La Ley de Preservación de Libros Electrónicos hace referencia a la ley que regula las formas en que los datos fiscales nacionales electrónicos pueden conservarse en Japón, como los documentos contables, las facturas y los recibos. También se conoce como la «Ley de Contabilidad Electrónica».
A partir de enero de 2024, la Ley de Preservación de Libros Electrónicos estipula que los datos relacionados con las transacciones electrónicas, como facturas, recibos y otros documentos emitidos electrónicamente, deben conservarse tal cual en formato electrónico.
La Ley de Preservación de Libros Electrónicos estipula tres tipos de documentos que deben conservarse. Estos son los «registros de contabilidad electrónica» y los «documentos escaneados» opcionales, y las «transacciones electrónicas» obligatorias.
Este artículo se centrará en el almacenamiento de transacciones electrónicas, que se ha vuelto obligatorio, con explicaciones sencillas y un análisis de los documentos y requisitos pertinentes del mantenimiento de registros de transacciones electrónicas.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
- Requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
- ¿Cómo funcionan las marcas de tiempo según la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
- Mejora de las operaciones administrativas en el marco de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
¿Qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
Como hemos mencionado, la retención de datos electrónicos requerida por la Ley de Preservación de Libros Electrónicos se puede dividir en tres categorías: registros contables electrónicos, documentos escaneados y datos de transacciones electrónicas.
Almacenamiento de datos de contabilidad electrónica (opcional)
Los datos contables electrónicos se refieren a los registros contables nacionales relacionados con los impuestos creados electrónicamente en ordenadores personales (libros contables, libros mayores, diarios de recibos de efectivo), así como a los documentos relacionados con los impuestos nacionales (documentos relacionados con los resultados y transacciones financieros). Dado que el almacenamiento de datos contables electrónicos es opcional, los propietarios de negocios pueden elegir si mantener sus registros electrónicamente o en formato físico impreso.Almacenamiento de documentos escaneados (opcional)
Los documentos escaneados son copias electrónicas de documentos relacionados con transacciones que se crearon en papel (facturas, recibos, etcétera), así como de documentos relacionados con transacciones que se recibieron en papel y se escanearon bajo ciertas condiciones. Debido a que el almacenamiento de documentos escaneados es opcional, los propietarios de empresas pueden elegir si digitalizar documentos en papel para su almacenamiento o mantenerlos en formato físico e impreso.Transacciones electrónicas (obligatorio)
Los propietarios de empresas deben tener en cuenta que Japón exige ahora la conservación de los datos de las transacciones electrónicas, como los datos electrónicos relacionados con contratos, facturas y otros datos recibidos o emitidos a través de transacciones electrónicas, incluido el correo electrónico. Sin embargo, las transacciones electrónicas, tal como se definen en la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, se refieren a las transacciones realizadas mediante el intercambio de datos electrónicos. Las transacciones realizadas originalmente en papel, donde la digitalización de documentos es opcional (almacenamiento de documentos escaneados), pueden conservarse en formato papel y no es necesario digitalizarlas.
¿Cuándo debería empezar a conservar los datos de transacciones electrónicas?
La Ley de Preservación de Libros Electrónicos ha sido revisada varias veces a lo largo de los años. Si bien se promulgó por primera vez en 1998, se ha revisado gradualmente para mantenerse al día con los desarrollos tecnológicos, como cuando permitió el almacenamiento de documentos en papel escaneados en formatos PDF en 2005 y cuando permitió el almacenamiento de datos utilizando imágenes capturadas por dispositivos de teléfonos inteligentes en 2016.
El requisito de almacenar datos de transacciones electrónicas se introdujo en enero de 2022. Sin embargo, hubo un período de gracia que duró hasta finales de 2023, durante el cual las empresas que no fueron capaces de cumplir con los requisitos pudieron imprimir facturas y recibos recibidos digitalmente y almacenarlos en formato papel. Este período de gracia de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos no se prorrogó y ya ha caducado.
El período de gracia finalizó el 1 de enero de 2024. Por lo tanto, la conservación de los datos electrónicos es ahora obligatoria en todos sus términos. Este requisito tiene como objetivo garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos y evitar su manipulación.
Como parte de estos requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, las facturas y recibos emitidos como datos electrónicos ahora deben conservarse como datos electrónicos. Además, todas las corporaciones y empresas unipersonales, independientemente del tipo o tamaño de la empresa, están sujetas a las disposiciones de la Ley, y todas las empresas deben cumplir fielmente con sus requisitos.
Sin embargo, según esta Ley, las corporaciones y los propietarios únicos que no manejan datos electrónicos no están obligados a adoptar medidas adicionales, ya que no están sujetos a sus disposiciones. Siempre que todos los documentos de transacción generados durante el curso de los negocios se produzcan en papel, también pueden conservarse en formato papel sin problemas.
