พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์หมายถึงกฎหมายที่ควบคุมวิธีการที่ ข้อมูลภาษีแห่งชาติอิเล็กทรอนิกส์ สามารถมีการเก็บรักษาไว้ในญี่ปุ่นได้ เช่น เอกสารการทําบัญชี ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน เรียกอีกอย่างว่า "พระราชบัญญัติการทําบัญชีอิเล็กทรอนิกส์"
ตั้งแต่เดือนมกราคม ค.ศ. 2024 พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์กําหนดให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารอื่นๆ ที่ออกทางอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีการเก็บรักษาไว้ตามที่เป็นอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์กําหนดเอกสารสามประเภทที่ต้องเก็บรักษา สิ่งเหล่านี้เป็น "บันทึกการทําบัญชีอิเล็กทรอนิกส์" และ "เอกสารที่สแกน" และ "ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์" ที่จําเป็น
บทความนี้จะมุ่งเน้นไปที่การจัดเก็บธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นข้อบังคับ พร้อมคําอธิบายง่ายๆ และการอภิปรายเกี่ยวกับเอกสารและข้อกําหนดที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการเก็บรักษาบันทึกธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
เนื้อหาหลักในบทความ
- พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?
- ข้อกําหนดของพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
- ประทับเวลาทํางานอย่างไรภายใต้พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
- ปรับปรุงการดําเนินงานหลังบ้านภายใต้พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?
ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การเก็บรักษาข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ที่กําหนดโดยพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์สามารถแบ่งออกเป็นสามประเภท: บันทึกบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่สแกน และข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
การจัดเก็บข้อมูลการทําบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ (ไม่บังคับ)
ข้อมูลทางบัญชีอิเล็กทรอนิกส์หมายถึงบันทึกทางบัญชีที่เกี่ยวข้องกับภาษีของประเทศที่สร้างขึ้นทางอิเล็กทรอนิกส์บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (สมุดรายวันทางบัญชี บัญชีแยกประเภททั่วไป สมุดรายวัน ใบเสร็จรับเงินสด) ตลอดจนเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีของประเทศ (เอกสารที่เกี่ยวข้องกับผลประกอบการทางการเงินและธุรกรรม) เจ้าของธุรกิจจึงสามารถเลือกได้ว่าจะเก็บบันทึกของตนทางอิเล็กทรอนิกส์หรือในรูปแบบสิ่งพิมพ์การจัดเก็บเอกสารที่สแกน (ไม่บังคับ)
เอกสารที่สแกนคือสําเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่สร้างขึ้นบนกระดาษ (ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ) ตลอดจนเอกสารที่ได้รับเป็นกระดาษซึ่งเกี่ยวข้องกับธุรกรรมและสแกนภายใต้เงื่อนไขบางประการ เจ้าของธุรกิจจึงสามารถเลือกได้ว่าจะแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลเพื่อจัดเก็บหรือเก็บรักษาในรูปแบบที่พิมพ์ออกมาธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ (จําเป็น)
เจ้าของธุรกิจควรทราบว่าขณะนี้ญี่ปุ่นกําหนดให้มีการเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องกับสัญญา ใบแจ้งหนี้ และข้อมูลอื่นๆ ที่ได้รับหรือออกผ่านธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงอีเมล อย่างไรก็ตาม ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ตามที่กําหนดไว้ในพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์หมายถึงธุรกรรมที่ดําเนินการผ่านการเปลี่ยนสินค้าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ธุรกรรมที่ดําเนินการบนกระดาษเดิม ซึ่งสามารถแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลได้ (การจัดเก็บเอกสารที่สแกน) อาจถูกเก็บรักษาไว้ในรูปแบบกระดาษและไม่จําเป็นต้องแปลงเป็นดิจิทัล
