A Lei de Preservação de Livros Eletrônicos corresponde à legislação que define como devem ser guardados no Japão os dados fiscais eletrônicos nacionais, como livros contábeis, faturas e recibos. Ela também é conhecida como “Lei de Escrituração Eletrônica”.

A partir de janeiro de 2024, a Lei determina que documentos relacionados a transações eletrônicas (como faturas, recibos e outros emitidos de forma digital) precisam ser guardados obrigatoriamente em formato eletrônico.

A Lei prevê três categorias de documentos que podem ser preservados: “registros de escrituração eletrônica” (opcionais), “documentos digitalizados” (opcionais) e “transações eletrônicas” (obrigatórias).

Neste artigo, daremos ênfase ao armazenamento de transações eletrônicas, já que sua preservação se tornou obrigatória, trazendo explicações simples sobre os documentos envolvidos e os requisitos a serem observados.

O que você vai encontrar neste artigo?

• O que é a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos
  
• Requisitos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos
  
• Como funcionam os carimbos de tempo na Lei
  
• Aprimorando operações internas com a Lei
  

O que é a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos?

Como mencionado, a retenção de dados prevista pela Lei pode ser dividida em três grupos: registros contábeis eletrônicos, documentos digitalizados e dados de transações eletrônicas.

• Armazenamento de registros contábeis eletrônicos (opcional)
  Refere-se a dados contábeis ligados a tributos nacionais, criados de forma digital em computadores (como livros-caixa, razão geral, diário de recebimentos), bem como documentos fiscais relacionados a resultados financeiros e operações. Como esse armazenamento é opcional, o empresário pode decidir se prefere guardar suas informações em formato eletrônico ou em papel impresso.

• Armazenamento dos documentos digitalizados (opcional)
  São cópias eletrônicas de documentos de transações originalmente produzidos em papel (como faturas e recibos), ou ainda documentos recebidos em papel que foram digitalizados sob condições específicas. Como essa prática também é opcional, o empresário pode escolher entre digitalizar ou manter os documentos impressos.

• Transações eletrônicas (obrigatório)
  Empresários devem ter atenção ao fato de que agora o Japão exige a guarda de dados relativos a transações eletrônicas — como contratos, faturas e outras informações trocadas por meios digitais, inclusive por e-mail. Contudo, a Lei define transações eletrônicas apenas como aquelas realizadas via troca de dados digitais. Se a operação for originalmente feita em papel, os documentos podem continuar sendo armazenados em papel sem necessidade de digitalização.

Quando deve começar a guarda de dados de transações eletrônicas?

A Lei de Preservação de Livros Eletrônicos já passou por diversas revisões. Criada em 1998, foi sendo adaptada com o tempo às mudanças tecnológicas — como a permissão em 2005 de armazenar documentos digitalizados em PDF e, em 2016, de guardar informações capturadas por smartphones.

A exigência de manter dados de transações eletrônicas surgiu em janeiro de 2022. Porém, havia um período de adaptação que durou até o fim de 2023, quando empresas que não conseguiam atender aos requisitos podiam imprimir faturas e recibos digitais e arquivá-los em papel. Esse prazo não foi prorrogado e já se encerrou.

O período de transição terminou em 1º de janeiro de 2024. Desde então, a retenção de dados eletrônicos se tornou totalmente obrigatória. O objetivo é garantir autenticidade e evitar adulterações em documentos digitais.

Assim, faturas e recibos emitidos eletronicamente agora precisam ser preservados nesse formato. Além disso, tanto empresas quanto profissionais autônomos — independentemente do porte ou segmento — estão sujeitos à Lei e devem cumpri-la integralmente.

No entanto, organizações e autônomos que não utilizem dados eletrônicos em suas operações não precisam tomar medidas adicionais, pois não se enquadram nas exigências da Lei. Enquanto todos os documentos de negócio forem gerados em papel, podem continuar sendo guardados dessa maneira sem problemas.

Prazo ilimitado de preparação para negócios com “motivo relevante”

Para empresas que têm dificuldade em se adequar ao armazenamento eletrônico de transações e possuem um “motivo relevante” reconhecido pela repartição fiscal local, o período de preparação anterior pode ser mantido mesmo após janeiro de 2024.

Nesses casos, a empresa terá de baixar os dados eletrônicos ou fornecer documentos impressos quando solicitado pelos fiscais. Para mais informações, consulte o site da Agência Nacional de Tributos do Japão sobre formas de preservar dados de transações eletrônicas e sobre alterações na Lei de Preservação de Livros Eletrônicos.

O que acontece se os dados de transações não forem guardados?

As seguintes sanções podem ser aplicadas pela Lei quando não houver motivo relevante e, portanto, a empresa for considerada em descumprimento:

• Tributação adicional (válido para documentos digitalizados e dados de transações eletrônicas)
  Se os métodos de preservação previstos não forem respeitados e os dados forem manipulados ou falsificados, pode ser aplicada uma sobretaxa de 10% sobre as transações, além de uma multa adicional (de 35% ou 40%).

