La automatización de cuentas por pagar es una tecnología que simplifica y agiliza el proceso de cuentas por pagar. Ayuda a las empresas a reducir la cantidad de trabajo manual que implica procesar las facturas de los proveedores y gestionar los pagos, y disminuye la incidencia de errores como pagos duplicados o datos incorrectos.

Estos procesos de pago más rápidos y precisos pueden mejorar las relaciones con los proveedores y ahorrarle dinero a tu empresa. Los costos de la automatización de cuentas por pagar representan solo el 33 % de los costos manuales, en gran parte debido a la reducción de los gastos laborales. A continuación, explicaremos cómo funciona la automatización de cuentas por pagar, los principales factores que determinan su retorno de la inversión (ROI), cómo calcularlo y cómo implementarla con éxito.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona la automatización de AP?
  
• Principales factores que influyen en el ROI de la automatización de AP
  
• Cómo calcular el ROI de la automatización de AP
  
• Cómo aumentar la eficiencia con la automatización de AP
  
• Cómo cambiar con éxito la automatización de AP
  
• Cómo fomentar la adopción de la automatización de AP
  

¿Cómo funciona la automatización de AP?

La automatización de cuentas por pagar utiliza tecnología para simplificar y automatizar las etapas del proceso de cuentas por pagar. A continuación, se presenta una descripción general de cómo funcionar con frecuencia:

Captura de facturas

La automatización de cuentas por pagar puede recibir facturas electrónicas y facturas impresas.

• Facturas electrónicas: Estas facturas se reciben directamente de los proveedores en un formato digital estructurado (p. ej., lenguaje de marcado extensible [XML], intercambio electrónico de documentos [EDI]) y se importan automáticamente en el sistema de cuentas por pagar.

• Facturas impresas: Estas facturas se escanean o capturan mediante tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer datos relevantes (p. ej., nombre del proveedor, número de factura, partidas) y convertirlos a un formato digital.

Extracción y validación de datos

El software de automatización de cuentas por pagar extrae los datos clave de las facturas, los valida en relación con las órdenes de compra y los recibos (cuando corresponda) y marca cualquier discrepancia para su revisión. Algunos sistemas incluyen funciones de detección de fraude; otros utilizan aprendizaje automático para mejorar la precisión y reconocer patrones con el tiempo, mientras que algunos pueden requerir validación manual de ciertos campos.

Conciliación y aprobación de facturas

• Conciliación: Las facturas se concilian automáticamente con las órdenes de compra y los recibos correspondientes, según reglas y tolerancias predefinidas. Algunos programas incluyen herramientas de detección de facturas duplicadas para evitar pagos repetidos.

• Aprobación: Si la conciliación es correcta, la factura se envía para su aprobación conforme a flujos de trabajo preconfigurados que definen aprobadores y umbrales. Los aprobadores reciben notificaciones y pueden revisar y aprobar facturas electrónicamente, con la posibilidad de agregar comentarios o preguntas. Algunos programas de software también ofrecen acceso móvil para que los aprobadores revisen y autoricen facturas desde cualquier lugar.

Procesamiento de pagos

Una vez aprobada una factura, el sistema de cuentas por pagar inicia el pago de acuerdo con las condiciones de pago de la empresa y el método de pago preferido (p. ej., cheque, transferencia ACH, tarjeta de crédito). Algunos sistemas pueden programar pagos para mejorar el flujo de efectivo y aprovechar descuentos por pago anticipado.

Archivado e informes

• Archivado: Todas las facturas, los documentos de respaldo y los registros de auditoría se archivan de manera segura para facilitar su recuperación y cumplir con las normativas.

• Informes: El sistema de cuentas por pagar genera informes y análisis sobre patrones de gasto, desempeño de proveedores, tiempos de ciclo de aprobación y otras métricas clave.

