日本における電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿書類や請求書・領収書について、電子データによる保存方法を定めた法律のことを指し、略して「電帳法」とも呼ばれています。

2024 年 (令和 6 年) 1 月 からは電子帳簿保存法によって、電子取引、すなわち電子データを用いて発行・交付などのやりとりが行われた請求書や領収書などの保存については、電子データとしてそのまま保存することが義務化されました。

電子帳簿保存法に関わる保存については、任意となる「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」、「電子取引」の 3 つの種類がありますが、ここでは主に、完全義務化された 3 つ目の「電子取引」に関わる電子データの保存について対象書類や要件を踏まえながら分かりやすく解説します。

目次

• 電子帳簿保存法とは？
  
• 電子帳簿保存法の要件
  
• 電子帳簿保存法のタイムスタンプ
  
• 電子帳簿保存法をよく理解してバックオフィスの改善に繋げよう
  

電子帳簿保存法とは？

冒頭で紹介したように、この電子帳簿保存法のもとで電子データを保存するには、電子帳簿保存、スキャナ保存、電子取引に係るデータ保存の 3 つの種類があります。

• 電子帳簿等保存 (任意)
  電子帳簿等保存とは、パソコンで電子的に作成した国税関係帳簿 (仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など) や、国税関係書類 (決算関係書類・取引関係書類) の電子保存を認めるものです。また、電子帳簿等保存への対応は任意となっているため、事業者の意思で、電子保存に対応するか、紙に印刷して保存するかを選択できます。

• スキャナ保存 (任意)
  スキャナ保存とは、紙で作成した取引関係書類 (請求書・領収書など) の控え及び、紙で受け取った取引関係書類を、一定の要件のもとでスキャンし、電子データによる保存を認めるものです。スキャナ保存への対応も任意で、紙の書類をデータ化して保存するか、紙のまま保存するか、事業者が自由に選べるようになっています。

• 電子取引 (義務)
  電子取引のデータ保存については、電子メールを含む電子取引によって交付または受領した契約書・請求書などの書類を、電子データのまま保存することが現在の日本において義務付けられているため、特に注意して対応する必要があります。一方、電子帳簿保存法で定める電子取引とは、電子データでやりとりしたものを指すため、もともと紙ベースでやりとりした場合については、書類のデータ化は任意となり (スキャナ保存)、データ化する必要はないため、紙のままの保存も認められます。

電子取引における電子データ保存の義務化はいつから？

電子帳簿保存法は、時代とともにこれまで何度も改正が行われてきました。初めて制定されたのは 1998 年 (平成 10 年) で、2005 年 (平成 17 年) には紙の書類をスキャンした PDF データによる保存も認められ、さらに 2016 年 (平成 28 年) にはスマートフォンなどの電子機器での撮影データの保存が認められるようになるなど、テクノロジーの進化と発展に応じて少しずつ改正されています。

電子取引でやりとりした書類の電子データ保存については、2022 年 (令和 4 年) の 1 月から既に段階的な義務化が始まっていましたが、2023 年 (令和 5 年) 12 月 31 日までは 2 年間の猶予期間として宥恕措置が設けられ、要件に応じた保存が不可能な場合は、電子データで受け取った請求書や領収書をプリンターで印刷し、紙で保存することが認められていました。なお、電子帳簿保存法の宥恕措置は、延期されることなく現在は終了しています。

よって、2024 年 1 月 1 日からは、電子文書の真実性と改ざん防止を目的として、電子帳簿保存法による電子データ保存は完全に義務化されました。この電子帳簿保存法の完全義務化に伴い、電子データとして交付された請求書や領収書は、電子データのままでの保存が現在では求められます。また、事業形態や事業規模に関係なく全ての法人や個人事業主が対象となるため、各事業者は電子帳簿保存法についてしっかりと対応しなければなりません。

ただし、電子データの取り扱いが一切ない法人や個人事業主は、電子帳簿保存法に該当しないため対象外となり、取引上での書類のやりとりが全て紙で行われる場合は、紙のままで保存しても問題ありません。

「相当な理由」を対象とした期限なしの猶予措置の新設

一方で、電子取引の電子データ保存への移行が難しく、電子帳簿保存法への対応ができない「相当な理由」があることが所轄税務署長によって認めらた際には、2024 年 1 月以降も前述の猶予措置が適用できる場合があります。猶予措置を受けるためには、書面による電子データの出力やダウンロードなどについて、税務職員からの求めに応じられることが要件となります。詳しくは、国税庁の『電子取引データの保存方法』と『電子帳簿保存法の内容が改正されました〜電子取引データ保存に関する主な改正事項〜』を参照してください。

