L’Electronic Books Preservation Act est la loi qui régit les modalités de conservation des données fiscales nationales électroniques au Japon, telles que les documents comptables, les factures et les reçus. Elle est également connue sous le nom de « Electronic Bookkeeping Act » ou loi sur la tenue de livres électroniques.
À compter de janvier 2024, l’Electronic Books Preservation Act stipule que les données relatives aux transactions électroniques, telles que les factures, reçus et autres documents émis par voie électronique, doivent être conservées telles quelles au format électronique.
L’Electronic Books Preservation Act prévoit trois types de documents à conserver. Il s’agit des « registres comptables électroniques » (facultatif), des « documents numérisés » (facultatif), ainsi que des « transactions électroniques » (obligatoire).
Cet article se concentre sur le stockage des transactions électroniques, qui a été rendu obligatoire. Il propose des explications simples ainsi qu'une réflexion sur les documents pertinents et les exigences relatives à la conservation des registres de transactions électroniques.
Sommaire de cet article
- Qu’est-ce que l’Electronic Books Preservation Act ?
- Exigences de l’Electronic Books Preservation Act
- Fonctionnement des horodatages dans le cadre de l’Electronic Books Preservation Act
- Amélioration des opérations de back-office en vertu de l’Electronic Books Preservation Act
Qu’est-ce que l’Electronic Books Preservation Act ?
Comme nous l’avons mentionné, la conservation des données électroniques exigée par l’Electronic Books Preservation Act peut être divisée en trois catégories : les registres comptables électroniques, les documents numérisés et les données de transaction électroniques.
Conservation des données comptables électroniques (facultatif)
Les données comptables électroniques désignent les documents comptables liés à la fiscalité nationale créés électroniquement sur des ordinateurs personnels (journaux comptables, grands livres généraux, journaux des encaissements), ainsi que les documents liés à la fiscalité nationale (documents relatifs aux résultats financiers et aux transactions). Étant donné que le stockage des données comptables électroniques est facultatif, les chefs d’entreprise peuvent choisir de conserver leurs dossiers sous forme électronique ou sous forme physique (imprimée).Conservation des documents numérisés (facultatif)
Les documents numérisés sont des copies électroniques de documents liés à des transactions qui ont été créés sur papier (factures, reçus, etc.), ainsi que des documents liés à des transactions qui ont été reçus sur papier et numérisés sous certaines conditions. Le stockage des documents numérisés étant facultatif, les chefs d'entreprise peuvent choisir de numériser leurs documents papier ou de les conserver sous forme physique (imprimée).Transactions électroniques (obligatoire)
Veuillez noter que le Japon exige désormais la conservation des données des transactions électroniques, telles que les données électroniques relatives aux contrats, aux factures et aux autres données reçues ou émises par le biais de transactions électroniques, y compris les e-mails. Toutefois, les transactions électroniques, au sens de l’Electronic Books Preservation Act, désignent les transactions effectuées par le biais d’un échange de données électroniques. Les transactions effectuées à l’origine sur papier, pour lesquelles la numérisation des documents est facultative (conservation des documents numérisés), peuvent être conservées sur support papier et n’ont pas besoin d’être numérisées.
Quand faut-il commencer à conserver les données des transactions électroniques ?
L’Electronic Books Preservation Act a été révisée à plusieurs reprises au fil des ans. Promulguée pour la première fois en 1998, elle a été progressivement remaniée pour s'adapter aux évolutions technologiques, notamment lorsqu'elle a autorisé le stockage de documents papier numérisés au format PDF en 2005, et lorsqu'elle a permis le stockage de données à l'aide d'images capturées par des smartphones en 2016.
