De wet op het bewaren van elektronische boeken is de wet die regelt hoe elektronische nationale belastinggegevens in Japan bewaard kunnen worden, zoals boekhoudkundige documenten en facturen en kwitanties. Deze wet staat ook bekend als de "wet op elektronische boekhouding".
Vanaf januari 2024 zegt de wet op het bewaren van elektronische boeken dat gegevens over elektronische transacties, zoals facturen, bonnen en andere documenten die elektronisch zijn uitgegeven, in elektronische vorm moeten worden bewaard.
De wet op het bewaren van elektronische boeken zegt dat er drie soorten documenten moeten worden bewaard. Dit zijn de optionele "elektronische boekhoudkundige gegevens" en "gescande documenten" en de verplichte "elektronische transacties".
Dit artikel gaat over het bewaren van elektronische transacties, wat verplicht is, met simpele uitleg en een bespreking van de relevante documenten en vereisten rond het bijhouden van elektronische transactieregisters.
Wat staat er in dit artikel?
- Wat is de Wet op het bewaren van elektronische boeken?
- Wat moet er volgens de wet over het bewaren van e-boeken gebeuren?
- Hoe werken tijdstempels volgens de Wet op het bewaren van elektronische boeken?
- Backoffice-activiteiten verbeteren volgens de Wet op het bewaren van elektronische boeken
Wat is de Wet op het bewaren van elektronische boeken?
Zoals we al hebben gezegd, kun je de elektronische gegevensopslag die de wet op het bewaren van elektronische boeken vereist, in drie categorieën indelen: elektronische boekhoudkundige gegevens, gescande documenten en elektronische transactiegegevens.
Elektronische boekhoudgegevens opslaan (optioneel)
Elektronische boekhoudgegevens zijn nationale belastinggerelateerde boekhoudkundige gegevens die elektronisch op pc's worden gemaakt (boekhoudkundige journaals, grootboeken, kasjournaals), evenals documenten die te maken hebben met nationale belastingen (documenten die te maken hebben met financiële resultaten en transacties). Omdat het opslaan van elektronische boekhoudgegevens optioneel is, kunnen ondernemers kiezen of ze hun gegevens elektronisch of op papier willen bewaren.Gescande documenten opslaan (optioneel)
Gescande documenten zijn elektronische kopieën van papieren documenten die te maken hebben met transacties (zoals facturen en bonnen), of documenten die je op papier hebt gekregen en onder bepaalde voorwaarden hebt gescand. Omdat het opslaan van gescande documenten niet verplicht is, kun je als bedrijfseigenaar kiezen of je papieren documenten wilt digitaliseren om op te slaan of dat je ze gewoon in gedrukte vorm wilt bewaren.Elektronische transacties (verplicht)
Ondernemers moeten er rekening mee houden dat Japan nu vraagt om elektronische transactiegegevens te bewaren, zoals elektronische gegevens over contracten, facturen en andere gegevens die via elektronische transacties, zoals e-mail, zijn ontvangen of verzonden. Maar elektronische transacties zoals bedoeld in de wet op het bewaren van elektronische boeken, zijn transacties die via de uitwisseling van elektronische gegevens worden gedaan. Transacties die oorspronkelijk op papier zijn gedaan – waarbij het digitaliseren van documenten optioneel is (opslag van gescande documenten) – mogen op papier worden bewaard en hoeven niet te worden gedigitaliseerd.
Wanneer moet je beginnen met het bewaren van elektronische transactiegegevens?
De wet op het bewaren van elektronische boeken is in de loop der jaren een paar keer aangepast. De wet is in 1998 voor het eerst aangenomen, maar is daarna beetje bij beetje aangepast om bij te blijven met de technologische ontwikkelingen. Zo mocht je in 2005 gescande papieren documenten opslaan in pdf-formaat en in 2016 mocht je gegevens opslaan met behulp van foto's die je met je smartphone had gemaakt.
De verplichting om elektronische transactiegegevens op te slaan werd in januari 2022 ingevoerd. Er was echter een overgangsperiode tot eind 2023, waarin bedrijven die niet aan de vereisten konden voldoen, facturen en ontvangstbewijzen die ze digitaal hadden ontvangen, mochten afdrukken en in papieren vorm mochten bewaren. Deze overgangsperiode van de wet op het bewaren van elektronische boeken werd niet verlengd en is nu verstreken.
