La Ley de Preservación de Libros Electrónicos, también conocida como «Ley de Contabilidad Electrónica», regula en Japón la conservación de datos electrónicos sobre impuestos nacionales, como documentos contables, facturas y recibos.
A partir de enero de 2024, la Ley de Preservación de Libros Electrónicos estipula que los datos relacionados con transacciones electrónicas, como facturas, recibos y otros documentos emitidos electrónicamente, deben conservarse exactamente como están en formato electrónico.
La Ley de Preservación de Libros Electrónicos estipula tres tipos de documentos que deben conservarse: los «registros contables electrónicos» y los «documentos escaneados» opcionales, y las «transacciones electrónicas» obligatorias.
En este artículo, nos centraremos en el almacenamiento de transacciones electrónicas, ahora obligatorio, con explicaciones claras y un análisis de los documentos y requisitos relacionados con la conservación de esos registros.
¿Qué contiene este artículo?
- ¿Qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
- Requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
- ¿Cómo funcionan las marcas de tiempo según la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
- Mejora de las operaciones administrativas en el marco de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
¿Qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
Como ya mencionamos, la conservación electrónica de datos que exige la Ley de Preservación de Libros Electrónicos se puede dividir en tres categorías: registros contables electrónicos, documentos escaneados y datos de transacciones electrónicas.
Almacenamiento de datos contables electrónicos (opcional)
Los datos contables electrónicos son registros contables relacionados con impuestos nacionales creados electrónicamente en computadoras personales (diarios contables, libros mayores, diarios de ingresos de efectivo), y documentos sobre transacciones y resultados financieros. Como el almacenamiento de datos contables electrónicos es opcional, los titulares de empresas pueden optar por mantener sus registros de forma digital o en papel.Almacenamiento de documentos escaneados (opcional)
Los documentos escaneados son copias electrónicas de documentos de transacciones (facturas, recibos, etc.) creados en papel, así como documentos recibidos en papel y luego escaneados bajo ciertas condiciones. Como el almacenamiento de documentos escaneados es opcional, los titulares de empresas pueden optar por digitalizar los documentos impresos o mantenerlos en papel.Transacciones electrónicas (obligatorio)
Los titulares de empresas deben tener en cuenta que Japón ahora exige la conservación de datos de transacciones electrónicas, como contratos, facturas y otra información recibida o emitida mediante transacciones electrónicas, incluso por correo electrónico. Sin embargo, las transacciones electrónicas, tal como se definen en la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, son aquellas realizadas mediante el intercambio de datos electrónicos. Las realizadas originalmente en papel, donde la digitalización de documentos es opcional (almacenamiento de documentos escaneados), pueden conservarse en papel y no es necesario digitalizarlas.
¿Cuándo se deben comenzar a guardar los datos de las transacciones electrónicas?
La Ley de Preservación de Libros Electrónicos se modificó varias veces a lo largo de los años. Si bien se promulgó por primera vez en 1998, se fue modificando gradualmente para que se adapte a los avances tecnológicos, como cuando en 2005 permitió el almacenamiento de documentos impresos escaneados en formato PDF y en 2016 autorizó el almacenamiento de datos mediante imágenes capturadas con teléfonos inteligentes.
El requisito de almacenar datos de transacciones electrónicas se introdujo en enero de 2022. Sin embargo, hubo un período de gracia hasta fines de 2023, durante el cual las empresas que no cumplieran con los requisitos podían imprimir facturas y recibos enviados digitalmente y almacenarlos en formato físico. Este período de gracia de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos no se prorrogó y ya venció.
El período de gracia finalizó el 1 de enero de 2024. Por lo tanto, la conservación de datos electrónicos ya es totalmente obligatoria. Este requisito tiene como objetivo garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos y evitar su manipulación.
Como parte de estos requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, las facturas y los recibos emitidos como datos electrónicos ahora deben conservarse en ese mismo formato. Además, todas las corporaciones y empresas unipersonales, independientemente de su tipo o tamaño, están sujetas a las disposiciones de esta ley, y todas las empresas deben respetar estrictamente estos requisitos.
Sin embargo, las corporaciones y las empresas unipersonales que no manejan datos electrónicos no están obligadas a tomar medidas adicionales, ya que no se encuentran dentro del alcance de esta ley. Mientras todos los documentos generados durante el desarrollo de sus actividades se presenten en papel, también pueden conservarse en ese formato sin problemas.