L’obligation de conserver les données des transactions électroniques a été introduite en janvier 2022. Toutefois, un délai de grâce a été accordé jusqu'à la fin de l’année 2023, pendant lequel les entreprises qui ne pouvaient pas satisfaire aux exigences ont été autorisées à imprimer les factures et les reçus numériques et à les conserver au format papier. Ce délai de grâce n'a pas été prolongé et
a expiré le 1er janvier 2024. Par conséquent, la conservation des données électroniques est désormais pleinement obligatoire. Cette exigence vise à garantir l’authenticité des documents électroniques et à prévenir leur falsification.
Dans le cadre des exigences de l’Electronic Books Preservation Act, les factures et les reçus émis en tant que données électroniques doivent désormais être conservés en tant que données électroniques. En outre, les sociétés et les entrepreneurs, quel que soit leur type ou leur taille, sont soumises aux dispositions de la loi, et toutes doivent se conformer scrupuleusement à ses exigences.
Toutefois, les sociétés et les entrepreneurs qui ne traitent aucune donnée électronique ne sont pas tenues de prendre des mesures supplémentaires en vertu de la loi, puisqu'elles ne sont pas soumises à ses dispositions. Tant que tous les documents de transaction produits dans le cadre de l’activité sont produits sur papier, ils peuvent également être conservés en format papier sans que cela ne pose de problème.
Période préparatoire illimitée pour les entreprises présentant un « motif sérieux »
Les entreprises ayant éprouvé des difficultés à passer à la conservation électronique des données pour les transactions électroniques et présentant un « motif sérieux » les empêchant de se conformer à la loi sur la conservation électronique des données, reconnu par le responsable de leur bureau régional des impôts, pourront bénéficier d'un délai de préparation supplémentaire, même après janvier 2024.
Les entreprises concernées par ce délai de préparation seront tenues de télécharger des données électroniques ou de les produire sous forme de documents à la demande des employés de l’administration fiscale. Pour plus d’informations, veuillez consulter la page de l’Agence nationale des impôts du Japon portant sur les méthodes de conservation des données de transactions électroniques et la page portant sur les révisions de l’Electronic Books Preservation Act.
Que se passe-t-il si les données des transactions électroniques ne sont pas conservées ?
Les pénalités suivantes peuvent être imposées en vertu de l'Electronic Books Preservation Act dans des situations qui ne tombent pas sous le coup d'un « motif sérieux » comme indiqué ci-dessus et qui sont donc considérées comme des violations de la loi.
Taxes supplémentaires (s’applique à la conservation des documents numérisés et à la conservation des données de transactions électroniques)
Si les méthodes de conservation stipulées dans l’Electronic Books Preservation Act ne sont pas suivies et que les données électroniques sont falsifiées ou altérées, une majoration fiscale de 10 % peut être imposée sur les transactions en question, en plus d’une taxe supplémentaire (de 35 ou 40 %).Révocation de l’approbation des « blue returns »
L'approbation des « blue returns » (type de déclarations fiscales permettant de bénéficier d'avantages fiscaux) d'une entreprise peut être révoquée à titre de pénalité pour manquement à l'obligation de conserver les données des transactions électroniques et aux exigences de conservation stipulées dans l’Electronic Books Preservation Act. Toutefois, dans la mesure où les catastrophes naturelles et d'autres situations inévitables sont prises en considération pour déterminer s'il y a eu manquement à la loi, une entreprise n'est pas immédiatement considérée comme ayant agi de manière illégale. Cette décision n’est prise qu’à la suite d’un examen complet des circonstances. (Voir les documents de référence suivants de l’Agence nationale des impôts du Japon :Pénalités en vertu de la Companies Act
Le non-respect des dispositions de l’Electronic Books Preservation Act et les actes répréhensibles tels que la falsification ou l’altération de documents ou de registres peuvent entraîner une amende pouvant aller jusqu’à 1 million de yens (Companies Act, article 976).
Comment les entrepreneurs indépendants doivent-ils procéder pour se conformer à l’Electronic Books Preservation Act ?
