L'Electronic Books Preservation Act è una legge che disciplina le modalità di conservazione dei dati fiscali nazionali elettronici in Giappone, come i documenti di contabilità, le fatture e le ricevute. È anche noto con il nome "Electronic Bookkeeping Act".

A partire da gennaio 2024, l'Electronic Books Preservation Act stabilisce che i dati relativi alle transazioni elettroniche come fatture, ricevute e altri documenti emessi elettronicamente devono essere conservati così come sono in formato elettronico.

Tale legge stabilisce tre tipi di documenti da conservare. Si tratta dei "registri contabili elettronici" e dei "documenti scansionati" facoltativi e delle "transazioni elettroniche" obbligatorie.

Questo articolo si concentrerà sulla conservazione delle transazioni elettroniche, che è stata resa obbligatoria, con semplici spiegazioni e una discussione sui documenti pertinenti e sui requisiti relativi alla conservazione dei registri delle transazioni elettroniche.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è l'Electronic Books Preservation Act?
  
• Requisiti dell'Electronic Books Preservation Act
  
• Come funzionano le marche temporali ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act?
  
• Migliorare le operazioni di back office ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act
  

Che cos'è l'Electronic Books Preservation Act?

Come accennato, la conservazione dei dati in formato elettronico richiesta dall'Electronic Books Preservation Act può essere suddivisa in tre categorie: registri contabili elettronici, documenti scansionati e dati delle transazioni elettroniche.

• Conservazione dei dati contabili elettronici (facoltativa)
  Per dati contabili elettronici si intendono i documenti contabili fiscali nazionali creati elettronicamente su personal computer (scritture contabili, contabilità generale, scritture contabili degli incassi), nonché i documenti relativi alle imposte nazionali (documenti relativi ai risultati finanziari e alle transazioni). Poiché la conservazione dei dati contabili elettronici è facoltativa, i titolari delle attività possono scegliere se conservare i propri registri in formato elettronico o in forma fisica e stampata.

• Conservazione dei documenti scansionati (facoltativa)
  I documenti scansionati sono copie elettroniche di documenti relativi alle transazioni creati su supporto cartaceo (fatture, ricevute, ecc.), nonché di documenti relativi alle transazioni ricevuti su supporto cartaceo e scansionati in determinate condizioni. Poiché la conservazione dei documenti scansionati è facoltativa, i titolari delle attività possono scegliere se digitalizzare i documenti cartacei per l'archiviazione o se conservarli in forma fisica e stampata.

• Transazioni elettroniche (obbligatorio)
  I titolari delle attività devono tenere presente che il Giappone ora richiede la conservazione dei dati delle transazioni elettroniche, come i dati elettronici relativi a contratti, fatture e altri dati ricevuti o emessi tramite transazioni elettroniche, compresa la posta elettronica. Tuttavia, ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act, per transazioni elettroniche si intendono le transazioni effettuate attraverso lo scambio di dati elettronici. Le transazioni originariamente effettuate su supporto cartaceo, in cui la digitalizzazione dei documenti è facoltativa (conservazione dei documenti scansionati), possono essere conservate in formato cartaceo e non devono essere digitalizzate.

Quando iniziare a conservare i dati delle transazioni elettroniche?

L'Electronic Books Preservation Act è stato rivisto più volte nel corso degli anni. Sebbene sia stato emanato per la prima volta nel 1998, è stato gradualmente rivisto per tenere il passo con gli sviluppi tecnologici, ad esempio quando ha consentito di conservare i documenti cartacei scansionati in formato PDF nel 2005 e quando ha consentito l'archiviazione dei dati utilizzando immagini acquisite da dispositivi smartphone nel 2016.

L'obbligo di conservare i dati delle transazioni elettroniche è stato introdotto nel gennaio del 2022. Tuttavia, è stato concesso un periodo di grazia durato fino alla fine del 2023, durante il quale le attività che non riuscivano a soddisfare i requisiti sono state autorizzate a stampare fatture e ricevute ottenute in formato digitale e ad archiviarle in formato cartaceo. Questo periodo di grazia dell'Electronic Books Preservation Act non è stato prorogato e ora è scaduto.

Il periodo di grazia è terminato il 1° gennaio 2024. Pertanto, la conservazione dei dati elettronici è ora pienamente obbligatoria. Questo requisito mira a garantire l'autenticità dei documenti elettronici e a prevenirne la manomissione.

Nel rispetto di questi requisiti previsti dall'Electronic Books Preservation Act, le fatture e le ricevute emesse come dati elettronici devono ora essere conservate come dati elettronici. Inoltre, tutte le società e le ditte individuali, indipendentemente dal tipo di business o dalle dimensioni, sono soggette alle disposizioni della legge e tutte le attività devono conformarsi fedelmente ai suoi requisiti.

