《电子账册保存法》是规范电子化国税资料（如账簿文档、发票和收据）在日本保存方式的法律，亦被称为《电子账簿保存法》。
自 2024 年 1 月起，《电子账册保存法》规定，电子交易相关数据（如电子开具的发票、收据及其他凭证）必须以电子格式原样保存。
《电子账册保存法》规定了三类需保存的文件：可选择性保存的"电子账簿记录"与"扫描文档"，以及必须保存的"电子交易记录"。
本文将重点围绕电子交易存储的强制性要求，通过简明阐释及相关文档说明，深入探讨电子交易记录的保存规范与实施要件。
本文内容
- 什么是《电子账册保存法》？
- 《电子账册保存法》要求
- 《电子账册保存法》所规定的时间戳是如何运作的？
- 《电子账册保存法》框架下的后台运营优化
什么是《电子账册保存法》？
如前述，《电子账册保存法》要求的电子数据保存可分为三类：电子账簿记录、扫描文档及电子交易数据。
存储电子记账数据（可选）
电子会计数据是指在个人计算机上以电子方式生成的国税相关会计记录（包括会计日记账、总分类账、现金收付日记账），以及与国税相关的证明文件（涉及财务成果与交易活动的凭证）。由于电子会计数据存储采用自愿原则，企业主可自行选择以电子形式或纸质打印形式保存会计记录。存储扫描文件（可选）
扫描文件是指对纸质生成的交易相关文件（发票、收据等）进行电子化复制，以及在特定条件下接收纸质文件后扫描形成的电子文档。由于扫描文件存储采用自愿原则，企业主可选择将纸质文件数字化保存，或维持其纸质打印形式的原始状态。电子交易（强制）
企业经营者需注意：日本现行规定要求必须保存电子交易数据，包括通过电子交易（含电子邮件）收发的合同、发票等相关电子数据。但需明确的是，《电子账册保存法》所定义的"电子交易"特指通过电子数据交换达成的交易。原本以纸质形式进行的交易——其文件数字化属自愿性质（扫描文件保存）——可继续以纸质形式保存，无需进行数字化处理。
您应在何时开始保存电子交易数据？
《电子账册保存法》历经多次修订。该法最初于 1998 年颁布，随后为适应技术发展而逐步调整——例如 2005 年允许以 PDF 格式保存扫描的纸质文件，2016 年则允许使用智能手机设备拍摄的图像进行数据存储。
电子交易数据的保存要求于 2022 年 1 月提出。但设定了截至 2023 年底的过渡期，在此期间无法满足要求的企业可打印电子收到的发票和收据并以纸质形式保存。该《电子账册保存法》过渡期未被延长，现已正式结束。
过渡期已于 2024 年 1 月 1 日终止。因此，电子数据保存现已全面强制实施。该要求旨在确保电子文件的真实性并防止篡改。
根据《电子账册保存法》的这些要求，以电子数据形式开具的发票和收据现在必须以电子数据形式保存。此外，所有法人和个体工商户——无论企业类型或规模如何——均受该法案条款约束，所有企业都必须严格遵守其要求。
然而，完全未处理电子数据的法人与个人独资企业，因其不适用该法规条款，无需采取额外措施。只要业务过程中产生的所有交易凭证均为纸质形式，亦可直接以纸质格式保存而无碍。
因"正当理由"享有无限期准备阶段的企业
对于难以实现电子交易数据存储转换、且存在经所在地税务局主管认定的"正当理由"的企业，即便在 2024 年 1 月之后仍可适用原定的准备期限。
适用过渡期规定的企业需应税务部门工作人员要求，下载电子数据或以文档形式输出。更多详细信息请参阅日本国税厅《电子交易数据保存方法》与《电子账册保存法修订案》》专题页面。
若未妥善保存维护电子交易数据将产生何种后果？
根据《电子账册保存法》，对于不符合前述"正当理由"认定的情形，可能会面临以下处罚，此类行为将被视为违法。
附加税费（适用于扫描文件保存及电子交易数据保存）
若未遵循《电子账册保存法》规定的存储方法，且电子数据遭伪造或篡改，除补缴税款（35% 或 40%）外，相关交易还可能被课以 10% 的附加税。蓝色申报批准撤销