Comme indiqué précédemment, l'Electronic Books Preservation Act s'applique non seulement aux sociétés, mais aussi aux indépendants, aux entrepreneurs individuels, etc. qui traitent des données de transactions électroniques. Par conséquent, les entrepreneurs individuels qui ne conservent pas correctement les données de leurs transactions électroniques en utilisant l'une des méthodes de conservation prévues par l’Electronic Books Preservation Act s'exposent à des pénalités, au même titre que les sociétés. Il est donc important de bien comprendre comment préserver les données des transactions électroniques et d'établir un cadre à cet effet, par exemple à l'aide d'un logiciel ou d'un autre système conforme à l’Electronic Books Preservation Act.
Outre l'exigence que les données électroniques conservées devant être examinées soient facilement accessibles, consultables et imprimables, il est également recommandé d'effectuer des sauvegardes afin d'éviter toute perte de données due à une défaillance du système.
Ainsi, les entrepreneurs individuels auront probablement plus de facilité à se conformer à l’Electronic Books Preservation Act s'ils ont mis en place un système de comptabilité permettant de conserver et de produire des documents répondant aux exigences de la loi en matière de conservation des données.
Stripe est conforme aux exigences de l’Electronic Books Preservation Act et permet également l’émission et la gestion de factures et de reçus grâce à notre fonction de génération automatique. De plus, StripeInvoicing permet d'améliorer les opérations de back-office en garantissant une plus grande fluidité et une plus grande efficacité.
Documents soumis à la conservation des données des transactions électroniques
En vertu de l’Electronic Books Preservation Act, les documents soumis à la conservation des données de transactions électroniques sont principalement les suivants :
- Factures
- Estimation des coûts
- Bons de livraison
- Bons de commande
- Reçus
Si ces documents sont échangés sous forme de données électroniques par e-mail, par des systèmes d’échange de données informatisé (EDI), des services cloud ou par d’autres moyens similaires, ils doivent être conservés en tant que données électroniques dans ce format.
En outre, les documents énumérés ci-dessus sont également des documents liés à des transactions soumis à la conservation des registres électroniques et des documents numérisés, comme indiqué dans la section précédente, « Qu’est-ce que l’Electronic Books Preservation Act ? ».
Comment enregistrer une facture visée par l'Electronic Books Preservation Act ?
En principe, dans le cadre du système de facturation entré en vigueur le 1er octobre 2023, l’acheteur et le vendeur sont tenus d’enregistrer les factures concernées (le vendeur en enregistre une copie tandis que l’acheteur enregistre le document original reçu du vendeur).
L’enregistrement de ces factures nécessite désormais une conformité appropriée avec l’Electronic Books Preservation Act. Par conséquent, les factures concernées émises par voie électronique doivent être enregistrées électroniquement, plutôt que sous forme papier. Si ces documents ne sont pas correctement enregistrés conformément à l’Electronic Books Preservation Act, l’acheteur pourrait ne pas pouvoir bénéficier de crédits d’impôt sur les achats. Par conséquent, en plus de se conformer au nouveau système de facturation, les chefs d’entreprise doivent également gérer soigneusement la conservation des documents conformément à l’Electronic Books Preservation Act. Les détails sur les exigences de conservation de ces documents sont abordés dans la section suivante.
Ainsi, il existe un lien étroit entre l'Electronic Books Preservation Act et le système de facturation. C'est la raison pour laquelle il est judicieux de se renseigner au préalable sur la manière de conserver les données des documents électroniques.
Exigences de l’Electronic Books Preservation Act
Les grands livres électroniques sont divisés en deux catégories : les « grands livres électroniques de haute qualité » et les « autres grands livres électroniques ». Le degré de respect des exigences en matière de conservation détermine la différence entre les deux.
L'Agence nationale des impôts au Japon exige que les documents conservés en vertu de l’Electronic Books Preservation Act remplissent toutes les conditions requises pour « garantir la visibilité » et « garantir l'authenticité » des données. Vous trouverez ci-dessous les conditions spécifiques qui permettent de qualifier les grands livres électroniques comme de « haute qualité » et « autres ». (Document de référence : page de l’Agence nationale des impôts sur la révision de l’Electronic Books Preservation Act)
Un cercle ◯ dans la colonne « Autres » indique les conditions qui doivent être remplies conformément à l’Electronic Books Preservation Act.