คุณควรเริ่มเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์เมื่อใด
พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ได้รับการแก้ไขหลายครั้งในช่วงหลายปีที่ผ่านมา แม้ว่าจะประกาศใช้ครั้งแรกในปี 1998 แต่ก็ค่อยๆ ได้รับการแก้ไขเพื่อให้ทันกับการพัฒนาทางเทคโนโลยี เช่น อนุญาตให้จัดเก็บเอกสารกระดาษที่สแกนในรูปแบบ PDF ในปี 2005 และอนุญาตให้จัดเก็บข้อมูลโดยใช้ภาพที่ถ่ายโดยอุปกรณ์สมาร์ทโฟนในปี 2016
ข้อกําหนดในการจัดเก็บข้อมูลธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ถูกนํามาใช้ในเดือนมกราคม 2022 อย่างไรก็ตาม มีระยะเวลาผ่อนผันจนถึงสิ้นปี 2023 ซึ่งในระหว่างนั้นธุรกิจที่ไม่สามารถทําได้ตามข้อกําหนดจะได้รับอนุญาตให้พิมพ์ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินที่ได้รับแบบดิจิทัลและจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ระยะเวลาผ่อนผันของพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์นี้ไม่ได้ขยายออกไปและได้หมดอายุแล้ว
ระยะเวลาผ่อนผันสิ้นสุดลงในวันที่ 1 มกราคม 2024 ดังนั้น การเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นข้อบังคับอย่างเต็มที่ ข้อกําหนดนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และป้องกันการปลอมแปลง
ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของข้อกําหนดพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินที่ออกเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะต้องถูกเก็บรักษาไว้เป็นรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ บริษัทและกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นประเภทธุรกิจหรือขนาดใด อยู่ภายใต้บทบัญญัติของพระราชบัญญัติ และธุรกิจทั้งหมดต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดอย่างซื่อสัตย์
อย่างไรก็ตาม บริษัทและกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวที่ไม่ได้จัดการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เลยไม่จําเป็นต้องดําเนินการเพิ่มเติมตามพระราชบัญญัติ เนื่องจากไม่อยู่ภายใต้ข้อกําหนดของพระราชบัญญัติ ตราบใดที่เอกสารธุรกรรมทั้งหมดที่ผลิตขึ้นระหว่างการดําเนินธุรกิจนั้นจัดทําขึ้นบนกระดาษ ก็อาจเก็บรักษาไว้ในรูปแบบกระดาษได้โดยไม่มีปัญหา
ไม่จํากัดระยะเวลาเตรียมการสําหรับธุรกิจที่มี "เหตุอันสมควร"
สําหรับธุรกิจที่พบว่าการเปลี่ยนไปใช้การจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สําหรับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องยากและมี "เหตุอันสมควร" ที่ทําให้ไม่สามารถปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้รับการยอมรับจากหัวหน้าสำนักงานภาษีภูมิภาค อาจใช้ระยะเวลาการเตรียมการก่อนหน้านี้ได้แม้หลังจากเดือนมกราคม 2024 ไปแล้วก็ตาม
ธุรกิจที่อยู่ในระยะเวลาเตรียมการนี้จะต้องดาวน์โหลดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หรือส่งออกในรูปแบบของเอกสารตามคำขอของพนักงานภาษี สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูที่หน้าสํานักงานสรรพากรแห่งชาติของญี่ปุ่นที่วิธีการเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ และหน้าบนการแก้ไขพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
จะเกิดอะไรขึ้นหากข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้รับการดูแลรักษา
อาจมีการใช้บทลงโทษต่อไปนี้ภายใต้พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ในสถานการณ์ที่ไม่อยู่ภายใต้คุณสมบัติ "เหตุอันสมควร" ที่กล่าวถึงข้างต้น ดังนั้นจึงถือว่าเป็นการละเมิดกฎหมาย
ภาษีเพิ่มเติม (ใช้กับการเก็บรักษาเอกสารที่สแกนและการเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์)