Período preparatorio ilimitado para empresas con «causa sustancial»
Para las empresas que han tenido dificultades para hacer la transición al almacenamiento electrónico de datos para transacciones electrónicas y tienen una "razón sustancial" que les impide cumplir con la ley sobre almacenamiento electrónico de datos (y siempre que tenga el reconocimiento del jefe de su oficina fiscal regional), el período de preparación anterior puede aplicarse incluso después de enero de 2024.
Las empresas que se encuentren dentro de este período preparatorio deberán descargar datos electrónicos o enviarlos en forma de documentos a solicitud de los empleados de la autoridad fiscal. Para más información, consulta la página de la Agencia Tributaria Nacional de Japón sobre métodos para conservar los datos de transacciones electrónicas y su página sobre revisiones de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.
¿Qué ocurre si no se conservan los datos de las transacciones electrónicas?
Las siguientes sanciones pueden ser impuestas bajo la Ley de Preservación de Libros Electrónicos en situaciones distintas a la calificación de "causa sustancial" descrita anteriormente y, por lo tanto, se consideran infracciones de la ley.
Impuestos adicionales (se aplica a la conservación de documentos escaneados y a la conservación de datos de transacciones electrónicas)
Si no se siguen los métodos de conservación estipulados en la Ley de Conservación de Libros Electrónicos y los datos electrónicos son falsificados o manipulados, se puede aplicar un recargo fiscal del 10 % sobre las transacciones en cuestión, además de un impuesto adicional (del 35 % o 40 %).Revocación de la aprobación de la Declaración Azul para el pago de los impuestos
Como sanción por no llevar a cabo correctamente la conservación de los datos de las transacciones electrónicas e incumplir los requisitos de conservación estipulados en la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, se puede revocar la aprobación de la declaración de impuestos en impreso azul de una empresa. Sin embargo, como se tienen en cuenta los desastres naturales y otras situaciones inevitables, no se considera de inmediato que una empresa haya actuado de forma ilícita. Esta determinación solo se hace tras un examen completo de las circunstancias pertinentes. (Consulta los siguientes materiales de referencia de la Agencia Estatal de Administración Tributaria:Sanciones en virtud de la Ley de Sociedades
El incumplimiento de las disposiciones de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos y la realización de actos indebidos, como la falsificación o alteración de documentos o libros pertinentes, pueden dar lugar a una multa de hasta 1 millón de yenes (Ley de Sociedades, artículo 976).
¿Cómo deben actuar los propietarios de empresas para cumplir la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
Como se ha mencionado anteriormente, no solo las corporaciones, sino todas las empresas que manejan datos de transacciones electrónicas, incluidos los trabajadores autónomos, propietarios únicos, etcétera, están sujetos a la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Esto significa que si los propietarios únicos no conservan adecuadamente los datos de las transacciones electrónicas utilizando uno de los métodos de preservación establecidos en la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, pueden estar sujetos a sanciones al igual que las corporaciones. Por lo tanto, es importante comprender completamente cómo preservar los datos de las transacciones electrónicas y establecer un marco para hacerlo, por ejemplo, con el software u otros sistemas que cumplan con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.
Además del requisito de que los datos electrónicos conservados que necesiten revisión sean fácilmente accesibles y se puedan buscar e imprimir, también se recomienda que se realicen copias de seguridad para evitar la posibilidad de pérdida de datos debido a errores del sistema.
Por lo tanto, es posible que los propietarios de negocios individuales se sientan más cómodos cumpliendo con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos si han instalado un sistema de contabilidad que permita la retención y producción de documentos que cumplan con los requisitos de retención de la Ley.
Stripe cumple con los requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos y también hace posible la emisión y el mantenimiento de facturas y recibos a través de nuestra función de generación automática. Además, mediante el uso de Stripe Invoicing, es posible lograr mejoras que simplifican operaciones administrativas y las hacen más fluidas y eficientes.
Documentos sujetos a conservación de datos de transacciones electrónicas
De conformidad con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, los documentos sujetos a la conservación de datos de transacciones electrónicas incluyen principalmente los siguientes:
- Facturas
- Estimaciones de costes
- Albaranes de entrega
- Órdenes de compra
- Recibos
Si estos documentos se intercambian como datos electrónicos a través de correo electrónico, sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI), servicios en la nube u otros medios similares, deben conservarse como datos electrónicos en dicho formato.
Además, los documentos enumerados anteriormente también son documentos relacionados con transacciones sujetos a la conservación de libros electrónicos y a la conservación de documentos escaneados tal como se detalla en la sección anterior, "¿Qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?"