• Revogação da autorização de declaração azul
  Se os registros de transações eletrônicas não forem corretamente preservados conforme os requisitos da Lei, a autorização da declaração azul poderá ser cancelada. No entanto, situações excepcionais como desastres naturais são levadas em conta, e a ilegalidade só é confirmada após análise detalhada do caso. (Consulte os seguintes materiais da Agência Nacional de Tributos:

  • Sobre a revogação da declaração azul corporativa
    
  • Sobre a revogação da declaração azul pessoal
    
  • Perguntas frequentes (novembro/2021), Questão 42 — transações eletrônicas
    

• Sanções previstas na Lei das Sociedades
  O descumprimento da Lei, com práticas como adulteração de livros e documentos, pode gerar multa de até ¥1 milhão (Lei das Sociedades, Artigo 976).

Como os empresários individuais devem agir para cumprir a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos?

Conforme já discutido, não apenas as sociedades, mas também todos os negócios que lidam com dados de transações eletrônicas, incluindo profissionais autônomos, microempreendedores individuais e freelancers, estão sujeitos à Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. Isso significa que, se esses empresários individuais não realizarem a preservação correta dos dados de transações eletrônicas utilizando um dos métodos previstos na Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, poderão sofrer penalidades da mesma forma que as sociedades empresariais. Por essa razão, é essencial compreender de maneira completa como deve ser feita a preservação desses dados e estabelecer um sistema ou estrutura confiável para isso, seja através de softwares contábeis ou outros mecanismos compatíveis com os requisitos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos.

Além da exigência de que os dados eletrônicos guardados e que precisam ser consultados estejam sempre de fácil acesso, pesquisáveis e também imprimíveis, recomenda-se que sejam feitas cópias de segurança para prevenir perda de dados em caso de falha técnica ou problemas no sistema utilizado.

Dessa forma, empresários individuais podem ter mais tranquilidade para se manter em conformidade com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos ao instalar um sistema contábil que permita armazenar e produzir documentos atendendo às regras de conservação determinadas pela Lei.

A Stripe está em conformidade com os requisitos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos e também possibilita a emissão e a guarda de faturas e recibos por meio de sua funcionalidade de geração automática. Além disso, utilizando o Stripe Invoicing, é possível alcançar melhorias que resultam em operações administrativas mais práticas, organizadas e eficientes.

Documentos sujeitos à preservação de dados de transações eletrônicas

De acordo com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, os documentos sujeitos à guarda obrigatória de dados de transações eletrônicas incluem principalmente os seguintes:

• Faturas
  
• Orçamentos
  
• Notas de entrega
  
• Ordens de compra
  
• Recibos
  

Se tais documentos forem trocados como dados eletrônicos por e-mail, sistemas de intercâmbio eletrônico de dados (EDI), serviços em nuvem ou meios semelhantes, eles precisam ser preservados obrigatoriamente em formato eletrônico, sem conversão para papel.

Além disso, os documentos citados também são classificados como documentos relacionados a transações que se enquadram tanto na preservação de livros eletrônicos quanto na preservação de documentos digitalizados, conforme descrito anteriormente na seção “O que é a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos”.

Como salvar uma fatura qualificada segundo a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos

Em princípio, pelo Sistema de Faturas que entrou em vigor em 1º de outubro de 2023, tanto o comprador quanto o vendedor são obrigados a manter as faturas qualificadas. O vendedor deve arquivar uma cópia, enquanto o comprador deve armazenar o documento original recebido do vendedor.

A guarda dessas faturas qualificadas agora precisa respeitar rigorosamente a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. Isso significa que as faturas qualificadas emitidas em meio eletrônico devem ser mantidas em formato eletrônico, e não em cópias de papel. Caso esses documentos não sejam preservados de acordo com as regras da Lei, o comprador pode perder o direito de obter créditos tributários sobre as compras. Portanto, além de cumprir o novo Sistema de Faturas, os empresários devem gerenciar cuidadosamente a retenção de documentos conforme as exigências da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. Os detalhes sobre os requisitos para o armazenamento correto dessas faturas são abordados na próxima seção.

Assim, percebe-se que existe uma ligação direta e muito forte entre a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos e o Sistema de Faturas. Por isso, é altamente recomendável compreender com clareza, com antecedência, como realizar a guarda dos dados eletrônicos de documentos.

Requisitos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos

Os livros eletrônicos são classificados em duas categorias: “livros eletrônicos de alta qualidade” e “outros livros eletrônicos”. A distinção entre eles está no nível de atendimento às exigências de preservação estabelecidas.

A Agência Nacional de Tributos do Japão (National Tax Agency) estabelece que os documentos guardados sob a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos precisam cumprir todas as condições relacionadas tanto à “garantia de visibilidade” quanto à “garantia de autenticidade”. Veja a seguir as condições específicas que caracterizam os livros eletrônicos como “alta qualidade” ou como “outros”. (Fonte: página da Agência Nacional de Tributos sobre a revisão da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos)

Um círculo ◯ na coluna “Outros” indica condições obrigatórias previstas pela Lei de Preservação de Livros Eletrônicos.