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Exigence de maintenance
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Qualité supérieure
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Autre
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|---|---|---|
| Lorsque des éléments enregistrés (données) sont modifiés ou supprimés, un système est prévu pour fournir un enregistrement permettant de vérifier les circonstances et le contenu de la modification. | ◯ | – |
| Une procédure est prévue qui permet d'examiner les circonstances dans lesquelles des informations sont saisies après l'expiration du délai normal de traitement. | ◯ | – |
| La relation entre les éléments enregistrés dans les grands livres comptables numérisés et les éléments enregistrés dans les grands livres comptables connexes peut être vérifiée. | ◯ | – |
| Des documents relatifs au fonctionnement du système sont fournis (p. ex., une vue d'ensemble du système, des spécifications, un guide d'utilisation, un manuel, etc.). | ◯ | ◯ |
| Un ordinateur, une imprimante, etc., sont fournis sur le lieu de stockage des données, ainsi qu'un manuel d'utilisation, afin que les données puissent être exportées dans un état lisible en temps voulu. | ◯ | ◯ |
| Critères de recherche La recherche peut être effectuée par date de transaction, montant de transaction et partenaire de transaction. | ◯ | – |
| Critères de recherche La recherche peut être effectuée par date ou dans un périmètre monétaire spécifique. | ◯ * | – |
| Critères de recherche La recherche peut être effectuée à l'aide de deux ou plusieurs critères facultatifs combinés. | ◯ * | – |
| Le système est capable de répondre aux demandes de téléchargement des dossiers numériques de la part des agents du fisc exerçant leur droit d'enquête et d'inspection. | – * | ◯ ** |
(*) Les personnes tenues de conserver des données sont exemptées des exigences de recherche 2 et 3 si les autorités fiscales qui soumettent des demandes en vertu de leur droit d'enquête et d'inspection peuvent télécharger des documents numériques en réponse à leurs demandes.
(**) Non requis si toutes les autres conditions de niveau « haute qualité » sont remplies.
En outre, si une entreprise conserve les registres comptables et les factures appropriés pour répondre aux conditions des registres comptables électroniques de haute qualité et a préalablement soumis une notification au responsable de son bureau régional des impôts indiquant qu’elle souhaite utiliser la mesure de réduction des pénalités fiscales pour la sous-déclaration des revenus liés aux registres comptables électroniques de haute qualité, la déduction spéciale sur l’impôt sur le revenu pour les « blue returns » (650 000 yens) peut être appliquée.
Comme le montre le tableau ci-dessus, les grands livres électroniques de haute qualité ne permettent pas les modifications qui ne laissent pas d’historique de suppressions ou de corrections. Il est également important qu’un grand livre électronique de haute qualité garantisse l’interrelation des enregistrements.
Le respect des exigences de « haute qualité » garantit la crédibilité d’une entreprise auprès des institutions financières et des autorités fiscales.
En outre, si des omissions de déclaration sont commises concernant des éléments enregistrés dans un registre comptable électronique de « haute qualité », un traitement favorable impliquant une réduction de 5 % de la pénalité pour sous-déclaration de revenus peut être appliqué, sauf en cas de falsification ou de faits imaginaires. (Document de référence : Système d’auto-évaluation de l’Agence nationale des impôts).
Comment fonctionnent les horodatages dans le cadre de l’Electronic Books Preservation Act ?
Aux termes de l’Electronic Books Preservation Act, les horodatages constituent un système permettant de certifier la fiabilité et la transparence des documents de façon à ce qu'ils puissent assumer le rôle de document original. Les horodatages doivent indiquer une date et une heure afin de prévenir toute modification des données électroniques. Ces horodatages ne doivent pas être émis par les entreprises, mais doivent être émis et distribués par des institutions tierces appelées Time Stamp Authorities (autorités d’horodatage) ou TSA.