Tuttavia, le società e le ditte individuali che non usano affatto i dati elettronici non sono tenute a intraprendere ulteriori azioni ai sensi della legge, in quanto non sono soggette alle sue disposizioni. Se tutti i documenti di transazione prodotti nel corso dell'attività sono prodotti su carta, possono anche essere conservati in formato cartaceo senza problemi.

Periodo preparatorio illimitato per le attività per "motivo sostanziale"

Per le attività che hanno avuto difficoltà a passare alla conservazione elettronica dei dati delle transazioni elettroniche e hanno un "motivo sostanziale" che impedisce loro di rispettare la legge sulla conservazione elettronica dei dati, riconosciuto dal responsabile dell'ufficio tributario regionale, il precedente periodo di preparazione può essere applicato anche dopo gennaio 2024.

Le attività che rientrano in questo periodo preparatorio saranno tenute a scaricare i dati elettronici o a produrli sotto forma di documenti su richiesta dei dipendenti delle autorità fiscali. Per ulteriori informazioni, consulta la pagina dell'agenzia delle entrate nazionale giapponese sui metodi di conservazione dei dati delle transazioni elettroniche e la pagina sulle revisioni dell'Electronic Books Preservation Act.

Cosa succede se i dati delle transazioni elettroniche non vengono conservati?

Le seguenti sanzioni possono essere imposte ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act in situazioni che non rispondono al criterio di "causa sostanziale" discussa sopra e sono quindi considerate violazioni della legge.

• Imposte aggiuntive (si applica alla conservazione dei documenti scansionati e alla conservazione dei dati delle transazioni elettroniche)
  Se non vengono seguiti i metodi di conservazione previsti dall'Electronic Books Preservation Act e i dati elettronici vengono falsificati o manomessi, sulle transazioni in questione può essere applicata una maggiorazione del 10%, oltre a un'imposta aggiuntiva (del 35% o del 40%).

• Revoca dell'approvazione delle dichiarazioni dei redditi "blue return"
  Come sanzione per non aver conservato correttamente i dati delle transazioni elettroniche e non aver soddisfatto i requisiti di conservazione previsti dall'Electronic Books Preservation Act, l'approvazione della dichiarazione dei redditi "blue return" di un'azienda può essere revocata. Tuttavia, poiché vengono presi in considerazione i disastri naturali e altre situazioni inevitabili, non si ritiene immediatamente che un'attività abbia agito illegalmente. Tale determinazione viene fatta solo dopo un esame completo delle circostanze pertinenti. (Cfr. il seguente materiale di riferimento dell'agenzia delle entrate nazionale:

  • Per quanto riguarda la revoca dell'approvazione delle dichiarazioni dei redditi "blue return" delle società
    
  • Per quanto riguarda la revoca dell'approvazione delle dichiarazioni dei redditi "blue return" personali
    
  • Domande frequenti (novembre 2021), Domanda e risposta (sulle transazioni elettroniche) Domanda 42
    

• Sanzioni ai sensi del Companies Act
  Il mancato rispetto delle disposizioni di cui all'Electronic Books Preservation Act e l'attuazione di atti impropri come la falsificazione o l'alterazione di documenti o libri contabili rilevanti possono comportare una multa fino a 1 milione di yen (Companies Act, articolo 976).

Come devono comportarsi i titolari di attività individuali per rispettare l'Electronic Books Preservation Act?

Come discusso in precedenza, non solo le società, ma tutte le attività che gestiscono i dati delle transazioni elettroniche, inclusi liberi professionisti, ditte individuali, ecc., sono soggette all'Electronic Books Preservation Act. Ciò significa che se i proprietari di ditte individuali non riescono a conservare correttamente i dati delle transazioni elettroniche utilizzando uno dei metodi di conservazione previsti dall'Electronic Books Preservation Act, possono essere soggetti a sanzioni proprio come le società. Ecco perché è importante comprendere appieno come conservare i dati delle transazioni elettroniche e stabilire un quadro per farlo, ad esempio con software o altri sistemi conformi all'Electronic Books Preservation Act.

Oltre al requisito secondo cui i dati elettronici conservati che necessitano di revisione devono essere facilmente accessibili e sia consultabili che stampabili, si raccomanda anche di eseguire dei backup per evitare di perdere i dati a causa di guasti del sistema.

Pertanto, i titolari di attività individuali potrebbero riuscire a rispettare l'Electronic Books Preservation Act con più facilità installando un sistema di contabilità che consenta di conservare e produrre i documenti conformemente ai requisiti di conservazione della legge.