(*) Empresas obrigadas a manter registros são dispensadas dos requisitos de busca 2 e 3 se os fiscais, no exercício de seu direito de inspeção, conseguirem baixar os registros digitais durante a fiscalização.

(**) A exigência não se aplica se todas as demais condições de “alta qualidade” forem cumpridas.

Além disso, se a empresa armazenar livros contábeis e notas fiscais em conformidade com os critérios de livros eletrônicos de alta qualidade, e já tiver comunicado ao chefe da repartição fiscal regional sua intenção de adotar a medida de redução de multa tributária por omissão de renda em registros eletrônicos de alta qualidade, poderá aplicar a dedução especial de imposto de renda para declaração azul (¥650.000).

Como já mostrado, livros eletrônicos de alta qualidade não permitem correções sem deixar registro das exclusões ou modificações. Outro ponto fundamental é que haja relação clara entre os registros.

Cumprir os requisitos de “alta qualidade” assegura credibilidade junto a instituições financeiras e autoridades fiscais.

Além disso, caso haja omissões em livros contábeis eletrônicos considerados “alta qualidade”, a empresa pode ter direito a uma redução de 5% na multa por omissão de renda — desde que não haja fraude ou inserção de informações falsas. (Referência: página da Agência Nacional de Tributos sobre sistema de autoavaliação).

Como funcionam os carimbos de tempo na Lei de Preservação de Livros Eletrônicos?

De acordo com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, os carimbos de tempo são mecanismos que asseguram a autenticidade e a transparência dos documentos para que cumpram a mesma função do documento original. Eles devem registrar data e hora, impedindo alterações não autorizadas nos dados eletrônicos. Esses carimbos não são emitidos pelas próprias empresas, mas por entidades terceiras chamadas Autoridades de Carimbo de Tempo (TSAs).

A alteração de janeiro de 2022 na Lei flexibilizou algumas exigências, permitindo, por exemplo, situações em que o carimbo de tempo pode não ser necessário, desde que certas condições sejam atendidas. Além disso, não existem requisitos específicos que determinem obrigatoriamente o uso de carimbos em casos de preservação de documentos digitalizados, dados de transações eletrônicas ou registros contábeis ligados a tributos nacionais — ficando a decisão a critério do gestor da empresa.

Situações em que os carimbos de tempo não são exigidos

Não é obrigatório aplicar carimbo de tempo ao armazenar dados de transações eletrônicas nos seguintes cenários:

• Quando há uma função de histórico que permite verificar circunstâncias de alteração ou exclusão de dados eletrônicos, bem como acompanhar a troca e guarda dessas informações.
  
• Se o emissor do documento eletrônico (vendedor) já aplicou um carimbo de tempo, o destinatário (comprador) não precisa gerar outro.
  
• Quando o sistema utilizado pelo destinatário impede edições ou exclusões de dados eletrônicos, ou quando há procedimentos administrativos que impeçam e controlem alterações.
  

Em contrapartida, sempre que as condições acima não forem atendidas, os carimbos de tempo se tornam obrigatórios.

Atenção ao usar serviços gratuitos de carimbo de tempo

Na maior parte dos casos, há custos associados à emissão de carimbos de tempo que estejam em conformidade com a Lei. No entanto, existem ferramentas que oferecem esse serviço sem cobrança. Independentemente de serem gratuitas ou pagas, a validade legal do carimbo está no fato de ter sido emitido por uma TSA credenciada pela Japan Data Communications Association. Assim, se um carimbo gratuito não tiver origem em uma TSA autorizada, ele não atende às exigências da Lei e seu uso pode ser considerado ilegal. (Fonte: página da Agência Nacional de Tributos sobre Requisitos de Aplicação (Questões Básicas)).

Como a emissão de carimbos demanda tempo e recursos, é importante avaliar previamente quanto o uso de determinada ferramenta pode aumentar sua carga de trabalho antes de escolhê-la.

Aprimorando operações administrativas com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos

Acima, apresentamos uma visão geral sobre a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. Com o avanço acelerado da digitalização e a ampla adoção de processos sem papel, mesmo empresas que até pouco tempo não haviam conseguido migrar para transações digitais agora estão adotando a transformação digital. Além disso, as transações eletrônicas tendem a se tornar cada vez mais o padrão no futuro.

Principalmente hoje, quando a conservação de dados de transações eletrônicas passou a ser totalmente obrigatória, é fundamental que as empresas compreendam de forma clara os requisitos de retenção da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, os tipos de documentos incluídos pela legislação e que obedeçam às disposições estabelecidas, evitando assim riscos de sanções ou outros problemas. Embora não haja impedimento em guardar documentos em papel quando a troca ocorre nesse formato, o uso de dados em conformidade com os requisitos da Lei dispensa a necessidade de manter os originais impressos.

Encarar essa exigência como uma chance de melhorar as operações internas (incluindo a adoção da contabilidade sem papel) possibilita otimizar processos, reduzir espaço físico de armazenamento, cortar custos e eliminar os riscos relacionados a perda ou adulteração de registros em papel.