Período preparatorio ilimitado para empresas con «causa justificada»
Las empresas que hayan tenido dificultades para pasar al almacenamiento electrónico de datos de transacciones y cuenten con un «motivo justificado», reconocido por el responsable de su agencia fiscal regional, que les impida cumplir con la ley de almacenamiento electrónico de datos, podrán aplicar el período preparatorio anterior incluso después de enero de 2024.
Las empresas que se encuentren dentro de este período preparatorio deberán descargar datos electrónicos o entregarlos en forma de documentos cuando así lo soliciten los funcionarios fiscales. Para obtener más información, consulta las páginas de la Agencia Tributaria de Japón sobre métodos para la conservación de datos y sobre modificaciones a la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.
¿Qué sucede si no se conservan los datos de las transacciones electrónicas?
Dentro del marco de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, pueden imponerse las siguientes sanciones en los casos que no encuadren en la calificación de «causa justificada» que mencionamos anteriormente y, por lo tanto, que se consideren infracciones a la ley.
Impuestos adicionales (se aplica a la conservación de documentos escaneados y de datos de transacciones electrónicas)
Si no se cumplen los métodos de conservación estipulados en la Ley de Preservación de Libros Electrónicos y los datos se falsifican o manipulan, se puede aplicar un recargo del 10 % sobre los impuestos de las transacciones en cuestión, más un impuesto adicional del 35 % o el 40 %.Revocación del aval de la declaración azul
Como sanción por no conservar correctamente los datos de transacciones electrónicas y no cumplir con los requisitos estipulados en la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, es posible que se revoque la aprobación de la declaración de impuestos azul de una empresa. Sin embargo, dado que se contemplan desastres naturales y otras situaciones inevitables, no se considera de inmediato que una empresa haya actuado de forma ilícita. Solo se llega a esta conclusión después de analizar exhaustivamente las circunstancias relevantes. (Consulta los siguientes materiales de referencia de la Agencia Tributaria de Japón:Sanciones dentro del marco de la Ley de Sociedades
El incumplimiento de las disposiciones de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos y la comisión de actos indebidos, como la falsificación o alteración de documentos o libros pertinentes, pueden dar lugar a una multa de hasta 1 millón de yenes (artículo 976 de la Ley de Sociedades).
¿Cómo deben actuar los titulares de empresas individuales para cumplir con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
Como ya se mencionó, no solo las corporaciones, sino todas las empresas que manejan datos de transacciones electrónicas, incluidos los trabajadores autónomos, los propietarios únicos, etc., están sujetas a la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Esto significa que, si los propietarios únicos no conservan correctamente los datos de las transacciones mediante alguno de los métodos que se establecen en la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, pueden recibir sanciones, al igual que las corporaciones. Por eso es clave entender bien cómo guardar estos datos y establecer un marco para hacerlo, a través de un software u otros sistemas que cumplan con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.
Además del requisito de poder acceder fácilmente a los datos electrónicos que requieran revisión y que puedan buscarse e imprimirse, también se recomienda la realización de copias de seguridad para evitar que se pierdan datos por falla del sistema.
Por lo tanto, sería más práctico para los titulares de empresas individuales cumplir con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos si cuentan con un sistema contable que les permita conservar y enviar documentos que cumplan con los requisitos de conservación de la ley.
Stripe cumple con los requisitos que establece la Ley de Preservación de Libros Electrónicos y permite, además, la emisión y la conservación de facturas y recibos a través de la funcionalidad de generación automática. Además, si usas Stripe Invoicing, puedes obtener mejoras que garantizan operaciones administrativas más fluidas y eficientes.
Documentos sujetos a conservación de datos de transacciones electrónicas
Según la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, los documentos que deben conservarse como datos de transacciones electrónicas son principalmente estos:
- Facturas
- Estimaciones de costos
- Remitos
- Órdenes de compra
- Recibos
Si estos documentos se intercambian como datos electrónicos por correo electrónico, sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI), servicios en la nube u otros medios similares, deben conservarse en ese formato.
Además, los documentos enumerados arriba también corresponden a transacciones y están sujetos a conservación electrónica de libros y de documentos escaneados, tal como se detalla en la sección anterior, «¿Qué es la Ley de Preservación Electrónica de Libros?».