La modification de l’Electronic Books Preservation Act en janvier 2022 a assoupli les exigences en matière d’horodatage, notamment en autorisant des cas dans lesquels les horodatages peuvent ne pas être requis si certaines exigences sont remplies. En outre, il n'existe aucune exigence spécifique quant aux documents qui doivent être horodatés dans les cas de conservation de documents numérisés, de conservation de données de transactions électroniques ou de conservation de documents comptables liés à la fiscalité nationale, ce qui laisse l'utilisation de ces horodatages à l'appréciation du chef d’entreprise.
Cas où l'horodatage n'est pas nécessaire
Il n'est pas nécessaire de fournir des horodatages pour la conservation des données de transaction électronique dans les cas suivants :
- Lorsqu’une fonction de référence d’historique permet de vérifier les circonstances de la modification, de la suppression, de l’échange et de la conservation de données électroniques.
- Si le créateur et émetteur des données électroniques (le vendeur) a déjà fourni un horodatage, le destinataire (l’acheteur) n’est pas tenu d’en fournir un.
- Si l’entité destinataire utilise un système qui empêche la libre édition et la suppression de données électroniques, ou si des procédures administratives visant à empêcher la modification ou la suppression ont été établies et sont suivies.
Notez toutefois que des horodatages sont requis dans les cas qui ne remplissent pas les conditions susmentionnées.
Points importants à prendre en compte lors de l’utilisation d’un service d’horodatage gratuit
La fourniture d'horodatages conformes à l’Electronic Books Preservation Act est généralement payante, mais il existe plusieurs outils qui fournissent ce service gratuitement. Qu’un outil soit gratuit ou non, l’authenticité de ses horodatages est garantie par le fait qu’ils sont émis par des TSA accrédités par la Japan Data Communications Association. Cela signifie que si un horodatage gratuit n’est pas émis par une TSA, il ne répond pas aux exigences de l’Electronic Books Preservation Act et son utilisation peut être considérée comme illégale. (Document de référence : page de l’Agence nationale des impôts sur les exigences applicables (questions fondamentales)).
Étant donné que la fourniture d’horodatages demande du temps et des efforts, il est important de déterminer dans quelle mesure l’utilisation d’un outil donné augmentera la charge de travail avant de le sélectionner.
Amélioration des opérations de back-office en vertu de l’Electronic Books Preservation Act
Nous avons expliqué plus haut ce qu'est l’Electronic Books Preservation Act. La dématérialisation progressant rapidement et les processus sans papier se généralisant, même les entreprises qui n'ont pas été en mesure de passer aux transactions électroniques s'engagent aujourd'hui dans la transformation numérique. De plus, les transactions électroniques sont appelées à devenir une norme de plus en plus répandue à l'avenir.
À l'heure où la conservation des données relatives aux transactions électroniques prend un caractère obligatoire, il est essentiel que les entreprises comprennent parfaitement les exigences de l’Electronic Books Preservation Act, les types de documents couverts par la loi et la nécessité de se conformer à ses dispositions afin d'éviter le risque de pénalités ou d'autres problèmes. Bien qu’il n’y ait aucun problème à conserver des documents papier si l’échange est sur papier, l’utilisation des données d’une manière conforme aux exigences de l’Electronic Books Preservation Act dispense de conserver les documents papier d'origine.
En profitant de cette occasion pour améliorer les opérations de back-office, y compris le passage à une comptabilité sans papier, les entreprises peuvent optimiser leurs activités, réduire leurs besoins en espace de stockage, diminuer leurs coûts et éliminer les risques liés à la perte ou à l'altération potentielle des documents papier.
Le contenu de cet article est fourni uniquement à des fins informatives et pédagogiques. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de solliciter l'avis d'un avocat compétent ou d'un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation particulière.