutet, dass ein kostenloser Zeitstempel, der nicht von einer TSA ausgestellt wird, nicht die Anforderungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher entsprechen erfüllt und seine Verwendung als illegal angesehen werden kann. (Referenzmaterialien: Seite der Nationalen Steuerbehörde zu Antragsvoraussetzungen (Grundangelegenheiten)).
Da die Bereitstellung von Zeitstempeln Zeit und Mühe in Anspruch nimmt, ist es wichtig, vor der Auswahl festzustellen, um wie viel die Verwendung eines bestimmten Tools den Arbeitsaufwand erhöht.
Verbesserung der Backoffice-Abläufe im Rahmen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher
Oben haben wir eine Erläuterung zum Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher bereitgestellt. Da die Digitalisierung rasant voranschreitet und papierlose Prozesse allgegenwärtig werden, setzen auch Unternehmen, die bisher nicht auf elektronische Transaktionen umsteigen konnten, nun auf die digitale Transformation. Darüber hinaus werden elektronische Transaktionen in Zukunft immer mehr zum Standard werden.
Gerade heute, da die Aufbewahrung elektronischer Transaktionsdaten vollständig obligatorisch geworden ist, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Anforderungen an die Datenspeicherung des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher und die Arten von Dokumenten, die unter das Gesetz fallen, vollständig zu verstehen und die Bestimmungen des Gesetzes einzuhalten, um das Risiko von Strafen oder anderen Problemen zu vermeiden. Während es kein Problem mit der Pflege von Papierdokumenten gibt, wenn der Austausch papierbasiert ist, entfällt durch die Verwendung der Daten in einer Weise, die den Anforderungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher entspricht, die Notwendigkeit, die Originaldokumente in Papierform aufzubewahren.
Die Nutzung dieser Gelegenheit zur Verbesserung der Backoffice-Abläufe – einschließlich der Umstellung auf eine papierlose Buchhaltung – ermöglicht eine Geschäftsoptimierung und reduziert auch den Bedarf an Speicherplatz, senkt die Kosten und eliminiert die Risiken, die mit dem potenziellen Verlust oder der Änderung von Papieraufzeichnungen verbunden sind.
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.