作为对未妥善保存电子交易数据、未履行《电子账册保存法》规定存储要求的处罚，企业蓝色申报资格可能被撤销。但鉴于自然灾害等不可抗力因素会被纳入考量，不会立即认定企业存在违法行为。该判定须经全面审查相关情况后方可作出。（详见日本国税厅参考资料：《公司法》处罚规定
若未遵守《电子账册保存法》规定且存在伪造或篡改相关文件账簿等不当行为，最高可处以 100 万日元罚款（《公司法》第 976 条）。
个体经营者应如何操作以遵守《电子账册保存法》？
如前所述，不仅法人企业，所有处理电子交易数据的主体（包括自由职业者、个人独资企业等）均适用《电子账册保存法》。这意味着若个人独资企业未能采用该法规定的存储方法妥善保存电子交易数据，将与企业法人同样面临处罚。因此，必须全面理解电子交易数据的保存要求，并通过合规软件或其他系统建立相应的存储框架。
除要求受审查的电子存储数据必须具备易访问性、可检索性与可打印性外，建议同步实施数据备份措施，以防止因系统故障导致数据丢失的风险。
因此，个体经营者若安装符合《电子账册保存法》存储要求的会计系统，便能更从容地履行该法规定的文档保存与生成义务。
Stripe 全面符合《电子账册保存法》要求，并通过自动生成功能实现发票与收据的开具及维护。此外，使用 Stripe Invoicing 可优化后端办公流程，实现更顺畅高效的运营。
需作为电子交易数据保存的文件
根据《电子账册保存法》规定，电子交易数据保存对象主要包括以下文件：
- 发票
- 成本估价
- 送货单
- 采购订单
- 收据
若这些文件通过电子邮件、电子数据交换 (EDI) 系统、云服务或其他类似方式以电子数据形式进行交换，则必须以其原始电子格式予以保存。
此外，上文所列文件均属交易相关凭证，须根据前章“什么是《电子账册保存法》？”中详述的电子账簿保存及扫描文件保存规范进行存储。
根据《电子账册保存法》要求保存合规发票的方法
原则上，自2023 年 10 月 1 日起实施的发票制度中，买卖双方均有义务保存合规发票（即销售方需保存发票副本，购买方需保存从销售方取得的发票正本）。
根据规定，此类合规发票的保存现需严格遵循《电子账册保存法》要求。因此，通过电子方式开具的合规发票必须采用电子形式保存，而非纸质副本。若未按《电子账册保存法》规定妥善保存，购买方可能无法获得采购进项税额抵扣。故企业主除遵守新发票制度外，还须依据《电子账册保存法》审慎管理文档存管。相关保存要求的具体细则将在下一章节详述。
由此可见，《电子账册保存法》与发票制度之间存在紧密关联，因此建议企业提前充分掌握电子文档数据的合规保存方法。
《电子账册保存法》要求
电子账簿分为"高质量电子账簿"与"其他电子账簿"两类，二者的区别在于合规要件的满足程度。
日本国税厅要求，依据《电子账册保存法》保存的文档需同时满足"确保可视性"与"确保真实性"的全部条件。下文将具体说明"高质量"与"其他"电子账簿的区分标准。（参考资料：日本国税厅官网《电子账册保存法修订相关说明》页面）
"其他"栏中的圆圈◯标识表示该条件必须符合《电子账册保存法》的规定要求。
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维护要求
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高质量
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其他
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|---|---|---|
| 当记录事项（数据）被编辑或删除时，系统应提供可验证变更情形及内容的审计轨迹。 | ◯ | – |
| 建有超常规业务处理时限后的信息录入追溯审查机制。 | ◯ | – |
| 数字化会计账簿记录事项与关联账簿事项可交叉验证。 | ◯ | – |