De overgangsperiode liep af op 1 januari 2024. Daarom is het bewaren van elektronische gegevens nu helemaal verplicht. Deze eis is bedoeld om de authenticiteit van elektronische documenten te waarborgen en manipulatie te voorkomen.
Als onderdeel van deze eisen van de wet op het bewaren van elektronische boeken moeten facturen en kwitanties die als elektronische gegevens worden uitgegeven, nu ook als elektronische gegevens worden bewaard. Bovendien zijn alle bedrijven en eenmanszaken, ongeacht het type of de omvang van hun activiteiten, onderworpen aan de bepalingen van de wet en moeten alle bedrijven zich strikt aan de eisen ervan houden.
Bedrijven en eenmanszaken die helemaal niet met elektronische gegevens werken, hoeven volgens de wet geen extra stappen te nemen, omdat ze niet onder de bepalingen vallen. Zolang alle transactiedocumenten die tijdens de bedrijfsvoering worden gemaakt op papier worden gemaakt, mogen ze ook zonder problemen in papieren vorm worden bewaard.
Onbeperkte voorbereidingsperiode voor bedrijven met een "substantiële reden"
Voor bedrijven die het lastig vinden om over te stappen op elektronische gegevensopslag voor elektronische transacties en een 'substantiële reden' hebben waardoor ze niet aan de wet op elektronische gegevensopslag kunnen voldoen, erkend door het hoofd van hun regionale belastingkantoor, kan de vorige voorbereidingsperiode ook na januari 2024 nog gelden.
Bedrijven die onder deze voorbereidingsperiode vallen, moeten op verzoek van medewerkers van het belastingkantoor elektronische gegevens downloaden of in de vorm van documenten uitvoeren. Raadpleeg voor meer informatie de pagina van de Japanse nationale belastingdienst over methoden voor het bewaren van elektronische transactiegegevens en de pagina over herzieningen van de wet op het bewaren van elektronische boeken.
Wat gebeurt er als elektronische transactiegegevens niet worden bewaard?
De volgende sancties kunnen worden opgelegd op grond van de wet op het bewaren van elektronische boeken in situaties die niet vallen onder de hierboven besproken kwalificatie "substantiële oorzaak" en daarom worden beschouwd als overtredingen van de wet.
Extra belastingen (geldt voor het bewaren van gescande documenten en het bewaren van elektronische transactiegegevens)
Als de bewaarmethoden uit de wet op het bewaren van elektronische boeken niet worden gevolgd en elektronische gegevens worden vervalst of gemanipuleerd, kan er een belastingtoeslag van 10% worden geheven op de transacties in kwestie, bovenop een extra belasting (van 35% of 40%).Intrekking van goedkeuring voor blauwe aangifte
Als straf voor het niet goed bewaren van elektronische transactiegegevens en het niet voldoen aan de bewaarplicht zoals vastgelegd in de wet op het bewaren van elektronische boeken, kan de goedkeuring van de blauwe belastingaangifte van een bedrijf worden ingetrokken. Er wordt echter rekening gehouden met natuurrampen en andere onvermijdelijke situaties, waardoor een bedrijf niet meteen als illegaal handelend wordt beschouwd. Deze beslissing wordt alleen genomen na een grondig onderzoek van de relevante omstandigheden. (Zie de volgende referentiematerialen van de Nationale Belastingdienst:Sancties volgens de vennootschapswet
Als je de regels van de wet op het bewaren van elektronische boeken niet volgt en dingen doet die niet mogen, zoals het vervalsen of veranderen van belangrijke documenten of boeken, kun je een boete krijgen van maximaal 1 miljoen yen (Wet op de vennootschappen, artikel 976).
Hoe moeten individuele ondernemers handelen om te voldoen aan de wet op het bewaren van elektronische boeken?