หากไม่ปฏิบัติตามวิธีการเก็บรักษาที่กําหนดไว้ในพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ถูกปลอมแปลงหรือดัดแปลง อาจประเมินค่าธรรมเนียมภาษีเพิ่ม 10% สําหรับธุรกรรมที่เป็นปัญหานอกเหนือจากภาษีเพิ่มเติม (35% หรือ 40%)การเพิกถอนการอนุมัติการคืนภาษีสีน้ำเงิน
เพื่อเป็นบทลงโทษสําหรับการไม่ดําเนินการเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสมและไม่ปฏิบัติตามข้อกําหนดการเก็บรักษาที่กําหนดไว้ในพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ การอนุมัติการคืนภาษีสีน้ำเงินของธุรกิจอาจถูกเพิกถอน อย่างไรก็ตาม เนื่องจากมีการพิจารณาถึงภัยพิบัติทางธรรมชาติและสถานการณ์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้อื่นๆ ธุรกิจจึงไม่ถือว่ากระทําการผิดกฎหมายในทันที การตัดสินนี้จะทําได้เมื่อมีการตรวจสอบสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องอย่างสมบูรณ์ครบถ้วนเท่านั้น (ดูเอกสารอ้างอิงต่อไปนี้จากสํานักงานสรรพากรแห่งชาติ:บทลงโทษภายใต้พระราชบัญญัติบริษัท
การไม่ปฏิบัติตามบทบัญญัติของพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์และมีส่วนร่วมในการกระทําที่ไม่เหมาะสม เช่น การปลอมแปลงหรือดัดแปลงเอกสารหรือหนังสือที่เกี่ยวข้อง อาจส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับสูงถึง 1 ล้านเยน (พระราชบัญญัติบริษัทมาตรา 976)
เจ้าของกิจการที่เป็นบุคคลทั่วไปควรปฏิบัติอย่างไรเพื่อปฏิบัติตามพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ไม่เพียงแต่บริษัทเท่านั้น แต่ธุรกิจทั้งหมดที่จัดการข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงฟรีแลนซ์กิจการมีเจ้าของคนเดียว ฯลฯ อยู่ภายใต้พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งหมายความว่าหากเจ้าของล้มเหลวในการเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสมโดยใช้วิธีการเก็บรักษาอย่างใดอย่างหนึ่งภายใต้พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ พวกเขาอาจถูกลงโทษเช่นเดียวกับบริษัทได้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องเข้าใจอย่างถ่องแท้ในการเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์และสร้างกรอบการทํางานสําหรับการดําเนินการดังกล่าว เช่น ซอฟต์แวร์หรือระบบอื่นๆ ที่ปฏิบัติตามพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
นอกเหนือจากข้อกําหนดที่ว่าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษาไว้ซึ่งจําเป็นต้องตรวจสอบสามารถเข้าถึงได้ง่ายและสามารถค้นหาและพิมพ์ได้แล้ว ยังแนะนําให้ทําการสํารองข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้ที่ข้อมูลจะสูญหายเนื่องจากความระบบล่ม
ดังนั้นเจ้าของกิจการที่เป็นบุคคลธรรมดาอาจสบายใจที่จะปฏิบัติตามพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์หากพวกเขาได้ติดตั้งระบบบัญชีที่อนุญาตให้มีการเก็บรักษาและผลิตเอกสารที่ตรงตามข้อกําหนดการเก็บรักษาของพระราชบัญญัติ
Stripe สอดคล้องกับข้อกําหนด ของพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ และยังทําให้การออกและบํารุงรักษาใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินเป็นไปได้ผ่านฟีเจอร์สร้างเอกสารอัตโนมัติของเรา นอกจากนี้ โดยการใช้Stripe Invoicing เป็นไปได้ที่จะบรรลุการปรับปรุงที่นําไปสู่การดําเนินงานหลังบ้านที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เอกสารที่ต้องเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
ภายใต้พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่อยู่ภายใต้การเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์มีดังต่อไปนี้เป็นหลัก:
- ใบแจ้งหนี้
- ประมาณการต้นทุน
- ใบส่งมอบ
- ใบสั่งซื้อ
- ใบเสร็จ