Principales factores que influyen en el ROI de la automatización de AP

Determinar el ROI de la automatización de cuentas por pagar implica evaluar tanto los beneficios financieros directos como las ventajas indirectas de utilizar este software. Estos factores determinan cuál puede ser el ROI de la automatización de cuentas por pagar para tu empresa:

• Costos iniciales y continuos: Los costos iniciales de implementar la automatización de cuentas por pagar incluyen la compra del software o el pago de tarifas de suscripción, la integración con los sistemas financieros y las posibles personalizaciones. Los costos continuos incluyen el mantenimiento del software, las actualizaciones y la capacitación del personal.

• Eficiencia de los procesos: La automatización reduce el tiempo necesario para procesar facturas, al eliminar la carga manual de datos y acelerar los flujos de aprobación. Disminuir el tiempo y el personal necesarios para procesar facturas puede generar un ahorro de mano de obra considerable, especialmente en organizaciones grandes con altos volúmenes de facturas.

• Menos errores: Los sistemas automatizados minimizan los errores humanos, como pagos duplicados o datos ingresados de manera incorrecta, que pueden ocasionar pérdidas financieras y la necesidad de realizar correcciones que consumen tiempo.

• Apoyo en el cumplimiento: La automatización ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos normativos y los controles internos, al mantener registros exactos y trazables, lo que reduce el riesgo de sanciones.

• Relaciones con proveedores y descuentos: Al procesar los pagos más rápido, las empresas pueden aprovechar los descuentos por pago anticipado que ofrecen los proveedores, lo cual mejora el flujo de efectivo y reduce costos. Los procesos de pago más rápidos y precisos también fortalecen las relaciones con los proveedores, lo que puede conducir a condiciones más favorables.

• Costos de escalabilidad: Los sistemas de automatización de cuentas por pagar pueden crecer para manejar un mayor volumen de facturas sin generar costos adicionales significativos.

• Informes y análisis: Los sistemas automatizados brindan mayor visibilidad sobre los patrones de gasto y los compromisos financieros, lo que permite tomar mejores decisiones financieras. El análisis avanzado ayuda a identificar ineficiencias y a mejorar el proceso completo de adquisiciones y pagos, lo que contribuye a generar ahorros.

Cómo calcular el ROI de la automatización de AP

Calcular el ROI de la automatización de cuentas por pagar implica comparar los costos de implementar y mantener el sistema con los beneficios financieros y los ahorros que genera. A continuación, se muestra el proceso paso a paso:

Determinar los costos de la automatización de AP

• Costos de software: La compra inicial o las tarifas de suscripción del software de automatización de AP, además de cualquier gasto recurrente de licencia o mantenimiento.

• Costos de implementación: Los gastos relacionados con la configuración del software, la definición de flujos de trabajo, la capacitación de empleados y la integración en los sistemas existentes.

• Costos operativos: Cualquier gasto continuo por el funcionamiento del sistema, como tarifas de alojamiento en la nube, servicios de soporte y posibles actualizaciones.

Identificar los beneficios y los ahorros

• Reducción de costos de mano de obra: El tiempo ahorrado al automatizar tareas manuales como la carga de datos, la vinculación de facturas y los flujos de aprobación. Multiplica el tiempo ahorrado por la tarifa horaria promedio de los empleados que realizaban esas tareas.

• Descuentos por pago anticipado: Los descuentos obtenidos al aprovechar condiciones de pago anticipado gracias al procesamiento más rápido de las facturas.

• Reducción de recargos por pagos atrasados: Los ahorros potenciales al evitar recargos por mora gracias a un procesamiento de pagos oportuno.

• Menor tasa de errores: Los costos derivados de errores asociados al procesamiento manual, como pagos duplicados, pagos en exceso o recargos por demora. La automatización de cuentas por pagar puede reducir en gran medida estos errores, lo cual genera ahorros.

• Mayor eficiencia: Los beneficios intangibles de una mayor eficiencia, incluidos ciclos de aprobación más rápidos, mejor visibilidad del proceso de cuentas por pagar y menor riesgo de fraude.

Calcular los ahorros netos

Resta el total de los costos asociados con la automatización de cuentas por pagar al total de beneficios y ahorros para determinar los ahorros netos generados por el sistema.