Cómo guardar una factura válida según la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
En principio, con el sistema de facturación que comenzó el 1 de octubre de 2023, el comprador y el vendedor están obligados a guardar las facturas autorizadas (es decir, el vendedor guarda una copia mientras que el comprador guarda el documento original recibido del vendedor).
Guardar estas facturas autorizadas ahora requiere el cumplimiento adecuado de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Por lo tanto, las facturas autorizadas emitidas por medios electrónicos deben guardarse electrónicamente, en lugar de hacerlo mediante copias en papel. Si estos documentos no se guardan adecuadamente de conformidad con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, es posible que el comprador no pueda recibir créditos fiscales por compras. Por lo tanto, además de cumplir con el nuevo Sistema de Facturación, los propietarios de empresas también deben administrar cuidadosamente la retención de documentos teniendo en cuenta la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Los detalles sobre los requisitos para almacenar estos documentos se analizan en la siguiente sección.
De esta manera, existe una fuerte conexión entre la Ley de Preservación de Libros Electrónicos y el Sistema de Facturas, por lo que es importante entender bien desde el principio cómo guardar los datos de documentos electrónicos.
Requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
Los libros de contabilidad electrónicos se dividen en dos categorías: «libros de contabilidad electrónicos de alta calidad» y «otros libros de contabilidad electrónicos», y la diferencia entre los dos radica en el grado de cumplimiento de los requisitos de conservación.
La Agencia Nacional de Impuestos de Japón exige que los documentos conservados en virtud de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos cumplan todas las condiciones relacionadas con «garantizar la visibilidad» y «garantizar la autenticidad». Consulta a continuación las condiciones específicas que se incluyen como libros de contabilidad electrónicos de «alta calidad» y «otros». (Material de referencia: página de la Agencia Nacional de Impuestos sobre la revisión de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos)
Un círculo ◯ en la columna «Otros» indica las condiciones que deben cumplirse según la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.
|
Requisito de mantenimiento
|
Calidad superior
|
Otro
|
|---|---|---|
| Cuando se editan o eliminan partidas registradas (datos), se utiliza un sistema que provee un registro para que las circunstancias y el contenido del cambio se puedan verificar. | ◯ | – |
| Hay un sistema que permite revisar las circunstancias en las que se carga la información una vez transcurrido el tiempo normal de procesamiento empresarial. | ◯ | – |
| Se puede verificar la relación entre las partidas registradas en los libros de contabilidad digitalizados y las partidas registradas en los libros de contabilidad relacionados. | ◯ | – |
| Se facilitan documentos relacionados con la operación del sistema (por ejemplo, resumen del sistema, especificaciones, guía del usuario, manual, etc.). | ◯ | ◯ |
| En el lugar de almacenamiento de datos hay un ordenador, una impresora, etc., junto con un manual de instrucciones, para que los datos se puedan exportar en un estado legible en el momento más adecuado. | ◯ | ◯ |
| Requisitos para las búsquedasSe puede hacer búsquedas por fecha, importe y socio de la transacción. | ◯ | – |
| Requisitos para las búsquedasSe puede hacer búsquedas por fecha o dentro de un ámbito monetario específico. | ◯ * | – |
| Requisitos para las búsquedasSe puede hacer búsquedas utilizando dos o más criterios opcionales combinados. | ◯ * | – |
| El sistema es capaz de responder a las solicitudes de descarga de registros digitales de funcionarios fiscales que ejercen su derecho de pedir información y realizar inspecciones. | – * | ◯ ** |
(*) Las personas obligadas a almacenar datos están exentas de los requisitos de búsqueda 2 y 3 si los funcionarios fiscales que realizan peticiones de información en virtud de su derecho de investigación e inspección pueden descargar registros digitales en respuesta a sus solicitudes.
(**) No es necesario si se cumplen todas las demás condiciones en el nivel de «alta calidad».
Además, si una empresa almacena libros contables y facturas pertinentes para cumplir con las condiciones de libros contables electrónicos de alta calidad, y ha presentado previamente una notificación al jefe de su agencia tributaria regional en la que indica que desea utilizar la medida para reducir las sanciones fiscales para la declaración incompleta de ingresos relacionados con libros contables electrónicos de alta calidad, se puede aplicar la deducción especial en el impuesto sobre la renta para las declaraciones azules (650.000 yenes).
Como se muestra en la tabla anterior, los libros de contabilidad electrónicos de alta calidad no permiten enmiendas que no dejen un historial de eliminaciones o correcciones. También es importante que un libro mayor electrónico de alta calidad garantice la interrelación de los registros.
El cumplimiento de los requisitos de «alta calidad» garantizará la credibilidad ante las entidades financieras y las autoridades fiscales.