Stripe è conforme ai requisiti dell'Electronic Books Preservation Act e rende inoltre possibile l'emissione e la conservazione di fatture e ricevute attraverso la funzionalità di generazione automatica. Inoltre, utilizzando Stripe Invoicing, è possibile ottenere miglioramenti che rendono le operazioni di back office più fluide ed efficienti.

Documenti soggetti alla conservazione dei dati delle transazioni elettroniche

Ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act, i documenti soggetti alla conservazione dei dati delle transazioni elettroniche includono principalmente quanto segue:

• Fatture
  
• Preventivi di spesa
  
• Bolle di consegna
  
• Ordini di acquisto
  
• Ricevute
  

Se questi documenti vengono scambiati come dati elettronici tramite email, sistemi di scambio elettronico di dati (EDI), servizi cloud o altri mezzi simili, devono essere conservati come dati elettronici in quel formato.

Inoltre, i documenti sopra elencati sono anche documenti relativi alle transazioni soggetti alla conservazione dei libri contabili elettronici e alla conservazione dei documenti scansionati, come descritto nella sezione precedente, "Che cos'è l'Electronic Books Preservation Act?".

Come salvare una fattura qualificata in base all'Electronic Books Preservation Act

In linea di principio, in base al sistema di fatturazione entrato in vigore il 1° ottobre 2023, l'acquirente e il venditore sono obbligati a salvare le fatture qualificate (ad esempio, il venditore ne salva una copia mentre l'acquirente salva il documento originale ricevuto dal venditore).

Il salvataggio di queste fatture qualificate ora richiede la conformità all'Electronic Books Preservation Act. Pertanto, le fatture qualificate emesse in formato elettronico devono essere salvate elettronicamente, piuttosto che in copia cartacea. Se questi documenti non vengono salvati correttamente nel rispetto dell'Electronic Books Preservation Act, l'acquirente potrebbe non essere in grado di ricevere crediti d'imposta per gli acquisti. Pertanto, oltre a rispettare il nuovo sistema di fatturazione, i titolari delle attività devono anche gestire attentamente la conservazione dei documenti in base all'Electronic Books Preservation Act. I dettagli sui requisiti per l'archiviazione di questi documenti sono illustrati nella sezione successiva.

Essendoci quindi una forte connessione tra l'Electronic Books Preservation Act e il sistema di fatturazione, è utile comprendere in modo chiaro e anticipato come salvare i dati dei documenti elettronici.

Requisiti dell'Electronic Books Preservation Act

I registri elettronici si dividono in due categorie: "registri elettronici di alta qualità" e "altri registri elettronici" e la differenza tra i due sta nella misura in cui i requisiti di conservazione sono soddisfatti.

L'agenzia delle entrate nazionale giapponese richiede che i documenti conservati ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act soddisfino tutte le condizioni relative alla "garanzia di visibilità" e alla "garanzia di autenticità". Di seguito sono riportate le condizioni specifiche che distinguono i registri elettronici in "di alta qualità" e "altri". (Materiale di riferimento: pagina dell'agenzia delle entrate nazionale sulla revisione dell'Electronic Books Preservation Act)

Un cerchio ◯ nella colonna "Altro" indica le condizioni che devono essere soddisfatte in base all'Electronic Books Preservation Act.

(*) Le persone tenute a conservare i dati sono esentate dai requisiti di ricerca 2 e 3 se i funzionari fiscali che ne fanno richiesta nell'ambito del loro diritto di indagine e ispezione possono scaricare documenti digitali in risposta alle loro richieste.

(**) Non necessario se sono soddisfatte tutte le altre condizioni di livello "alta qualità".

Inoltre, se un'azienda conserva i libri contabili e le fatture pertinenti per soddisfare le condizioni dei libri contabili elettronici di alta qualità e ha precedentemente presentato una notifica al responsabile del suo ufficio tributario regionale indicando che intende utilizzare la misura per ridurre le sanzioni per la sottodichiarazione dei redditi in relazione ai libri contabili elettronici di alta qualità, è possibile applicare la detrazione speciale sull'imposta sul reddito per le dichiarazioni "blue return" (650.000 ¥).

Come mostrato nella tabella precedente, i registri elettronici di alta qualità non consentono modifiche che non lascino una cronologia di cancellazioni o correzioni. È anche importante che un registro elettronico di alta qualità garantisca l'interrelazione delle voci registrate.

Soddisfare i requisiti di "alta qualità" garantirà credibilità presso le istituzioni finanziarie e le autorità fiscali.

