Lagen om bevarande av elektronisk bokföring avser den lag som reglerar de sätt på vilka elektroniska nationella skatteuppgifter kan bevaras i Japan, t.ex. bokföringsdokument, fakturor och kvitton. Den är också känd som "Electronic Bookkeeping Act".

Från och med januari 2024 föreskriver Lagen om bevarande av elektronisk bokföring att data relaterade till elektroniska transaktioner, som fakturor, kvitton och andra dokument som utfärdats elektroniskt, måste bevaras i befintligt skick i elektroniskt format.

Lagen om bevarande av elektronisk bokföring föreskriver tre typer av dokument som ska bevaras. Dessa är de frivilliga "elektroniska bokföringsposterna" och "skannade dokument" och de obligatoriska "elektroniska transaktionerna".

Denna artikel fokuserar på lagring av elektroniska transaktioner, som har gjorts obligatorisk, med enkla förklaringar och en diskussion om relevanta dokument och krav kring lagring av elektroniska transaktioner.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är Lagen om bevarande av elektronisk bokföring?
  
• Krav enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring
  
• Hur fungerar tidsstämplar enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring?
  
• Förbättring av back office-verksamheten enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring
  

Vad är Lagen om bevarande av elektronisk bokföring?

Som nämnts kan den lagring av elektroniska data som krävs enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring delas in i tre kategorier: elektronisk bokföring, skannade dokument och elektroniska data om transaktioner.

• Lagring av elektroniska bokföringsuppgifter (valfritt)____.
  Elektroniska redovisningsuppgifter avser nationella skatterelaterade bokföringsunderlag som skapats elektroniskt på persondatorer (bokföringsjournaler, huvudböcker, redovisning enligt kontantprincipen) samt dokument som rör nationella skatter (dokument som rör finansiella resultat och transaktioner). Eftersom lagring av elektroniska räkenskapsuppgifter är frivillig kan innehavare av företag välja om de vill spara sina konton elektroniskt eller i fysisk, tryckt form.

• Lagring av skannade dokument (tillval)
  Skannade dokument är elektroniska kopior av transaktionsdokument som skapats på papper (fakturor, kvitton etc.), samt transaktionsdokument som tagits emot på papper och som skannats under vissa förutsättningar. Eftersom lagring av skannade dokument är valfri kan innehavare av företag välja om de vill digitalisera pappersdokument för lagring eller bevara dem i fysisk form.

• Elektroniska transaktioner (krävs)
  Företagare bör notera att Japan nu kräver att elektroniska transaktionsdata bevaras, t.ex. elektroniska data som rör avtal, fakturor och andra data som tagits emot eller utfärdats via elektroniska transaktioner, inklusive e-post. Elektroniska transaktioner enligt definitionen i Lagen om bevarande av elektronisk bokföring avser dock transaktioner som genomförs genom utbyte av elektroniska data. Transaktioner som ursprungligen genomförts på papper - där digitalisering av dokument är valfri (lagring av skannade dokument) - kan bevaras i pappersform och behöver inte digitaliseras.

När bör man börja bevara data om elektroniska transaktioner?

Lagen om bevarande av elektronisk bokföring har reviderats flera gånger under årens lopp. Den antogs första gången 1998 och har efter hand reviderats för att hålla jämna steg med den tekniska utvecklingen - som när den tillät lagring av skannade pappersdokument i PDF-format 2005, och när den tillät datalagring med hjälp av bilder från smartphone-enheter 2016.

Kravet på att spara uppgifter om elektroniska transaktioner infördes i januari 2022. Det fanns dock en övergångsperiod som varade till slutet av 2023, under vilken företag som inte kunde uppfylla kraven fick skriva ut fakturor och kvitton som tagits emot digitalt och spara dem i pappersformat. Denna övergångsperiod i Lagen om bevarande av elektronisk bokföring förlängdes inte och har nu löpt ut.

Övergångsperioden löpte ut den 1 januari 2024. Därför är lagring av elektroniska data nu helt obligatorisk. Detta krav syftar till att säkerställa att elektroniska dokument är autentiska och att förhindra manipulering.

Som en del av dessa krav i Lagen om bevarande av elektronisk bokföring måste fakturor och kvitton som utfärdats som elektroniska data nu bevaras elektroniskt. Dessutom omfattas alla företag och enskilda firmor - oavsett bolagsform och storlek - av bestämmelserna i lagen, och alla företag måste till fullo uppfylla lagens krav.