Cómo guardar una factura calificada de acuerdo con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
En principio, en el sistema de facturas que entró en vigor el 1 de octubre de 2023, el comprador y el vendedor están obligados a guardar las facturas calificadas (es decir, el vendedor conserva una copia mientras que el comprador guarda el documento original que recibió del vendedor).
Para guardar estas facturas calificadas, se debe cumplir la normativa de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, que indica que, si se emiten por medios electrónicos, deben guardarse en forma digital, no física. Si esto no se cumple, es posible que el comprador no pueda recibir créditos fiscales por compras. Por lo tanto, además de cumplir con el nuevo sistema de facturas, los titulares de empresas también deben manejar cuidadosamente la conservación de documentos establecida por esta ley cuyos requisitos se analizan en la siguiente sección.
De este modo, existe una fuerte relación entre la Ley de Preservación de Libros Electrónicos y el sistema de facturas, por eso vale la pena entender bien de antemano cómo conservar los datos de documentos electrónicos.
Requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
Los libros electrónicos se dividen en dos categorías: los de «alta calidad» y los «otros», y la diferencia radica en la medida en que se cumplen los requisitos de conservación.
La Agencia Tributaria de Japón exige que los documentos conservados dentro del marco de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos cumplan todas las condiciones de «visibilidad» y «autenticidad». Consulta a continuación las condiciones que determinan si un libro electrónico pertenece a la categoría de «alta calidad» o de «otros». (Material de referencia: página de la Agencia Tributaria de Japón sobre modificación a la Ley de Preservación de Libros Electrónicos)
Un círculo ◯ en la columna «Otros» indica condiciones que deben cumplirse según la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.
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Requisito de mantenimiento
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Alta calidad
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Otro
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|---|---|---|
| Cuando se editan o eliminan partidas registradas (datos), se utiliza un sistema que proporciona un registro para verificar las circunstancias y el contenido del cambio. | ◯ | – |
| Se estableció un sistema que permite revisar las circunstancias en las que se introduce la información una vez transcurrido el tiempo normal de procesamiento empresarial. | ◯ | – |
| Se puede verificar la relación entre las partidas registradas en los libros de contabilidad digitalizados y las partidas registradas en los libros de contabilidad correspondientes. | ◯ | – |
| Se facilitan documentos relacionados con el funcionamiento del sistema (por ejemplo, resumen del sistema, especificaciones, guía del usuario, manual, etc.). | ◯ | ◯ |
| En el lugar donde se almacenan los datos hay una computadora, una impresora, etc., junto con un manual operativo, para que los datos puedan exportarse en un formato legible en el momento oportuno. | ◯ | ◯ |
| Requisitos de búsqueda: se pueden hacer búsquedas por fecha, importe y socio de la transacción. | ◯ | – |
| Requisitos de búsqueda: se pueden hacer búsquedas por fecha o dentro de un rango monetario específico. | ◯ * | – |
| Requisitos de búsqueda: se pueden hacer búsquedas usando dos o más criterios opcionales combinados. | ◯ * | – |
| El sistema es capaz de responder a las solicitudes de descarga de registros digitales que realizan los funcionarios de las agencias fiscales en ejercicio de su derecho de solicitud de información e inspección. | – * | ◯ ** |
(*) Las personas obligadas a conservar datos están exentas de los requisitos de búsqueda 2 y 3 si los funcionarios fiscales, en el ejercicio de su derecho de requerimiento e inspección, pueden descargar los registros digitales solicitados.
(**) No se requiere si se cumplen todas las demás condiciones de la categoría «alta calidad».
Además, si una empresa conserva los libros de contabilidad y las facturas requeridas para cumplir con las condiciones de libros contables electrónicos de alta calidad, y ya notificó al jefe de su agencia fiscal regional que desea acogerse a la medida de reducción de sanciones por no declarar la totalidad de los ingresos vinculados a estos libros, podrá aplicar la deducción especial al impuesto a los ingresos en declaraciones azules (¥650,000).
Como se muestra en el cuadro anterior, los libros electrónicos de alta calidad no admiten enmiendas que no dejen historial de supresiones o correcciones. También es importante que un libro electrónico de alta calidad garantice la interrelación de los registros.