電子取引のデータ保存に対応しないとどうなる？

電子帳簿保存法の注意点として、やむを得ない事情など上記の「相当な理由」に当てはまらず、違反とみなされる場合は、以下のような罰則が科される可能性があります。

• 追徴課税 (スキャナ保存と電子取引のデータ保存が対象)
  電子帳簿保存法で定める保存を行わず、電子データにおいて隠蔽・改ざんの事実があった場合、その事実に対する追徴課税 (35％ または 40％) に加え、重加算税 10％ が加重

• 青色申告の承認の取り消し
  電子帳簿保存法の保存要件を満たさず、電子取引のデータ保存が適切に行われなかった場合の罰則として、青色申告の承認が取り消される可能性があります。ただし、災害やその他の緊急事態などやむを得ない事情が考慮されるため、すぐに違反とみなされる訳ではなく、十分な検討のもとで判断が下されます (詳細は以下、国税庁の参考資料をご参照ください)。 ]

  • 法人の青色申告の承認の取消しについて
    
  • 個人の青色申告の承認の取消しについて
    
  • お問い合わせの多いご質問 (令和 3 年 11 月) 一問)一答【電子取引関係】問 42
    

• 会社法による罰則
  電子帳簿保存法への対応をとらず、該当書類や帳簿において隠蔽・改ざんなどの不正行為があった場合、100 万円以下の過料 (会社法 976 条)

電子帳簿保存法において個人事業主がとるべき対応とは？

先程紹介したように、電子帳簿保存法は法人だけではなくフリーランス・個人事業主など、電子データを取り扱う全ての事業者が対象となります。つまり、個人事業主が電子帳簿保存法の中の保存方法の 1 つである、電子取引のデータ保存に対応しない場合、法人と同様にこれらの罰則を受ける可能性があるため、電子データの保存についてはしっかりと内容を把握し、電子帳簿保存法に対応したシステムやソフトウェアを導入するなど体制を整えることが大切です。

また、電子データの保存については、閲覧したいデータにスムーズにアクセスにでき、検索及び印刷が可能な状態で整理されている必要がある他、万が一の故障によるデータ喪失のリスクを防ぐために、バックアップを取っておくことが推奨されています。

このように、個人事業主が電子帳簿保存法に対応するにあたっては、保存要件を満たした書類の発行及び保存が可能な会計システムを導入しておくと、より安心と言えるでしょう。Stripeでは電子帳簿保存法で求められる要件に対応し、自動生成機能による請求書や領収書の発行と保存を行うことができます。また、インボイス制度に準拠した請求書の作成及び、請求書に係るさまざまなニーズに対応可能な Stripe Invoicing を活用することで、よりスムーズで効率的なバックオフィスの改善を図ることができます。

電子取引のデータ保存に関する対象書類

電子帳簿保存法のうち、電子取引データ保存の対象書類については、主な電子取引書類として以下が挙げられ、これらの書類を電子メールや EDI システム、クラウドサービスなどの電子データでやりとりした場合には、電子データとしてそのまま保存しなければなりません。

• 請求書
  
• 見積書
  
• 納品書
  
• 注文書
  
• 領収書
  

なお、上記の書類は、取引関係書類として『電子帳簿保存法とは？』で先程紹介した電子帳簿等保存やスキャナ保存にも該当します。

電子帳簿保存法に基づく適格請求書の保存方法

2023 年 10 月 1 日から開始されたインボイス制度では、原則として、売り手側、買い手側の双方に対し、適格請求書 (通称: インボイス) の保存が義務付けらています (売り手側: 写し・控えの保存。買い手側: 売り手から受け取った原本の保存)。

この適格請求書の保存についても、2024 年 1 月 1 日からは、電子帳簿保存法への適切な対応が求められるため、電子データを用いて発行・交付された適格請求書の保存については、紙による保存ではなく、電子データを保存する必要があります。もし電子帳簿保存法に準拠した適切な保存が行われなかった場合、買い手側は仕入税額控除を受けることができなくなるため、事業者はインボイス制度への対応と同時に、電子帳簿保存法に基づく保存についても確実に行うことが求められます。保存要件の詳細については、次章にて解説します。

このように、電子帳簿保存法は、インボイス制度にも大きな関わりがあるため、書類のデータ保存についてきちんと理解しておくようにしましょう。

電子帳簿保存法の要件

電子帳簿には「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」の 2 つに分かれており、双方の違いは、定められている保存要件をどこまで満たして保存を行うか、という点にあります。

国税庁では、電子帳簿保存法に基づいて保存する際の要件として、「可視性の確保」と「真実性の確保」に関する要件を満たしている必要があるとしています。「優良」と「その他」の電子帳簿の具体的な要件については以下をご覧ください。(参考資料: 国税庁『電子帳簿保存法が改正されました』)