Calcular el ROI

Divide los ahorros netos entre el costo total de la automatización de cuentas por pagar y multiplica por 100 para obtener el porcentaje de ROI.

Fórmula:

(Ahorro neto / costo total de la automatización de AP) x 100 = ROI (%).

Ejemplo de cálculo: Supongamos que una empresa invierte $50 000 en la automatización de cuentas por pagar y obtiene anualmente los siguientes ahorros y beneficios:

• Reducción de costos de mano de obra: $30 000

• Descuentos por pago anticipado: $5000

• Reducción de comisiones por pagos atrasados: $2000

• Disminución de los costes por errores: $3000

Los ahorros netos ascienden a $40 000. Si el costo total de la automatización de cuentas por pagar es de $50 000, así se calcula el ROI:

ROI = ($40 000 / $50 000) x 100 = 80 %

En este ejemplo, la empresa alcanza un ROI del 80 % en el primer año de implementar la automatización de cuentas por pagar. Es probable que el ROI aumente en los años siguientes, a medida que la inversión inicial se recupera y los ahorros continúan acumulándose.

Cómo aumentar la eficiencia con la automatización de cuentas por pagar (AP)

A continuación te explicamos cómo sacar el máximo partido de la automatización de AP:

• Recibe tus facturas en formatos electrónicos como PDF o facturas electrónicas. Esto facilita que el software de automatización las capture y procese rápidamente.

• Permite que el software extraiga automáticamente los datos clave de tus facturas, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente.

• Configura reglas para que las facturas se vinculen automáticamente con las órdenes de compra y los recibos, lo cual acelera considerablemente el proceso de aprobación.

• Usa el software para programar recordatorios de pagos próximos, de modo que puedas pagar a tiempo y ahorrar dinero.

• Considera soluciones de automatización de AP basadas en la nube o compatibles con dispositivos móviles, accesibles desde cualquier lugar.

• Busca software que se integre en tu sistema contable, para no tener que alternar entre múltiples plataformas.

• Genera informes con el software sobre métricas clave como el tiempo de procesamiento de facturas y la exactitud de los pagos, a fin de identificar áreas de mejora.

• Mantente al día con las funciones más recientes y las mejores prácticas mediante recursos de capacitación y soporte.

Cómo implementar con éxito la automatización de AP

Con una buena planificación, tu empresa puede implementar eficazmente la automatización de cuentas por pagar y comenzar a disfrutar de sus beneficios. Puedes estructurar el proceso de este modo:

Evaluar tus necesidades

• Analiza tu proceso de cuentas por pagar: Identifica desafíos, cuellos de botella y áreas de mejora. Define tus objetivos de automatización (p. ej., reducir costos, aumentar la eficiencia, mejorar la precisión).

• Define tus requisitos: Considera factores como el volumen y los formatos de facturas, los flujos de aprobación, las necesidades de integración y el presupuesto.

Elaborar un caso de negocio

• Cuantifica los beneficios potenciales: Estima los ahorros de costos, la eficiencia mejorada y otros beneficios en función de tus necesidades y datos.

• Calcula el ROI: Determina el ROI potencial para justificar el costo del software y su implementación.

• Presenta el caso de negocio a las partes interesadas: Comunica claramente los beneficios y el ROI para obtener la aprobación de los responsables clave de la toma de decisiones.

Seleccionar un proveedor y una solución

• Evalúa distintos proveedores: Considera factores como las funciones del software, los precios, el servicio de atención al cliente, el proceso de implementación y las capacidades de integración.

• Solicita demostraciones y pruebas: Prueba el software para asegurarte de que se ajuste a tu flujo de trabajo y satisfaga tus necesidades.

• Elige un proveedor: Selecciona el proveedor y la solución que se adapten a tus requisitos y presupuesto.

Planificar y prepararse para la implementación

• Conforma un equipo de proyecto: Incluye a representantes de finanzas, tecnología de la información (TI), adquisiciones y demás departamentos relevantes.

• Desarrolla un plan de implementación: Define el alcance, los plazos, los hitos y las responsabilidades de cada fase del proyecto.