หากเอกสารเหล่านี้ถูกแลกเปลี่ยนเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอีเมล ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) บริการคลาวด์ หรือวิธีการอื่นที่คล้ายคลึงกัน จะต้องเก็บรักษาไว้เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบนั้น
นอกจากนี้ เอกสารที่ระบุไว้ข้างต้นยังเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่อยู่ภายใต้การเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์และการเก็บรักษาเอกสารสแกนตามรายละเอียดในหัวข้อ "พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร"
วิธีบันทึกใบแจ้งหนี้ ที่จัดตั้งขึ้นที่ผ่านการรับรองตามพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
โดยหลักการแล้ว ภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ที่เริ่มต้น 1 ตุลาคม 2023 ผู้ซื้อและผู้ขายมีหน้าที่ต้องบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการรับรอง (เช่น ผู้ขายบันทึกสําเนาในขณะที่ผู้ซื้อบันทึกเอกสารต้นฉบับที่ได้รับจากผู้ขาย)
การบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการรับรองเหล่านี้จําเป็นต้องมีการปฏิบัติตามข้อกำหนดพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสม ด้วยเหตุนี้ ใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการรับรองที่ออกผ่านวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์จะต้องบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ แทนที่จะบันทึกผ่านสําเนากระดาษ หากเอกสารเหล่านี้ไม่ได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ ผู้ซื้ออาจไม่สามารถรับเครดิตภาษีสําหรับการซื้อ ได้ ดังนั้นนอกเหนือจากการปฏิบัติตามระบบใบแจ้งหนี้ใหม่แล้ว เจ้าของธุรกิจยังต้องจัดการการเก็บรักษาเอกสารที่จัดตั้งขึ้นพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์อย่างระมัดระวังโดยรายละเอียดเกี่ยวกับข้อกําหนดในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้จะกล่าวถึงในส่วนถัดไป
ด้วยวิธีนี้ จึงมีความเชื่อมโยงที่แน่นแฟ้นระหว่างพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์และระบบใบแจ้งหนี้ ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะทําความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับวิธีการบันทึกข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ล่วงหน้า
ข้อกําหนดของพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
บัญชีแยกประเภทอิเล็กทรอนิกส์แบ่งออกเป็นสองประเภท: "บัญชีแยกประเภทอิเล็กทรอนิกส์คุณภาพสูง" และ "บัญชีแยกประเภทอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ" และความแตกต่างระหว่างทั้งสองอยู่ที่ขอบเขตที่ตรงตามข้อกําหนดในการเก็บรักษา
สํานักงานสรรพากรแห่งชาติ ของญี่ปุ่นกําหนดให้เอกสารที่เก็บรักษาไว้ภายใต้พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามเงื่อนไขทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับทั้ง "การรับรองการมองเห็น" และ "การรับรองความถูกต้อง" ดูเงื่อนไขเฉพาะที่แบ่งคุณสมบัติบัญชีแยกประเภทอิเล็กทรอนิกส์เป็น "คุณภาพสูง" และ "อื่นๆ" ด้านล่าง (เอกสารอ้างอิง: หน้าของสํานักงานสรรพากรแห่งชาติบนการแก้ไขพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์)
วงกลม ◯ ในคอลัมน์ "อื่นๆ" ระบุเงื่อนไขที่จัดตั้งขึ้นตามพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
|
ข้อกำหนดการบำรุงรักษา
|
คุณภาพสูง
|
อื่นๆ
|
|---|---|---|
| เมื่อรายการที่บันทึกไว้ (ข้อมูล) ถูกแก้ไขหรือยกเลิก จะมีการใช้ระบบที่แสดงบันทึกข้อมูลเพื่อให้สามารถตรวจสอบสถานการณ์และเนื้อหาของการเปลี่ยนแปลงได้ | ◯ | – |
| มีระบบที่สามารถตรวจสอบสถานการณ์หรือเงื่อนไขในการป้อนข้อมูลได้ หลังจากที่ระยะเวลาการประมวลผลทางธุรกิจตามปกติได้สิ้นสุดลงแล้ว | ◯ | – |
| สามารถตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างรายการที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชีดิจิทัลกับรายการที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชีที่เกี่ยวข้องได้ | ◯ | – |
| มีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของระบบจัดเตรียมไว้ให้ (เช่น ภาพรวมของระบบ ข้อกำหนด คู่มือผู้ใช้ คู่มือการใช้งาน เป็นต้น) | ◯ | ◯ |
| มีคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ ฯลฯ จัดเตรียมไว้ที่สถานที่จัดเก็บข้อมูล พร้อมคู่มือการใช้งาน เพื่อให้สามารถส่งออกข้อมูลในรูปแบบที่อ่านได้ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม | ◯ | ◯ |
| ข้อกำหนดในการค้นหา สามารถค้นหาได้ตามวันที่ของธุรกรรม จำนวนเงินของธุรกรรม และพาร์ทเนอร์ธุรกรรม | ◯ | – |
| ข้อกำหนดในการค้นหา สามารถค้นหาได้ตามวันที่หรือภายในช่วงจำนวนเงินที่กำหนด | ◯ * | – |
| ข้อกำหนดในการค้นหา สามารถดำเนินการค้นหาได้โดยใช้เกณฑ์เสริมสองข้อหรือมากกว่าร่วมกัน | ◯ * | – |
| ระบบสามารถตอบสนองต่อคำขอดาวน์โหลดบันทึกดิจิทัลจากเจ้าหน้าที่สรรพากรที่ใช้สิทธิในการสอบถามและตรวจสอบได้ | – * | ◯ ** |
(*) บุคคลที่ต้องจัดเก็บข้อมูลจะได้รับการยกเว้นจากข้อกําหนดการค้นหา 2 และ 3 หากเจ้าหน้าที่ภาษีทำการร้องขอภายใต้สิทธิในการสอบถามข้อมูลและการตรวจสอบสามารถดาวน์โหลดบันทึกดิจิทัลเพื่อตอบคําขอของตนได้
(**) ไม่จําเป็นหากตรงตามเงื่อนไขอื่นๆ ทั้งหมดในระดับ "คุณภาพสูง"
นอกจากนี้ หากบริษัทจัดเก็บสมุดบัญชีและใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เป็นไปตามเงื่อนไขของสมุดบัญชีอิเล็กทรอนิกส์คุณภาพสูง และก่อนหน้านี้ได้ยื่นหนังสือแจ้งไปยังหัวหน้าสำนักงานภาษีส่วนภูมิภาคเพื่อระบุว่าต้องการใช้มาตรการเพื่อลดภาษีค่าปรับ สําหรับการรายงานรายได้ซึ่งน้อยเกินไปที่เกี่ยวข้องกับสมุดบัญชีอิเล็กทรอนิกส์คุณภาพสูง สามารถใช้การหักเงินพิเศษในส่วนภาษีรายได้สําหรับผลตอบแทนสีน้ำเงิน (650,000 เยน)
ดังที่แสดงในตารางด้านบน บัญชีแยกประเภทอิเล็กทรอนิกส์คุณภาพสูงไม่อนุญาตให้มีการแก้ไขที่ไม่ทิ้งประวัติการลบหรือการแก้ไข สำคัญด้วยที่บัญชีแยกประเภทอิเล็กทรอนิกส์คุณภาพสูงต้องมีความเชื่อมโยงกันระหว่างบันทึก
การปฏิบัติตามข้อกําหนดสําหรับ "คุณภาพสูง" จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงความน่าเชื่อถือกับสถาบันการเงินและหน่วยงานด้านภาษี
นอกจากนี้ หากมีการละเว้นการรายงานเกี่ยวกับเรื่องที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ที่ "มีคุณภาพสูง" อาจมีการใช้การปฏิบัติที่เอื้ออำนวยซึ่งเกี่ยวข้องกับการลดค่าปรับ 5% สำหรับการรายงานรายได้ต่ำกว่าความเป็นจริง—ยกเว้นกรณีของการปลอมแปลงหรือข้อเท็จจริงที่จินตนาการขึ้น(เอกสารอ้างอิง: สํานักงานสรรพากรแห่งชาติระบบการประเมินตนเอง)
จะประทับเวลาทํางานอย่างไรภายใต้พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
การประทับเวลาตามพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบรับรองความน่าเชื่อถือและความโปร่งใสของเอกสารให้เป็นไปตามตำแหน่งของเอกสารต้นฉบับ และควรระบุวันและเวลาเพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ การประทับเวลาเหล่านี้จะไม่ออกโดยบริษัท แต่จะออกและแจกจ่ายโดยสถาบันบุคคลที่สามที่เรียกว่า Time Stamp Authorities หรือ TSA
การแก้ไขพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ในเดือนมกราคม ค.ศ. 2022 ได้ผ่อนคลายข้อกําหนดสําหรับการประทับเวลา รวมถึงการอนุญาตให้มีกรณีที่อาจไม่จําเป็นต้องประทับเวลาหากตรงตามข้อกําหนดบางประการ นอกจากนี้ ไม่มีข้อกําหนดเฉพาะสําหรับเอกสารที่ต้องประทับเวลาในกรณีของการเก็บรักษาเอกสารที่สแกน การเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ หรือการเก็บรักษาบันทึกทางบัญชีที่เกี่ยวข้องกับภาษี- โดยเป็นไปตามดุลพินิจของเจ้าของธุรกิจ
เมื่อไม่จําเป็นต้องประทับเวลา
ไม่จําเป็นต้องมีการประทับเวลาเมื่อจัดเก็บข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ในกรณีต่อไปนี้:
- ในกรณีที่ฟังก์ชันอ้างอิงประวัติช่วยให้ตรวจสอบสถานการณ์ของการแก้ไขหรือลบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และการเปลี่ยนสินค้าและการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้
- หากครีเอเตอร์และบริษัทผู้ออกบัตร ของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (ผู้ขาย) ได้มีการประทับเวลาไว้แล้ว ก็ไม่จําเป็นต้องมีการประทับเวลาจากผู้รับ (ผู้ซื้อ)
- หากหน่วยงานผู้รับนั้นใช้ระบบที่ป้องกันการแก้ไขและลบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อย่างเสรี หรือหากมีการกําหนดขั้นตอนการบริหารเพื่อป้องกันการแก้ไขหรือลบ
อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าจําเป็นต้องมีการประทับเวลาในกรณีที่ไม่ตรงตามเงื่อนไขข้างต้น
ประเด็นสําคัญที่ต้องระวังเมื่อใช้บริการประทับเวลาแบบไม่เสียเงิน
โดยปกติจะมีการเรียกเก็บเงินสําหรับการประทับเวลาที่ตามพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ แต่มีเครื่องมือหลายอย่างที่ให้บริการนี้โดยไม่เสียการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าเครื่องมือจะฟรีหรือไม่ก็ตาม ความถูกต้องของการประทับเวลาจะยังคงอยู่โดยข้อเท็จจริงที่ว่าเครื่องมือเหล่านั้นออกโดย TSA ที่ได้รับการรับรองโดยสมาคมการสื่อสารข้อมูลแห่งประเทศญี่ปุ่น ซึ่งหมายความว่า หาก TSA ไม่ได้ออกตราประทับเวลาแบบไม่เสียเงิน แสดงว่าไม่เป็นไปตามข้อกําหนดของพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ และการใช้งานอาจถือว่าผิดกฎหมาย (เอกสารอ้างอิง: หน้าของสํานักงานสรรพากรแห่งชาติบนข้อกําหนดกาใช้งาน (เรื่องพื้นฐาน))
เนื่องจากการจัดหาการประทับเวลาต้องใช้เวลาและความพยายาม จึงเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องพิจารณาว่าการใช้เครื่องมือเฉพาะจะเพิ่มภาระงานมากน้อยเพียงใดก่อนที่จะเลือก
ปรับปรุงการดําเนินงานหลังบ้านภายใต้พระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
ข้างต้น เราได้ให้คําอธิบายเกี่ยวกับพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากการแปลงเป็นดิจิทัลมีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วและกระบวนการไร้กระดาษกําลังแพร่หลาย แม้แต่บริษัทที่ไม่สามารถเปลี่ยนไปใช้ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ก็ยังยอมรับการเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล นอกจากนี้ การทําธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นมาตรฐานมากขึ้นในอนาคต
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันเมื่อการเก็บรักษาข้อมูลธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์กลายเป็นข้อบังคับอย่างเต็มที่ จึงเป็นสิ่งสําคัญสําหรับ บริษัท ต่างๆที่จะต้องเข้าใจข้อกําหนดการเก็บรักษาข้อมูลของพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ ประเภทของเอกสารที่ครอบคลุมโดยพระราชบัญญัติ และปฏิบัติตามบทบัญญัติของพระราชบัญญัติเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงของการลงโทษหรือปัญหาอื่น ๆ แม้ว่าจะไม่มีปัญหาในการรักษาเอกสารกระดาษหากการเปลี่ยนสินค้าอาศัยข้อมูลเป็นกระดาษ แต่การใช้ข้อมูลเป็นไปในลักษณะที่สอดคล้องกับข้อกําหนดของพระราชบัญญัติการเก็บรักษาสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดความจําเป็นในการรักษาเอกสารกระดาษต้นฉบับ
การใช้สิ่งนี้เป็นโอกาสในการปรับปรุงการดําเนินงานหลังบ้าน รวมถึงการเปลี่ยนไปใช้การบัญชีแบบไร้กระดาษ จะช่วยให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจ และยังช่วยลดความต้องการพื้นที่จัดเก็บ ลดต้นทุน และขจัดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการสูญหายหรือการเปลี่ยนแปลงบันทึกกระดาษที่อาจเกิดขึ้น
เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