Zoals eerder gezegd, geldt de wet op het bewaren van elektronische boeken niet alleen voor bedrijven, maar voor alle ondernemingen die elektronische transactiegegevens verwerken, zoals vrije beroepen en eenmanszaken. Dit betekent dat als eenmanszaken elektronische transactiegegevens niet goed bewaren volgens de wet op het bewaren van elektronische boeken, ze net als bedrijven boetes kunnen krijgen. Daarom is het belangrijk om goed te begrijpen hoe elektronische transactiegegevens moeten worden bewaard en om hiervoor een kader op te zetten, bijvoorbeeld met software of andere systemen die voldoen aan de wet op het bewaren van elektronische boeken.
Naast de eis dat bewaarde elektronische gegevens die moeten worden gecontroleerd gemakkelijk toegankelijk, doorzoekbaar en afdrukbaar moeten zijn, wordt ook aanbevolen om back-ups te maken om gegevensverlies als gevolg van systeemstoringen te voorkomen.
Daarom is het voor individuele ondernemers misschien makkelijker om te voldoen aan de wet op het bewaren van elektronische boeken als ze een boekhoudsysteem hebben dat het mogelijk maakt om documenten te bewaren en te produceren die voldoen aan de bewaarvereisten van de wet.
Stripe voldoet aan de eisen van de wet op het bewaren van elektronische boeken en maakt het ook mogelijk om facturen en kassabonnen uit te geven en bij te houden via onze automatische generatiefunctie. Door gebruik te maken van Stripe Invoicing kun je bovendien verbeteringen doorvoeren die leiden tot soepelere en efficiëntere backoffice-activiteiten.
Documenten die onderworpen zijn aan elektronische transactiegegevensbewaring
Volgens de wet op het bewaren van elektronische boeken zijn dit vooral de volgende documenten:
- Facturen
- Kostenramingen
- Leveringsbonnen
- Inkooporders
- Ontvangstbewijzen
Als deze documenten als elektronische gegevens worden uitgewisseld via e-mail, elektronische gegevensuitwisselingssystemen (EDI), clouddiensten of andere soortgelijke middelen, moeten ze in dat formaat als elektronische gegevens worden bewaard.
Bovendien zijn de hierboven genoemde documenten ook transactiedocumenten die onderworpen zijn aan elektronische boekbewaring en gescande documentbewaring, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk, "Wat is de wet op elektronische boekbewaring?"
Hoe je een geldige factuur opslaat volgens de wet op het bewaren van elektronische boeken
In principe zijn kopers en verkopers volgens het factuursysteem dat op 1 oktober 2023 van start is gegaan, verplicht om gekwalificeerde facturen op te slaan (d.w.z. de verkoper slaat een kopie op, terwijl de koper het originele document dat hij van de verkoper heeft ontvangen, opslaat).
Het bewaren van deze gekwalificeerde facturen moet nu gebeuren volgens de wet op het elektronisch bewaren van boeken. Dit betekent dat gekwalificeerde facturen die elektronisch zijn uitgegeven, ook elektronisch moeten worden bewaard en niet op papier. Als deze documenten niet goed worden bewaard volgens de wet op het elektronisch bewaren van boeken, kan de koper mogelijk geen belastingvoordeel krijgen voor zijn aankopen. Daarom moeten ondernemers niet alleen voldoen aan het nieuwe factuursysteem, maar ook zorgvuldig omgaan met het bewaren van documenten op basis van de wet op het elektronisch bewaren van boeken. Details over de vereisten voor het opslaan van deze documenten worden in de volgende paragraaf besproken.
Op deze manier is er een sterk verband tussen de wet op het bewaren van elektronische boeken en het factuursysteem, dus is het een goed idee om van tevoren goed te begrijpen hoe je elektronische documentgegevens moet opslaan.
Vereisten van de wet op het bewaren van elektronische boeken
Elektronische grootboeken zijn onderverdeeld in twee categorieën: "elektronische grootboeken van hoge kwaliteit" en "andere elektronische grootboeken". Het verschil tussen beide categorieën ligt in de mate waarin aan de bewaarvereisten wordt voldaan.