Cumplir con los requisitos de «alta calidad» garantizará la credibilidad ante las instituciones financieras y las autoridades fiscales.
Además, si se omiten datos en un libro contable electrónico de «alta calidad», puede otorgarse una reducción del 5 % de la sanción por no haber declarado la totalidad de los ingresos, salvo en casos de falsificación o hechos inventados. (Material de referencia: sistema de autoevaluación de la Agencia Tributaria de Japón).
¿Cómo funcionan las marcas de tiempo según la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
Según la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, las marcas de tiempo certifican la confiabilidad y transparencia de los documentos, a fin de que cumplan la función del documento original, y deben especificar fecha y hora para evitar la modificación de los datos electrónicos. Estas marcas de tiempo no deben ser emitidas por empresas, sino por instituciones externas llamadas Autoridades de Marcas de Tiempo (TSA).
La enmienda a la Ley de Preservación de Libros Electrónicos de enero de 2022 flexibilizó los requisitos para las marcas de tiempo e incluso permite casos en los que pueden no ser necesarias si se cumplen ciertas condiciones. Además, no existen requisitos específicos para los documentos que deban tener una marca de tiempo en los casos de conservación de copias escaneadas, preservación de datos de transacciones electrónicas o mantenimiento de registros contables vinculados a impuestos nacionales, lo que deja su uso a criterio del titular de la empresa.
¿Cuándo no se requieren marcas de tiempo?
En los siguientes casos, no es obligatorio colocar marcas de tiempo cuando se almacenan datos de transacciones electrónicas:
- Cuando existe una función de historial que permite comprobar la modificación o supresión de datos electrónicos, y el intercambio y almacenamiento de estos.
- Si el creador y emisor de los datos electrónicos (el vendedor) ya proporcionó una marca de tiempo, no se exige que el receptor (el comprador) coloque otra.
- Si la entidad receptora utiliza un sistema que impide la libre edición y supresión de datos electrónicos, o si se establecieron y se cumplen procedimientos administrativos para evitar la edición o supresión.
No obstante, ten en cuenta que se requieren marcas de tiempo en los casos que no cumplen con las condiciones anteriores.
Aspectos importantes que hay que tener en cuenta cuando se utiliza un servicio de marca de tiempo gratuito
Por lo general, la emisión de marcas de tiempo que cumplen con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos es paga, pero existen varias herramientas que ofrecen este servicio sin cargo. Independientemente de que una herramienta sea gratuita o no, la autenticidad de sus marcas de tiempo se mantiene por el hecho de que las emiten TSA acreditadas por la Asociación Japonesa de Comunicación de Datos. Es decir que, si una marca de tiempo gratuita no es emitida por una TSA, no cumple con los requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos y, por ende, su uso puede considerarse ilegal. (Material de referencia: página de la Agencia Tributaria de Japón, en la sección Requisitos de aplicación (aspectos básicos)).
Como emitir marcas de tiempo requiere dedicación y esfuerzo, es importante determinar la carga de trabajo adicional que supondrá el uso de una herramienta concreta antes de adoptarla.
Mejora de las operaciones administrativas en el marco de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
Arriba explicamos qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. A medida que la digitalización avanza a pasos agigantados y los procesos sin papel se extienden cada vez más, hasta las empresas que no habían dado el salto a lo electrónico hoy abrazan la transformación digital. Además, las transacciones electrónicas terminarán siendo la regla en el futuro.
En especial hoy en día, cuando la conservación de datos de transacciones electrónicas se ha vuelto totalmente obligatoria, es clave que las empresas entiendan bien los requisitos de conservación de datos establecidos en la Ley de Preservación de Libros Electrónicos y los tipos de documentos que esta abarca, y que cumplan con sus disposiciones para evitar el riesgo de sanciones u otros inconvenientes. Mantener documentos en papel no es problema cuando el intercambio es físico, pero si los datos se utilizan según esta ley, ya no es necesario guardar los originales.
El uso de este sistema como una oportunidad para mejorar las operaciones administrativas, incluida la transición a la contabilidad sin papel, permite optimizar la empresa y, además, reduce la necesidad de espacio de almacenamiento, baja los costos y elimina los riesgos asociados con la posible pérdida o alteración de los registros impresos.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.