| 提供系统操作相关文档（系统概览、规格说明、使用指南、操作手册等）。 | ◯ | ◯ |
| 数据存储场所配备计算机、打印机等设备及操作手册，确保数据可及时导出为可读状态。 | ◯ | ◯ |
| 搜索要求 支持按交易日期、交易金额、交易方搜索。 | ◯ | – |
| 搜索要求 支持按日期或指定金额区间搜索。 | ◯ * | – |
| 搜索要求 支持两个及以上可选条件的组合搜索。 | ◯ * | – |
| 系统支持税务人员行使查账权时下载数字记录。 | – * | ◯ ** |
(*) 若税务官员依据询问和检查权提出数据请求时，能够直接下载数字记录作为回应，则数据存储义务人可免于遵守第 2 项和第 3 项检索要求。
(**) 若所有其他"高质量"级别的条件均已满足，则无需此项要求。
此外，若企业为满足高质量电子账册条件而存储相关会计账簿及发票，且已向所在地税务局主管提交声明，表示希望采用少申报收入相关高质量电子账册的罚税减免措施，则可享受蓝色申报表企业所得税专项扣除（650,000 日元）。
如上表所示，高质量电子账册不允许出现不留删除或修改记录的修订行为。同时，确保记录间的相互关联性也是高质量电子账册的重要特征。
满足“高质量”要求将确保获得金融机构与税务部门的认可。
此外，若在“高质量”电子账册记录事项中出现申报遗漏，可适用少申报收入罚金减免 5% 的优惠措施——但伪造或虚构事实的情况除外。（参考资料：日本国税厅自行申报制度）。
《电子账册保存法》所规定的时间戳是如何运作的？
根据《电子账册保存法》，时间戳是一种用于认证文件可靠性和透明度的系统，其作用是实现原始文件的功能，并应通过指定日期和时间来防止电子数据被篡改。这些时间戳并非由企业颁发，而须由称为"时间戳机构" (TSA) 的第三方机构进行签发和管理。
2022 年 1 月《电子账册保存法》修订案放宽了时间戳的使用要求，包括在满足特定条件的情况下可豁免添加时间戳。此外，对于扫描文件保存、电子交易数据保存或国税相关会计记录保存等场景，该法案未强制规定必须添加时间戳的具体文件类型——是否使用时间戳交由企业主自行判断。
无需使用时间戳的情况
在下列情况下，存储电子交易数据时无需提供时间戳：
- 当历史记录查询功能可验证电子数据的修改或删除情况以及电子数据的交换和存储时。
- 若电子数据的创建方和发行方（卖方）已提供时间戳，则无需接收方（买方）另行添加时间戳。
- 若接收方使用的系统能够防止电子数据被随意编辑和删除，或已建立并遵循防止编辑或删除的管理程序。
但需注意，不符合上述条件的情况下仍需使用时间戳。
使用免费时间戳服务时需注意的重要事项
提供符合《电子账册保存法》要求的时间戳通常需要收费，但目前存在多个可免费提供此项服务的工具。无论工具是否收费，其时间戳的真实性均由日本数据通信协会认证的 TSA 机构签发这一事实来保障。这意味着若免费时间戳非经 TSA 机构签发，则不符合《电子账册保存法》要求，使用此类时间戳可能被视为违法。（参考资料：国税厅《适用要求（基本事项）》页面）。
由于提供时间戳需要耗费时间和精力，因此在选用工具前必须评估其会增加多少工作量。
《电子账册保存法》框架下的后台运营优化
以上针对《电子账册保存法》进行了说明。随着数字化进程加速与无纸化办公普及，以往未能实现电子化交易的企业如今也正积极拥抱数字化转型。此外，电子交易未来必将成为主流标准。
特别是在电子交易数据保存已成为强制要求的当下，企业关键在于全面理解《电子账册保存法》的数据留存要求、法规涵盖文书类型，并严格遵守法规条款以避免处罚风险。若交易基于纸质媒介，保存纸质文档虽无问题，但以符合该法要求的方式处理电子数据，则无需再保留原始纸质文档。
以此为契机优化后台运营（包括推行无纸化会计），不仅能实现业务优化，还可减少仓储需求、降低运营成本，并消除纸质记录可能丢失或篡改的风险。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。