De Japanse nationale belastingdienst eist dat documenten die worden bewaard onder de Wet op het bewaren van elektronische boeken voldoen aan alle voorwaarden met betrekking tot zowel "zichtbaarheid" als "authenticiteit". Zie hieronder voor de specifieke voorwaarden die gelden voor "hoogwaardige" en "andere" elektronische grootboeken. (Referentiemateriaal: pagina van de nationale belastingdienst over de herziening van de Wet op het bewaren van elektronische boeken)
Een cirkel ◯ in de kolom 'Overige' geeft aan dat er voorwaarden zijn waaraan moet worden voldaan op basis van de Wet op het bewaren van elektronische boeken.
|
Onderhoudsvereiste
|
Hoge kwaliteit
|
Overig
|
|---|---|---|
| Bij bewerking of verwijdering van geregistreerde items (gegevens) wordt een systeem gebruikt dat deze wijzigingen vastlegt, zodat de omstandigheden en inhoud van ervan kunnen worden geverifieerd. | ◯ | – |
| Er is een systeem opgezet voor de controle van de omstandigheden waaronder informatie is ingevoerd nadat de normale verwerkingsperiode voor ondernemingen is verstreken. | ◯ | – |
| De relatie tussen items die zijn vastgelegd in digitale grootboeken en items die zijn vastgelegd in gerelateerde grootboeken, kan worden geverifieerd. | ◯ | – |
| Er zijn documenten over het gebruik van het systeem aanwezig (bijvoorbeeld een systeemoverzicht, specificaties, gids voor gebruikers, handleiding, etc.). | ◯ | ◯ |
| Er staat een computer, printer of een ander apparaat op de locatie waar de gegevens worden opgeslagen. Ook de handleiding moet aanwezig zijn, zodat de gegevens tijdig en in leesbare vorm kunnen worden geëxporteerd. | ◯ | ◯ |
| Zoekvereisten: zoekopdrachten op transactiedatum, -bedrag en -partner zijn mogelijk. | ◯ | – |
| Zoekvereisten: zoekopdrachten op datum of binnen een specifiek monetair bereik zijn mogelijk. | ◯ * | – |
| Zoekvereisten: zoekopdrachten met ten minste twee gecombineerde optionele criteria zijn mogelijk. | ◯ * | – |
| Het systeem kan reageren op verzoeken van belastinginspecteurs die hun recht op onderzoek en inspectie uitoefenen en digitale gegevens willen downloaden. | – * | ◯ ** |
(*) Mensen die gegevens moeten bewaren, hoeven niet te voldoen aan zoekvereisten 2 en 3 als belastingambtenaren die op basis van hun recht op onderzoek en inspectie verzoeken indienen, digitale records kunnen downloaden als reactie op hun verzoeken.
(**) Niet nodig als aan alle andere voorwaarden op het niveau "hoge kwaliteit" is voldaan.
Als een bedrijf bovendien relevante boekhoudkundige documenten en facturen bewaart om te voldoen aan de voorwaarden voor hoogwaardige elektronische boekhouding en eerder een kennisgeving heeft ingediend bij het hoofd van zijn regionale belastingkantoor waarin het aangeeft dat het gebruik wil maken van de maatregel om boetes te verminderen voor het te laag opgeven van inkomsten in verband met hoogwaardige elektronische boekhouding, kan de speciale aftrek op de inkomstenbelasting voor blauwe aangiften (650.000 yen) worden toegepast.
Zoals je in de tabel hierboven kunt zien, kun je in hoogwaardige elektronische grootboeken geen wijzigingen aanbrengen zonder dat er een geschiedenis van verwijderingen of correcties achterblijft. Het is ook belangrijk dat een hoogwaardig elektronisch grootboek de onderlinge samenhang van de gegevens waarborgt.
Door te voldoen aan de eisen voor "hoge kwaliteit" zorg je ervoor dat je geloofwaardig bent bij financiële instellingen en belastingdiensten.
Als er dingen ontbreken in een elektronisch boekhoudboek dat van 'hoge kwaliteit' is, kan er een gunstige behandeling komen met een korting van 5% op de boete voor het te laag opgeven van inkomsten, behalve als er sprake is van vervalsing of verzonnen feiten. (Referentiemateriaal: zelfbeoordelingssysteem van de Nationale Belastingdienst).
Hoe werken tijdstempels onder de Wet op het bewaren van elektronische boeken?