Företag och enskilda näringsidkare som inte hanterar elektroniska data behöver dock inte vidta några ytterligare åtgärder med anledning av lagen, eftersom de inte omfattas av den. Så länge alla transaktionsdokument som produceras i verksamheten redovisas på papper kan de också bevaras i pappersformat utan problem.

Obegränsad förberedelseperiod för företag med "väsentliga skäl"

För företag som har haft svårt att övergå till elektronisk datalagring för elektroniska transaktioner och som har "väsentliga skäl" som hindrar dem från att uppfylla lagen om elektronisk datalagring, om detta erkänns av chefen för deras regionala skattekontor, kan den tidigare förberedelseperioden tillämpas även efter januari 2024.

Företag som omfattas av denna förberedelseperiod kommer att vara skyldiga att ladda ner elektroniska data eller mata ut dem i form av dokument på begäran av anställda vid skattemyndigheten. För ytterligare information, se Japans National Tax Agency’s sida om metoder för att bevara uppgifter om elektroniska transaktioner och dess sida om revideringar av Lagen om bevarande av elektronisk bokföring.

Vad händer om uppgifter om elektroniska transaktioner inte bevaras?

Följande påföljder kan utdömas enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring, i situationer som inte omfattas av den kvalificering av "väsentliga skäl" som diskuteras ovan och som därför betraktas som överträdelser av lagen.

• Ytterligare skatter (gäller bevarande av skannade dokument och bevarande av elektroniska uppgifter om transaktioner)
  Om de bevarandemetoder som anges i Lagen om bevarande av elektronisk bokföring inte följs och elektroniska data förfalskas eller manipuleras, kan ett skattetillägg på 10 % påföras transaktionerna i fråga - utöver en extra skatt (på 35 % eller 40 %).

• Återkallande av godkännande för “blue return”
  Som påföljd för att inte på ett korrekt sätt ha bevarat elektroniska transaktioner och inte ha uppfyllt de krav på bevarande som anges i Lagen om bevarande av elektronisk bokföring kan godkännandet av ett företags “blue tax return” återkallas. Eftersom naturkatastrofer och andra oundvikliga situationer beaktas anses dock inte ett företag omedelbart ha handlat olagligt. Detta beslut fattas först efter en fullständig undersökning av de relevanta omständigheterna. (Se följande referensmaterial från National Tax Agency:

  • Angående återkallande av godkännande för “blue return” för företag
    
  • Angående återkallande av “blue return” för privatpersoner
    
  • Vanliga frågor (november 2021), Frågor och svar (angående elektroniska transaktioner) Fråga 42
    

• Sanktioner enligt Companies Act (lagen om företag).
  Underlåtenhet att uppfylla bestämmelserna i Lagen om bevarande av elektronisk bokföring och otillbörliga handlingar som förfalskning eller ändring av relevanta dokument eller relevant bokföring kan leda till böter på upp till 1 miljon JPY (Companies Act, artikel 976).

Hur ska innehavare av enskilda firmor agera för att uppfylla Lagen om bevarande av elektronisk bokföring?

Som tidigare diskuterats omfattas inte bara företag, utan alla företag som hanterar elektroniska transaktionsdata - inklusive frilansare, enmansföretagare etc. - av Lagen om bevarande av elektronisk bokföring. Detta innebär att om enskilda näringsidkare underlåter att korrekt bevara elektroniska transaktionsdata med hjälp av någon av bevarandemetoderna enligt Lagen om bevarande av elektroniska böcker, kan de bli föremål för påföljder precis som större företag. Därför är det viktigt att till fullo förstå hur elektroniska transaktionsdata ska bevaras och att upprätta ett ramverk för att göra detta, till exempel med programvara eller andra system som uppfyller Lagen om bevarande av elektronisk bokföring.

Utöver kravet på att bevara elektroniska data som, vid behov av granskning ska vara lättillgängliga, sökbara och utskrivbara, rekommenderas också att säkerhetskopior görs för att förebygg faran för dataförlust på grund av systemfel.

Således kan innehavare av enskilda firmor ha det lättare att uppfylla Lagen om bevarande av elektronisk bokföring om de har installerat ett redovisningssystem som möjliggör bevarande och framställning av dokument som uppfyller lagens krav på bevarande.