• Prepara tus datos: Depura y estandariza la información de proveedores y facturas para una migración fluida al nuevo sistema.

• Personaliza el software: Configura los flujos de trabajo, las reglas de aprobación, las condiciones de pago y demás ajustes para que coincidan con tus procesos.

• Integra con tus sistemas: Si es necesario, integra el software de automatización de cuentas por pagar en tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) u otros sistemas financieros para facilitar el flujo de datos y evitar la carga manual de información.

Capacitar a tu equipo

• Ofrece capacitación integral: Asegúrate de que todos los empleados relevantes comprendan cómo usar el nuevo sistema y sus funcionalidades.

• Brinda apoyo continuo: Establece un sistema de soporte para responder preguntas o resolver problemas que surjan durante y después de la implementación.

Pasar a modo activo y supervisar todo

• Comienza con una fase piloto: Si es posible, prueba el sistema con un grupo reducido de facturas o proveedores antes de implementarlo en todo el proceso de cuentas por pagar.

• Supervisa el rendimiento: Realiza un seguimiento de métricas clave como el tiempo de procesamiento de facturas, las tasas de error y los ciclos de aprobación para comprobar si el sistema cumple con las expectativas.

• Recoge comentarios: Recoge comentarios de los usuarios para identificar complicaciones o áreas de mejora.

• Haz ajustes cuando sea necesario: Perfecciona los flujos de trabajo, ajusta la configuración y resuelve problemas para optimizar el rendimiento del sistema.

Cómo fomentar la adopción de la automatización de AP

Al comenzar con la automatización de cuentas por pagar, elige un software intuitivo y fácil de usar. Si es posible, prueba el sistema con un grupo reducido de usuarios o facturas antes de implementarlo en toda la organización. Una vez que el sistema esté en funcionamiento, puedes aplicar estas estrategias clave para fomentar su adopción dentro de tu empresa:

Comunicar los beneficios

• Explica cómo la automatización de cuentas por pagar facilitará el trabajo de los empleados, al reducir tareas manuales, minimizar errores y mejorar la colaboración.

• Comparte experiencias de otras empresas o departamentos que hayan implementado la automatización y los impactos positivos que generó en su trabajo.

• Explica cómo la automatización de cuentas por pagar se integra en los objetivos más amplios de la empresa, como la reducción de costos, la mejora de la eficiencia y la mitigación de riesgos.

Abordar las preocupaciones y la resistencia

• Habla con los empleados sobre sus preocupaciones o reservas respecto del nuevo sistema. Entre las inquietudes comunes pueden encontrarse la seguridad laboral, la curva de aprendizaje y el temor al cambio.

• Responde de forma directa a las inquietudes y proporciona capacitación, recursos y apoyo continuo para que los empleados se sientan cómodos con la transición.

• Fomenta la comunicación abierta y permite que los empleados compartan comentarios y sugerencias de mejora.

Proporcionar capacitación completa

• Mantén la capacitación del personal relevante y específica para el rol y las responsabilidades de cada empleado.

• Ofrece capacitación a través de distintos canales, como módulos en línea, soporte técnico, sesiones presenciales, talleres y guías de usuario.

• Proporciona oportunidades de aprendizaje continuo para que los empleados se mantengan al día sobre nuevas funciones y mejores prácticas.

Celebrar los logros

• Comparte los resultados positivos de las primeras etapas de implementación para generar impulso y entusiasmo.

• Reconoce y recompensa a los empleados que participen activamente en el proceso de adopción.

• Anima a los empleados a compartir ideas y sugerencias para perfeccionar aún más el proceso de automatización de cuentas por pagar.

Dar el ejemplo

• Asegúrate de que los gerentes y ejecutivos participen activamente en el proceso de adopción y demuestren su compromiso con el nuevo sistema. Los gerentes deben utilizar de manera activa el software de automatización de cuentas por pagar para mostrar a los empleados que es valioso para su trabajo.

• Ten en cuenta que el cambio lleva tiempo y brinda aliento y apoyo a los empleados durante toda la transición.