Tijdstempels zijn volgens de Wet op het bewaren van elektronische boeken een manier om te laten zien dat documenten betrouwbaar en transparant zijn, zodat ze als origineel document kunnen dienen. Ze moeten een datum en tijd aangeven om te voorkomen dat elektronische gegevens worden veranderd. Deze tijdstempels worden niet door bedrijven gemaakt, maar door speciale instanties die Time Stamp Authorities of TSA's worden genoemd.
De wijziging van de wet op het bewaren van elektronische boeken in januari 2022 heeft de eisen voor tijdstempels versoepeld, onder meer door toe te staan dat tijdstempels niet nodig zijn als aan bepaalde eisen wordt voldaan. Bovendien zijn er geen specifieke eisen voor documenten die van een tijdstempel moeten worden voorzien in geval van het bewaren van gescande documenten, het bewaren van elektronische transactiegegevens of het bewaren van boekhoudkundige gegevens met betrekking tot nationale belastingen, waardoor het gebruik van deze tijdstempels aan het oordeel van de ondernemer wordt overgelaten.
Wanneer tijdstempels niet nodig zijn
Het is niet nodig om tijdstempels te gebruiken bij het opslaan van elektronische transactiegegevens in de volgende gevallen:
- Als er een functie is waarmee je kunt zien wanneer elektronische gegevens zijn aangepast of verwijderd en hoe de uitwisseling en opslag van elektronische gegevens is gegaan.
- Als de maker en uitgever van de elektronische gegevens (de verkoper) al een tijdstempel heeft gegeven, is een tijdstempel van de ontvanger (de koper) niet nodig.
- Als de ontvangende entiteit een systeem gebruikt dat het vrij bewerken en verwijderen van elektronische gegevens voorkomt, of als er administratieve procedures zijn ingesteld en worden gevolgd om bewerken of verwijderen te voorkomen.
Let er echter op dat tijdstempels vereist zijn in gevallen die niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoen.
Belangrijke dingen om op te letten bij het gebruik van een gratis tijdstempeldienst
Meestal moet je betalen voor tijdstempels die voldoen aan de Wet op het bewaren van elektronische boeken, maar er zijn ook een paar tools die deze service gratis aanbieden. Of een tool nu gratis is of niet, de authenticiteit van de tijdstempels wordt gegarandeerd doordat ze worden uitgegeven door TSA's die zijn geaccrediteerd door de Japan Data Communications Association. Dit betekent dat als een gratis tijdstempel niet door een TSA wordt uitgegeven, het niet voldoet aan de eisen van de Wet op het bewaren van elektronische boeken en het gebruik ervan als illegaal kan worden beschouwd. (Referentiemateriaal: pagina van de nationale belastingdienst over Aanvraagvereisten (basiszaken)).
Omdat het verstrekken van tijdstempels tijd en moeite kost, is het belangrijk om te bepalen hoeveel het gebruik van een bepaalde tool de werklast zal verhogen voordat je deze selecteert.
Verbetering van backoffice-activiteiten onder de Wet op het bewaren van elektronische boeken
Hierboven hebben we uitgelegd wat de wet op het bewaren van elektronische boeken inhoudt. Nu digitalisering snel gaat en papierloze processen steeds meer de norm worden, gaan zelfs bedrijven die nog niet zijn overgestapt op elektronische transacties mee met de digitale transformatie. Bovendien zullen elektronische transacties in de toekomst steeds meer de standaard worden.
Vooral nu het bewaren van elektronische transactiegegevens verplicht is, is het belangrijk dat bedrijven goed begrijpen wat de wet over het bewaren van gegevens zegt, welke soorten documenten eronder vallen en dat ze zich aan de regels houden om boetes of andere problemen te voorkomen. Hoewel er geen probleem is met het bewaren van papieren documenten als de uitwisseling op papier plaatsvindt, is het door het gebruik van de gegevens op een manier die voldoet aan de vereisten van de Electronic Books Preservation Act niet meer nodig om de originele papieren documenten te bewaren.
Door dit te gebruiken als een kans om de backoffice-activiteiten te verbeteren, zoals overstappen op papierloze boekhouding, kun je je bedrijf optimaliseren, heb je minder opslagruimte nodig, bespaar je kosten en vermijd je de risico's die gepaard gaan met het mogelijk kwijtraken of veranderen van papieren documenten.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.