なお、「その他」で ◯ となっているところは、電子帳簿保存法に基づいて必ず満たされなければならない要件となります。

※1 保存義務のある者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合には、検索要件のうち 2 と 3 は不要

※2 「優良」の要件を全て満たしている場合は不要

上記の表のように、優良な電子帳簿では、削除や訂正の履歴が残らない帳簿の修正は認められていません。また、優良な電子帳簿として記録の相互関係性が確保されていることも大切です。

「優良」の要件を満たしていれば、金融機関や税務署からの信頼性を確保することができます。

この他、優良な電子帳簿としての要件を満たす対象帳簿・請求書の保存を行い、且つ事前に所轄の税務署長に「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の適用を受ける旨などを記載した届出書の提出がある場合、所得税の⻘⾊申告特別控除 (65 万円) が適用できます。また、優良な電子帳簿に記載された事項について申告漏れがあった際には、その申告漏れに課される過少申告加算税が 5％ 軽減される優遇措置も適用されます (隠蔽または仮装された事実がある場合は適用外)。(参考資料: 国税庁『申告納税制度』)

電子帳簿保存法のタイムスタンプ

電子帳簿保存法のタイムスタンプとは、電子データの改ざんを防ぐために付与される日付や時刻のことで、原本の役割を果たす書類として信頼性と透明性を証明するシステムです。このタイムスタンプは、第三者機関の「時刻認証業務認定事業者 (時刻認証局またはTSA)」によって発行・配布されるため、各事業者が発行するものではありません。

2022 年 1 月の電子帳簿保存法の改正では、タイムスタンプの要件が緩和され、一定の要件を満たしていれば、タイムスタンプが不要となるケースが認められるようになりました。なお、タイムスタンプ付与の対象となるのは、スキャナ保存と電子取引のデータ保存で、国税関係帳簿書類の保存については、タイムスタンプに関する要件は特に設けられていないため、使用は事業者の判断に委ねられます。

タイムスタンプの不要なケース

電子取引のデータ保存においてタイムスタンプの付与が不要なケースは、以下のとおりです。

• 電子データの訂正・削除があった場合、これらの事実の確認が可能な履歴参照機能を利用し、且つ、電子データによるやりとり及び保存が行われたことが確認できる場合

• 電子データの作成・発行側 (売り手) がタイムスタンプを既に付与している場合、受領者側 (買い手) によるタイムスタンプは不要

• 受領した事業者が電子データを自由に訂正・削除ができないシステムを利用している場合や、訂正・削除防止の事務処理規程が設けられ、規程に準じた対応ができている場合

一方、上記の要件に該当しない場合はタイムスタンプが必要となることをご留意ください。

無料のタイムスタンプ付与サービスを使用する場合の注意点

電子帳簿保存法に対応可能なタイムスタンプの付与は、一般的に有料ですが、無料で利用できるツールもいくつかあります。使用するツールが無料であるかについては、事前の確認が必要となりますが、そもそもタイムスタンプは、一般財団法人日本データ通信協会の認定を受けた、時刻認証業務認定事業者が発行することで、タイムスタンプの信頼性を保持しています。つまり、もし使用した無料タイムスタンプが、時刻認証業務認定事業者が関与しないタイムスタンプだった場合、電子帳簿保存法に準拠せず、違反とみなされるリスクがあるため、注意が必要です (参考資料: 国税庁『Ⅱ 適用要件【基本的事項】』) 。また、タイムスタンプの付与に時間や手間がかかることで、どのくらい業務負担が増えるのかをツールを選択する前に確認しておくことが大切です。

電子帳簿保存法をよく理解してバックオフィスの改善に繋げよう

以上、本記事にて電子帳簿保存法について解説しました。急速なデジタル化が進む今日においてペーパーレス化がより一層推奨される中、これまで電子取引に移行できずにいた事業者も電子化へと向かう傾向が強まっています。また今後は、ますます電子取引が一般化されていくと考えられています。

特に、電子取引のデータ保存が完全義務化となった現在は、罰則などのリスクを避けるために、電子帳簿保存法の保存要件や対象書類について十分に理解したうえで確実に対応するようにしましょう。また、紙ベースでやりとりした場合は、紙のままで書類を保存することも可能ですが、電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ化に対応することで、紙原本の保存は不要となります。

これを契機として、経理のペーパーレス化を含むバックオフィスの見直しを行うことは、業務最適化の実現にも繋がり、結果的には保管スペースの削減やコストカット、書類の紛失・改ざんなどのリスクの防止にも繋がると言えるでしょう。