Stripe efterlever kraven i Lagen om bevarande av elektronisk bokföring och möjliggör även utfärdande och underhåll av fakturor och kvitton genom vår funktion för automatisk generering. Genom att använda Stripe Invoicing är det dessutom möjligt att uppnå förbättringar som leder till smidigare och effektivare back office-verksamhet.

Dokument som omfattas av kravet på bevarande av data om elektroniska transaktioner

Enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring är dokument som omfattas av kravet på bevarande av data om elektroniska transaktioner främst följande

• Fakturor
  
• Kostnadsberäkningar
  
• Följesedlar
  
• Inköpsorder:
  
• Kvitton
  

Om dessa dokument utbyts som elektroniska data via e-post, EDI-system (Electronic Data Interchange), molntjänster eller liknande, måste de bevaras som elektroniska data i det formatet.

Dessutom är de dokument som anges ovan också dokument relaterade till transaktioner som omfattas av kraven på bevarande av elektronisk bokföring och skannade dokument enligt vad som beskrivs i föregående avsnitt, "Vad är Lagen om bevarande av elektronisk bokföring?"

Så här sparar du en kvalificerad faktura baserad på Lagen om bevarande av elektronisk bokföring

I princip är köparen och säljaren enligt faktureringssystemet som började gälla den 1 oktober 2023 skyldiga att spara kvalificerade fakturor (dvs. säljaren sparar en kopia medan köparen sparar originaldokumentet som erhållits från säljaren).

För att spara dessa kvalificerade fakturor krävs nu korrekt efterlevnad av Lagen om bevarande av elektronisk bokföring. Därför måste kvalificerade fakturor som utfärdats på elektronisk väg sparas elektroniskt i stället för på papper. Om dessa dokument inte sparas på rätt sätt i enlighet med Lagen om bevarande av elektronisk bokföring kan det hända att köparen inte kan få skattekredit för inköp. Förutom att uppfylla det nya faktureringssystemet måste innehavare av företag därför också noggrant hantera lagring av dokument baserat på Lagen om bevarande av elektronisk bokföring. Detaljer om kraven för att spara dessa dokument diskuteras i nästa avsnitt.

Det finns alltså en stark koppling mellan Lagen om bevarande av elektronisk bokföring och faktureringssystemet, så det är en god idé att i god tid skaffa sig en gedigen förståelse för hur man sparar elektroniska dokument.

Krav enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring

Elektroniska huvudböcker delas in i två kategorier: "elektroniska huvudböcker av hög kvalitet" och "andra elektroniska huvudböcker", och skillnaden mellan de två ligger i i vilken utsträckning bevarandekraven uppfylls.

Japans National Tax Agency kräver att dokument som bevaras enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring uppfyller alla villkor relaterade till både "säkerställande av synlighet" och "säkerställande av autenticitet". Se nedan för de specifika villkor som kvalificerar som "högkvalitativa" och "andra" elektroniska huvudböcker. (Referensmaterial: National Tax Agency’s sida om revideringen av Lagen om bevarande av elektronisk bokföring)

En cirkel ◯ i kolumnen "Övrigt" anger villkor som måste uppfyllas baserat på Lagen om bevarande av elektronisk bokföring.

(*) Personer som är skyldiga att spara data är befriade från sökkrav 2 och 3 om skattepersonal som gör förfrågningar baserade på sin rätt till förfrågan och inspektion kan ladda ner digitala filer för att erhålla svar på sina frågor.

(**) Krävs inte om alla andra villkor på nivån "hög kvalitet" är uppfyllda.

Om ett företag dessutom sparar relevant bokföring och fakturor för att uppfylla villkoren för elektronisk bokföring av hög kvalitet och tidigare har lämnat in ett meddelande till chefen för sitt regionala skattekontor om att det vill använda denna metod för att minska straffskatterna för underrapportering av inkomster relaterade till elektronisk bokföring av hög kvalitet, kan det särskilda skatteavdraget för inkomstskatt för “blue returns” (650 000 JPY) tillämpas.

Som framgår av tabellen ovan tillåter elektroniska huvudböcker av hög kvalitet inte ändringar som inte lämnar en historik över raderingar eller korrigeringar. Det är också viktigt att en elektronisk huvudbok av hög kvalitet säkerställer att posterna är inbördes relaterade.

Genom att uppfylla kraven på "hög kvalitet" säkerställs trovärdigheten i relation till finansinstitut och skattemyndigheter.