Inoltre, in caso di omissioni di rendicontazione in merito a questioni registrate in un libro contabile elettronico "di alta qualità", può essere applicato un trattamento favorevole che comporti una riduzione del 5% della sanzione per la sottodichiarazione del reddito, escludendo i casi di falsificazione. (Materiale di riferimento: sistema di autovalutazione dell'agenzia delle entrate nazionale).

Come funzionano le marche temporali ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act?

Le marche temporali, secondo l'Electronic Books Preservation Act, sono un sistema per certificare l'affidabilità e la trasparenza dei documenti per svolgere il ruolo del documento originale e dovrebbero specificare una data e un'ora per impedire la modifica dei dati elettronici. Queste marche temporali non devono essere emesse da aziende, ma devono essere emesse e distribuite da istituzioni di terze parti chiamate Time Stamp Authority o TSA.

L'emendamento all'Electronic Books Preservation Act di gennaio 2022 ha allentato i requisiti per le marche temporali, consentendo anche casi in cui le marche temporali potrebbero non essere richieste qualora siano soddisfatti determinati requisiti. Inoltre, non esistono requisiti specifici per i documenti che devono essere contrassegnati con data e ora nei casi di conservazione di documenti scansionati, conservazione dei dati delle transazioni elettroniche o conservazione dei registri contabili relativi alle imposte nazionali, per cui l'uso di queste marche temporali è a discrezione del titolare dell'attività.

Quando le marche temporali non sono obbligatorie

La fornitura di marche temporali per la conservazione dei dati delle transazioni elettroniche non è richiesta nei seguenti casi:

• Quando una funzione di riferimento alla cronologia consente di verificare le circostanze della modifica o della cancellazione dei dati elettronici e dello scambio e della conservazione dei dati elettronici.
  
• Se il creatore e l'emittente dei dati elettronici (il venditore) ha già fornito una marca temporale, la marca temporale del destinatario (l'acquirente) non è richiesta.
  
• Se l'entità ricevente utilizza un sistema che impedisce la libera modifica e cancellazione dei dati elettronici, o se sono state stabilite e seguite procedure amministrative per impedire la modifica o la cancellazione.
  

Tuttavia, tieni presente che le marche temporali sono obbligatorie nei casi che non soddisfano le condizioni di cui sopra.

Punti importanti da tenere a mente quando si utilizza un servizio gratuito per l'inserimento di marche temporali

Di solito la fornitura di marche temporali conformi all'Electronic Books Preservation Act prevede dei costi, ma sono disponibili diversi strumenti che forniscono questo servizio gratuitamente. Indipendentemente dal fatto che lo strumento sia gratuito o meno, l'autenticità delle marche temporali è garantita dal fatto che sono emesse da TSA accreditate dalla Japan Data Communications Association. Ciò significa che se una marca temporale gratuita non viene emessa da una TSA, non soddisfa i requisiti dell'Electronic Books Preservation Act e il suo utilizzo può essere considerato illegale. (Materiali di riferimento: pagina dell'agenzia delle entrate nazionale sui Requisiti per la domanda (questioni di base)).

Poiché fornire le marche temporali richiede tempo e impegno, è importante determinare quanto l'uso di un particolare strumento aumenterà il carico di lavoro prima di selezionarlo.

Migliorare le operazioni di back office ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act

Nella parte che precede abbiamo spiegato che cos'è l'Electronic Books Preservation Act. Poiché la digitalizzazione è in rapida evoluzione e i processi elettronici vengono sempre più utilizzati, anche le aziende che non sono state in grado di passare alle transazioni elettroniche stanno ora abbracciando la trasformazione digitale. Inoltre, le transazioni elettroniche diventeranno sempre più lo standard del futuro.

Soprattutto oggi, quando la conservazione dei dati delle transazioni elettroniche è diventata pienamente obbligatoria, è fondamentale che le aziende comprendano appieno i requisiti di conservazione dei dati di cui all'Electronic Books Preservation Act, i tipi di documenti a cui la legge si riferisce e rispettino le disposizioni della legge per evitare il rischio di sanzioni o altri problemi. Sebbene non vi siano problemi con la conservazione dei documenti cartacei se lo scambio è cartaceo, l'utilizzo dei dati in modo conforme ai requisiti dell'Electronic Books Preservation Act elimina la necessità di conservare i documenti cartacei originali.

Sfruttare questo sistema come opportunità per migliorare le operazioni di back office, incluso il passaggio alla contabilità elettronica, consente l'ottimizzazione del business e riduce anche la necessità di spazio di archiviazione, abbassa i costi ed elimina i rischi associati alla potenziale perdita o alterazione dei documenti cartacei.