Asimismo, si se realizan omisiones en la información en relación con asuntos registrados en un libro contable electrónico de «alta calidad», se podrá aplicar un trato favorable que implique una reducción del 5 % en la sanción por una declaración incompleta de ingresos, excluidos los casos de falsificación o hechos imaginarios. (Material de referencia: Sistema de autoliquidación de la Agencia Nacional de Impuestos).
¿Cómo funcionan las marcas horarias según la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
Las marcas de tiempo, de acuerdo con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, son un sistema para certificar la fiabilidad y transparencia de los documentos para cumplir con la función del documento original y deben especificar una fecha y hora para evitar la modificación de los datos electrónicos. Estas marcas de tiempo no deben ser emitidas por empresas, sino que deben ser emitidas y distribuidas por entidades externas llamadas Autoridades de Marcas de Tiempo (TSA, por sus siglas en inglés).
La enmienda a la Ley de Preservación de Libros Electrónicos de enero de 2022 suavizó los requisitos para las marcas de tiempo, y llega a permitir casos en los que las marcas de tiempo pueden no ser necesarias si se cumplen ciertos requisitos. Además, no existen requisitos específicos para los documentos que deben tener una marca de tiempo en los casos de preservación de documentos escaneados, preservación de datos de transacciones electrónicas o preservación de registros contables relacionados con impuestos nacionales, dejando el uso de estas marcas de tiempo al criterio del propietario de la empresa.
¿Cuándo no se requieren marcas de tiempo?
No es obligatorio proporcionar marcas de tiempo cuando se almacenan datos de transacciones electrónicas en los siguientes casos:
- Cuando una función de referencia histórica permita verificar las circunstancias de la modificación o eliminación de datos electrónicos y el intercambio y almacenamiento de datos electrónicos.
- Si el creador y emisor de los datos electrónicos (el vendedor) ya ha proporcionado una marca de tiempo, entonces no se requerirá una marca de tiempo del receptor (el comprador).
- Si la entidad receptora utiliza un sistema que impide la libre edición y supresión de datos electrónicos, o si se han establecido y siguen procedimientos administrativos para evitar la edición o supresión.
Sin embargo, ten en cuenta que se requieren marcas de tiempo en los casos que no cumplen con las condiciones anteriores.
Aspectos importantes que hay que tener en cuenta cuando se utiliza un servicio gratuito de marca de tiempo
Por lo general, se cobra una cantidad por proporcionar marcas de tiempo que cumplan con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, aunque hay varias herramientas disponibles que brindan este servicio de forma gratuita. Tanto si una herramienta es gratuita como si no, la autenticidad de sus marcas de tiempo se mantiene por el hecho de que son emitidos por las TSA, las autoridades acreditadas por la Asociación Japonesa de Comunicaciones de Datos. Esto significa que si una marca de tiempo gratuita no es emitida por una TSA, entonces incumple los requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, y su uso puede considerarse ilegal. (Materiales de referencia: Página de la Agencia Nacional Tributaria sobre Requisitos de solicitud (cuestiones básicas)).
Debido a que proporcionar marcas de tiempo requiere tiempo y esfuerzo, es importante determinar la carga de trabajo adicional que supondrá el uso de una herramienta concreta antes de decantarse por ella.
Mejora de las operaciones administrativas en el marco de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
Hasta aquí hemos proporcionado una explicación de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. A medida que la digitalización avanza rápidamente y los procesos sin papel se vuelven omnipresentes, incluso las empresas que no han podido hacer la transición a las transacciones electrónicas están adoptando ya la transformación digital. Además, las transacciones electrónicas se convertirán cada vez más en el estándar en el futuro.
Especialmente hoy en día, cuando la retención de datos de transacciones electrónicas se ha vuelto totalmente obligatoria, es muy importante que las empresas entiendan a la perfección los requisitos de retención de datos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, los tipos de documentos que abarca la Ley y que cumplan con las disposiciones de la Ley para evitar el riesgo de sanciones y otros problemas. Si bien no hay ningún problema con el mantenimiento de documentos en papel si el intercambio se realiza en papel, el uso de los datos de una manera que cumpla con los requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos elimina la necesidad de mantener los documentos originales en papel.
El uso de este sistema como una oportunidad para mejorar las operaciones administrativas, incluida la transición a la contabilidad sin papel, permite la optimización del negocio y también reduce la necesidad de espacio de almacenamiento, rebaja los costes y elimina los riesgos asociados con la posible pérdida o alteración de los registros en papel.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, la adecuación o la vigencia de la información incluida en el artículo. Debes procurar el asesoramiento de un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción si deseas obtener asistencia para tu situación particular.