Om rapporteringsunderlåtelser konstateras avseende frågor som registrerats i en elektronisk bokförings som är av "hög kvalitet" kan också en gynnsam behandling med en minskning med 5 % av straffet för underrapportering av inkomst tillämpas - med undantag för fall av förfalskning eller fabricerade fakta. (Referens: National Tax Agency’s självskattningssystem).

Hur fungerar tidsstämplar enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring?

Enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring är tidsstämplar ett system för att certifiera tillförlitligheten och öppenheten hos dokument, för att uppfylla rollen hos det ursprungliga dokumentet. Tidsstämpeln ska ange ett datum och en tid för att förhindra ändring av elektroniska data. Dessa tidsstämplar ska inte utfärdas av respektive företag, utan ska utfärdas och distribueras av tredjepartsinstitutioner som kallas Time Stamp Authorities eller TSA.

Ändringen av Lagen om bevarande av elektronisk bokföring i januari 2022 lättade på kraven för tidsstämplar, bland annat genom att tillåta fall där tidsstämplar inte krävs om vissa krav är uppfyllda. Dessutom finns det inga specifika krav för dokument som måste tidsstämplas i fall av bevarande av skannade dokument, bevarande av elektroniska transaktionsdata eller bevarande av bokföring relaterad till nationella skatter - vilket lämnar användningen av dessa tidsstämplar till innehavarens bedömning.

När tidsstämplar inte krävs

Det är inte nödvändigt att tillhandahålla tidsstämplar vid lagring av uppgifter om elektroniska transaktioner i följande fall

• Där en historikreferensfunktion gör det möjligt att verifiera omständigheterna kring ändring eller radering av elektroniska data samt utbyte och lagring av elektroniska data.
  
• Om skaparen och utfärdaren av elektroniska data (säljaren) redan har tillhandahållit en tidsstämpel, krävs inte en tidsstämpel från mottagaren (köparen).
  
• Om den mottagande enheten använder ett system som förhindrar okontrollerad redigering och radering av elektroniska data, eller om administrativa förfaranden för att förhindra redigering eller radering har etablerats och följs.
  

Observera dock att tidsstämplar krävs i fall som inte uppfyller ovanstående villkor.

Viktiga punkter att tänka på när du använder en tjänst med okontrollerad tidsstämpling

Det medför vanligtvis en avgift att tillhandahålla tidsstämplar som uppfyller Lagen om bevarande av elektronisk bokföring, men det finns flera verktyg som tillhandahåller denna tjänst kostnadsfritt. Oavsett om ett verktyg är gratis eller inte, upprätthålls autentiseringen av dess tidsstämplar av det faktum att de utfärdas av TSA som ackrediterats av Japan Data Communications Association. Detta innebär att om en gratis tidsstämpel inte utfärdas av en TSA uppfyller den inte kraven i Lagen om bevarande av elektronisk bokföring och dess användning kan betraktas som olaglig. (Referens: National Tax Agency’s sida Application Requirements (Basic Matters)).

Eftersom det tar tid och arbete att tillhandahålla tidsstämplar är det viktigt att avgöra hur mycket användningen av ett visst verktyg kommer att öka arbetsbelastningen innan det väljs.

Improving back office operations under the Electronic Books Preservation Act

Ovan finns en förklaring till Lagen om bevarande av elektronisk bokföring. I takt med att digitaliseringen gör snabba framsteg och papperslösa processer blir det normala anammar nu även företag som tidigare inte har kunnat övergå till elektroniska transaktioner den digitala omvandlingen. Dessutom kommer elektroniska transaktioner i allt högre grad att bli standard i framtiden.

Särskilt idag, när lagring av uppgifter om elektroniska transaktioner har blivit obligatorisk, är det viktigt att företagen förstår kraven på lagring av uppgifter enligt Lagen om bevarande av elektronisk bokföring, vilka typer av dokument som omfattas av lagen och att de uppfyller bestämmelserna i lagen för att undvika risken för påföljder eller andra problem. Det är inget problem att bevara pappersdokument om transaktionen är pappersbaserad, men om uppgifterna används på ett sätt som uppfyller kraven i Lagen om bevarande av elektronisk bokföring behöver inte de ursprungliga pappersdokumenten bevaras.

Genom att utnyttja detta som en möjlighet att förbättra backoffice-verksamheten - inklusive att övergå till papperslös bokföring - kan man optimera administrationen och dessutom minska behovet av lagringsutrymme, sänka kostnaderna och eliminera de risker som är förknippade med förlust eller förvanskning av pappersdokument.